Hybride werken: 5 tools voor de ideale (thuis)werkplek

ledereen heeft tijdens het verplichte thuiswerken in de corona pandemie kennisgemaakt met videobellen. Dat ging regelmatig gepaard met komische situaties, verstoringen of oponthoud. Denk maar aan het gebruik van filters en achtergronden, het muten en un-muten van microfoons of verbindingen die niet toereikend waren. Houtje-touwtje dus.

Nu hybride werken here to stay is, komt de vraag: hoe ziet een ideale, professionele (thuis)werkplek er dan uit? We zetten 5 onmisbare tools en tips voor je op een rij voor het inrichten van een moderne hybride werkplek.

1. Laptop, beeldscherm, toetsenbord en laptopstandaard

The bare minimum. De Arbowet kent een specifieke regelgeving rondom beeldschermwerk. Als je op een laptop werkt, moet je ook een los beeldscherm ernaast hebben dat je op de juiste hoogte kunt instellen, net als een los toetsenbord en muis. Sommige organisaties – zoals VodafoneZiggo – bieden dit gratis aan aan hun werknemers. Andere werkgevers – zoals KPN – bieden ook een Arbo-proof werkplek en bureaustoel aan.

2. Goed beeld en geluid

Alsof je met elkaar op kantoor zit: zo moet thuiswerken ervaren worden. De VPN-verbinding biedt een stabiele verbinding voor internet en videobellen. Voor dat laatste gebruiken de meeste werknemers nu nog de camera en microfoon die zijn ingebouwd in hun laptop, tablet of smartphone. 

Overschakelen naar een relatief goedkope set (€ 130) met losse HD-camera met ingebouwde speakerphone plus een headset geeft – in combinatie met de stabiele VPN-verbinding – al een veel professionelere indruk. Het is met deze camera bovendien ook mogelijk om met z’n tweeën in beeld te zijn.

3. Een professionele achtergrond

In eerste instantie vonden we het wel grappig, een kijkje te nemen in andermans huizen tijdens het videobellen. Zoom ging al snel virtuele achtergronden ondersteunen, maar dit geeft een vreemd beeld wanneer iemand beweegt. Tijd dus om ook dit professioneler aan te pakken! 

Voor slechts een paar tientjes geef je je werknemers een opvouwbaar scherm dat ze achter hun werkplek kunnen opstellen, mét logo van de organisatie. Geen afleiding meer, maar rust op de achtergrond. Voor andere huisgenoten is het bovendien helder dat je aan het werk bent en niet gestoord kunt worden.

4. Een goede omgeving om samen te werken

Tijdens het thuiswerken in de coronapandemie deden aanbieders van collaboration tools als MS Teams, Google Meet en Zoom hun maatschappelijke plicht om onderwijs en werk te laten doorgaan: ze stelden hun tools vaak gratis beschikbaar, ook voor grotere, professionele meetings. Nu we weer langzaamaan teruggaan naar kantoor, moet er weer gewoon betaald worden. 

Voclarion biedt een geïntegreerde communicatie oplossing binnen MS Teams aan die gekoppeld kan worden met de VPN-verbinding en de CRM-tool van de organisatie. Deze Plug-in voor Teams kan uitgebreid worden met volledige callcenter-functionaliteit. Optimaal samenwerken vanaf elk apparaat, ongeacht of je op kantoor werkt, vanaf huis of van waar ook ter wereld.

5. Een smartphone als verlengde van de telefooncentrale

Als er alleen maar één-op-één telefoonverkeer zou plaatsvinden tussen kantoor en een werknemer, dan zouden telefoongesprekken gewoon doorgeschakeld kunnen worden van kantoor naar de thuiswerkplek. Maar er is ook behoefte aan doorverbinden, in de wacht zetten en toegang tot klantgegevens tijdens het bellen. En wat te denken van klanten die inbellen op een callcenter of helpdesk en normaal gesproken in een wachtrij terechtkomen tot het eerstvolgende toestel vrij is? 

Hiervoor is vast-mobiel integratie de oplossing. Zowel de telefonie op kantoor als de smartphones van de werknemer worden gekoppeld aan de VoIP-telefooncentrale van Voclarion. Op deze manier kan de werknemer een telefoongesprek aannemen, doorverbinden en in de wacht zetten alsof hij of zij op kantoor is. 

Bovendien kan er een onbeperkt aantal smartphones in een groep geplaatst worden en wordt er dus altijd doorgeschakeld naar de eerste medewerker die telefonisch beschikbaar is. De ideale oplossing om telefonistes, callcenter- en helpdeskmedewerkers thuis te laten werken.

Investering én besparingen

Uiteraard is omschakelen naar een hybride omgeving een behoorlijke omschakeling voor een organisatie. Dit gaat gepaard met investeringen, zowel in mensen als hardware en software. De investeringen zijn goed te overzien. Het betreft de eenmalige aanschaf van hardware en een aantrekkelijke prijs per maand voor de gebruikte softwaretools.

De besparingen die je realiseert met het creëren van een professionele hybride werkomgeving zijn echter zowel op korte als lange termijn tastbaar:

  • Besparing op telefoniekosten
  • Besparing op kantoorruimte en dus huur
  • Besparing op reiskosten van medewerkers
  • Concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers door aanbod professionele, flexibele werkomgeving
  • Toegang tot meer goede potentiële medewerkers buiten vaste straal kantoor door aanbod thuiswerken

Meer info over hybride werken?

Waar staat jouw organisatie momenteel? Check de 4 maturity levels in de whitepaper ‘Hybride werken: De ideale thuiswerkplek’

Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat.

In de whitepaper tref je ook praktijkvoorbeelden aan.  

In de onderstaande blogs gaan we in op hoe je de organisatie meekrijgt in een veranderende werkomgeving en wat de valkuilen en succesfactoren zijn bij het invoeren van een hybride werkomgeving.

Hybride werken: voor wie werkt het en voor wie niet?

De uitbraak van de coronapandemie maakte ineens haarscherp duidelijk wat essentiële beroepen zijn en wat niet. Met het thuiswerkadvies van het kabinet werd ook nog eens heel helder welke beroepen (bijna) probleemloos konden overschakelen naar online en welke beroepen niet. Voor wie in jouw organisatie werkt hybride werken eigenlijk (of juist niet)?

Slechts 35% van alle werknemers kan thuiswerken

Organisatieadviesbureau McKinsey deed in februari 2021 naar aanleiding van de coronapandemie uitgebreid internationaal onderzoek naar de toekomst van werk. Hieruit blijkt dat slechts 35% van alle werknemers ook daadwerkelijk thuis kán werken. Meestal zijn dat de werknemers die eerder al kantoorwerk met de computer deden. 

Functie- en taakafhankelijk

De taak bepaalt dus of thuiswerken wel of niet mogelijk of gewenst is. 

Als je met machines of gevaarlijke stoffen werkt of meerdere beeldschermen nodig hebt, dan is thuiswerken niet of amper haalbaar. En ook als je kapper, tandarts of winkelier bent, klinkt het – in elk geval voor het grootste deel van je tijd – niet logisch. Horeca, persoonlijke verzorging en landbouw? Een no-go. Er zijn ook beroepen die best online kunnen in geval van nood, maar toch echt beter live kunnen, denk maar aan het middelbaar en basisonderwijs.

Daar recht tegenover staan natuurlijk e-commerce partijen en digitale platformen, die altijd al online werkten. In een groot aantal organisaties werkt echter een deel van de mensen op kantoor en een deel op een andere locatie. In jouw nieuwe beleid voor hybride werken maak je dan ook afspraken per functie en bepaalt de taak de locatie. 

Gratis tip!

Wil jij jouw telefonisten, callcenter- en helpdeskmedewerkers ook laten thuiswerken? Dat kan! Vraag eens aan Voclarion hoe zij dit oplost voor jouw organisatie geintegreerd binnen MS Teams

Persoonlijke voorkeur

Sommige mensen wisten niet hoe snel ze weer op kantoor aan het werk moesten gaan na het verplichte werken vanuit huis. Wat misten ze vooral? Sociale aspecten, structuur en een scheiding tussen privé en werk. Soms is het lastig een eigen plek in huis te claimen, zeker als iemand klein woont. Het kan zijn dat (jonge) kinderen een afleiding vormen. Het ritje in de auto, op de fiets of in het OV vormt voor veel mensen ook een prettige overgang tussen werk en privé en wordt ervaren als een moment voor henzelf. 

Anderen vinden het juist heerlijk om elke dag min of meer zelf te structureren. Ze hebben geen moeite om zelf op te starten en te doen wat ze moeten doen. Wellicht vinden ze het geroezemoes van een eventueel gezin om zich heen wel prettig of hebben ze de luxe van een eigen werkplek. Ze plannen bewust sociale momenten in én tijd om te sporten of even alleen te zijn. Soms werken ze niet alleen thuis, maar ook op andere locaties. Zij verlangen minder terug naar een bestaan op kantoor met vaste tijden.

Zoveel mensen, zoveel wensen dus: ook in jouw organisatie. Tijdens het invoeren van hybride werken is het daarom goed mensen inspraak te geven over hun eigen schema en binnen een team onderling te laten bepalen op welke vaste momenten men samenkomt.

Meer info over hybride werken?

Download dan nu de reeks van drie whitepapers over hybride werken, waarin we zowel de menskant, de praktische kant als de technologische kant belichten.

Hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief

De ideale werkplek

Hoe implementeer ik hybride werken

Check ook onze overige blogs over tevreden en productieve medewerkers die hybride werken:

Hybride werken: de 3 belangrijkste menselijke pijlers

Je wilt graag hybride werken invoeren voor jouw organisatie. Wat komt erbij kijken en hoe regel je het in een keer goed? De technologie is je duidelijk, maar wat maakt nu dat jouw werknemers zich gelukkig of ongelukkig gaan voelen in deze nieuwe werkomgeving? Hieronder vind je de 3 belangrijkste menselijke pijlers onder hybride werken. 

1. Structuur

Het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid komt met het geven van structuur. Mensen moeten leren omgaan met de nieuwe autonomie en hebben kaders en handvatten nodig om te kunnen functioneren. Ook in een hybride werkomgeving hebben ze behoefte aan leiderschap. 

Het bieden van een goede structuur dient verschillende doelen. Het zorgt ervoor dat:

  • Mensen zich niet verloren voelen met al die nieuwe vrijheid
  • Men betrokken blijft en zich onderdeel voelt van het grotere geheel
  • Er informatie uitgewisseld blijft worden
  • Het sociale aspect van de relaties in het team ondersteund wordt
  • Je de voortgang kunt meten

Structuur bied je bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er:

  • Wekelijks een teamoverleg is op een vast tijdstip, ongeacht op welke locatie de teamleden zijn. Zorg altijd voor een duidelijke agenda, een voorzitter en notulen. Hierin komt ook de koers en strategie van de organisatie ter sprake.
  • Dagelijks een korte check-in en check-out is, bijvoorbeeld om 10 uur en 16 uur. Dit zijn momenten waarin er even ruimte is voor het virtuele ‘praatje bij de koffie-automaat’, maar waarin iedereen ook aangeeft wat hij of zij die dag gaat doen of gedaan heeft en waar diegene hulp of ondersteuning nodig heeft van de anderen. 
  • Vaste momenten samen op kantoor zijn, waarbij er ruimte is om specifiek de connectie, cultuur en creativiteit te voeden. Dat kunnen brainstormsessies of samenwerksessies in een andere werkvorm zijn, maar ook sociale evenementen, zoals een vrijdagmiddagborrel.

2. Heldere doelen en afspraken

Plaats- en tijdonafhankelijk werken draait om het loslaten van vaste werktijden en controle. Dus wordt iedereen zo goed mogelijk gefaciliteerd en stuur je op resultaat. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft en exact weet waar hij of zij naartoe moet werken?

  • Visie & Missie. Medewerkers kunnen alleen bijdragen aan de doelen van de organisatie als ze het hoe, waarom en waarmee kennen. Het invoeren van een nieuwe vorm van werken is een uitstekend moment om weer eens te checken of iedereen op de hoogte is van de exacte visie, missie en koers van de organisatie. Ook als team heb je een heldere visie, missie en strategie. Pas als medewerkers precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen.
  • Persoonlijk Ontwikkelplan. Een persoonlijk ontwikkelplan per medewerker is een goed instrument om op resultaat te sturen. Je legt erin vast wat de korte en langetermijndoelen zijn, wat beide partijen verwachten van elkaar en wat de behoeften van de medewerker zijn op het gebied van groei, ondersteuning en opleiding. Je neemt er ook in op hoe de werknemer de taak gaat uitvoeren.
  • Agenda Een heldere maand-, jaar- of kwartaalagenda die voor iedereen toegankelijk is, is een prettige tool om bijvoorbeeld aan te geven wie wanneer waar verwacht wordt en welke sessies, trainingen en evenementen er zijn.

3. Werkgeluk

Werkgeluk ervaar je wanneer het geestelijk, lichamelijk en sociaal goed met je gaat. Geplaatst in de context van hybride werken, gaat het over het volgende:

  • Geestelijk. Beschikken over eigen tijd is een kostbaar iets, maar kan ook onrust geven als je niet goed weet hoe deze tijd in te delen. Het is daarom prettig om structuur te hebben of aangereikt te krijgen (zie boven). Wil je je werk goed doen, maar heb je niet de juiste middelen of informatie, dan geeft dat stress. Het technologisch goed faciliteren van arbeidsprocessen is dan ook van essentieel belang.
  • Lichamelijk. Sinds we meer thuiswerken zijn er meer klachten over rug-, schouder-, nek- of armpijn. Een beter bewijs voor het belang van een goede Arbo-proof werkplek is nog niet eerder geleverd! Het faciliteren van goede thuiswerkplekken is dan ook noodzaak. De investering voor de organisatie haalt het bij lange na niet bij de kosten van werknemers die – wellicht langere tijd – uitvallen door ziekte. Het voordeel van thuiswerken en daardoor minder reistijd is dat de werknemer meer tijd kan besteden aan lichamelijke beweging.
  • Sociaal. Meer en vaker thuis werken heeft impact. Als iedereen altijd en overal kan werken, voelen sommige werknemers de verantwoordelijkheid om steeds maar beschikbaar te zijn toenemen. Hoewel het prettig is dat door het wegvallen van reistijd de werknemer meer tijd geeft voor gezin, houdt het ook in dat de grens tussen werk en privé vervaagt. Dit kan onrust geven. Het is daarom essentieel dat je als weggever hele duidelijke kaders stelt wanneer werknemers wel en niet beschikbaar hoeven te zijn. Verder is het belangrijk dat de sociale band met de collega’s blijft bestaan en gevoed wordt door vaste momenten van samenzijn op kantoor, of dit nu om samenwerken of ontspannen gaat.

Meer weten over hybride werken?

Download dan nu de reeks van drie whitepapers over hybride werken, waarin we zowel de menskant, de praktische kant als de technologische kant belichten.

Hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief

De ideale werkplek

Hoe implementeer ik hybride werken

Check ook onze overige blogs over tevreden en productieve medewerkers die hybride werken:

Hybride werken: is jouw organisatie er klaar voor?

Als de coronapandemie iets heeft veranderd, dan is het wel de manier waarop we werken. Er is nog nooit zo massaal geëxperimenteerd met thuiswerken als de afgelopen twee jaar. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werknemers post-corona graag flexibele werkmogelijkheden willen behouden: deels op kantoor en deels thuis. Hybride werken dus. 

Maar hoe richt je dat praktisch in als organisatie? En hoe bewaak je het welzijn van je mensen, de sociale samenhang en productiviteit?

Nieuwe uitdagingen

Tijdens de lockdowns bleek werken op afstand ineens best goed te kunnen. Sterker nog, mensen waren thuis zelfs productiever dan op kantoor. Tegelijkertijd brengt thuiswerken nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie, leidinggeven, technologie en mobiliteit. 

Laten we dus eens beginnen bij het begin: waarom zou je hybride werkmogelijkheden überhaupt willen aanbieden als organisatie? Hieronder twee van de belangrijkste redenen.

Reden 1 | Werknemers vragen erom

In een recent artikel op LinkedIn (juni 2021) publiceerde men aan de hand van een enquête een top zeven van factoren die mensen belangrijk vinden wanneer ze zoeken naar een nieuwe baan. ‘Flexibele werkmogelijkheden’ steeg van plaats zeven naar vier:

1. Een goede balans werk/privé 

2. Uitstekende beloningen en benefits

3. Inspirerende collega’s en een dito cultuur

4. Flexibele werkmogelijkheden

5. Transparant en effectief management

6. Uitdagend werk

7. Werkzekerheid

Het aanbieden van goede hybride werkmogelijkheden maakt jouw organisatie dus aantrekkelijker om voor te werken en geven je op die manier een concurrentievoordeel. 

Quote ‘Laat toekomstgericht leiderschap zien”

Reden 2 | Vanuit maatschappelijk oogpunt

Het zijn niet alleen de werknemers, maar ook werkgevers die de omslag toejuichen. Vanuit de vraag ‘Hoe houden we Nederland mobiel zonder dat het klimaat daarvoor de rekening betaalt?’ bundelden 50 grote Nederlandse bedrijven hun krachten onder de naam ‘Coalitie Anders Reizen’, om hun CO2-uitstoot te verminderen. 

Deze coalitie – waaronder Unilever, DSM, Philips, ING en Aegon – stelde tien ‘koplopermaatregelen’ vast, waaronder minder reizen en meer vanuit huis werken. 

Ook de Rijksoverheid maakt deel uit van de coalitie. In onderstaand filmpje een interessant tafelgesprek tussen Cora van Nieuwenhuizen (minister van van Infrastructuur en Verkeer), Ingrid Thijssen (voorzitter VNO-NCW), Laurentien van Oranje (sociaal ondernemer & strateeg) en Hugo Houppermans (directeur Coalitie Anders Reizen) over hybride werken.

Het realiseren van hybride werkmogelijkheden is dus een uitstekende eerste stap om als organisatie je steentje bij te dragen aan de grote uitdagingen waar we als maatschappij mee te maken hebben.

Denk naast deze twee belangrijke redenen ook eens aan besparing op bijvoorbeeld kantoorruimte en reiskosten. En een hogere productiviteit betekent een beter bedrijfsresultaat!

Waar staat jouw organisatie momenteel?

Zoals gezegd gaan er veel nieuwe uitdagingen gepaard met hybride werken. In dit blog gaan we in op de technologie rondom de communicatie. Want hoe waarborg je een naadloze communicatie als niet iedereen zich meer in één gebouw bevindt, maar op verschillende locaties? Het antwoord is: door je communicatiesystemen te integreren. 

Om te bepalen waar jouw organisatie nu staat en te laten zien wat er mogelijk is, vind je hieronder de vier niveaus waarop jouw organisatie zich kan bevinden op het gebied van communicatietechnologie. Ga eens na waar jouw organisatie nu staat én waar je naartoe wilt.

Niveau 1 | Ad hoc

Locatie-onafhankelijk werken is (nog) niet standaard in jouw organisatie. Af en toe krijgt een medewerker toestemming om thuis te werken. Medewerkers kunnen vanuit huis inloggen in hun mailbox en gebruiken hun eigen telefoon om te communiceren.

Niveau 2 | Basis

Meer dan 50 procent van de medewerkers werkt dagelijks thuis en kan met een VPN-verbinding via de bedrijfslaptop inloggen op het bedrijfsnetwerk voor klantinformatie. Ze kunnen gesprekken – doorgeschakeld vanaf het directe telefoonnummer op kantoor – thuis beantwoorden met hun smartphone. 

Niveau 3 | Geïntegreerd

Onafhankelijk van de locatie waar ze werken, beschikken medewerkers over alle benodigde communicatiemiddelen en -tooling. Doordat hun smartphones volledig geïntegreerd zijn met de telefooncentrale, kunnen medewerkers telefoongesprekken ontvangen op hun directe telefoonnummer. Ook van groepsgesprekken waar ze aan deelnemen. 

Ze kunnen gesprekken aannemen, in de wacht zetten of doorverbinden. Ze hebben bovendien directe toegang tot klantgegevens op hun beeldscherm tijdens de telefoongesprekken. Binnen de organisatie is er iemand specifiek verantwoordelijk voor de communicatietechnologie, terwijl op de IT-afdeling systemen geïntegreerd worden en veiligheidsstandaarden verbeterd worden.

Niveau 4 | Geoptimaliseerd

Op dit niveau zijn alle elementen zoals beschreven in niveau 3 naadloos geoptimaliseerd. Hybride werken is volledig geïncorporeerd in het bedrijf. Door de aangeboden flexibiliteit in werkmogelijkheden ontstaat een groot concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers. 

Er is bovendien een flinke besparing te realiseren op kantoorruimte en reiskosten. Huidige medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek en kunnen daardoor wonen waar ze willen, wat bijdraagt aan hun welzijn. Nieuwe medewerkers kunnen in een grotere straal gezocht worden. Het kantoor krijgt een nieuwe functie en wordt meer een plek voor sociale interactie en kennisdeling. 

Waar staat jouw organisatie momenteel? Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je thuiswerkers tevreden en productief houdt en hoe een goede thuiswerkplek er eigenlijk uitziet.

Meer weten over de uitdagingen rondom hybride werken? Download dan nu de gratis whitepaper Hybride werken, hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief

Hybride werken implementeren: in 1 keer goed!

Je wilt met jouw organisatie graag hybride werken invoeren. Goed voor de organisatie, want hogere productie, kostenbesparing en concurrentievoordeel. Goed ook voor de werknemer, want keuzevrijheid leidt namelijk tot groter werkgeluk. En je vermindert ook nog eens CO2-uitstoot. 

Eyes on the price dus! Maar hoe regel je dit technologisch? Hoe blijf je veilig en bereikbaar? En vooral, hoe doe je het in één keer goed? Hieronder leggen we je uit hoe je dát voor elkaar krijgt. Op naar Unified Collaborated Communications (zoals het officieel heet)!

De basis

Wat je nodig hebt als technologische basis om op een professionele manier hybride werken in te voeren, is het volgende:

  1. VPN-verbinding

Veilig internetten, videobellen én bestanden uitwisselen doordat informatie versleuteld wordt. Vanaf minder dan € 10,- per maand. Heb je al een VPN-verbinding? Dan moet de bandbreedte wellicht verhoogd worden nu meer mensen thuis gaan werken.

  1. Camera met microfoon en speaker per werknemer

Professioneel beeld en geluid tijdens videovergaderingen. 

De gehele set kost slechts € 130,-.

  1. Collaboration tool (samenwerkingssoftware, zoals MS Teams)

Online vergaderen en videobellen, veilig bestanden delen, realtime back-up en antivirusbescherming.

Uiteraard zorg je voor een Arboproof werkplek per werknemer en wellicht nog zo’n handig opvouwbaar scherm met het bedrijfslogo voor een professionele achtergrond tijdens het videobellen met klanten. Maar als je in bovenstaande drie zaken voorziet, dan heb je technologisch al een goede basis voor de volgende stap: aansluiting op een VoIP-telefooncentrale.

Aansluiting op een VoIP-telefooncentrale

Om communicatiesystemen te kunnen integreren, heb je een aansluiting van jouw organisatie nodig op een VoIP-telefooncentrale en een vast-mobielintegratie. Met dat laatste worden de smartphones – zoals gebruikt door jouw werknemers – onderdeel van de telefooncentrale. De grootste voordelen? 

  • Alle werknemers zijn overal bereikbaar onder één zakelijk nummer;
  • Iedereen kan telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden, net als met een vast toestel op kantoor;
  • Iedereen kan mobiel uitbellen met het vaste bedrijfsnummer;
  • Mobiele gebruikers kunnen onderdeel zijn van een algemeen groepsnummer (mogelijkheid wachtrij bij inkomende gesprekken);
  • Besparing op telefoonkosten (geen doorschakelkosten meer van vast naar mobiel, geen gesprekskosten meer voor onderlinge gesprekken met mobiele collega’s);
  • Te koppelen met meer dan 100 CRM en ERP-pakketten;
  • Grip op telefonie door monitoring & rapportage.

Een soepele en veilige migratie

Om te garanderen dat de migratie naar de VoIP-telefooncentrale in één keer goed verloopt, doorloopt Voclarion met jou en jouw mensen de volgende stappen:

  • Projectteam. We vormen een projectteam met jouw telefonist(e), manager callcenter, manager helpdesk en manager ICT. Van Voclarion zitten er in het projectteam een projectmanager, een senior consultant, een wifi-specialist, een netwerkbeheerder, een AI-specialist en eventuele toeleveranciers van Voclarion.
  • Instructie. Behalve dat we alle stappen met het projectteam doorlopen, instrueren we jouw mensen ook over de werking van de nieuwe telefooncentrale, zodat zij intern hun collega’s wegwijs kunnen maken;
  • Invoer. De nummerreeks van vaste en mobiele toestellen wordt overgeheveld van jouw huidige telecomprovider naar Voclarion. Dit nummerplan voeren wij in ons datacenter in. We stellen ook de gewenste groepen van smartphones in; 
  • Testen. De twee telefooncentrales worden naast elkaar getest. Eerst aan de kant van Voclarion, daarna aan de kant van jouw organisatie. Pas als alles vlekkeloos verloopt met de nieuwe centrale wordt de oude centrale ontkoppeld;
  • Migratie. De migratie naar de nieuwe telefooncentrale vindt altijd ‘s nachts plaats. Mocht er toch sprake zijn van downtime tijdens het overzetten van het systeem (maximaal een uur), dan is de impact minimaal;
  • Aanwezig. Voclarion is altijd op jouw locatie aanwezig tijdens het live gaan van de nieuwe centrale en gaat pas weg wanneer het werkt;
  • Puntjes op de i. In de twee weken na het live gaan houden de sleutelfiguren in jouw organisatie de ervaringen met de nieuwe telefooncentrale bij. Voclarion kan deze kleine zaken op afstand verhelpen.

Veilig, bereikbaar en professioneel: in 1 keer goed!

Je hebt nu technologisch gezien een volwaardige, hybride werkomgeving gecreëerd. 

Jouw werknemers kunnen veilig communiceren en bestanden uitwisselen, goed afgeschermd tegen hackers en internetcriminelen. Ze kunnen op een professionele manier internetten en videobellen. Ze zijn optimaal bereikbaar, kunnen telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden en hebben alle relevante (klant)gegevens op hun scherm terwijl ze aan het bellen zijn.

Meer info over het implementeren van hybride werken?

Download dan de gratis whitepaper Hybride werken: Hoe implementeer ik hybride werken? Voclarion helpt je graag om dit te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je security goed organiseert wanneer je een hybride werkomgeving implementeert en nemen we je mee langs vragen die wellicht ook bij jou spelen:

  • Blog 8: Hybride werken: Security goed organiseren
  • Blog 9: Hybride werken: De 11 meest gestelde vragen

Meer weten over het implementeren van Hybride werken in jouw organisatie? Download dan nu de gratis whitepaper Hoe implementeer ik hybride werken

Hybride werken implementeren: 7 valkuilen en 8 succesfactoren

Uiteraard wil jij dat het proces van overgaan naar hybride werken zo soepel mogelijk verloopt. Hoe behoed je jouw organisatie voor veelgemaakte fouten, zorg je dat je zowel je collega’s als het managementteam tevreden houdt én dat alles in een keer goed gaat? Wij zetten de valkuilen en succesfactoren van hybride werken voor je op een rij.

Veelgemaakte fouten bij hybride werken

Laten we beginnen met wat je niet moet doen. Sommige van deze valkuilen lijken misschien open deuren, maar het zijn daadwerkelijk veelgemaakte – en ook hele menselijke – fouten. 

De 7 valkuilen zijn: 

  1. Vooraf geen draagvlak creëren binnen alle lagen van de organisatie

Elke verandering binnen de organisatie heeft draagvlak nodig. Het klopt dat mensen de afgelopen jaren beter bekend zijn geraakt met thuiswerken. Maar het overgaan naar een echte hybride werkomgeving met bijbehorende nieuwe regels vergt meer van ze. Ga er dan ook niet van uit dat ze de verandering als zoete koek zullen slikken. 

  1. Door blijven gaan met houtje-touwtje oplossingen op het gebied van communicatie

Je kunt niet van werknemers verwachten dat ze optimaal productief en tevreden werken als ze daarvoor niet de juiste middelen hebben. Het is belangrijk dat technologie niet hapert, de communicatie soepel verloopt en collega’s bereikbaar zijn. Zie succesfactor 3 hieronder en de whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek.

  1. Nog te veel controle willen uitoefenen op werknemers

Hybride werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook betekent het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid aan je werknemers. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie toonde aan dat de meeste werknemers uitstekend in staat zijn daarmee om te gaan en zelfs productiever zijn dan op kantoor. 

  1. Geen duidelijke nieuwe regels invoeren of te veel nieuwe regels in een keer willen invoeren

Gedragsverandering is een van de lastigste dingen die er bestaat. Het kost tijd. Wees helder over nieuwe regels en voer ze stap voor stap in, zodat mensen niet overweldigd raken. Meer leren over de menselijke kant van organisatieverandering? Zie de boekentip over hybride werken en leiderschap onderaan dit blog.

  1. Ervan uitgaan dat werknemers geen structuur meer nodig hebben

Iedereen heeft structuur nodig. Het is aan jou om de kaders te stellen, zeker als mensen nog moeten wennen aan hun nieuw verkregen autonomie. In de whitepaper Hybride werken: hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief vind je een aantal suggesties op het gebied van structuur geven aan de dag. 

  1. Weerstand afdoen als ‘lastig en onwenselijk’

Weerstand van mensen komt voort uit een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijkheid over een verandering. Toon dus begrip door uit te spreken dat je hun onrust begrijpt en laat medewerkers zelf meedenken over oplossingen, zodat ze zich betrokken voelen.

Zo boek je wél succes!

Goed, je bent nu alert op de valkuilen. Maar wat moet je dan wél doen om iedereen mee te krijgen en te zorgen dat alles goed verloopt? Zie hier de 8 succesfactoren:

  1. Een heldere en inspirerende visie hebben

Zorg dat het waarom, hoe en wat goed duidelijk is bij alle werknemers. Pas als ze precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen. 

  1. Een goed doortimmerd projectplan hebben

Een goed projectplan dat voor iedereen inzichtelijk is, met daarin tijd, kosten en einddoel vermeld, zorgt voor veiligheid, zekerheid en duidelijkheid.

  1. Een juiste integratie van vast-mobiel en koppeling met CRM-systeem en andere communicatiesystemen

Pas met de juiste koppeling van communicatiemiddelen zijn werknemers in staat optimaal productief en professioneel te werken. 

  1. Transparante en eenduidige communicatie

Zorg dat er transparant en eenduidig gecommuniceerd wordt naar werknemers. Vermijd verrassingen door heldere regels met elkaar op te stellen. Zet een duidelijke structuur en kaders neer.

  1. Medewerkers meer actief verbinden

Verbind medewerkers actief met elkaar om de sociale cohesie te blijven waarborgen. Moedig ze aan elkaar te bellen en af te spreken. Bijkomend voordeel: ze gaan meer dingen met elkaar oplossen!

  1. Ontmoetingen op kantoor ‘regisseren’ 

Je zult actiever mensen bij elkaar moeten brengen op kantoor om de verbinding in de organisatie te behouden. Ontwikkel nieuwe werkvormen om samen te werken, zoals brainstormsessies, samenwerksessies en dergelijke. 

  1. Begrip hebben voor weerstand

Heb begrip voor weerstand. Het is een roep om meer veiligheid, zekerheid en duidelijkheid. 

  1. Werknemers vertrouwen

Je kunt niet meer als een spin in het web controle uitoefenen op je werknemers als ze vanaf meerdere plekken werken. Dat hoeft ook niet. De meeste werknemers zijn prima in staat om te gaan met verantwoordelijkheid en vrijheid. De taak bepaalt de werkplek, de output het resultaat.

Boekentip hybride werken en leiderschap

Meer weten over de menselijke kant en leiderschap bij het overgaan naar een hybride werkomgeving? Dan tippen we je graag over het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Meer info over hybride werken?

Download de gratis whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek voor meer tips!

In de overige blogs gaan we in op de vraag waaraan een ideale (thuis)werkplek in een hybride omgeving moet voldoen en hoe je kunt omgaan wanneer je weerstand tegenkomt in de organisatie:

Hybride werken: 4 tips om met weerstand om te gaan

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Dit credo geldt ook wanneer je hybride werken gaat invoeren. Sommige werknemers ervaren thuiswerken als prettig en zien er als een huis tegenop om terug te keren naar kantoor. Anderen zouden juist het liefst teruggaan naar de oude situatie. Hoe ga je om met weerstand bij het invoeren van hybride werken?

Waarom schieten mensen in de weerstand?

Weerstand is verzet. Het heeft te maken met de kennis die mensen hebben over een verandering, hun houding en gevoel ten opzichte van die verandering en met het gedrag dat zij vertonen als gevolg van de verandering (Jaap Boonstra, De Verandermanagementbox). 

Om wat voor redenen komen mensen in verzet?

  • Niet durven veranderen (angst)
  • Niet willen veranderen (twijfel)
  • Geen afscheid willen nemen van het oude (verdriet)
  • Geen verandering willen accepteren (boosheid)

Weerstand heeft dus vaak te maken met onzekerheid. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie bracht voor veel mensen extra vrijheid, maar ook extra belasting. De werk-privébalans is anders komen te liggen, zowel positief als negatief. Bij positief kan bijvoorbeeld gedacht worden aan minder reistijd en daardoor meer tijd voor het gezin. Maar als je thuiswerkt met kleine kinderen om je heen, dan heb je dit misschien wel als heel onrustig ervaren. Dit zijn dus zaken om goed bij stil te staan bij het invoeren van nieuw beleid.

Waar kan men zich onzeker over voelen bij het invoeren van een nieuwe (hybride) werkvorm?

  • Het verlies van (net gewonnen) vrijheid
  • Te weinig of te veel (opgelegde) structuur
  • Onduidelijkheid over nieuwe regels
  • Te veel nieuwe regels in een keer
  • Te veel eigen verantwoordelijkheid
  • Sociale isolatie
  • Minder contact met collega’s
  • Afscheid moeten nemen van de oude structuur
  • Angst dat kennis en vaardigheden niet aansluiten

Soorten weerstand en gedrag

Je kunt twee soorten weerstand tegenkomen: directe (positieve) weerstand en indirecte (negatieve) weerstand. 

Directe weerstand is herkenbaar doordat iemand zich open en eerlijk uit, dus ook over bezwaren. Diegene spreekt zich uit op een constructieve manier. Maar luister je met respect en aandacht naar iemand met directe weerstand, dan kan dit de samenwerking zelfs verstevigen.

Indirecte weerstand is lastiger te herkennen, want dit is vaak verborgen verzet. In deze situaties zie je het volgende gedrag:

  • Iemand reageert agressief (omdat hij of zij zich onveilig voelt)
  • Iemand gedraagt zich ondergeschikt (zegt ‘ja’ maar denkt ‘nee’)
  • Iemand plaatst zich vanuit onzekerheid boven de leidinggevende (die in zijn of haar ogen niets goeds kan doen)
  • Iemand voelt zich onveilig en klapt dicht (geeft geen enkele mening)

Behalve met individuele weerstand, kun je ook te maken krijgen met groepsweerstand binnen het team of de organisatie.

Omgaan met weerstand: 4 tips + bonustip

Bijna elke vorm van weerstand wordt dus veroorzaakt door een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijk. Het is daarom goed om deze reacties op een veranderende werkomgeving te zien als heel menselijk en begrijpelijk (in plaats van lastig en onwenselijk) en de werknemers zoveel mogelijk veiligheid en duidelijkheid te bieden. 

Dat doe je onder andere door:

  1. Het hebben van een inspirerende visie

Zorg dat het waarom en de urgentie van het invoeren van een hybride werkomgeving voor iedereen in de organisatie glashelder zijn. Omschrijf dit in duidelijke voordelen en doelen plus manieren hoe het succes van de verandering naar de hybride werkomgeving gemeten zal worden. 

  1. Open en transparant leiderschap te bieden

Zorg voor open, transparant leiderschap en een duidelijke koers met heldere besluiten en onderbouwde acties. Leg uit wat er uit te leggen valt en wees eenduidig in je communicatie. Sta open voor andere meningen. Probeer de achterliggende reden van eventuele weerstand te achterhalen, toon begrip en wees als leidinggevende actief om knelpunten op te lossen.

  1. De medewerkers te betrekken bij het proces

Maak gebruik van de collectieve kennis! Geef medewerkers inspraak en laat ze eigen keuzes maken. Reken mensen niet af op hun mening. Onthou dat gedragsverandering een van de moeilijkste dingen is die er bestaat. Mensen adopteren veranderingen eerder als ze ook echt onderdeel uitmaken van de verandering. Laat de mens centraal staan. 

  1. Een duidelijk projectplan te hebben

Vermijd verrassingen voor de werknemers. Voer niet te veel wijzigingen in een keer door. Zorg voor duidelijk inzicht in tijd, kosten en einddoel en een heldere communicatie daarover. Ontwerp, ontwikkel en lever op de afgesproken tijd. Lukt dat laatste niet, breng de medewerkers dan op tijd op de hoogte. 

Bonustip

Als bonustip wijzen we je graag op het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Unified Communications – 6 onmisbare functies

Unified Communications is tegenwoordig de manier om medewerkers goed samen te laten werken. Mocht je overwegen om over te stappen naar een nieuwe VoIP provider bepaal dan van tevoren welke functies voor jou relevant zijn. Onderstaand 6 onmisbare functies om je alvast op weg te helpen.

De uitdagingen van moderne bedrijven

Moderne bedrijven kenmerken zich doordat ze voornamelijk focus hebben op productiviteit en op wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen. Er zijn meerdere teams die goed met elkaar moeten kunnen samenwerken. Zeker nu we grotendeels thuiswerken is het erg belangrijk dat de teams hierbij worden ondersteund.

Er wordt veelal gebruikgemaakt van meerdere applicaties voor chat, (video)vergaderen en voor het samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie dat wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.

Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende videovergadering. 

Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.

Welke Unified functies heb je nodig?

Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn voor je bedrijf. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?

  1. Makkelijk in het beheer

Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak om een pakket te kiezen waarmee je snel iemand toegang kunt geven tot je systemen. Dit is vooral handig als er iemand van buiten komt, zoals een accountant. Het is dan niet handig als je eerst een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat de accountant aan het werk kan. 

  1. Softphones

De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt achter ons. Een modern bedrijf heeft softphones met een headset/oortjes, zodat je medewerkers via elk device kunnen bellen. 

Dit is vooral ideaal voor medewerkers die veel op wisselende locaties werken. Zij hoeven niet meer eerst hun telefoon door te schakelen naar hun mobiel. Overal waar zij zijn, pakken zij de vaste telefoonlijn op. Dit kan heel eenvoudig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone.

  1. Optimale telefonische bereikbaarheid

De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.

Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer. 

  1. Makkelijk en snel videovergaderen

Een videovergadering is een uitstekende vervanger gebleken van een overleg in een zaaltje. Het starten van een videovergadering moet dan wel erg laagdrempelig zijn. Tot slot is het handig als mensen van buiten de organisatie ook zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden. 

Goed kunnen videovergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt ook veel samengewerkt via videovergaderingen. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden. 

  1. Veilig samenwerken in documenten 

Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken. 

Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack. 

  1. Koppelingen met andere applicaties

In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.

De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan. 

Kies de juiste oplossing voor je bedrijf

De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om te (video)vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken. 

Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar deze is te eenvoudig om de bereikbaarheid van het bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.

Door je telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.

Meer weten over Unified Communications en telefonie?

VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Lees hier ons blog: VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications 

10 tips voor efficiënt videovergaderen

Waar videovergaderingen vroeger bijzonder waren, is het nu dagelijkse kost. Video conferences zijn een uitstekend alternatief voor gewone vergaderingen, maar er zijn zeker wat verschillen. Met deze tips voor videovergaderen zorg je ervoor dat iedere conference call op rolletjes loopt en dat je op tijd klaar bent.

De techniek is de basis

Videovergaderen staat of valt met een goede technische basis. Het belangrijkste is goede software voor videobellen. In heel veel vergaderingen werken meerdere mensen samen aan documenten, dus het is belangrijk als medewerkers een scherm met elkaar kunnen delen. Daarnaast is het essentieel dat mensen ook mee kunnen doen vanaf een mobiel of een tablet. Hiervoor is een goede communicatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams of de Google Suite met bellen (VoIP) onmisbaar. 

10 tips voor productief videovergaderen

Videovergaderen biedt andere mogelijkheden dan de traditionele vergaderingen op kantoor. Dit vraagt soms ook om een andere aanpak. De volgende tips helpen jou en jouw collega’s om effectieve videovergaderingen te houden. 

  • Begin met een introductie

Voordat de vergadering begint, is het handig om de horloges even gelijk te zetten. Dit doe je door een korte introductie te geven over het voortraject en het doel van de huidige vergadering. 

Vergeet ook niet om wat afspraken over het videobellen nogmaals te delen. Binnen veel organisaties is het gebruikelijk dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. Herhaal dit soort ongeschreven regels nog even, om te voorkomen dat de vergadering wordt verstoord door omgevingsgeluid. 

  • Gebruik een duidelijke agenda

Het doel van de vergadering zie je ook duidelijk terug in de agenda. In de agenda leg je vast welke onderwerpen er besproken worden en hoe lang dit mag duren. Per onderwerp geef je aan wie een inleiding verzorgt. 

Vergeet niet om de agenda vooraf met de deelnemers te delen. Zo begint iedereen goed voorbereid aan de vergadering. 

  • Wijs een voorzitter aan

Een voorzitter is onmisbaar om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en organiseert eventueel stemmingen. Een van de belangrijkste taken is om de agenda in de gaten te houden. Hiermee zorgt de voorzitter er automatisch voor dat het doel van de vergadering bereikt wordt. 

Meestal is de organisator van een vergadering ook de voorzitter. Soms is het lastig voor de organisator om een dubbele rol te spelen. Kies in dat geval een ‘neutrale’ voorzitter. 

  • Bereid de vergadering goed voor

De tijd is schaars tijdens online vergaderingen. Dit maakt een goede voorbereiding des te belangrijker. Heb jij bestanden die je moet laten zien? Zet die alvast klaar, zodat je deze niet hoeft te openen tijdens te vergaderen. 

Een essentieel onderdeel van de voorbereiding is ook een technische test. Werken je camera, luidsprekers en microfoon goed? Niets is vervelender dan wanneer een van de hoofdrolspelers uit een vergadering niet mee kan doen door technische problemen.

  • Denk aan mensen met een klein scherm

Via de meeste vergaderapplicaties kun je bestanden delen op het scherm. Sommige mensen laten dan allerlei ingewikkelde spreadsheets zien. Soms geeft dit een hoop inzicht, maar vergeet niet dat er misschien mensen zijn die de vergadering op hun mobiele telefoon volgen.

Soms ontkom je er niet aan om een spreadsheet of een document te delen. Maak dit van tevoren kenbaar bij de deelnemers, zodat zij hier rekening mee kunnen houden door een groot scherm te gebruiken. Een andere oplossing is om van tevoren een afbeelding te maken die goed leesbaar is.  

  • Denk om je achtergrond

Een drukke achtergrond kan heel erg afleiden. Voor je het weet zitten je gesprekspartners te bekijken welke boeken je allemaal in de boekenkast hebt staan. Als er een huisgenoot of een huisdier door beeld loopt, is er vaak wel iemand die een opmerking maakt. 

Probeer waar het kan voor een rustige achtergrond te gaan zitten. Is dit niet mogelijk, dan hebben veel tools de mogelijkheid om een standaard achtergrond in te stellen, met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf als je met klanten video belt. 

  • Ga niet multitasken

Het is verleidelijk om snel even wat e-mails weg te tikken als iemand anders aan het woord is. Je collega’s zien vaak aan je ogen wel dat je er niet helemaal bij bent. 

Je krijgt ook minder mee van de vergadering dan je zou denken. Het ergste dat er kan gebeuren is dat iemand je naam roept en dat jij geen idee hebt welk onderwerp aan de orde is. Zet de videovergadering op volledig scherm als jij snel afgeleid bent. Dit vergroot de drempel om iets anders te gaan doen.

  • Maak een samenvatting

Bij alle soorten afspraken is het essentieel dat je vastlegt wat afgesproken is. Maak daarom altijd een korte samenvatting van de vergadering. Deze kun je later raadplegen als er onduidelijkheid is. 

De notulen hoeven helemaal niet lang te zijn. Leg vast wat er besloten is en waarom. Zorg dat de samenvatting duidelijk is. Iemand die niet bij de vergadering was, moet kunnen begrijpen waar jullie het over gehad hebben. 

  • Maak je vergaderingen zo klein mogelijk

Tot op bepaalde hoogte kun je een onbeperkt aantal mensen in videovergaderingen uitnodigen. Je hoeft niet meer rekening te houden met de grootte van het zaaltje dat je hebt kunnen reserveren.

Juist bij videovergaderingen wil je liever wat minder mensen aan tafel hebben. Des te meer mensen er meedoen, des te meer er gesproken wordt over andere onderwerpen. Omdat je samenvattingen maakt (zie punt 8), hoeft ook niet iedereen aan te schuiven. 

  • Gebruik de chatfunctie

In iedere vergaderapp zit een chatfunctie. Deze kun je gebruiken voor allerlei doeleinden. Zo zijn er bedrijven die codes afspreken. Een ‘t’ betekent dat je technische problemen hebt en het gesprek niet kunt volgen. De voorzitter kan hier dan rekening mee houden. 

Je kunt allerlei codes toevoegen en zelfs stemmingen organiseren door deelnemers een plus- of een minteken te laten schrijven. Wat je ook doet, spreek het van tevoren af. 

Met deze tips laat je je videovergadering een stuk efficiënter verlopen. Let wel, sommige problemen zijn gewoon niet te voorkomen. Als je buurman besluit om te gaan boren terwijl jij een presentatie geeft, dan is er daar niet zoveel aan te doen. In dat geval is humor je beste wapen. 

Download hier onze Voclarion-Thuiswerken-Teams factsheet.

VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications

Voorheen was VoIP een technologie die alleen gebruikt werd voor de telefonie. Tegenwoordig speelt de technologie van VoIP een centrale rol bij Unified communications; een nieuw business concept dat zorgt voor een naadloze integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. In dit artikel bespreken we wat unified communications is, wat de voordelen zijn en waarom het steeds meer aan populariteit wint.

Wat is unified communications?

Unified communications is een term die gebruikt wordt voor software, devices en diensten die verschillende communicatiekanalen naadloos met elkaar integreert. VoIP is de technologie die daarvoor nodig is. Unified communications biedt mogelijkheden voor:

  • (Video)bellen
  • Videovergaderen
  • Chat of instant messaging met groepen en personen
  • Collaboration tooling, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten werken. 

Unified Communications

Al deze functies worden vanuit één omgeving aangeboden en je hebt dus maar één login nodig. Dit levert voor gebruikers in de praktijk veel voordelen op. 

Soms kom je de term Unified Communications as a Service (UCaaS) tegen. Deze term wordt gebruikt in situaties waarbij de communicatietools worden aangeboden vanuit de Cloud. 

De opkomst van Cloud

Unified communications is voor een groot deel mogelijk omdat steeds meer software in de Cloud draait. De laatste jaren verruilen steeds meer bedrijven software die op hun eigen servers draait voor oplossingen die draaien in het datacenter van de leverancier. 

De voordelen van de Cloud zijn groot. De kosten van applicaties zijn vaak een stuk lager. Systemen in de cloud zijn makkelijk schaalbaar en de datacenters voldoen vaak aan de hoogste eisen als het gaat om veiligheid en betrouwbaarheid.

Daarnaast is er geen noodzaak meer om lokaal allerlei technische infrastructuur aan te houden. Omdat alle techniek uit handen is gegeven aan een gespecialiseerde partij, heeft een organisatie minder ICT-personeel nodig en kan het bedrijf zich focussen op de core business. 

Koppelingen met Apps in de Cloud

Een andere belangrijke eigenschap van cloudapplicaties is dat deze over het algemeen meer open zijn. De meeste applicaties beschikken over koppelvlakken (API’s), waardoor het heel eenvoudig is om gegevens in een systeem toe te voegen of te wijzigen. Soms zijn dit open API’s, wat wil zeggen dat iedereen een nieuwe toepassing kan bouwen.  

Vaak gaat deze openheid nog een stuk verder en is er ook de mogelijkheid om extra functionaliteit toe te voegen. Dit kun je vergelijken met je browser, die je naar eigen smaak kunt aanpassen met allerlei extensies en plug-ins. 

Dit maakt het ook mogelijk om je communicatie te koppelen met andere applicaties. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan een belknop die in het CRM wordt toegevoegd, zodat je met een druk op de knop een gesprek kunt starten met de klant. Ook ERP- en boekhoudpakketten worden steeds vaker verbonden met de communicatiesoftware. 

De koppelvlakken en de mogelijkheid om functies toe te voegen, maakt het een stuk makkelijker om de sterke punten van applicaties te kunnen benutten. Deze ontwikkeling ligt aan de basis van de opkomst van unified communications. 

Wat heb je aan unified communications?

Er is op dit moment geen totaaloplossing voor unified communications. Programma’s als Microsoft Office (met daarin Teams) en Google Suite zijn uitstekend voor de digitale communicatie, zoals e-mail, videoconferencing en instant messaging. Deze oplossingen missen bepaalde mogelijkheden in de telefonie om een goede bereikbaarheid thuis of de zaak te garanderen.

Zoals de meeste cloudapplicaties zijn ook Microsoft Teams en Google suite open systemen. Het is eenvoudig mogelijk om je VoIP-telefonie te koppelen. Op deze manier kun je de volledige functionaliteit van een telefooncentrale integreren met de digitale communicatie. Functies als wachtrijen, tijd- en belschema’s, automatisch doorschakelen en keuzemenu’s komen dan beschikbaar binnen de Google of Microsoft omgeving. 

Door de combinatie van digitale collaboration tools en telefonie, wordt het een stuk eenvoudiger om medewerkers te bereiken. Als een medewerker afwezig is, dan kan een oproep automatisch worden doorgeschakeld naar een collega of de achterwacht. Een betere bereikbaarheid maakt het makkelijker om samen te werken en verkort de doorlooptijd van processen. 

Eerder stipten we al de mogelijkheid aan om rechtstreeks vanuit het CRM een telefoongesprek of een mailwisseling te starten. Deze koppeling werkt twee kanten uit. Als iemand contact opneemt met de helpdesk, herkent het CRM het telefoonnummer en toont deze automatisch de klantenkaart. Op deze manier kan unified communications ook bijdragen aan een betere dienstverlening richting de klant. 

Unified communications in de praktijk

Aan de hand van twee korte voorbeelden bespreken we de voordelen van unified communications in de praktijk.

Use case 1: In het callcenter van een verzekeringsmaatschappij

Medewerkers in het call center kunnen zowel vanuit huis als vanaf kantoor de telefonie gebruiken. Het enige dat zij hiervoor moeten doen is inloggen op het netwerk van het bedrijf. 

Dankzij de koppeling met het CRM-systeem worden de telefoongesprekken automatisch aan de juiste klant gekoppeld. Als een bekend telefoonnummer belt, zien de helpdeskmedewerkers gelijk wie er belt. Een of twee korte controlevragen zijn dan voldoende om te weten wie er belt. Als er een nieuwe klant belt, dan wordt er automatisch een klantenkaart aangemaakt.

Als de vraag doorgezet moet worden naar een van de specialisten, dan bellen de helpdeskmedewerkers het doorkiesnummer van de juiste afdeling. Het telefoongesprek komt automatisch terecht bij een van de specialisten. Het maakt hierbij niet uit of deze thuiswerkt of op kantoor aanwezig is. 

De specialisten van de verzekeringsmaatschappij werken op verschillende plaatsen vandaag. Zij kunnen eenvoudig een videovergadering starten om de offerte voor een grote woningbouwcorporatie te bespreken. Een accountmanager deelt de laatste versie van de offerte via zijn scherm. 

Use case 2: In een zorginstelling

Het zorgpersoneel gaat met een tablet bij de patiënten langs. De medewerkers gebruiken deze tablet niet alleen om te rapporteren, maar ook om te bellen. Als verpleegkundige Tamara een collega probeert te bellen voor assistentie, neemt deze niet op. Het gesprek wordt automatisch doorgeschakeld naar de zusterspost, waardoor er alsnog snel versterking komt.

Later vandaag heeft Tamara een videogesprek met de zoon van een cliënt. Hij woont in Canada en wil graag op de hoogte gehouden van de voortgang van de zorg. Ook dit gesprek vindt plaats via de tablet en via het scherm worden enkele bestanden gedeeld die de zoon als vertegenwoordiger moet ondertekenen. 

De zorginstelling heeft ook behandelaren die huisbezoeken afleggen. Deze behandelaren zijn altijd te bereiken via hetzelfde nummer, omdat gesprekken worden doorgeschakeld naar hun smartphone. Als de behandelaren tijdens een huisbezoek advies nodig hebben van een arts, kunnen zij hetzelfde doorkiesnummer gebruiken als wanneer zij op de afdeling zijn. 

Meer weten over unified communications en technologie?

VoIP van Voclarion is te koppelen met Microsoft Teams en Google suite. Daarnaast kan onze telefooncentrale gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Neem contact met ons op voor meer informatie.