Hybride werken implementeren: in 1 keer goed!

Je wilt met jouw organisatie graag hybride werken invoeren. Goed voor de organisatie, want hogere productie, kostenbesparing en concurrentievoordeel. Goed ook voor de werknemer, want keuzevrijheid leidt namelijk tot groter werkgeluk. En je vermindert ook nog eens CO2-uitstoot. 

Eyes on the price dus! Maar hoe regel je dit technologisch? Hoe blijf je veilig en bereikbaar? En vooral, hoe doe je het in één keer goed? Hieronder leggen we je uit hoe je dát voor elkaar krijgt. Op naar Unified Collaborated Communications (zoals het officieel heet)!

De basis

Wat je nodig hebt als technologische basis om op een professionele manier hybride werken in te voeren, is het volgende:

  1. VPN-verbinding

Veilig internetten, videobellen én bestanden uitwisselen doordat informatie versleuteld wordt. Vanaf minder dan € 10,- per maand. Heb je al een VPN-verbinding? Dan moet de bandbreedte wellicht verhoogd worden nu meer mensen thuis gaan werken.

  1. Camera met microfoon en speaker per werknemer

Professioneel beeld en geluid tijdens videovergaderingen. 

De gehele set kost slechts € 130,-.

  1. Collaboration tool (samenwerkingssoftware, zoals MS Teams)

Online vergaderen en videobellen, veilig bestanden delen, realtime back-up en antivirusbescherming.

Uiteraard zorg je voor een Arboproof werkplek per werknemer en wellicht nog zo’n handig opvouwbaar scherm met het bedrijfslogo voor een professionele achtergrond tijdens het videobellen met klanten. Maar als je in bovenstaande drie zaken voorziet, dan heb je technologisch al een goede basis voor de volgende stap: aansluiting op een VoIP-telefooncentrale.

Aansluiting op een VoIP-telefooncentrale

Om communicatiesystemen te kunnen integreren, heb je een aansluiting van jouw organisatie nodig op een VoIP-telefooncentrale en een vast-mobielintegratie. Met dat laatste worden de smartphones – zoals gebruikt door jouw werknemers – onderdeel van de telefooncentrale. De grootste voordelen? 

  • Alle werknemers zijn overal bereikbaar onder één zakelijk nummer;
  • Iedereen kan telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden, net als met een vast toestel op kantoor;
  • Iedereen kan mobiel uitbellen met het vaste bedrijfsnummer;
  • Mobiele gebruikers kunnen onderdeel zijn van een algemeen groepsnummer (mogelijkheid wachtrij bij inkomende gesprekken);
  • Besparing op telefoonkosten (geen doorschakelkosten meer van vast naar mobiel, geen gesprekskosten meer voor onderlinge gesprekken met mobiele collega’s);
  • Te koppelen met meer dan 100 CRM en ERP-pakketten;
  • Grip op telefonie door monitoring & rapportage.

Een soepele en veilige migratie

Om te garanderen dat de migratie naar de VoIP-telefooncentrale in één keer goed verloopt, doorloopt Voclarion met jou en jouw mensen de volgende stappen:

  • Projectteam. We vormen een projectteam met jouw telefonist(e), manager callcenter, manager helpdesk en manager ICT. Van Voclarion zitten er in het projectteam een projectmanager, een senior consultant, een wifi-specialist, een netwerkbeheerder, een AI-specialist en eventuele toeleveranciers van Voclarion.
  • Instructie. Behalve dat we alle stappen met het projectteam doorlopen, instrueren we jouw mensen ook over de werking van de nieuwe telefooncentrale, zodat zij intern hun collega’s wegwijs kunnen maken;
  • Invoer. De nummerreeks van vaste en mobiele toestellen wordt overgeheveld van jouw huidige telecomprovider naar Voclarion. Dit nummerplan voeren wij in ons datacenter in. We stellen ook de gewenste groepen van smartphones in; 
  • Testen. De twee telefooncentrales worden naast elkaar getest. Eerst aan de kant van Voclarion, daarna aan de kant van jouw organisatie. Pas als alles vlekkeloos verloopt met de nieuwe centrale wordt de oude centrale ontkoppeld;
  • Migratie. De migratie naar de nieuwe telefooncentrale vindt altijd ‘s nachts plaats. Mocht er toch sprake zijn van downtime tijdens het overzetten van het systeem (maximaal een uur), dan is de impact minimaal;
  • Aanwezig. Voclarion is altijd op jouw locatie aanwezig tijdens het live gaan van de nieuwe centrale en gaat pas weg wanneer het werkt;
  • Puntjes op de i. In de twee weken na het live gaan houden de sleutelfiguren in jouw organisatie de ervaringen met de nieuwe telefooncentrale bij. Voclarion kan deze kleine zaken op afstand verhelpen.

Veilig, bereikbaar en professioneel: in 1 keer goed!

Je hebt nu technologisch gezien een volwaardige, hybride werkomgeving gecreëerd. 

Jouw werknemers kunnen veilig communiceren en bestanden uitwisselen, goed afgeschermd tegen hackers en internetcriminelen. Ze kunnen op een professionele manier internetten en videobellen. Ze zijn optimaal bereikbaar, kunnen telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden en hebben alle relevante (klant)gegevens op hun scherm terwijl ze aan het bellen zijn.

Meer info over het implementeren van hybride werken?

Download dan de gratis whitepaper Hybride werken: Hoe implementeer ik hybride werken? Voclarion helpt je graag om dit te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je security goed organiseert wanneer je een hybride werkomgeving implementeert en nemen we je mee langs vragen die wellicht ook bij jou spelen:

  • Blog 8: Hybride werken: Security goed organiseren
  • Blog 9: Hybride werken: De 11 meest gestelde vragen

Meer weten over het implementeren van Hybride werken in jouw organisatie? Download dan nu de gratis whitepaper Hoe implementeer ik hybride werken

Hybride werken implementeren: 7 valkuilen en 8 succesfactoren

Uiteraard wil jij dat het proces van overgaan naar hybride werken zo soepel mogelijk verloopt. Hoe behoed je jouw organisatie voor veelgemaakte fouten, zorg je dat je zowel je collega’s als het managementteam tevreden houdt én dat alles in een keer goed gaat? Wij zetten de valkuilen en succesfactoren van hybride werken voor je op een rij.

Veelgemaakte fouten bij hybride werken

Laten we beginnen met wat je niet moet doen. Sommige van deze valkuilen lijken misschien open deuren, maar het zijn daadwerkelijk veelgemaakte – en ook hele menselijke – fouten. 

De 7 valkuilen zijn: 

  1. Vooraf geen draagvlak creëren binnen alle lagen van de organisatie

Elke verandering binnen de organisatie heeft draagvlak nodig. Het klopt dat mensen de afgelopen jaren beter bekend zijn geraakt met thuiswerken. Maar het overgaan naar een echte hybride werkomgeving met bijbehorende nieuwe regels vergt meer van ze. Ga er dan ook niet van uit dat ze de verandering als zoete koek zullen slikken. 

  1. Door blijven gaan met houtje-touwtje oplossingen op het gebied van communicatie

Je kunt niet van werknemers verwachten dat ze optimaal productief en tevreden werken als ze daarvoor niet de juiste middelen hebben. Het is belangrijk dat technologie niet hapert, de communicatie soepel verloopt en collega’s bereikbaar zijn. Zie succesfactor 3 hieronder en de whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek.

  1. Nog te veel controle willen uitoefenen op werknemers

Hybride werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook betekent het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid aan je werknemers. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie toonde aan dat de meeste werknemers uitstekend in staat zijn daarmee om te gaan en zelfs productiever zijn dan op kantoor. 

  1. Geen duidelijke nieuwe regels invoeren of te veel nieuwe regels in een keer willen invoeren

Gedragsverandering is een van de lastigste dingen die er bestaat. Het kost tijd. Wees helder over nieuwe regels en voer ze stap voor stap in, zodat mensen niet overweldigd raken. Meer leren over de menselijke kant van organisatieverandering? Zie de boekentip over hybride werken en leiderschap onderaan dit blog.

  1. Ervan uitgaan dat werknemers geen structuur meer nodig hebben

Iedereen heeft structuur nodig. Het is aan jou om de kaders te stellen, zeker als mensen nog moeten wennen aan hun nieuw verkregen autonomie. In de whitepaper Hybride werken: hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief vind je een aantal suggesties op het gebied van structuur geven aan de dag. 

  1. Weerstand afdoen als ‘lastig en onwenselijk’

Weerstand van mensen komt voort uit een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijkheid over een verandering. Toon dus begrip door uit te spreken dat je hun onrust begrijpt en laat medewerkers zelf meedenken over oplossingen, zodat ze zich betrokken voelen.

Zo boek je wél succes!

Goed, je bent nu alert op de valkuilen. Maar wat moet je dan wél doen om iedereen mee te krijgen en te zorgen dat alles goed verloopt? Zie hier de 8 succesfactoren:

  1. Een heldere en inspirerende visie hebben

Zorg dat het waarom, hoe en wat goed duidelijk is bij alle werknemers. Pas als ze precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen. 

  1. Een goed doortimmerd projectplan hebben

Een goed projectplan dat voor iedereen inzichtelijk is, met daarin tijd, kosten en einddoel vermeld, zorgt voor veiligheid, zekerheid en duidelijkheid.

  1. Een juiste integratie van vast-mobiel en koppeling met CRM-systeem en andere communicatiesystemen

Pas met de juiste koppeling van communicatiemiddelen zijn werknemers in staat optimaal productief en professioneel te werken. 

  1. Transparante en eenduidige communicatie

Zorg dat er transparant en eenduidig gecommuniceerd wordt naar werknemers. Vermijd verrassingen door heldere regels met elkaar op te stellen. Zet een duidelijke structuur en kaders neer.

  1. Medewerkers meer actief verbinden

Verbind medewerkers actief met elkaar om de sociale cohesie te blijven waarborgen. Moedig ze aan elkaar te bellen en af te spreken. Bijkomend voordeel: ze gaan meer dingen met elkaar oplossen!

  1. Ontmoetingen op kantoor ‘regisseren’ 

Je zult actiever mensen bij elkaar moeten brengen op kantoor om de verbinding in de organisatie te behouden. Ontwikkel nieuwe werkvormen om samen te werken, zoals brainstormsessies, samenwerksessies en dergelijke. 

  1. Begrip hebben voor weerstand

Heb begrip voor weerstand. Het is een roep om meer veiligheid, zekerheid en duidelijkheid. 

  1. Werknemers vertrouwen

Je kunt niet meer als een spin in het web controle uitoefenen op je werknemers als ze vanaf meerdere plekken werken. Dat hoeft ook niet. De meeste werknemers zijn prima in staat om te gaan met verantwoordelijkheid en vrijheid. De taak bepaalt de werkplek, de output het resultaat.

Boekentip hybride werken en leiderschap

Meer weten over de menselijke kant en leiderschap bij het overgaan naar een hybride werkomgeving? Dan tippen we je graag over het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Meer info over hybride werken?

Download de gratis whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek voor meer tips!

In de overige blogs gaan we in op de vraag waaraan een ideale (thuis)werkplek in een hybride omgeving moet voldoen en hoe je kunt omgaan wanneer je weerstand tegenkomt in de organisatie:

Hybride werken: 4 tips om met weerstand om te gaan

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Dit credo geldt ook wanneer je hybride werken gaat invoeren. Sommige werknemers ervaren thuiswerken als prettig en zien er als een huis tegenop om terug te keren naar kantoor. Anderen zouden juist het liefst teruggaan naar de oude situatie. Hoe ga je om met weerstand bij het invoeren van hybride werken?

Waarom schieten mensen in de weerstand?

Weerstand is verzet. Het heeft te maken met de kennis die mensen hebben over een verandering, hun houding en gevoel ten opzichte van die verandering en met het gedrag dat zij vertonen als gevolg van de verandering (Jaap Boonstra, De Verandermanagementbox). 

Om wat voor redenen komen mensen in verzet?

  • Niet durven veranderen (angst)
  • Niet willen veranderen (twijfel)
  • Geen afscheid willen nemen van het oude (verdriet)
  • Geen verandering willen accepteren (boosheid)

Weerstand heeft dus vaak te maken met onzekerheid. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie bracht voor veel mensen extra vrijheid, maar ook extra belasting. De werk-privébalans is anders komen te liggen, zowel positief als negatief. Bij positief kan bijvoorbeeld gedacht worden aan minder reistijd en daardoor meer tijd voor het gezin. Maar als je thuiswerkt met kleine kinderen om je heen, dan heb je dit misschien wel als heel onrustig ervaren. Dit zijn dus zaken om goed bij stil te staan bij het invoeren van nieuw beleid.

Waar kan men zich onzeker over voelen bij het invoeren van een nieuwe (hybride) werkvorm?

  • Het verlies van (net gewonnen) vrijheid
  • Te weinig of te veel (opgelegde) structuur
  • Onduidelijkheid over nieuwe regels
  • Te veel nieuwe regels in een keer
  • Te veel eigen verantwoordelijkheid
  • Sociale isolatie
  • Minder contact met collega’s
  • Afscheid moeten nemen van de oude structuur
  • Angst dat kennis en vaardigheden niet aansluiten

Soorten weerstand en gedrag

Je kunt twee soorten weerstand tegenkomen: directe (positieve) weerstand en indirecte (negatieve) weerstand. 

Directe weerstand is herkenbaar doordat iemand zich open en eerlijk uit, dus ook over bezwaren. Diegene spreekt zich uit op een constructieve manier. Maar luister je met respect en aandacht naar iemand met directe weerstand, dan kan dit de samenwerking zelfs verstevigen.

Indirecte weerstand is lastiger te herkennen, want dit is vaak verborgen verzet. In deze situaties zie je het volgende gedrag:

  • Iemand reageert agressief (omdat hij of zij zich onveilig voelt)
  • Iemand gedraagt zich ondergeschikt (zegt ‘ja’ maar denkt ‘nee’)
  • Iemand plaatst zich vanuit onzekerheid boven de leidinggevende (die in zijn of haar ogen niets goeds kan doen)
  • Iemand voelt zich onveilig en klapt dicht (geeft geen enkele mening)

Behalve met individuele weerstand, kun je ook te maken krijgen met groepsweerstand binnen het team of de organisatie.

Omgaan met weerstand: 4 tips + bonustip

Bijna elke vorm van weerstand wordt dus veroorzaakt door een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijk. Het is daarom goed om deze reacties op een veranderende werkomgeving te zien als heel menselijk en begrijpelijk (in plaats van lastig en onwenselijk) en de werknemers zoveel mogelijk veiligheid en duidelijkheid te bieden. 

Dat doe je onder andere door:

  1. Het hebben van een inspirerende visie

Zorg dat het waarom en de urgentie van het invoeren van een hybride werkomgeving voor iedereen in de organisatie glashelder zijn. Omschrijf dit in duidelijke voordelen en doelen plus manieren hoe het succes van de verandering naar de hybride werkomgeving gemeten zal worden. 

  1. Open en transparant leiderschap te bieden

Zorg voor open, transparant leiderschap en een duidelijke koers met heldere besluiten en onderbouwde acties. Leg uit wat er uit te leggen valt en wees eenduidig in je communicatie. Sta open voor andere meningen. Probeer de achterliggende reden van eventuele weerstand te achterhalen, toon begrip en wees als leidinggevende actief om knelpunten op te lossen.

  1. De medewerkers te betrekken bij het proces

Maak gebruik van de collectieve kennis! Geef medewerkers inspraak en laat ze eigen keuzes maken. Reken mensen niet af op hun mening. Onthou dat gedragsverandering een van de moeilijkste dingen is die er bestaat. Mensen adopteren veranderingen eerder als ze ook echt onderdeel uitmaken van de verandering. Laat de mens centraal staan. 

  1. Een duidelijk projectplan te hebben

Vermijd verrassingen voor de werknemers. Voer niet te veel wijzigingen in een keer door. Zorg voor duidelijk inzicht in tijd, kosten en einddoel en een heldere communicatie daarover. Ontwerp, ontwikkel en lever op de afgesproken tijd. Lukt dat laatste niet, breng de medewerkers dan op tijd op de hoogte. 

Bonustip

Als bonustip wijzen we je graag op het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Hybride werken: is jouw organisatie er klaar voor?

Als de coronapandemie iets heeft veranderd, dan is het wel de manier waarop we werken. Er is nog nooit zo massaal geëxperimenteerd met thuiswerken als de afgelopen twee jaar. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werknemers post-corona graag flexibele werkmogelijkheden willen behouden: deels op kantoor en deels thuis. Hybride werken dus. 

Maar hoe richt je dat praktisch in als organisatie? En hoe bewaak je het welzijn van je mensen, de sociale samenhang en productiviteit?

Nieuwe uitdagingen

Tijdens de lockdowns bleek werken op afstand ineens best goed te kunnen. Sterker nog, mensen waren thuis zelfs productiever dan op kantoor. Tegelijkertijd brengt thuiswerken nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie, leidinggeven, technologie en mobiliteit. 

Laten we dus eens beginnen bij het begin: waarom zou je hybride werkmogelijkheden überhaupt willen aanbieden als organisatie? Hieronder twee van de belangrijkste redenen.

Reden 1 | Werknemers vragen erom

In een recent artikel op LinkedIn (juni 2021) publiceerde men aan de hand van een enquête een top zeven van factoren die mensen belangrijk vinden wanneer ze zoeken naar een nieuwe baan. ‘Flexibele werkmogelijkheden’ steeg van plaats zeven naar vier:

1. Een goede balans werk/privé 

2. Uitstekende beloningen en benefits

3. Inspirerende collega’s en een dito cultuur

4. Flexibele werkmogelijkheden

5. Transparant en effectief management

6. Uitdagend werk

7. Werkzekerheid

Het aanbieden van goede hybride werkmogelijkheden maakt jouw organisatie dus aantrekkelijker om voor te werken en geven je op die manier een concurrentievoordeel. 

Quote ‘Laat toekomstgericht leiderschap zien”

Reden 2 | Vanuit maatschappelijk oogpunt

Het zijn niet alleen de werknemers, maar ook werkgevers die de omslag toejuichen. Vanuit de vraag ‘Hoe houden we Nederland mobiel zonder dat het klimaat daarvoor de rekening betaalt?’ bundelden 50 grote Nederlandse bedrijven hun krachten onder de naam ‘Coalitie Anders Reizen’, om hun CO2-uitstoot te verminderen. 

Deze coalitie – waaronder Unilever, DSM, Philips, ING en Aegon – stelde tien ‘koplopermaatregelen’ vast, waaronder minder reizen en meer vanuit huis werken. 

Ook de Rijksoverheid maakt deel uit van de coalitie. In onderstaand filmpje een interessant tafelgesprek tussen Cora van Nieuwenhuizen (minister van van Infrastructuur en Verkeer), Ingrid Thijssen (voorzitter VNO-NCW), Laurentien van Oranje (sociaal ondernemer & strateeg) en Hugo Houppermans (directeur Coalitie Anders Reizen) over hybride werken.

Het realiseren van hybride werkmogelijkheden is dus een uitstekende eerste stap om als organisatie je steentje bij te dragen aan de grote uitdagingen waar we als maatschappij mee te maken hebben.

Denk naast deze twee belangrijke redenen ook eens aan besparing op bijvoorbeeld kantoorruimte en reiskosten. En een hogere productiviteit betekent een beter bedrijfsresultaat!

Waar staat jouw organisatie momenteel?

Zoals gezegd gaan er veel nieuwe uitdagingen gepaard met hybride werken. In dit blog gaan we in op de technologie rondom de communicatie. Want hoe waarborg je een naadloze communicatie als niet iedereen zich meer in één gebouw bevindt, maar op verschillende locaties? Het antwoord is: door je communicatiesystemen te integreren. 

Om te bepalen waar jouw organisatie nu staat en te laten zien wat er mogelijk is, vind je hieronder de vier niveaus waarop jouw organisatie zich kan bevinden op het gebied van communicatietechnologie. Ga eens na waar jouw organisatie nu staat én waar je naartoe wilt.

Niveau 1 | Ad hoc

Locatie-onafhankelijk werken is (nog) niet standaard in jouw organisatie. Af en toe krijgt een medewerker toestemming om thuis te werken. Medewerkers kunnen vanuit huis inloggen in hun mailbox en gebruiken hun eigen telefoon om te communiceren.

Niveau 2 | Basis

Meer dan 50 procent van de medewerkers werkt dagelijks thuis en kan met een VPN-verbinding via de bedrijfslaptop inloggen op het bedrijfsnetwerk voor klantinformatie. Ze kunnen gesprekken – doorgeschakeld vanaf het directe telefoonnummer op kantoor – thuis beantwoorden met hun smartphone. 

Niveau 3 | Geïntegreerd

Onafhankelijk van de locatie waar ze werken, beschikken medewerkers over alle benodigde communicatiemiddelen en -tooling. Doordat hun smartphones volledig geïntegreerd zijn met de telefooncentrale, kunnen medewerkers telefoongesprekken ontvangen op hun directe telefoonnummer. Ook van groepsgesprekken waar ze aan deelnemen. 

Ze kunnen gesprekken aannemen, in de wacht zetten of doorverbinden. Ze hebben bovendien directe toegang tot klantgegevens op hun beeldscherm tijdens de telefoongesprekken. Binnen de organisatie is er iemand specifiek verantwoordelijk voor de communicatietechnologie, terwijl op de IT-afdeling systemen geïntegreerd worden en veiligheidsstandaarden verbeterd worden.

Niveau 4 | Geoptimaliseerd

Op dit niveau zijn alle elementen zoals beschreven in niveau 3 naadloos geoptimaliseerd. Hybride werken is volledig geïncorporeerd in het bedrijf. Door de aangeboden flexibiliteit in werkmogelijkheden ontstaat een groot concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers. 

Er is bovendien een flinke besparing te realiseren op kantoorruimte en reiskosten. Huidige medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek en kunnen daardoor wonen waar ze willen, wat bijdraagt aan hun welzijn. Nieuwe medewerkers kunnen in een grotere straal gezocht worden. Het kantoor krijgt een nieuwe functie en wordt meer een plek voor sociale interactie en kennisdeling. 

Waar staat jouw organisatie momenteel? Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je thuiswerkers tevreden en productief houdt en hoe een goede thuiswerkplek er eigenlijk uitziet.

  • Blog 2: Gelukkige vs ongelukkige werknemers > thuiswerken 2.0
  • Blog 3: Is thuiswerken voor iedereen dé oplossing

Meer weten over de uitdagingen rondom hybride werken? Download dan nu de gratis whitepaper Hybride werken, hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief

Unified Communications – 6 onmisbare functies

Unified Communications is tegenwoordig de manier om medewerkers goed samen te laten werken. Mocht je overwegen om over te stappen naar een nieuwe VoIP provider bepaal dan van tevoren welke functies voor jou relevant zijn. Onderstaand 6 onmisbare functies om je alvast op weg te helpen.

De uitdagingen van moderne bedrijven

Moderne bedrijven kenmerken zich doordat ze voornamelijk focus hebben op productiviteit en op wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen. Er zijn meerdere teams die goed met elkaar moeten kunnen samenwerken. Zeker nu we grotendeels thuiswerken is het erg belangrijk dat de teams hierbij worden ondersteund.

Er wordt veelal gebruikgemaakt van meerdere applicaties voor chat, (video)vergaderen en voor het samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie dat wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.

Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende videovergadering. 

Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.

Welke Unified functies heb je nodig?

Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn voor je bedrijf. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?

  1. Makkelijk in het beheer

Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak om een pakket te kiezen waarmee je snel iemand toegang kunt geven tot je systemen. Dit is vooral handig als er iemand van buiten komt, zoals een accountant. Het is dan niet handig als je eerst een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat de accountant aan het werk kan. 

  1. Softphones

De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt achter ons. Een modern bedrijf heeft softphones met een headset/oortjes, zodat je medewerkers via elk device kunnen bellen. 

Dit is vooral ideaal voor medewerkers die veel op wisselende locaties werken. Zij hoeven niet meer eerst hun telefoon door te schakelen naar hun mobiel. Overal waar zij zijn, pakken zij de vaste telefoonlijn op. Dit kan heel eenvoudig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone.

  1. Optimale telefonische bereikbaarheid

De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.

Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer. 

  1. Makkelijk en snel videovergaderen

Een videovergadering is een uitstekende vervanger gebleken van een overleg in een zaaltje. Het starten van een videovergadering moet dan wel erg laagdrempelig zijn. Tot slot is het handig als mensen van buiten de organisatie ook zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden. 

Goed kunnen videovergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt ook veel samengewerkt via videovergaderingen. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden. 

  1. Veilig samenwerken in documenten 

Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken. 

Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack. 

  1. Koppelingen met andere applicaties

In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.

De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan. 

Kies de juiste oplossing voor je bedrijf

De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om te (video)vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken. 

Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar deze is te eenvoudig om de bereikbaarheid van het bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.

Door je telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.

Meer weten over Unified Communications en telefonie?

VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Lees hier ons blog: VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications 

10 tips voor efficiënt videovergaderen

Waar videovergaderingen vroeger bijzonder waren, is het nu dagelijkse kost. Video conferences zijn een uitstekend alternatief voor gewone vergaderingen, maar er zijn zeker wat verschillen. Met deze tips voor videovergaderen zorg je ervoor dat iedere conference call op rolletjes loopt en dat je op tijd klaar bent.

De techniek is de basis

Videovergaderen staat of valt met een goede technische basis. Het belangrijkste is goede software voor videobellen. In heel veel vergaderingen werken meerdere mensen samen aan documenten, dus het is belangrijk als medewerkers een scherm met elkaar kunnen delen. Daarnaast is het essentieel dat mensen ook mee kunnen doen vanaf een mobiel of een tablet. Hiervoor is een goede communicatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams of de Google Suite met bellen (VoIP) onmisbaar. 

10 tips voor productief videovergaderen

Videovergaderen biedt andere mogelijkheden dan de traditionele vergaderingen op kantoor. Dit vraagt soms ook om een andere aanpak. De volgende tips helpen jou en jouw collega’s om effectieve videovergaderingen te houden. 

  • Begin met een introductie

Voordat de vergadering begint, is het handig om de horloges even gelijk te zetten. Dit doe je door een korte introductie te geven over het voortraject en het doel van de huidige vergadering. 

Vergeet ook niet om wat afspraken over het videobellen nogmaals te delen. Binnen veel organisaties is het gebruikelijk dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. Herhaal dit soort ongeschreven regels nog even, om te voorkomen dat de vergadering wordt verstoord door omgevingsgeluid. 

  • Gebruik een duidelijke agenda

Het doel van de vergadering zie je ook duidelijk terug in de agenda. In de agenda leg je vast welke onderwerpen er besproken worden en hoe lang dit mag duren. Per onderwerp geef je aan wie een inleiding verzorgt. 

Vergeet niet om de agenda vooraf met de deelnemers te delen. Zo begint iedereen goed voorbereid aan de vergadering. 

  • Wijs een voorzitter aan

Een voorzitter is onmisbaar om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en organiseert eventueel stemmingen. Een van de belangrijkste taken is om de agenda in de gaten te houden. Hiermee zorgt de voorzitter er automatisch voor dat het doel van de vergadering bereikt wordt. 

Meestal is de organisator van een vergadering ook de voorzitter. Soms is het lastig voor de organisator om een dubbele rol te spelen. Kies in dat geval een ‘neutrale’ voorzitter. 

  • Bereid de vergadering goed voor

De tijd is schaars tijdens online vergaderingen. Dit maakt een goede voorbereiding des te belangrijker. Heb jij bestanden die je moet laten zien? Zet die alvast klaar, zodat je deze niet hoeft te openen tijdens te vergaderen. 

Een essentieel onderdeel van de voorbereiding is ook een technische test. Werken je camera, luidsprekers en microfoon goed? Niets is vervelender dan wanneer een van de hoofdrolspelers uit een vergadering niet mee kan doen door technische problemen.

  • Denk aan mensen met een klein scherm

Via de meeste vergaderapplicaties kun je bestanden delen op het scherm. Sommige mensen laten dan allerlei ingewikkelde spreadsheets zien. Soms geeft dit een hoop inzicht, maar vergeet niet dat er misschien mensen zijn die de vergadering op hun mobiele telefoon volgen.

Soms ontkom je er niet aan om een spreadsheet of een document te delen. Maak dit van tevoren kenbaar bij de deelnemers, zodat zij hier rekening mee kunnen houden door een groot scherm te gebruiken. Een andere oplossing is om van tevoren een afbeelding te maken die goed leesbaar is.  

  • Denk om je achtergrond

Een drukke achtergrond kan heel erg afleiden. Voor je het weet zitten je gesprekspartners te bekijken welke boeken je allemaal in de boekenkast hebt staan. Als er een huisgenoot of een huisdier door beeld loopt, is er vaak wel iemand die een opmerking maakt. 

Probeer waar het kan voor een rustige achtergrond te gaan zitten. Is dit niet mogelijk, dan hebben veel tools de mogelijkheid om een standaard achtergrond in te stellen, met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf als je met klanten video belt. 

  • Ga niet multitasken

Het is verleidelijk om snel even wat e-mails weg te tikken als iemand anders aan het woord is. Je collega’s zien vaak aan je ogen wel dat je er niet helemaal bij bent. 

Je krijgt ook minder mee van de vergadering dan je zou denken. Het ergste dat er kan gebeuren is dat iemand je naam roept en dat jij geen idee hebt welk onderwerp aan de orde is. Zet de videovergadering op volledig scherm als jij snel afgeleid bent. Dit vergroot de drempel om iets anders te gaan doen.

  • Maak een samenvatting

Bij alle soorten afspraken is het essentieel dat je vastlegt wat afgesproken is. Maak daarom altijd een korte samenvatting van de vergadering. Deze kun je later raadplegen als er onduidelijkheid is. 

De notulen hoeven helemaal niet lang te zijn. Leg vast wat er besloten is en waarom. Zorg dat de samenvatting duidelijk is. Iemand die niet bij de vergadering was, moet kunnen begrijpen waar jullie het over gehad hebben. 

  • Maak je vergaderingen zo klein mogelijk

Tot op bepaalde hoogte kun je een onbeperkt aantal mensen in videovergaderingen uitnodigen. Je hoeft niet meer rekening te houden met de grootte van het zaaltje dat je hebt kunnen reserveren.

Juist bij videovergaderingen wil je liever wat minder mensen aan tafel hebben. Des te meer mensen er meedoen, des te meer er gesproken wordt over andere onderwerpen. Omdat je samenvattingen maakt (zie punt 8), hoeft ook niet iedereen aan te schuiven. 

  • Gebruik de chatfunctie

In iedere vergaderapp zit een chatfunctie. Deze kun je gebruiken voor allerlei doeleinden. Zo zijn er bedrijven die codes afspreken. Een ‘t’ betekent dat je technische problemen hebt en het gesprek niet kunt volgen. De voorzitter kan hier dan rekening mee houden. 

Je kunt allerlei codes toevoegen en zelfs stemmingen organiseren door deelnemers een plus- of een minteken te laten schrijven. Wat je ook doet, spreek het van tevoren af. 

Met deze tips laat je je videovergadering een stuk efficiënter verlopen. Let wel, sommige problemen zijn gewoon niet te voorkomen. Als je buurman besluit om te gaan boren terwijl jij een presentatie geeft, dan is er daar niet zoveel aan te doen. In dat geval is humor je beste wapen. 

Download hier onze Voclarion-Thuiswerken-Teams factsheet.

VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications

Voorheen was VoIP een technologie die alleen gebruikt werd voor de telefonie. Tegenwoordig speelt de technologie van VoIP een centrale rol bij Unified communications; een nieuw business concept dat zorgt voor een naadloze integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. In dit artikel bespreken we wat unified communications is, wat de voordelen zijn en waarom het steeds meer aan populariteit wint.

Wat is unified communications?

Unified communications is een term die gebruikt wordt voor software, devices en diensten die verschillende communicatiekanalen naadloos met elkaar integreert. VoIP is de technologie die daarvoor nodig is. Unified communications biedt mogelijkheden voor:

  • (Video)bellen
  • Videovergaderen
  • Chat of instant messaging met groepen en personen
  • Collaboration tooling, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten werken. 

Unified Communications

Al deze functies worden vanuit één omgeving aangeboden en je hebt dus maar één login nodig. Dit levert voor gebruikers in de praktijk veel voordelen op. 

Soms kom je de term Unified Communications as a Service (UCaaS) tegen. Deze term wordt gebruikt in situaties waarbij de communicatietools worden aangeboden vanuit de Cloud. 

De opkomst van Cloud

Unified communications is voor een groot deel mogelijk omdat steeds meer software in de Cloud draait. De laatste jaren verruilen steeds meer bedrijven software die op hun eigen servers draait voor oplossingen die draaien in het datacenter van de leverancier. 

De voordelen van de Cloud zijn groot. De kosten van applicaties zijn vaak een stuk lager. Systemen in de cloud zijn makkelijk schaalbaar en de datacenters voldoen vaak aan de hoogste eisen als het gaat om veiligheid en betrouwbaarheid.

Daarnaast is er geen noodzaak meer om lokaal allerlei technische infrastructuur aan te houden. Omdat alle techniek uit handen is gegeven aan een gespecialiseerde partij, heeft een organisatie minder ICT-personeel nodig en kan het bedrijf zich focussen op de core business. 

Koppelingen met Apps in de Cloud

Een andere belangrijke eigenschap van cloudapplicaties is dat deze over het algemeen meer open zijn. De meeste applicaties beschikken over koppelvlakken (API’s), waardoor het heel eenvoudig is om gegevens in een systeem toe te voegen of te wijzigen. Soms zijn dit open API’s, wat wil zeggen dat iedereen een nieuwe toepassing kan bouwen.  

Vaak gaat deze openheid nog een stuk verder en is er ook de mogelijkheid om extra functionaliteit toe te voegen. Dit kun je vergelijken met je browser, die je naar eigen smaak kunt aanpassen met allerlei extensies en plug-ins. 

Dit maakt het ook mogelijk om je communicatie te koppelen met andere applicaties. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan een belknop die in het CRM wordt toegevoegd, zodat je met een druk op de knop een gesprek kunt starten met de klant. Ook ERP- en boekhoudpakketten worden steeds vaker verbonden met de communicatiesoftware. 

De koppelvlakken en de mogelijkheid om functies toe te voegen, maakt het een stuk makkelijker om de sterke punten van applicaties te kunnen benutten. Deze ontwikkeling ligt aan de basis van de opkomst van unified communications. 

Wat heb je aan unified communications?

Er is op dit moment geen totaaloplossing voor unified communications. Programma’s als Microsoft Office (met daarin Teams) en Google Suite zijn uitstekend voor de digitale communicatie, zoals e-mail, videoconferencing en instant messaging. Deze oplossingen missen bepaalde mogelijkheden in de telefonie om een goede bereikbaarheid thuis of de zaak te garanderen.

Zoals de meeste cloudapplicaties zijn ook Microsoft Teams en Google suite open systemen. Het is eenvoudig mogelijk om je VoIP-telefonie te koppelen. Op deze manier kun je de volledige functionaliteit van een telefooncentrale integreren met de digitale communicatie. Functies als wachtrijen, tijd- en belschema’s, automatisch doorschakelen en keuzemenu’s komen dan beschikbaar binnen de Google of Microsoft omgeving. 

Door de combinatie van digitale collaboration tools en telefonie, wordt het een stuk eenvoudiger om medewerkers te bereiken. Als een medewerker afwezig is, dan kan een oproep automatisch worden doorgeschakeld naar een collega of de achterwacht. Een betere bereikbaarheid maakt het makkelijker om samen te werken en verkort de doorlooptijd van processen. 

Eerder stipten we al de mogelijkheid aan om rechtstreeks vanuit het CRM een telefoongesprek of een mailwisseling te starten. Deze koppeling werkt twee kanten uit. Als iemand contact opneemt met de helpdesk, herkent het CRM het telefoonnummer en toont deze automatisch de klantenkaart. Op deze manier kan unified communications ook bijdragen aan een betere dienstverlening richting de klant. 

Unified communications in de praktijk

Aan de hand van twee korte voorbeelden bespreken we de voordelen van unified communications in de praktijk.

Use case 1: In het callcenter van een verzekeringsmaatschappij

Medewerkers in het call center kunnen zowel vanuit huis als vanaf kantoor de telefonie gebruiken. Het enige dat zij hiervoor moeten doen is inloggen op het netwerk van het bedrijf. 

Dankzij de koppeling met het CRM-systeem worden de telefoongesprekken automatisch aan de juiste klant gekoppeld. Als een bekend telefoonnummer belt, zien de helpdeskmedewerkers gelijk wie er belt. Een of twee korte controlevragen zijn dan voldoende om te weten wie er belt. Als er een nieuwe klant belt, dan wordt er automatisch een klantenkaart aangemaakt.

Als de vraag doorgezet moet worden naar een van de specialisten, dan bellen de helpdeskmedewerkers het doorkiesnummer van de juiste afdeling. Het telefoongesprek komt automatisch terecht bij een van de specialisten. Het maakt hierbij niet uit of deze thuiswerkt of op kantoor aanwezig is. 

De specialisten van de verzekeringsmaatschappij werken op verschillende plaatsen vandaag. Zij kunnen eenvoudig een videovergadering starten om de offerte voor een grote woningbouwcorporatie te bespreken. Een accountmanager deelt de laatste versie van de offerte via zijn scherm. 

Use case 2: In een zorginstelling

Het zorgpersoneel gaat met een tablet bij de patiënten langs. De medewerkers gebruiken deze tablet niet alleen om te rapporteren, maar ook om te bellen. Als verpleegkundige Tamara een collega probeert te bellen voor assistentie, neemt deze niet op. Het gesprek wordt automatisch doorgeschakeld naar de zusterspost, waardoor er alsnog snel versterking komt.

Later vandaag heeft Tamara een videogesprek met de zoon van een cliënt. Hij woont in Canada en wil graag op de hoogte gehouden van de voortgang van de zorg. Ook dit gesprek vindt plaats via de tablet en via het scherm worden enkele bestanden gedeeld die de zoon als vertegenwoordiger moet ondertekenen. 

De zorginstelling heeft ook behandelaren die huisbezoeken afleggen. Deze behandelaren zijn altijd te bereiken via hetzelfde nummer, omdat gesprekken worden doorgeschakeld naar hun smartphone. Als de behandelaren tijdens een huisbezoek advies nodig hebben van een arts, kunnen zij hetzelfde doorkiesnummer gebruiken als wanneer zij op de afdeling zijn. 

Meer weten over unified communications en technologie?

VoIP van Voclarion is te koppelen met Microsoft Teams en Google suite. Daarnaast kan onze telefooncentrale gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Gaat Artificial Intelligence (AI) VoIP in 2021 definitief veranderen?

Je hoort de laatste tijd veel over artificial intelligence (AI) oftewel kunstmatige intelligentie. AI maakt allerlei nieuwe toepassingen mogelijk, zowel op de werkvloer als in het dagelijks leven. Wat gaat AI betekenen voor de manier waarop wij bellen met collega’s, klanten en leveranciers en in het bijzonder; hoe gaat AI een rol spelen binnen VoIP telefonie?

Wat is articifial intelligence?

Eerst is het verstandig om even kort uit te leggen wat AI precies is. Een simpele uitleg is dat systemen op basis van AI de menselijke intelligentie nabootsen. Deze systemen zijn dus in staat om zelf te leren op basis van feedback of informatie uit externe bronnen. 

De AI-systemen zoals we die nu kennen, hebben een ‘enkele’ toepassing. Deze kunnen voor een specifiek probleem worden gebruikt. De software uit je robotstofzuiger werkt niet op je maairobot, ook al lijkt de werking van beide apparaten wel op elkaar. Er wordt gewerkt een breder toepasbare vormen van AI, met zogeheten algemene intelligentie. Deze toepassingen zijn inzetbaar in meerdere situaties. 

De mogelijkheden van kunstmatige intelligentie zijn onvoorstelbaar groot. AI-systemen kunnen rijpe paprika’s herkennen of röntgenfoto’s interpreteren. Dit laatste doen ze soms al beter dan artsen. Spraakassistenten zoals Siri en Google Assistent gebruiken AI om te ‘horen’ wat jij zegt. 

AI en VoIP – wat zijn de mogelijkheden?

Kortom, de mogelijkheden van AI zijn onvoorstelbaar groot. In dit artikel beperken we ons daarom tot de invloed die AI gaat hebben op bellen via VoIP. Sommige van deze technieken staan nog in de kinderschoenen, anderen worden al in de praktijk getest. Hieronder vind je de belangrijkste ontwikkelingen.  

1. Slim routeren van gesprekken

AI-systemen gaan een belangrijke rol spelen bij het opzetten van telefoongesprekken. Deze telefoongesprekken gaan over verschillende netwerken. Op dit moment zitten er systemen achter die standaard de goedkoopste route zoeken. 

In veel gevallen is dit prima, maar er kunnen situaties zijn dat je liever optimaliseert op iets anders. Je wilt bijvoorbeeld zo min mogelijk vertraging of een zo goed mogelijke geluidskwaliteit. Maar je kunt er ook voor kiezen om netwerken in bepaalde landen te vermijden. Als je belt met een klant in Vietnam wil je wellicht voorkomen dat je gesprek via het Chinese netwerk gaat. 

AI-systemen kunnen heel snel gesprekken routeren op een manier die voor jou optimaal is. Als mobiele VoIP straks beter mogelijk wordt door 5G, dan is ieder gesprek maatwerk. AI gaat dan zijn waarde bewijzen. 

2. Mogelijkheden voor de klantenservice

AI gaat ook ondersteunen in je klantcontactcentrum. Een optie is om het keuzemenu te vervangen door een AI. Deze vraagt kort uit wat er aan de hand is en verbindt de klant dan door met de juiste persoon. Sommige simpele vragen kunnen mogelijk door de AI zelf worden afgehandeld.

Er zijn nog meer mogelijkheden te bedenken. De AI luistert mee bij gesprekken met de klant en analyseert de gemoedstoestand van de klant. Als de klant boos is, dan wordt deze doorverbonden met iemand die hier goed mee om kan gaan. Deze oplossingen kunnen de dienstverlening flink verbeteren. 

3. Videoconferencing

Er komen steeds betere systemen die real time vertaling mogelijk maken. Het zal niet zo lang meer duren voordat een klant uit Kenia in het Swahili praat en jij in het Nederlands. Een neutraal softwaresysteem verzorgt een accurate vertaling, waardoor jullie elkaar toch begrijpen. 

Internationaal zakendoen wordt zo een stuk makkelijker. Er is geen noodzaak meer voor een tolk. Gesprekken verlopen daarnaast vloeiender, zeker als het Engels (of een andere gemeenschappelijke taal) niet de moedertaal is van de deelnemers.

AI ondersteunt ook op andere manieren bij (video)vergaderingen. Deze kan bijvoorbeeld een samenvatting maken van datgene dat besproken is. Op deze manier is het niet meer nodig om een notulist aan te wijzen. 

4. Slimme assistenten bij gesprekken

‘Hey Siri’, wat is de hoofdstad van Gelderland?’ Slimme assistenten op basis van AI kunnen nu al simpele vragen beantwoorden. In de toekomst doet een slimme assistent mee met een conference call en roep je tijdens het gesprek de hulp in. Heeft iemand een vraag over de wettelijke termijn voor een bezwaarschrift? De slimme assistent zoekt deze gegevens even op en deelt het antwoord in de vergadering. 

Bij gesprekken tussen verschillende partijen, bijvoorbeeld klant en leverancier, zit de assistent aan één kant van de lijn. De accountmanager geeft de assistent opdracht om de offerte even opnieuw door te rekenen als blijkt dat de klant meer producten wil afnemen. 

De voordelen hiervan zijn groot. De slimme assistent is razendsnel en het voorkomt dat een relatief eenvoudig vraagstuk de besluitvorming vertraagt. Het zal nog wel even duren voordat de slimme assistent een volwaardige jurist of controller is. 

Kunstmatige intelligentie en de toekomst van VoIP telefonie

AI gaat veel veranderen en dit geldt ook voor de manier waarop wij bellen met klanten, leveranciers en collega’s. Er zijn heel veel toepassingen denkbaar voor VoIP en AI zoals Voclarion Nachtzuster. Een deel van deze ontwikkelingen kunnen we nu wellicht nog niet eens overzien. Uiteraard houden wij deze ontwikkelingen in de gaten.

AI lijkt het zakendoen via de telefoon een stuk makkelijker te maken. Om snel gebruik te kunnen maken van alle mogelijkheden die AI biedt, is het belangrijk dat je een VoIP-aanbieder kiest met een open platform. Het VoIP-platform van Voclarion kan nu al aan honderden verschillende applicaties worden gekoppeld. 

Meer weten over VoIP telefonie?

VoIP en 5G – welke mogelijkheden zijn er?

Op dit moment rollen de providers het 5G-netwerk in Nederland uit. De belofte is dat 5G vooral sneller mobiel internet betekent. Onder de motorkap verandert er veel meer dan alleen de snelheid. Dit betekent dat er allerlei nieuwe mogelijkheden ontstaan, ook voor mobiele VoIP.

Wat is 5G?

5G staat voor de vijfde generatie mobiel internet. Het is de opvolger van 4G dat in 2013 is geïntroduceerd in Nederland. Momenteel verloopt bijna al het mobiele internetverkeer via het 4G-netwerk.

Het belangrijkste probleem met 4G is dat er te weinig capaciteit is op het netwerk. Je merkt vaak dat het 4G-netwerk overbelast is op drukke plekken, bijvoorbeeld tijdens een voetbalwedstrijd of een ander groot evenement. De capaciteit van het 5G-netwerk is veel hoger. 

Door de hogere capaciteit van 5G zullen dit soort problemen tot het verleden behoren. Daarnaast komt er ruimte om apparaten op het mobiele netwerk aan te sluiten. Denk aan zelfrijdende auto’s of apparaten die verbonden zijn met het Internet of Things (IoT).

Op dit moment zijn nog niet alle smartphones geschikt voor 5G. Alleen de meest recente smartphones kunnen met 5G overweg. Daarnaast is het bereik op moment van schrijven (november 2020) nog beperkt tot locaties in stedelijke gebieden. Pas vanaf 2022 is er een volledige dekking van 5G internet. 

Wat betekent 5G voor mobiele telefonie?

Op dit moment is het nog niet altijd goed mogelijk om met een mobiele telefoon een goed gesprek over een VoIP netwerk te voeren. Dit komt door twee fenomenen, een hoge latency en packet loss. Technische termen die we graag even uitleggen:

Latency is een term die staat voor de tijd die verstrijkt tussen het verzenden van een signaal en de aankomst daarvan. Bij een 4G verbinding is deze latency ongeveer 50 milliseconden, oftewel 1/20ste van een seconde. Bij 5G gaat deze tijd naar beneden, naar ongeveer 10 milliseconden (1/100ste van een seconde) en mogelijk wordt deze later nog korter. Deze kortere reactietijd betekent dat gesprekken vloeiender (zonder haperingen) verlopen en sneller zijn opgezet.

Daarnaast is er soms sprake van packet loss. Ieder telefoongesprek wordt opgeknipt in kleine pakketjes met data. Deze pakketjes worden soms verkeerd gerouteerd in het netwerk en gaan dan verloren. Dit noemen we packet loss. Packet loss treedt vooral op als er veel verkeer is op het netwerk.

Het resultaat van packet loss is dat je een korte hapering hoort. Als dit sporadisch gebeurt, is het niet erg. Als het regelmatig voorkomt, vallen er gaten in een gesprek. Een gesprek is hierdoor moeilijk te volgen en soms wordt de verbinding helemaal verbroken. 

Door de lagere latency en minder packet loss, wordt de gesprekskwaliteit van VoIP-gesprekken over de dataverbinding vergelijkbaar met die over WiFI. Dit maakt mobiele toepassingen van VoIP een stuk interessanter.  

Nieuwe mogelijkheden 5G voor VoIP telefonie

Op het moment dat 5G breed is uitgerold, biedt dit veel mogelijkheden voor medewerkers die mobiel werken. Deze voordelen zijn het grootst voor bedrijfsonderdelen die op wisselende locaties werken. Medewerkers van deze bedrijven kunnen straks: 

  • Bellen en gebeld worden via VoIP
  • Telefoongesprekken voeren zonder haperingen
  • Video gesprekken voeren
  • Hogere kwaliteit videogesprekken zijn mogelijk

Vooral de betere mogelijkheden voor videogesprekken openen nieuwe mogelijkheden. Het meest voor de hand liggend is natuurlijk videoconferencing. Met een betere verbinding en een scherper beeld is het misschien zelfs mogelijk om een goede productdemo op afstand te geven. 

VoIP 5G mogelijkheden

VoIP 5G Augmented Reality voorbeeld

Door 5G ontstaan er ook betere mogelijkheden om augmented reality te gebruiken. Bij augmented reality worden extra elementen toegevoegd aan bestaand beeld. Als een monteur bij een reparatie op locatie vastloopt, kan een engineer helpen. De engineer kan met een pijl en een pictogram aangeven dat de monteur steeksleutel 13 moet gebruiken om een moer vast te draaien. Hetzelfde geldt voor virtual reality, waarbij wordt een virtuele werkelijkheid geprojecteerd op een bril. Hier zijn ook veel interessante toepassingen voor te bedenken. 

Voor de meeste bedrijven zal een bekabelde of wifiverbinding voor VoIP eerst de meest logische oplossing zijn. In sommige situaties kan een 5G-verbinding wel als back-up fungeren. Met een 5G-verbinding is de kwaliteit van de verbinding goed genoeg om in noodsituaties over te schakelen. 

5G en VoIP – is het de toekomst?

De meeste bedrijven zullen in eerste instantie gewoon een bekabelde verbinding blijven gebruiken op hun locaties. Medewerkers en bedrijfsonderdelen die mobiel zijn (denk aan storingsteams, bouwplaatsen en mobiele medische teams), zullen wel profiteren van een betere verbinding via 5G. Zij zijn bereikbaar via VoIP en dit biedt veel meer mogelijkheden om het telefoonverkeer te organiseren dan telefoonverkeer via het spraaknetwerk. 

5G zal mensen nog meer vrijheid geven om overal vandaan te werken. Ook op andere vlakken biedt 5G tal van andere mogelijkheden, zoals op het gebied van Internet of Things. Denk aan sensoren in gebouwen zoals scholen die de luchtkwaliteit meten. Als er te veel CO2 in de lucht zit, krijgt de docent een signaal via een app dat het raam even open moet. Omdat sensoren steeds goedkoper worden, zijn er steeds heel mogelijkheden om apparaten slimmer te maken.

Uiteraard houden wij bij Voclarion deze ontwikkelingen in de gaten. 

Weten wat VoIP voor uw organisatie kan betekenen?

VoIP en Microsoft Teams – de ideale combinatie voor zakelijke communicatie

Het is donderdag, de vaste thuiswerkdag van accountmanager Stephanie. Ze klapt haar laptop open. Het eerste dat opvalt is een e-mail van een van haar klanten. De klant is nogal in paniek en wil voor het eind van het week een offerte hebben voor een nieuwe klimaatinstallatie. 

Stephanie start Microsoft Teams op en belt met de expert op dit gebied, Sylvia. Stephanie weet niet dat zij op een conferentie in Berlijn is. De oproep wordt doorgeschakeld en Sylvia krijgt de Teams-oproep binnen op haar mobiele telefoon.

Ze bespreken de opdracht en besluiten dat Dwight, een van de controllers, ook aan moet haken om een juiste prijsberekening te kunnen maken. Stephanie kiest het verkorte doorkiesnummer van Dwight om hem bij de vergadering aan te laten sluiten.

Stephanie deelt gelijk een document in een chat met Sylvia en Dwight. De drie werken samen in een bestand en het team houdt dagelijks een videovergadering. Als blijkt dat er wat juridische expertise nodig is, kan Mehmet, een externe jurist ook snel aanhaken bij het gesprek.

Flexibel werken vraagt om flexibele oplossingen

De laatste jaren zijn bedrijven en medewerkers steeds flexibeler gaan werken. De medewerkers zitten al lang niet meer allemaal op kantoor. Steeds vaker ontstaan er ad-hoc samenwerkingen tussen mensen uit verschillende afdelingen, zoals het groepje waarmee Stephanie de offerte gaat maken. De samenwerking verloopt dan vaak via een collaboration tool als Microsoft Teams. In deze applicaties werken losse en vaste teams onderling samen. Communicatie vindt plaats via de chat, door te (video)bellen en te vergaderen. De applicatie is geïntegreerd in Microsoft Office 365, waar de teamleden bestanden bewerken, opslaan en met elkaar uitwisselen. De voortgang van het werk wordt veilig bijgehouden in gedeelde agenda’s en met tools als Microsoft Planner en SharePoint.

Het is mogelijk om Microsoft Teams te integreren met een bestaande VoIP telefooncentrale. Met deze integratie, Voclarion Teams genoemd, combineer je het gemak van Microsoft Teams met de voordelen van je telefooncentrale. 

Zo verloopt alle zakelijke communicatie via één systeem. Hierdoor maakt het niet meer uit waar je medewerkers op dat moment aan het werk zijn. Of zij nu op kantoor werken, in een koffiezaak, of in het buitenland, jouw medewerkers zijn altijd makkelijk op dezelfde manier bereikbaar.

De voordelen van VoIP en Microsoft Teams

De integratie van VoIP en Microsoft Teams heeft veel voordelen voor de bereikbaarheid in jouw bedrijf:

  • Je kunt het volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht integreren in Microsoft Teams. Denk dus aan wachtrijen, tijd- en belschema’s, BHV, conference groepen, ACD groepen en doorschakeling bij afwezigheid. Je kunt zelfs dezelfde verkorte doorkiesnummers gebruiken als voorheen.
  • Alle zakelijke communicatie en samenwerking vindt plaats in één omgeving. Deze omgeving is te bereiken via een computer of laptop, tablet of smartphone. Hierdoor kunnen jouw medewerkers werken waar zij maar willen. Vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd. Bij een uitgaand gesprek is alleen het vaste zakelijke nummer zichtbaar.
  • Je medewerkers hebben één adresboek voor al hun contacten. Dit scheelt een hoop zoekwerk naar telefoonnummers of e-mailadressen.
  • Met Voclarion Teams kun je elke gemiste oproep automatisch doorschakelen naar een ander nummer (bijv. naar een helpdesk of de receptie), of deze oproep nu binnenkomt via teams of een telefoon. 
  • Dankzij de koppeling met de agenda, kan je bij het doorverbinden of bellen zien of een collega telefonisch bereikbaar is.
  • Medewerkers kunnen hun eigen privé mobiele nummer behouden. Het enige dat nodig is om te bellen is een 4G of WiFi-verbinding. 
  • Is er op een locatie slechte mobiele dekking, dan is de medewerker via WiFi gewoon bereikbaar. 
  • Je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen of verwijderen via een webportaal.

Hoe werkt VoIP en Microsoft Teams integratie

Microsoft Teams beschikt standaard over een beperkte PBX-telefooncentrale met minimale mogelijkheden. Door jouw eigen telefooncentrale aan Microsoft Teams te koppelen, maak je van jouw telefonie en Microsoft Teams één geïntegreerd systeem. Hierbij behoudt je volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht. Dus alle doorkiesnummers, groepen, keuzemenu’s en andere telefoonfuncties blijven intact.  

Er is een veilige koppeling tussen de VoIP telefooncentrale en Microsoft Teams. Hosted VoIP telefooncentrales draaien in beveiligde datacenters en zijn altijd dubbel uitgevoerd. Zo is jouw bedrijf altijd bereikbaar.  

Flexibeler werken

In het bedrijf waar Stephanie en haar collega’s werken, heeft Voclarion Teams nieuwe mogelijkheden geopend. Het is nog makkelijker geworden om samenwerkingen op te zetten tussen collega’s verschillende afdelingen. Hierdoor kan het bedrijf sneller inspringen op veranderingen in de markt. Tegelijkertijd genieten de medewerkers van meer vrijheid en flexibiliteit. Zij kunnen immers werken waar en wanneer zij maar willen. 

Bekijk ons PDF brochure:

Microsoft teams – Voclarion 2020

Lees hier over onze VoIP aanbieding voor thuiswerken

 

Wil je weten welke mogelijkheden Voclarion Teams biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via 085 1119 119 of stuur een e-mail naar sales@voclarion.nl