Als je opzoek gaat naar een nieuwe oplossing voor vaste telefonie dan sta je voor de keuze: in de cloud of op locatie.
Laten we beginnen met de terminologie. Er worden verschillende termen gebruikt voor het uitdrukken van VoIP bellen vanuit de cloud. Cloud telefonie, Hosted telefonie, Hosted VoIP, Hosted Voice het is allemaal hetzelfde. Dus laten we voor het gemak in deze blog “Cloud telefonie” gebruiken om het bellen vanuit de cloud aan te duiden.
Voor VoIP telefonie op locatie wordt: on premise, op locatie en op kantoor gebruikt. Om het eenvoudig te houden, zal ik “op locatie” gebruiken.
Nu we het obstakel van terminologie uit de weg hebben geruimd, kunnen we verder met de blog.
Oja, weet je niet precies wat een telefooncentrale is of doet? Lees dan hier onze blog over VoIP telefonie.
Wat is Cloud telefonie?
Cloud telefonie is het bellen vanuit de cloud. De telefooncentrale is verhuisd van het kantoor naar een cloud-omgeving en wordt gehost door de telefonieaanbieder. Vaak neem je deze service van de aanbieder in abonnementsvorm af. Soms op basis van gebruikers, soms op basis van gelijktijdige gesprekken.
Wat is VoIP telefonie op locatie?
In dit geval staat de telefooncentrale op de bedrijfslocatie. Dit betekent dat er ofwel een server ofwel een fysieke telefooncentrale aanwezig is in het pand.
Wat is het verschil tussen Cloud telefonie en telefonie op locatie?
In beide gevallen wordt de telefooncentrale-software op een server geïnstalleerd. Wanneer dit bij de aanbieder het geval is, maak je gebruik van Cloud telefonie. Wanneer de software op de server bij jullie bedrijf geplaatst wordt, is het een “op locatie” oplossing.
Ken je deze nog? Zo begon het allemaal vroeger. Handmatig werd je doorverbonden naar de juiste persoon.
Inmiddels is de telefooncentrale veranderd. Deze wordt, in het geval van VoIP, geplaatst op een server. In feite is de telefooncentrale veranderd van hardware naar software. Het enige dat nodig is, is een server; ofwel van de aanbieder (cloud telefonie) ofwel op locatie (eigen beheer).
Wat kun je allemaal met een VoIP telefooncentrale?
Ongeacht voor welke manier je kiest, Cloud telefonie of telefonie op locatie, de functionaliteiten van de telefooncentrale wijzigen niet. De VoIP telefooncentrale kent ongelofelijk veel functionaliteiten. Doorschakelingen regelen, mobiele toestellen integreren, zien of je collega aan het bellen is of niet, een pop-up krijgen als een bekende klant belt en nog veel meer.
Wanneer moet ik kiezen voor Cloud telefonie?
Wij zien dat veel kleinere bedrijven (tot 150 medewerkers) op dit moment aan het overstappen zijn naar telefonie vanuit de cloud. De verwachting is dat de grotere bedrijven binnen enkele jaren ook over zullen stappen naar telefonie vanuit de cloud omdat dit een voordelige oplossing is waarbij zelfs de volledige telefonieomgeving uitbesteed kan worden.
De voordelen
Het beheer kan eenvoudig worden uitbesteed. De telefooncentrale is namelijk volledig te beheren vanuit de browser waarbij de telefonieaanbieder verantwoordelijk is voor de beveiliging en werking van de telefooncentrale. Hierdoor kan elke IT partij inloggen op jullie centrale en hierop wijzigingen uitvoeren (medewerkers aanmaken, afmelden, tijdschema’s wijzigen).
Omdat steeds meer bedrijven hun IT (deels) uitbesteden hebben wij bijvoorbeeld besloten klanten kosteloos te ondersteunen. Bedrijven zonder IT afdeling kunnen op deze manier optimaal gebruik maken van onze VoIP telefooncentrale zonder zelf de kennis in huis te hebben.
De VoIP aanbieder is verantwoordelijk voor een werkend systeem. Met Cloud telefonie heb je zelf dus geen zorgen over beveiliging of onderhoud van de server. Dit is natuurlijk heel fijn omdat de VoIP leverancier gespecialiseerd is in het onderhoud en de beveiliging. Dus laat de specialist doen waar hij goed in is!
Als je overstapt naar Cloud telefonie is het ontzettend eenvoudig om in te richten. Medewerkers en nummers worden aangemaakt, het belplan wordt ingesteld (dus keuzemenu’s, openingstijden enz) en de toestellen worden via plug and play aangesloten.
Misschien wel het grootste voordeel voor organisaties is: besparing. Met Cloud telefonie waarbij het beheer is uitbesteed kan een organisatie zomaar 20% besparen. Zeker omdat IT medewerkers meer doen dan alleen telefonie. Dit betekent dat zij moeten leren werken met de VoIP telefooncentrale software terwijl een specialist in no time een configuratiewijziging doorvoert.
Wanneer moet ik kiezen voor een telefooncentrale op locatie?
De meeste grote bedrijven kiezen voor VoIP telefonie op locatie omdat zij het beheer door hun eigen IT afdeling laten doen. Op deze manier heeft de IT afdeling volledige controle over alle data, de beveiliging en de infrastructuur. Het bedrijf is op deze manier volledig onafhankelijk van de VoIP aanbieder.
Dit kan voordelig zijn voor grote bedrijven met veel kennis en voor bedrijven die vanwege privacy redenen hun data volledig zelf willen beheren. Als voorbeeld; alle opgenomen telefoongesprekken zijn op deze manier alleen beschikbaar op de server van het bedrijf en niet bij de VoIP aanbieder zoals dat wel is wanneer er wordt gewerkt met een cloud omgeving.
De voordelen
Het grootste voordeel is dat alle data en de beveiliging van de telefonieomgeving in eigen beheer zijn. Dit betekent dat je volledig onafhankelijk bent van de VoIP aanbieder. Een voordeel is bijvoorbeeld dat onderhoud aan het systeem zelf bepaald kan worden. Hierdoor ben je niet afhankelijk van de VoIP aanbieder als deze op een ongunstig moment onderhoud gaat plegen.
Hulp bij de keuze?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder op weg!