In de Nederlandse zorg speelt het elektronisch patiëntendossier een centrale rol in de dagelijkse werkprocessen van zorgverleners. Van huisartsenpraktijken tot grote academische ziekenhuizen: een goed EPD-systeem bepaalt in hoge mate hoe efficiënt en veilig patiëntinformatie wordt vastgelegd, gedeeld en gebruikt. De keuze voor het juiste systeem en de bijbehorende integraties heeft dan ook directe gevolgen voor de kwaliteit van zorg.
Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over EPD-systemen in Nederland, van de basisprincipes tot de praktische integratie met telefonie. Of je nu werkzaam bent als ICT-manager bij een zorginstelling of als facilitair verantwoordelijke op zoek bent naar betere communicatieoplossingen: hier vind je concrete en bruikbare antwoorden.
Wat is een EPD-systeem en waarvoor wordt het gebruikt?
Een EPD-systeem, ofwel elektronisch patiëntendossier, is een digitale omgeving waarin alle medische gegevens van een patiënt worden opgeslagen, bijgehouden en gedeeld. Het bevat informatie zoals diagnoses, medicatie, behandelgeschiedenis, labresultaten en afspraken. Zorgverleners gebruiken het EPD als centraal informatiesysteem tijdens en tussen patiëntcontacten.
Het EPD vervangt het papieren dossier en biedt belangrijke voordelen op het gebied van toegankelijkheid en veiligheid. Meerdere zorgverleners kunnen tegelijkertijd inzage hebben in dezelfde patiëntgegevens, wat de samenwerking binnen en tussen zorginstellingen sterk verbetert. Daarnaast ondersteunt een EPD administratieve processen zoals declaraties, verwijzingen en rapportages, waardoor zorgprofessionals meer tijd overhouden voor directe patiëntenzorg. Meer weten over hoe technologie de zorg ondersteunt? Bekijk onze innovatieve zorgoplossingen.
Welke EPD-systemen worden het meest gebruikt in Nederland?
De meest gebruikte EPD-systemen in Nederland zijn HiX van ChipSoft, Epic, EZIS van Nexus en, in de eerstelijnszorg, systemen als Medicom en huisartsinformatiesystemen (HIS) zoals Promedico en MicroHIS. ChipSoft HiX heeft een sterke positie in de Nederlandse ziekenhuismarkt, terwijl Epic de afgelopen jaren terrein heeft gewonnen bij universitaire medische centra.
In de geestelijke gezondheidszorg en de langdurige zorg zijn andere systemen gangbaar, zoals ONS van Nedap en Pluriform. De markt is dus sterk gesegmenteerd per zorgsector. Elk systeem heeft zijn eigen specialisaties, koppelingen en gebruikersinterfaces, wat de keuze voor een passende oplossing complex maakt voor zorginstellingen die meerdere disciplines onder één dak hebben.
EPD-systemen in de ziekenhuiszorg
In de Nederlandse ziekenhuismarkt domineren ChipSoft HiX en Epic. HiX is van Nederlandse bodem en heeft een groot marktaandeel bij algemene en topklinische ziekenhuizen. Epic, oorspronkelijk Amerikaans, wordt steeds vaker ingezet bij academische ziekenhuizen vanwege de brede functionaliteit en internationale uitwisselbaarheid van patiëntgegevens.
EPD-systemen in de eerstelijnszorg
Huisartsen werken doorgaans met een huisartsinformatiesysteem (HIS), wat functioneel overeenkomt met een EPD, maar specifiek is ingericht voor de huisartsenpraktijk. Bekende systemen zijn Promedico, MicroHIS en Medicom. Deze systemen zijn geoptimaliseerd voor snelle consultregistratie, herhaalrecepten en verwijzingen naar de tweede lijn.
Wat zijn de verschillen tussen EPD-systemen voor ziekenhuizen en huisartsen?
Het belangrijkste verschil is de complexiteit en reikwijdte van het systeem. Ziekenhuis-EPD’s zijn gebouwd voor multidisciplinaire samenwerking, complexe behandeltrajecten en gespecialiseerde modules zoals radiologie, OK-planning en intensive care. HIS-systemen voor huisartsen zijn compacter en gericht op snelheid, eenvoud en de continue zorgrelatie met de patiënt.
Een ziekenhuis-EPD bevat vaak tientallen gespecialiseerde modules die met elkaar communiceren, terwijl een HIS primair is ingericht op de dagelijkse consultstroom en eenvoudige communicatie met apothekers en specialisten. De implementatietijd en kosten verschillen daardoor aanzienlijk: een ziekenhuisbrede EPD-implementatie kan jaren duren en miljoenen euro’s kosten, terwijl een huisartsenpraktijk een HIS relatief snel in gebruik kan nemen.
Hoe integreert telefonie met EPD-systemen in de zorg?
Telefonie integreert met EPD-systemen via een CTI-koppeling, wat staat voor Computer Telephony Integration. Wanneer een patiënt belt, herkent het systeem het telefoonnummer en opent het automatisch het bijbehorende patiëntdossier in het EPD. De zorgverlener ziet direct wie er belt en heeft de relevante informatie bij de hand voordat het gesprek begint.
Deze integratie werkt via een koppeling tussen het telefoniesysteem en de API of het koppelvlak van het EPD. In de praktijk betekent dit dat een inkomend gesprek een schermmelding of automatische dossieropening triggert. Sommige systemen bieden ook de mogelijkheid om gespreksnotities direct vanuit de telefonie-interface in het EPD te registreren, wat de administratieve last voor zorgverleners aanzienlijk vermindert. Onze Zorg365-oplossing is hier een sterk voorbeeld van.
Wat is screen-popping en hoe werkt het in de zorg?
Screen-popping is de techniek waarbij bij een inkomend gesprek automatisch het patiëntdossier op het scherm verschijnt. Dit bespaart de medewerker de stap van handmatig zoeken naar de patiënt in het EPD. In drukke zorgomgevingen, zoals een callcenter van een ziekenhuis of een huisartsenpraktijk met veel telefonisch contact, levert dit aanzienlijke tijdwinst op per gesprek.
Waarom is goede telefonie-integratie belangrijk voor EPD-gebruikers?
Goede telefonie-integratie is belangrijk voor EPD-gebruikers omdat het de bereikbaarheid verbetert, de administratieve druk verlaagt en de kwaliteit van het patiëntcontact verhoogt. Zorgverleners hoeven niet meer te schakelen tussen systemen, waardoor ze meer aandacht kunnen geven aan de patiënt in plaats van aan de techniek.
In de zorg telt elke seconde. Een medewerker die bij elk inkomend gesprek handmatig het dossier moet opzoeken, verliest kostbare tijd die beter besteed kan worden aan zorginhoudelijke taken. Bovendien vermindert een goede integratie de kans op fouten, zoals het openen van het verkeerde dossier of het missen van relevante informatie tijdens een gesprek. Voor zorginstellingen met hoge belvolumes, zoals spoedeisende hulp, triageafdelingen en huisartsenpraktijken, is dit een direct meetbare verbetering in de dagelijkse werkstroom.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een EPD-koppeling voor telefonie?
Bij het kiezen van een EPD-koppeling voor telefonie zijn de belangrijkste aandachtspunten: compatibiliteit met het gebruikte EPD-systeem, de stabiliteit van de koppeling, de mate van functionaliteit (alleen screen-pop of ook gespreksregistratie) en de ondersteuning die de leverancier biedt bij implementatie en beheer.
Controleer altijd of de telefonieleverancier aantoonbare ervaring heeft met het specifieke EPD dat jouw organisatie gebruikt. Niet elke koppeling werkt even goed met elk systeem, en een instabiele integratie kan meer problemen veroorzaken dan ze oplost. Doorloop bij de selectie de volgende stappen:
- Breng eerst in kaart welk EPD-systeem en welke versie jouw organisatie gebruikt, zodat je gericht kunt zoeken naar compatibele telefonieleveranciers.
- Stel een lijst op van functionaliteiten die je minimaal nodig hebt, zoals screen-popping, gespreksregistratie of ondersteuning voor meerdere locaties.
- Vraag bij minimaal drie leveranciers een demo aan en laat de koppeling testen in een omgeving die lijkt op jouw eigen werksituatie.
- Controleer de privacy- en beveiligingseisen voor de uitwisseling van patiëntgegevens en verifieer of de leverancier hieraan voldoet.
- Vraag referenties op bij vergelijkbare zorginstellingen en informeer naar ervaringen met implementatie, beheer en storingen.
Naast deze stappen zijn er ook enkele aanvullende aandachtspunten die je mee kunt nemen in de beoordeling:
- Ondersteunt de koppeling zowel inkomende als uitgaande gesprekken?
- Is de integratie schaalbaar naarmate de organisatie groeit?
- Hoe worden updates van het EPD of het telefoniesysteem verwerkt in de koppeling?
- Is er ondersteuning voor meerdere locaties of vestigingen?
Vraag potentiële leveranciers altijd naar referenties binnen de zorgsector en laat je niet alleen leiden door de prijs. Een betrouwbare koppeling die goed wordt ondersteund, is op de lange termijn altijd voordeliger dan een goedkope oplossing die regelmatig storingen veroorzaakt.
Hoe wij helpen bij telefonie-integratie met EPD-systemen
Wij bij Voclarion begrijpen dat zorgorganisaties niet alleen behoefte hebben aan betrouwbare telefonie, maar ook aan slimme integraties die aansluiten op de systemen die zorgverleners dagelijks gebruiken. Onze VoIP-oplossingen zijn specifiek ontwikkeld om naadloos te koppelen met EPD-systemen en andere zorggerelateerde platforms.
Dit is wat wij bieden voor zorginstellingen die hun telefonie willen integreren met hun EPD:
- Meer dan 200 CRM- en softwarekoppelingen, waaronder integraties met gangbare EPD- en HIS-systemen in de Nederlandse zorg
- Automatische screen-popping, zodat medewerkers bij elk inkomend gesprek direct het juiste patiëntdossier voor zich hebben
- Een volledig uitgeruste telefooncentrale binnen Microsoft Teams, zodat zorgmedewerkers niet hoeven te schakelen tussen applicaties
- AI-gedreven gespreksanalyse met automatische transcriptie en sentimentanalyse voor betere inzichten in patiëntcontact
- Geen extra Microsoft Teams-licenties nodig, wat een directe kostenbesparing oplevert van circa 10 euro per medewerker per maand
- Snelle implementatie en persoonlijke ondersteuning vanuit ons team, met korte lijnen
Wil je weten hoe wij jouw zorginstelling kunnen helpen met een stabiele en slimme EPD-telefonie-integratie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek wat Voclarion voor jouw organisatie kan betekenen.