Tips bij slechte mobiele dekking in kantoorgebouw

Misschien ken je het wel. Op je werk zijn maar een aantal plekken waar je goed mobiele ontvangst hebt. Heel irritant als je juist goed bereikbaar moet zijn. Hoe kan je toch zorgen dat je binnen een kantoorgebouw goed mobiel bereik hebt? Zeker als je weet dat 40% tot 60% van mobiele gesprekken gebeurt vanuit gebouwen.

Oorzaken slecht bereik

De belangrijkste veroorzaker van slecht bereik zijn de steeds strenger wordende isolatie-eisen die nieuwe kantoorgebouwen bijna ondoordringbare vestingen maken voor mobiele signalen. Bij de bouw van nieuwe kantoorgebouwen wordt vaak te weinig rekening gehouden met dit probleem. Goede mobiele communicatie binnen een kantoorgebouw staat bij de vastgoedontwikkelaars (nog) niet hoog op de agenda.

Daarnaast hebben de moderne smartphones, zoals iPhone, vaak een minder goed bereik dan de oude mobiele GSM’s. Door alle technische snufjes heeft de smartphone aan signaalsterkte ingeboet.

Oplossingen slecht bereik

Er zijn gelukkig een aantal oplossingen om het slecht bereik binnen een gebouw op te lossen.

Ga op onderzoek uit

De meest simpele manier is om binnen het gebouw op speurtocht te gaan. Houd je smartphone rechtop en onderzoek aan de hand van de dekking streepjes waar de verbinding het beste is. Probeer vervolgens de plekken met een zwak signaal te vermijden.

Andere telefoon of provider

Heeft het onderzoek weinig opgeleverd of alleen plekken waar je nu niet de hele dag wil of kan werken. Dan is het een optie om eens te kijken naar een andere smartphone die een sterkere antenne heeft. Of onderzoek onder je collega’s of er een provider is die een betere verbinding oplevert op de plaatsen waar je je telefoon het meest gebruikt.

Neem een signaal versterker (Femtocell)

Er zijn ook signaalversterkers te koop waarmee je het bereik binnen het gebouw kunt verbeteren. Zo’n versterker bestaat uit een hoofd/buiten antenne en 1 of meerdere binnen antennes. Vergelijk het met de wifi repeaters. De hoofdantenne plaats je op een plek met goed bereik. De andere antennes plaats je op plekken waar juist bereik nodig is. Door de koppeling van de twee antennes is er nu ook op de plekken met zwak bereik een goede ontvangst. Er zijn verschillende webshops waar je een signaal versterker kan kopen.

Distributed Antenna System

Een signaal versterker kan een oplossing zijn, maar wanneer het mobiele signaal echt te wensen overlaat of zelfs niet aanwezig is dan zal er naar een meer professionele oplossing gezocht moeten worden. Denk hierbij aan een zogeheten DAS systeem. DAS staat voor ‘Distributed Antenna System’, waarbij alle mobiele signalen van verschillende providers via één intern antennesysteem wordt verspreid. Met een DAS systeem is het in elk gebouw mogelijk om een optimaal signaal te verzekeren voor de aanwezige communicatie-apparatuur. Veel ziekenhuizen, stations en heel Schiphol zijn voorzien van een DAS systeem.

Zo’n traject start altijd met een meting die inzichtelijk maakt wat het bereik is binnen het gebouw. Het resultaat is een plattegrond waarop de 3G en/of 4G signaalsterkte en kwaliteit is aangegeven voor elke gewenste provider. Hou rekening met een kostenplaatje vanaf 1500 euro.

De toekomst? Voice of Wifi!

De nieuwste techniek om slecht bereik te voorkomen is afkomstig van telecomproviders zelf en heet ‘Voice over Wi-Fi‘ of kortweg ‘VoWIFI’. Met deze techniek wordt, bij slecht bereik, de smartphone van een mobiele beller automatisch overgeschakeld naar het Wi-Fi netwerk om een telefoongesprek af te handelen. Je moet wel een smartphone hebben die deze techniek ondersteunt.

Vodafone heeft als enige provider VoWiFi reeds geactiveerd in haar netwerk. KPN volgt vermoedelijk eerste helft 2017.

Daarnaast zie je ook veel gebruikte smartphone Apps uitgerust worden met belfuncties. Zo kan je bellen en gebeld worden via WhatsApp, Skype, Facebook Messenger. Apps waarvoor je alleen een data/WiFi verbinding nodig hebt.

Verhoog nu je telefonische bereikbaarheid!

Voclarion heeft flink wat klanten geholpen met het inzichtelijk maken en letterlijk en figuurlijk verbeteren van de telefonische bereikbaarheid. Heb je vragen of wil je meer weten of de de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact op met ons.

Bereikbaarheid is key bij onze klanten

Joop Perlee is sinds 2010 werkzaam bij Voclarion als Senior VoIP consultant waar hij één van de belangrijke schakels is tussen klanten en het Voclarion platform. We hebben hem gevraagd wat te vertellen over het platform en zijn kijk op VoIP.

Bereikbaarheid is key bij onze klanten. En met de Voclarion telefooncentrale kunnen we dit ook waarmaken. Een belangrijk element hierin zijn de doorschakel mogelijkheden binnen het systeem. Deze zijn oneindig. Je kan het zo gek niet bedenken of het is standaard mogelijk binnen het Voclarion systeem. En als het niet mogelijk is dan kan er met maatwerk veel gerealiseerd worden.

Zo hebben we voor zorginstelling Activite een koppeling gemaakt met hun CRM-systeem. Hierin staan klanten en relaties gekoppeld aan medewerkers. Wanneer een van deze klanten/relaties belt wordt deze automatisch doorgeschakeld naar de gekoppelde medewerker.

Activite beheert deze koppelingen zelf en kan hier on-the-fly aanpassingen in doen. Zowel de medewerkers als relaties zijn zeer te spreken over deze koppeling omdat het de bereikbaarheid vergroot en relaties snel in contact brengt met de juiste persoon.

Wat je verder ziet is dat organisaties en bedrijven steeds meer vanuit een mobile first gedachte de telefooncentrale/bereikbaarheid gaan inrichten. De mobiele telefoon is de eerste schakel waaraan het interne of directe nummer van de medewerker gekoppeld zit. Wanneer deze medewerker vervolgens inlogt op een vaste werktelefoon wordt dit automatisch de eerste keuze. Wordt er weer uitgelogd dan is mobiel weer de eerste keuze. Hiermee wordt ook in telecommunicatie het Nieuwe Werken een feit.

Daarnaast kan je met doorschakelingen ook acties toebedelen aan niet storen stand, interne- of externe nummers, nachtstand, geen gehoor stand en combinaties hiervan. In theorie kan met de Voclarion telefooncentrale elke medewerker zijn eigen ideale bereikbaarheidsplan maken.

Met de nieuwe Voclarion App kan de medewerker al deze doorschakel mogelijkheden van zijn mobiele telefoon beheren, inclusief alle andere configuratie mogelijkheden die normaal alleen vanaf de vaste telefoon te bedienen waren.

De Voclarion telefooncentrale bevat alle standaard functionaliteiten zoals: IVR, wachtrij, doorschakelingen, gesprek opnemen, groepsgesprekken, etc. zoals zoveel systemen in de markt. Alleen het grote verschil is dat wij meedenken met de klant en ons uitgangspunt altijd is het platform zo in te richten dat niet alleen de bereikbaarheid verbeterd maar ook de tevredenheid van de klanten en de medewerkers. En vaak ook nog tegen lagere (bel)kosten.

Wil je meer weten over het Voclarion platform neem dan vrijblijvend contact op.

Een belplan opstellen verbetert je telefonische bereikbaarheid

Als ik naar de ontwikkelingen kijk voor zakelijke telefonie, dan zijn er de laatste jaren grote veranderingen op de manier van het zakelijk contact leggen. Het simpele bellen en gebeld worden is omgezet naar een uitgebreidere wens om direct de juiste belletjes bij de juiste personen of afdelingen te krijgen. 

Het algeheel verwachtingspatroon van klanten is veranderd. Wie schrijft er nu nog een brief om contact op te nemen met een organisatie om vragen te stellen? Een mail, Facebook of een WhatsApp bericht sturen volstaat. Bedrijven zijn daardoor ook bijna 24 uur per week bereikbaar. Deze verandering vraagt om een andere inzet van telecommunicatie. Bellen en gebeld worden en bereikbaar zijn, ja dat is nog de kern van telecommunicatie, maar om de bereikbaarheid zo efficiënt mogelijk in te richten, dat is de kunst die nog weinig organisaties hebben ontdekt of belangrijk vinden.

Een van de belangrijkste onderdelen in efficiënte telefonische bereikbaarheid is een goed belplan. In het belplan wordt beschreven hoe inkomende en uitgaande oproepen worden gestuurd.

Een bel plan opstellen

Bij de opmaak van een belplan of belschema, ga dan in de positie staan van een klant. Als je bijvoorbeeld een probleem hebt of je wilt extra informatie over een product of dienst, wat vind je dan een prettige wijze om geholpen te worden? Niemand vindt het prettig om in lange wachtrijen te staan of om van het kastje naar de muur gestuurd te worden.

Uiteraard mag je er vanuit gaan dat de telecomspecialist je kan helpen met deze vraagstukken. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de kennis en de oplossing die jouw telecomspecialist kan aanbieden. Het belangrijkste is dat je eerst zelf goed voor ogen hebt wat de meest efficiënte manier is om een klant zo snel mogelijk te woord te kunnen staan.

Mogelijkheden voor een optimale communicatie

Een aantal voorbeelden zijn het instellen van verschillende wachtrijen per afdeling. Dit kan bijvoorbeeld ingesteld worden door een keuzemenu. Ook is het mogelijk om gesprekken automatisch uit te laten komen bij de juiste persoon. De beller hoeft op deze manier niet een heel keuzemenu door, maar wordt direct doorverbonden met zijn of haar contactpersoon.

Kortom, een goed belschema of belplan bepaalt hoe efficiënt medewerkers bereikbaar zijn en daarmee hoe tevreden de klanten zijn.

Telefonische bereikbaarheid gemeenten kan beter

Nog steeds hebben zowel kleine als grote gemeenten moeite om telefoontjes van burgers en ondernemers adequaat af te handelen. Zo wordt ruim de helft van alle telefoontjes niet of fout beantwoord. Vooral de directe bereikbaarheid van de juiste medewerker is voor veel bellers een doorn in het oog.

Marktonderzoeksbureau Team Vier deed in opdracht van het blad Binnenlands Bestuur onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid bij verschillende Nederlandse gemeenten (2016). Ook werd bekeken hoe goed vragen werden beantwoord en afgehandeld. Hierbij werd gelet op de snelheid, de wachttijd en hoe vaak iemand doorverbonden wordt. Mystery callers belden, verspreid over vijf werkdagen en verschillende tijdstippen, 297 grote en kleine gemeenten. De vragen liepen uiteen van burgerzaken tot ondernemerszaken.

Medewerkers gemeente slecht bereikbaar

Opvallend was dat niet alleen 51 procent van de vragen onjuist of helemaal niet werd beantwoord, ook de telefonische bereikbaarheid van medewerkers was slecht te noemen. Hoewel kleine gemeenten over het algemeen iets sneller reageren, worden vraagstellers hier wel vaker doorverbonden. Ruim 32 procent van de bellers is langer dan 3 minuten in gesprek.

Met name de telefonische bereikbaarheid van grote gemeenten is er het slechtst aan toe. Zo weet bijna 13 procent van de bellers de juiste persoon niet te bereiken en krijgt 7 procent bij het eerste telefoontje geen gehoor. Ruim 4 procent krijgt helemaal geen gehoor terwijl 1 procent wordt afgescheept met een automatische mededeling.

Te lang wachten en te vaak doorverbonden

Het rapport van marktonderzoeksbureau Team Vier laat zien dat er voor veel gemeenten nog verbeterpunten zijn. Zoals de betere telefonische bereikbaarheid en het juist beantwoorden van vragen. Toch moet gezegd worden dat de wachttijd iets korter is geworden. Bijna 60 procent van de bellers weet binnen 20 seconden de juiste medewerker te bereiken. Dit is een lichte verbetering ten opzichte van 2015. Lange telefonische wachttijden zijn een van de grootste ergernissen onder Nederlanders. Te lang moeten wachten voordat er wordt opgenomen en te vaak doorverbonden worden zijn ergernis nummer 2 en 3.

Tips verbeteren telefonische bereikbaarheid

De gemeente voert taken uit die van direct belang zijn voor haar inwoners. Een goede telefonische bereikbaarheid is hierbij onmisbaar. Verbeteringen kunnen vaak direct doorgevoerd worden in een moderne telefooncentrale. De volgende zaken zijn standaard functionaliteit in de meeste VoIP telefooncentrales:

  • Directe telefoonnummers voor personen en afdelingen – Directe telefoonnummers ontlast het algemene nummer en worden verdelen de binnenkomende gesprekken direct onder medewerkers en afdelingen.
  • Gebruik van Interactive Voice Response (IVR) menu – Een IVR menu geeft bellers zelf de mogelijkheid om een afdeling kiezen om naar doorverbonden te worden.
  • Doorschakelingen – Wanneer een medewerker niet bereikbaar is kan het telefoongesprek automatisch doorgezet worden naar een collega, een algemeen afdelingsnummer of zelfs het mobiele nummer van de medewerker.
  • Voicemail – Voicemail is ook nog steeds een zeer gewaardeerde functionaliteit. Als iemand te lang moet wachten kunt u automatisch de optie bieden om een voicemailbericht achter te laten voor de desbetreffende medewerker. De medewerker kan dan op een geschikt moment terugbellen.

Vast Mobiel Integratie

Met de toename van het thuiswerken en medewerkers die op verschillende locaties werken wordt de telefonische bereikbaarheid op de mobiele telefoon steeds belangrijker. Vast Mobiel Integratie (VAMO) biedt hiervoor een oplossing. Hiermee wordt de mobiele telefoon onderdeel van de telefooncentrale en neemt deze alle functies van de vaste lijn over waaronder direct doorschakelen naar een collega.

Weten of uw telefonische bereikbaarheid verbeterd kan worden?

Neem dan vrijblijvend contact op met Voclarion voor een gratis quickscan.

 

Weten of u klaar bent voor de overstap naar VoIP telefonie?

Anno 2017 merken wij dat veel bedrijven de voordelen inzien van de VoIP techniek en gebruik van UC oplossingen. Om te bepalen of uw organisatie VoIP ready is, biedt Voclarion een vrijblijvende Quickscan aan.

Doe de gratis VoIP Quickscan >