Hybride werken implementeren: in 1 keer goed!

Je wilt met jouw organisatie graag hybride werken invoeren. Goed voor de organisatie, want hogere productie, kostenbesparing en concurrentievoordeel. Goed ook voor de werknemer, want keuzevrijheid leidt namelijk tot groter werkgeluk. En je vermindert ook nog eens CO2-uitstoot. 

Eyes on the price dus! Maar hoe regel je dit technologisch? Hoe blijf je veilig en bereikbaar? En vooral, hoe doe je het in één keer goed? Hieronder leggen we je uit hoe je dát voor elkaar krijgt. Op naar Unified Collaborated Communications (zoals het officieel heet)!

De basis

Wat je nodig hebt als technologische basis om op een professionele manier hybride werken in te voeren, is het volgende:

  1. VPN-verbinding

Veilig internetten, videobellen én bestanden uitwisselen doordat informatie versleuteld wordt. Vanaf minder dan € 10,- per maand. Heb je al een VPN-verbinding? Dan moet de bandbreedte wellicht verhoogd worden nu meer mensen thuis gaan werken.

  1. Camera met microfoon en speaker per werknemer

Professioneel beeld en geluid tijdens videovergaderingen. 

De gehele set kost slechts € 130,-.

  1. Collaboration tool (samenwerkingssoftware, zoals MS Teams)

Online vergaderen en videobellen, veilig bestanden delen, realtime back-up en antivirusbescherming.

Uiteraard zorg je voor een Arboproof werkplek per werknemer en wellicht nog zo’n handig opvouwbaar scherm met het bedrijfslogo voor een professionele achtergrond tijdens het videobellen met klanten. Maar als je in bovenstaande drie zaken voorziet, dan heb je technologisch al een goede basis voor de volgende stap: aansluiting op een VoIP-telefooncentrale.

Aansluiting op een VoIP-telefooncentrale

Om communicatiesystemen te kunnen integreren, heb je een aansluiting van jouw organisatie nodig op een VoIP-telefooncentrale en een vast-mobielintegratie. Met dat laatste worden de smartphones – zoals gebruikt door jouw werknemers – onderdeel van de telefooncentrale. De grootste voordelen? 

  • Alle werknemers zijn overal bereikbaar onder één zakelijk nummer;
  • Iedereen kan telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden, net als met een vast toestel op kantoor;
  • Iedereen kan mobiel uitbellen met het vaste bedrijfsnummer;
  • Mobiele gebruikers kunnen onderdeel zijn van een algemeen groepsnummer (mogelijkheid wachtrij bij inkomende gesprekken);
  • Besparing op telefoonkosten (geen doorschakelkosten meer van vast naar mobiel, geen gesprekskosten meer voor onderlinge gesprekken met mobiele collega’s);
  • Te koppelen met meer dan 100 CRM en ERP-pakketten;
  • Grip op telefonie door monitoring & rapportage.

Een soepele en veilige migratie

Om te garanderen dat de migratie naar de VoIP-telefooncentrale in één keer goed verloopt, doorloopt Voclarion met jou en jouw mensen de volgende stappen:

  • Projectteam. We vormen een projectteam met jouw telefonist(e), manager callcenter, manager helpdesk en manager ICT. Van Voclarion zitten er in het projectteam een projectmanager, een senior consultant, een wifi-specialist, een netwerkbeheerder, een AI-specialist en eventuele toeleveranciers van Voclarion.
  • Instructie. Behalve dat we alle stappen met het projectteam doorlopen, instrueren we jouw mensen ook over de werking van de nieuwe telefooncentrale, zodat zij intern hun collega’s wegwijs kunnen maken;
  • Invoer. De nummerreeks van vaste en mobiele toestellen wordt overgeheveld van jouw huidige telecomprovider naar Voclarion. Dit nummerplan voeren wij in ons datacenter in. We stellen ook de gewenste groepen van smartphones in; 
  • Testen. De twee telefooncentrales worden naast elkaar getest. Eerst aan de kant van Voclarion, daarna aan de kant van jouw organisatie. Pas als alles vlekkeloos verloopt met de nieuwe centrale wordt de oude centrale ontkoppeld;
  • Migratie. De migratie naar de nieuwe telefooncentrale vindt altijd ‘s nachts plaats. Mocht er toch sprake zijn van downtime tijdens het overzetten van het systeem (maximaal een uur), dan is de impact minimaal;
  • Aanwezig. Voclarion is altijd op jouw locatie aanwezig tijdens het live gaan van de nieuwe centrale en gaat pas weg wanneer het werkt;
  • Puntjes op de i. In de twee weken na het live gaan houden de sleutelfiguren in jouw organisatie de ervaringen met de nieuwe telefooncentrale bij. Voclarion kan deze kleine zaken op afstand verhelpen.

Veilig, bereikbaar en professioneel: in 1 keer goed!

Je hebt nu technologisch gezien een volwaardige, hybride werkomgeving gecreëerd. 

Jouw werknemers kunnen veilig communiceren en bestanden uitwisselen, goed afgeschermd tegen hackers en internetcriminelen. Ze kunnen op een professionele manier internetten en videobellen. Ze zijn optimaal bereikbaar, kunnen telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden en hebben alle relevante (klant)gegevens op hun scherm terwijl ze aan het bellen zijn.

Meer info over het implementeren van hybride werken?

Download dan de gratis whitepaper Hybride werken: Hoe implementeer ik hybride werken? Voclarion helpt je graag om dit te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je security goed organiseert wanneer je een hybride werkomgeving implementeert en nemen we je mee langs vragen die wellicht ook bij jou spelen:

  • Blog 8: Hybride werken: Security goed organiseren
  • Blog 9: Hybride werken: De 11 meest gestelde vragen

Meer weten over het implementeren van Hybride werken in jouw organisatie? Download dan nu de gratis whitepaper Hoe implementeer ik hybride werken

Hybride werken implementeren: 7 valkuilen en 8 succesfactoren

Uiteraard wil jij dat het proces van overgaan naar hybride werken zo soepel mogelijk verloopt. Hoe behoed je jouw organisatie voor veelgemaakte fouten, zorg je dat je zowel je collega’s als het managementteam tevreden houdt én dat alles in een keer goed gaat? Wij zetten de valkuilen en succesfactoren van hybride werken voor je op een rij.

Veelgemaakte fouten bij hybride werken

Laten we beginnen met wat je niet moet doen. Sommige van deze valkuilen lijken misschien open deuren, maar het zijn daadwerkelijk veelgemaakte – en ook hele menselijke – fouten. 

De 7 valkuilen zijn: 

  1. Vooraf geen draagvlak creëren binnen alle lagen van de organisatie

Elke verandering binnen de organisatie heeft draagvlak nodig. Het klopt dat mensen de afgelopen jaren beter bekend zijn geraakt met thuiswerken. Maar het overgaan naar een echte hybride werkomgeving met bijbehorende nieuwe regels vergt meer van ze. Ga er dan ook niet van uit dat ze de verandering als zoete koek zullen slikken. 

  1. Door blijven gaan met houtje-touwtje oplossingen op het gebied van communicatie

Je kunt niet van werknemers verwachten dat ze optimaal productief en tevreden werken als ze daarvoor niet de juiste middelen hebben. Het is belangrijk dat technologie niet hapert, de communicatie soepel verloopt en collega’s bereikbaar zijn. Zie succesfactor 3 hieronder en de whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek.

  1. Nog te veel controle willen uitoefenen op werknemers

Hybride werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook betekent het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid aan je werknemers. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie toonde aan dat de meeste werknemers uitstekend in staat zijn daarmee om te gaan en zelfs productiever zijn dan op kantoor. 

  1. Geen duidelijke nieuwe regels invoeren of te veel nieuwe regels in een keer willen invoeren

Gedragsverandering is een van de lastigste dingen die er bestaat. Het kost tijd. Wees helder over nieuwe regels en voer ze stap voor stap in, zodat mensen niet overweldigd raken. Meer leren over de menselijke kant van organisatieverandering? Zie de boekentip over hybride werken en leiderschap onderaan dit blog.

  1. Ervan uitgaan dat werknemers geen structuur meer nodig hebben

Iedereen heeft structuur nodig. Het is aan jou om de kaders te stellen, zeker als mensen nog moeten wennen aan hun nieuw verkregen autonomie. In de whitepaper Hybride werken: hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief vind je een aantal suggesties op het gebied van structuur geven aan de dag. 

  1. Weerstand afdoen als ‘lastig en onwenselijk’

Weerstand van mensen komt voort uit een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijkheid over een verandering. Toon dus begrip door uit te spreken dat je hun onrust begrijpt en laat medewerkers zelf meedenken over oplossingen, zodat ze zich betrokken voelen.

Zo boek je wél succes!

Goed, je bent nu alert op de valkuilen. Maar wat moet je dan wél doen om iedereen mee te krijgen en te zorgen dat alles goed verloopt? Zie hier de 8 succesfactoren:

  1. Een heldere en inspirerende visie hebben

Zorg dat het waarom, hoe en wat goed duidelijk is bij alle werknemers. Pas als ze precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen. 

  1. Een goed doortimmerd projectplan hebben

Een goed projectplan dat voor iedereen inzichtelijk is, met daarin tijd, kosten en einddoel vermeld, zorgt voor veiligheid, zekerheid en duidelijkheid.

  1. Een juiste integratie van vast-mobiel en koppeling met CRM-systeem en andere communicatiesystemen

Pas met de juiste koppeling van communicatiemiddelen zijn werknemers in staat optimaal productief en professioneel te werken. 

  1. Transparante en eenduidige communicatie

Zorg dat er transparant en eenduidig gecommuniceerd wordt naar werknemers. Vermijd verrassingen door heldere regels met elkaar op te stellen. Zet een duidelijke structuur en kaders neer.

  1. Medewerkers meer actief verbinden

Verbind medewerkers actief met elkaar om de sociale cohesie te blijven waarborgen. Moedig ze aan elkaar te bellen en af te spreken. Bijkomend voordeel: ze gaan meer dingen met elkaar oplossen!

  1. Ontmoetingen op kantoor ‘regisseren’ 

Je zult actiever mensen bij elkaar moeten brengen op kantoor om de verbinding in de organisatie te behouden. Ontwikkel nieuwe werkvormen om samen te werken, zoals brainstormsessies, samenwerksessies en dergelijke. 

  1. Begrip hebben voor weerstand

Heb begrip voor weerstand. Het is een roep om meer veiligheid, zekerheid en duidelijkheid. 

  1. Werknemers vertrouwen

Je kunt niet meer als een spin in het web controle uitoefenen op je werknemers als ze vanaf meerdere plekken werken. Dat hoeft ook niet. De meeste werknemers zijn prima in staat om te gaan met verantwoordelijkheid en vrijheid. De taak bepaalt de werkplek, de output het resultaat.

Boekentip hybride werken en leiderschap

Meer weten over de menselijke kant en leiderschap bij het overgaan naar een hybride werkomgeving? Dan tippen we je graag over het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Meer info over hybride werken?

Download de gratis whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek voor meer tips!

In de overige blogs gaan we in op de vraag waaraan een ideale (thuis)werkplek in een hybride omgeving moet voldoen en hoe je kunt omgaan wanneer je weerstand tegenkomt in de organisatie:

Hybride werken: 4 tips om met weerstand om te gaan

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Dit credo geldt ook wanneer je hybride werken gaat invoeren. Sommige werknemers ervaren thuiswerken als prettig en zien er als een huis tegenop om terug te keren naar kantoor. Anderen zouden juist het liefst teruggaan naar de oude situatie. Hoe ga je om met weerstand bij het invoeren van hybride werken?

Waarom schieten mensen in de weerstand?

Weerstand is verzet. Het heeft te maken met de kennis die mensen hebben over een verandering, hun houding en gevoel ten opzichte van die verandering en met het gedrag dat zij vertonen als gevolg van de verandering (Jaap Boonstra, De Verandermanagementbox). 

Om wat voor redenen komen mensen in verzet?

  • Niet durven veranderen (angst)
  • Niet willen veranderen (twijfel)
  • Geen afscheid willen nemen van het oude (verdriet)
  • Geen verandering willen accepteren (boosheid)

Weerstand heeft dus vaak te maken met onzekerheid. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie bracht voor veel mensen extra vrijheid, maar ook extra belasting. De werk-privébalans is anders komen te liggen, zowel positief als negatief. Bij positief kan bijvoorbeeld gedacht worden aan minder reistijd en daardoor meer tijd voor het gezin. Maar als je thuiswerkt met kleine kinderen om je heen, dan heb je dit misschien wel als heel onrustig ervaren. Dit zijn dus zaken om goed bij stil te staan bij het invoeren van nieuw beleid.

Waar kan men zich onzeker over voelen bij het invoeren van een nieuwe (hybride) werkvorm?

  • Het verlies van (net gewonnen) vrijheid
  • Te weinig of te veel (opgelegde) structuur
  • Onduidelijkheid over nieuwe regels
  • Te veel nieuwe regels in een keer
  • Te veel eigen verantwoordelijkheid
  • Sociale isolatie
  • Minder contact met collega’s
  • Afscheid moeten nemen van de oude structuur
  • Angst dat kennis en vaardigheden niet aansluiten

Soorten weerstand en gedrag

Je kunt twee soorten weerstand tegenkomen: directe (positieve) weerstand en indirecte (negatieve) weerstand. 

Directe weerstand is herkenbaar doordat iemand zich open en eerlijk uit, dus ook over bezwaren. Diegene spreekt zich uit op een constructieve manier. Maar luister je met respect en aandacht naar iemand met directe weerstand, dan kan dit de samenwerking zelfs verstevigen.

Indirecte weerstand is lastiger te herkennen, want dit is vaak verborgen verzet. In deze situaties zie je het volgende gedrag:

  • Iemand reageert agressief (omdat hij of zij zich onveilig voelt)
  • Iemand gedraagt zich ondergeschikt (zegt ‘ja’ maar denkt ‘nee’)
  • Iemand plaatst zich vanuit onzekerheid boven de leidinggevende (die in zijn of haar ogen niets goeds kan doen)
  • Iemand voelt zich onveilig en klapt dicht (geeft geen enkele mening)

Behalve met individuele weerstand, kun je ook te maken krijgen met groepsweerstand binnen het team of de organisatie.

Omgaan met weerstand: 4 tips + bonustip

Bijna elke vorm van weerstand wordt dus veroorzaakt door een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijk. Het is daarom goed om deze reacties op een veranderende werkomgeving te zien als heel menselijk en begrijpelijk (in plaats van lastig en onwenselijk) en de werknemers zoveel mogelijk veiligheid en duidelijkheid te bieden. 

Dat doe je onder andere door:

  1. Het hebben van een inspirerende visie

Zorg dat het waarom en de urgentie van het invoeren van een hybride werkomgeving voor iedereen in de organisatie glashelder zijn. Omschrijf dit in duidelijke voordelen en doelen plus manieren hoe het succes van de verandering naar de hybride werkomgeving gemeten zal worden. 

  1. Open en transparant leiderschap te bieden

Zorg voor open, transparant leiderschap en een duidelijke koers met heldere besluiten en onderbouwde acties. Leg uit wat er uit te leggen valt en wees eenduidig in je communicatie. Sta open voor andere meningen. Probeer de achterliggende reden van eventuele weerstand te achterhalen, toon begrip en wees als leidinggevende actief om knelpunten op te lossen.

  1. De medewerkers te betrekken bij het proces

Maak gebruik van de collectieve kennis! Geef medewerkers inspraak en laat ze eigen keuzes maken. Reken mensen niet af op hun mening. Onthou dat gedragsverandering een van de moeilijkste dingen is die er bestaat. Mensen adopteren veranderingen eerder als ze ook echt onderdeel uitmaken van de verandering. Laat de mens centraal staan. 

  1. Een duidelijk projectplan te hebben

Vermijd verrassingen voor de werknemers. Voer niet te veel wijzigingen in een keer door. Zorg voor duidelijk inzicht in tijd, kosten en einddoel en een heldere communicatie daarover. Ontwerp, ontwikkel en lever op de afgesproken tijd. Lukt dat laatste niet, breng de medewerkers dan op tijd op de hoogte. 

Bonustip

Als bonustip wijzen we je graag op het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Hybride werken: is jouw organisatie er klaar voor?

Als de coronapandemie iets heeft veranderd, dan is het wel de manier waarop we werken. Er is nog nooit zo massaal geëxperimenteerd met thuiswerken als de afgelopen twee jaar. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werknemers post-corona graag flexibele werkmogelijkheden willen behouden: deels op kantoor en deels thuis. Hybride werken dus. 

Maar hoe richt je dat praktisch in als organisatie? En hoe bewaak je het welzijn van je mensen, de sociale samenhang en productiviteit?

Nieuwe uitdagingen

Tijdens de lockdowns bleek werken op afstand ineens best goed te kunnen. Sterker nog, mensen waren thuis zelfs productiever dan op kantoor. Tegelijkertijd brengt thuiswerken nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie, leidinggeven, technologie en mobiliteit. 

Laten we dus eens beginnen bij het begin: waarom zou je hybride werkmogelijkheden überhaupt willen aanbieden als organisatie? Hieronder twee van de belangrijkste redenen.

Reden 1 | Werknemers vragen erom

In een recent artikel op LinkedIn (juni 2021) publiceerde men aan de hand van een enquête een top zeven van factoren die mensen belangrijk vinden wanneer ze zoeken naar een nieuwe baan. ‘Flexibele werkmogelijkheden’ steeg van plaats zeven naar vier:

1. Een goede balans werk/privé 

2. Uitstekende beloningen en benefits

3. Inspirerende collega’s en een dito cultuur

4. Flexibele werkmogelijkheden

5. Transparant en effectief management

6. Uitdagend werk

7. Werkzekerheid

Het aanbieden van goede hybride werkmogelijkheden maakt jouw organisatie dus aantrekkelijker om voor te werken en geven je op die manier een concurrentievoordeel. 

Quote ‘Laat toekomstgericht leiderschap zien”

Reden 2 | Vanuit maatschappelijk oogpunt

Het zijn niet alleen de werknemers, maar ook werkgevers die de omslag toejuichen. Vanuit de vraag ‘Hoe houden we Nederland mobiel zonder dat het klimaat daarvoor de rekening betaalt?’ bundelden 50 grote Nederlandse bedrijven hun krachten onder de naam ‘Coalitie Anders Reizen’, om hun CO2-uitstoot te verminderen. 

Deze coalitie – waaronder Unilever, DSM, Philips, ING en Aegon – stelde tien ‘koplopermaatregelen’ vast, waaronder minder reizen en meer vanuit huis werken. 

Ook de Rijksoverheid maakt deel uit van de coalitie. In onderstaand filmpje een interessant tafelgesprek tussen Cora van Nieuwenhuizen (minister van van Infrastructuur en Verkeer), Ingrid Thijssen (voorzitter VNO-NCW), Laurentien van Oranje (sociaal ondernemer & strateeg) en Hugo Houppermans (directeur Coalitie Anders Reizen) over hybride werken.

Het realiseren van hybride werkmogelijkheden is dus een uitstekende eerste stap om als organisatie je steentje bij te dragen aan de grote uitdagingen waar we als maatschappij mee te maken hebben.

Denk naast deze twee belangrijke redenen ook eens aan besparing op bijvoorbeeld kantoorruimte en reiskosten. En een hogere productiviteit betekent een beter bedrijfsresultaat!

Waar staat jouw organisatie momenteel?

Zoals gezegd gaan er veel nieuwe uitdagingen gepaard met hybride werken. In dit blog gaan we in op de technologie rondom de communicatie. Want hoe waarborg je een naadloze communicatie als niet iedereen zich meer in één gebouw bevindt, maar op verschillende locaties? Het antwoord is: door je communicatiesystemen te integreren. 

Om te bepalen waar jouw organisatie nu staat en te laten zien wat er mogelijk is, vind je hieronder de vier niveaus waarop jouw organisatie zich kan bevinden op het gebied van communicatietechnologie. Ga eens na waar jouw organisatie nu staat én waar je naartoe wilt.

Niveau 1 | Ad hoc

Locatie-onafhankelijk werken is (nog) niet standaard in jouw organisatie. Af en toe krijgt een medewerker toestemming om thuis te werken. Medewerkers kunnen vanuit huis inloggen in hun mailbox en gebruiken hun eigen telefoon om te communiceren.

Niveau 2 | Basis

Meer dan 50 procent van de medewerkers werkt dagelijks thuis en kan met een VPN-verbinding via de bedrijfslaptop inloggen op het bedrijfsnetwerk voor klantinformatie. Ze kunnen gesprekken – doorgeschakeld vanaf het directe telefoonnummer op kantoor – thuis beantwoorden met hun smartphone. 

Niveau 3 | Geïntegreerd

Onafhankelijk van de locatie waar ze werken, beschikken medewerkers over alle benodigde communicatiemiddelen en -tooling. Doordat hun smartphones volledig geïntegreerd zijn met de telefooncentrale, kunnen medewerkers telefoongesprekken ontvangen op hun directe telefoonnummer. Ook van groepsgesprekken waar ze aan deelnemen. 

Ze kunnen gesprekken aannemen, in de wacht zetten of doorverbinden. Ze hebben bovendien directe toegang tot klantgegevens op hun beeldscherm tijdens de telefoongesprekken. Binnen de organisatie is er iemand specifiek verantwoordelijk voor de communicatietechnologie, terwijl op de IT-afdeling systemen geïntegreerd worden en veiligheidsstandaarden verbeterd worden.

Niveau 4 | Geoptimaliseerd

Op dit niveau zijn alle elementen zoals beschreven in niveau 3 naadloos geoptimaliseerd. Hybride werken is volledig geïncorporeerd in het bedrijf. Door de aangeboden flexibiliteit in werkmogelijkheden ontstaat een groot concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers. 

Er is bovendien een flinke besparing te realiseren op kantoorruimte en reiskosten. Huidige medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek en kunnen daardoor wonen waar ze willen, wat bijdraagt aan hun welzijn. Nieuwe medewerkers kunnen in een grotere straal gezocht worden. Het kantoor krijgt een nieuwe functie en wordt meer een plek voor sociale interactie en kennisdeling. 

Waar staat jouw organisatie momenteel? Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je thuiswerkers tevreden en productief houdt en hoe een goede thuiswerkplek er eigenlijk uitziet.

  • Blog 2: Gelukkige vs ongelukkige werknemers > thuiswerken 2.0
  • Blog 3: Is thuiswerken voor iedereen dé oplossing

Meer weten over de uitdagingen rondom hybride werken? Download dan nu de gratis whitepaper Hybride werken, hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief