Traditioneel regelden bedrijven hun communicatie op een rommelige manier. Ze gebruikten veel verschillende tools en lieten werknemers hun persoonlijke mobiele telefoons gebruiken. Deze oude methode werkt niet meer. Het is niet veilig en het creëert een kloof tussen uw team en de buitenwereld.
Wanneer telefoongesprekken buiten de computersystemen van uw bedrijf plaatsvinden, verliest u controle en efficiëntie.
Geïntegreerde telefonie in 2026 is anders. Het brengt beveiliging, AI-tools en telefoongesprekken samen op één plek: Microsoft Teams. U hoeft niet meer te schakelen tussen apps. In plaats van een telefoon op het bureau en een chat-app op het scherm, is alles nu één geheel.
Twee manieren van communiceren: Oud versus Nieuw
Er zijn vandaag de dag twee manieren om oproepen te beheren.
1. De oude manier: Losstaande systemen
Deze methode gebruikt oude fysieke telefooncentrales (PBX) en persoonlijke mobiele telefoons.
- Het probleem: Het is niet veilig en niet flexibel.
- Het risico: Werknemers moeten vaak hun persoonlijke mobiele nummer aan een klant geven. Dit betekent dat het bedrijf geen zicht heeft op het gesprek en de werknemer zijn privacy verliest. Om vooruit te komen, kunnen bedrijven deze oude fysieke centrales niet blijven gebruiken.
2. De nieuwe manier: Het digitale commandocentrum
Deze aanpak vervangt de oude hardware. Het stopt de kracht van het hoofdkantoor direct in uw broekzak.
De evolutie van spraak: Slimmer bellen
Vroeger waren “chatten” en “bellen” gescheiden. Dit werkt niet voor moderne teams die vanaf verschillende locaties werken.
Nu hebben we native integratie (bijv. Voclarion Callto365). Hiermee heeft u uw zakelijke nummer op uw mobiel, maar met alle kracht van het kantoorsysteem.
- Oud systeem: U krijgt een “gemiste oproep” zonder informatie.
- Nieuw systeem: Het systeem begrijpt wie er belt. Het kan zelfs het gesprek uitschrijven (transcriberen) en koppelen aan uw klantendatabase (CRM).
Praktijkvoorbeeld: Stel, een verpleegkundige of consultant bezoekt een patiënt en krijgt een dringend telefoontje.
- Met het nieuwe systeem: Hun mobiel werkt als een beveiligde werktelefoon. Voordat ze opnemen, zien ze het dossier van de cliënt op het scherm. Als hun dienst erop zit, zorgt de “Niet storen”-modus ervoor dat zakelijke oproepen niet meer overgaan op hun privémobiel.
- Met het oude systeem: De telefoon gaat gewoon over. Het verstoort hun privétijd en ze hebben geen informatie over de beller.
Deze nieuwe vorm van telefonie stelt organisaties in staat hun communicatie te controleren en te voldoen aan strenge regels (zoals in de zorg of juridische sector) voordat een gebrek aan controle een risico wordt. Het is een manier om de beveiliging waterdicht te maken en de productiviteit te verhogen.
Belangrijkste kenmerken van telefonie in 2026
De mogelijkheden van geïntegreerde spraak gaan veel verder dan alleen het vervangen van de vaste telefoon.
- AI toegepast op spraak: Het systeem kan het gesprek uitschrijven en automatisch samenvattingen maken. Dit betekent dat uw team geen aantekeningen met de hand hoeft te maken en zich volledig op het gesprek kan richten.
- Oude technologie verbinden: Hoewel we de cloud gebruiken, kunnen we noodzakelijke fysieke apparaten zoals faxen, alarmen of vaste lijnen nog steeds verbinden via beveiligde omvormers.
- Beveiliging en regelgeving: Door lokale servers en sterke encryptie te gebruiken, zorgen bedrijven ervoor dat hun opnames aan de wet voldoen. Dit is cruciaal voor sectoren die gecontroleerd moeten worden.
- Betere mobiele bereikbaarheid: Door niet meer afhankelijk te zijn van een bureau, passen bedrijven hun belstromen aan de realiteit van thuiswerken aan. Dit leidt tot hogere tevredenheid bij werknemers en een snellere reactie naar de klant.
De toekomst van spraak is hybride, veilig, slim en voldoet aan de Europese regelgeving.
