PRIVACY VERKLARING

Het onderstaande privacybeleid is van toepassing op alle websitebezoeken, transacties, overeenkomsten en telefoongesprekken met Voclarion, gevestigd aan de Joop Geesinkweg 125-B te (1114 AB) Amsterdam-Duivendrecht, geregistreerd in het KvK-register onder nummer 34162456.
Versie: 14 april 2025 – Versienummer 1.1

Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Hoe wij dit precies doen, en welke persoonsgegevens wij van u verzamelen voor welke doeleinden, kunt u hieronder lezen.

Het gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruiken van onze website www.voclarion.nl en diensten, verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst (bijvoorbeeld via het contactformulier), of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

1. Gebruik van onze diensten

Wij vragen van u persoonsgegevens bij;

  • een offerte aanvraag
  • een aanvraag of advies over een van onze diensten
  • aankoop en levering van hardware en diensten
  • en als u bijvoorbeeld gebruik maakt van het contactformulier op de website
  • u telefonisch contact met ons opneemt of wij met u

Bij het bezoeken van de website worden zonder uw toestemming geen persoonsgegevens verzameld. Wij registreren wel gegevens die geen persoonlijke informatie bevatten. Dit om inzicht te krijgen in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. De zogenaamde cookies waarover later meer.

2. Welke gegevens kunnen wij dan verzamelen en met welk doel

We verzamelen, zoals eerder aangegeven, persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Voor een ander doel gebruiken kan alleen als wij u uitdrukkelijk toestemming hebben verkregen.

  • NAW-gegevens;
  • bedrijfsgegevens;
  • functie;
  • btw-nummer;
  • geslacht;
  • e-mailadres;
  • (mobiel) telefoonnummer;
  • IP-adres;
  • technische browserinformatie;
  • cookie ID;
  • klik- en surfgedrag;
  • cookie-inhoud;
  • referrer-URL;
  • inhoud van gesprekken, datum en tijdstip van gesprek, telefoonnummer
  • eventuele overige gegevens die u verzamelt, zoals gegevens over de gebruikte randapparatuur en instellingen van de software op het apparaat.

3.  Waarom we gegevens nodig hebben

Offerte

Bij het aanvragen van een offerte wordt uw naam, adres, e-mailadres en/of telefoonnummer gevraagd. Wij kunnen dan via de mail of telefonisch contact met u opnemen. Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Aanvraag en/of advies over een van onze diensten

Bij het aanvragen en/of advies over onze diensten kan het voorkomen dat wij uw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer vragen om uw verzoek af te handelen. Uw gegevens worden al dan niet verwijderd al naar gelang de dienst die u hebt afgenomen.

Aankoop en levering van hardware en diensten

Bij de aankoop en levering van hardware en diensten kunnen wij alle gegevens noteren zoals aangegeven onder punt 2. Dit is een wettelijke verplichting bij het opmaken van facturen en vereist bij een correcte boekhouding. We bewaren deze gegevens 7 jaar.

Vragen, klachten en opmerkingen

Wanneer u Voclarion een vraag stelt of een klacht indient of wanneer u telefonisch, per e-mail, of het contactformulier invult op de website dan vragen wij uw contactgegevens voor het afhandelen van de vraag of klacht. Deze persoonsgegevens worden door ons in dit geval alleen voor dit doel gebruikt en zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen Voclarion die zich bezighouden met de afhandeling van uw vraag of klacht.

Het gebruik van persoonsgegevens tijdens telefoongesprekken

Om de kwaliteit van onze dienstverlening continu te verbeteren en onze medewerkers op te leiden, willen we u informeren dat de gesprekken, wanneer u telefonisch contact heeft met Voclarion, kunnen worden opgenomen. Deze opnames worden gebruikt voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden om ervoor te zorgen dat we u steeds op de best mogelijke manier van dienst kunnen zijn. We behandelen uw gegevens met de grootst mogelijke zorg en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. De opnames worden veilig bewaard en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen. Daarnaast worden ze niet langer bewaard dan nodig is voor deze doeleinden.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Hoelang we u gegevens bewaren, is afhankelijk van het doel waarvoor we deze gebruiken. Als u bijvoorbeeld een offerte heeft ontvangen dan zijn wij voor onze boekhouding verplicht deze gedurende een periode van maximaal 7 jaar te bewaren. Bij vragen en opmerkingen hanteren wij een termijn van 12 maanden. Bij klachten hanteren wij een termijn van 7 jaar.

5. Vertrouwelijkheid & verstrekking aan derden

Voclarion verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In enkele gevallen kan de informatie gedeeld worden in applicaties waarin wij uw gegevens verwerken zoals ons CRM pakket en boekhoudprogramma.

Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Voclarion blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6. Gegevensbeveiliging

Voclarion maakt gebruik van zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is. Wij maken hiervoor in ieder geval gebruik van een TLS-verbinding.

Onze internetpagina’s bevatten links naar andere websites. Voclarion is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites die niet onder het beheer van Voclarion vallen.

8. Cookies

Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van uw device (waaronder een PC, tablet of smartphone). Dat gebeurt via de webbrowser op het device. De informatie die een cookie verkrijgt over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Voclarion of die van een derde partij.

Op onze website worden cookies gebruikt om:

  • Necesarry: functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om de website te beschermen (technische of functionele cookies);
  • Statistics: het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren (analytische cookies);
  • Marketing: het internetaanbod voor u interessanter te maken middels het tonen van reclame welke aansluit bij uw belangstellingen (advertentie cookies & tracking cookies);

8.1 Technische of functionele cookies (Necessary categorie)

Het voornaamste doel van cookies is om u tijd en moeite te besparen. Als u bijvoorbeeld een webpagina aan uw persoonlijke voorkeuren aanpast of als u navigeert in een website, worden dankzij cookies de gekozen instellingen en voorkeuren onthouden voor toekomstig gebruik. Wanneer u de website later weer bezoekt, kunnen de eerder ingevoerde gegevens worden opgehaald door de cookies, waardoor u eenvoudig weer de mogelijkheden van de website kunt gebruiken zoals u die eerder hebt ingesteld.

8.2 Analytische cookies (Statistics categorie)

Daarnaast worden er op deze website cookies gebruikt voor het bijhouden van statistieken, zodat wij inzicht kunnen krijgen in het gebruik van onze website en de effectiviteit van onze campagnes.

8.3 Advertentie of tracking cookies (Marketing categorie)

Verder maken wij gebruik van advertentiecookies, zodat we het online advertentieaanbod voor u kunnen verbeteren en wij inzicht kunnen verkrijgen in onze campagneprestaties.

Wij maken gebruik van de leadgeneratie-service van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. “Leadinfo.com”) om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina: https://www.leadinfo.com/en/opt-out heb je een opt-out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd.

8.4 In- en uitschakelen van cookies

U kunt kiezen of u cookies wel of niet accepteert. Als u ervoor kiest cookies niet te accepteren, kunt u mogelijk niet volledig gebruikmaken van interactieve mogelijkheden van deze website of andere websites die u bezoekt.

8.5 Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw browser raadplegen.

Onze internetpagina’s bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

10. Hoe kan ik mijn gegevens inzien, verbeteren of verwijderen

U kunt opvragen welke gegevens Voclarion over u heeft vastgelegd, waarvoor deze gebruikt worden en u kunt gegevens laten verwijderen door contact op te nemen via de contactgegevens die u onderaan dit document kunt vinden.

11. Inzage, correctie en recht van verzet

U hebt de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien, stuur hiervoor een e-mail naar privacy@voclarion.nl. Wij geven u antwoord om de daarvoor gestelde wettelijke termijnen. Wanneer het door Voclarion verstrekte overzicht onjuistheden bevat, gebruik dan ditzelfde e-mailadres om gegevens te wijzigen of te laten verwijderen.

12. Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze policy geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

13. Vragen en feedback

Voor meer informatie over ons gebruik van uw persoonlijke gegevens, of u rechten op grond van Algemene Verordening Gegevensbescherming, kun u contact opnemen per mail met privacy@voclarion.nl of een brief sturen naar:

Voclarion
T.a.v. Privacy
Joop Geesinkweg 125-B
1114 AB Amsterdam-Duivendrecht

Wij verbinden