Unified Communications – 6 onmisbare functies

Unified Communications is tegenwoordig de manier om medewerkers goed samen te laten werken. Mocht je overwegen om over te stappen naar een nieuwe VoIP provider bepaal dan van tevoren welke functies voor jou relevant zijn. Onderstaand 6 onmisbare functies om je alvast op weg te helpen.

De uitdagingen van moderne bedrijven

Moderne bedrijven kenmerken zich doordat ze voornamelijk focus hebben op productiviteit en op wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen. Er zijn meerdere teams die goed met elkaar moeten kunnen samenwerken. Zeker nu we grotendeels thuiswerken is het erg belangrijk dat de teams hierbij worden ondersteund.

Er wordt veelal gebruikgemaakt van meerdere applicaties voor chat, (video)vergaderen en voor het samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie dat wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.

Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende videovergadering. 

Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.

Welke Unified functies heb je nodig?

Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn voor je bedrijf. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?

  1. Makkelijk in het beheer

Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak om een pakket te kiezen waarmee je snel iemand toegang kunt geven tot je systemen. Dit is vooral handig als er iemand van buiten komt, zoals een accountant. Het is dan niet handig als je eerst een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat de accountant aan het werk kan. 

  1. Softphones

De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt achter ons. Een modern bedrijf heeft softphones met een headset/oortjes, zodat je medewerkers via elk device kunnen bellen. 

Dit is vooral ideaal voor medewerkers die veel op wisselende locaties werken. Zij hoeven niet meer eerst hun telefoon door te schakelen naar hun mobiel. Overal waar zij zijn, pakken zij de vaste telefoonlijn op. Dit kan heel eenvoudig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone.

  1. Optimale telefonische bereikbaarheid

De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.

Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer. 

  1. Makkelijk en snel videovergaderen

Een videovergadering is een uitstekende vervanger gebleken van een overleg in een zaaltje. Het starten van een videovergadering moet dan wel erg laagdrempelig zijn. Tot slot is het handig als mensen van buiten de organisatie ook zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden. 

Goed kunnen videovergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt ook veel samengewerkt via videovergaderingen. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden. 

  1. Veilig samenwerken in documenten 

Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken. 

Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack. 

  1. Koppelingen met andere applicaties

In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.

De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan. 

Kies de juiste oplossing voor je bedrijf

De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om te (video)vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken. 

Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar deze is te eenvoudig om de bereikbaarheid van het bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.

Door je telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.

Meer weten over Unified Communications en telefonie?

VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Lees hier ons blog: VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications 

10 tips voor efficiënt videovergaderen

Waar videovergaderingen vroeger bijzonder waren, is het nu dagelijkse kost. Video conferences zijn een uitstekend alternatief voor gewone vergaderingen, maar er zijn zeker wat verschillen. Met deze tips voor videovergaderen zorg je ervoor dat iedere conference call op rolletjes loopt en dat je op tijd klaar bent.

De techniek is de basis

Videovergaderen staat of valt met een goede technische basis. Het belangrijkste is goede software voor videobellen. In heel veel vergaderingen werken meerdere mensen samen aan documenten, dus het is belangrijk als medewerkers een scherm met elkaar kunnen delen. Daarnaast is het essentieel dat mensen ook mee kunnen doen vanaf een mobiel of een tablet. Hiervoor is een goede communicatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams of de Google Suite met bellen (VoIP) onmisbaar. 

10 tips voor productief videovergaderen

Videovergaderen biedt andere mogelijkheden dan de traditionele vergaderingen op kantoor. Dit vraagt soms ook om een andere aanpak. De volgende tips helpen jou en jouw collega’s om effectieve videovergaderingen te houden. 

  • Begin met een introductie

Voordat de vergadering begint, is het handig om de horloges even gelijk te zetten. Dit doe je door een korte introductie te geven over het voortraject en het doel van de huidige vergadering. 

Vergeet ook niet om wat afspraken over het videobellen nogmaals te delen. Binnen veel organisaties is het gebruikelijk dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. Herhaal dit soort ongeschreven regels nog even, om te voorkomen dat de vergadering wordt verstoord door omgevingsgeluid. 

  • Gebruik een duidelijke agenda

Het doel van de vergadering zie je ook duidelijk terug in de agenda. In de agenda leg je vast welke onderwerpen er besproken worden en hoe lang dit mag duren. Per onderwerp geef je aan wie een inleiding verzorgt. 

Vergeet niet om de agenda vooraf met de deelnemers te delen. Zo begint iedereen goed voorbereid aan de vergadering. 

  • Wijs een voorzitter aan

Een voorzitter is onmisbaar om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en organiseert eventueel stemmingen. Een van de belangrijkste taken is om de agenda in de gaten te houden. Hiermee zorgt de voorzitter er automatisch voor dat het doel van de vergadering bereikt wordt. 

Meestal is de organisator van een vergadering ook de voorzitter. Soms is het lastig voor de organisator om een dubbele rol te spelen. Kies in dat geval een ‘neutrale’ voorzitter. 

  • Bereid de vergadering goed voor

De tijd is schaars tijdens online vergaderingen. Dit maakt een goede voorbereiding des te belangrijker. Heb jij bestanden die je moet laten zien? Zet die alvast klaar, zodat je deze niet hoeft te openen tijdens te vergaderen. 

Een essentieel onderdeel van de voorbereiding is ook een technische test. Werken je camera, luidsprekers en microfoon goed? Niets is vervelender dan wanneer een van de hoofdrolspelers uit een vergadering niet mee kan doen door technische problemen.

  • Denk aan mensen met een klein scherm

Via de meeste vergaderapplicaties kun je bestanden delen op het scherm. Sommige mensen laten dan allerlei ingewikkelde spreadsheets zien. Soms geeft dit een hoop inzicht, maar vergeet niet dat er misschien mensen zijn die de vergadering op hun mobiele telefoon volgen.

Soms ontkom je er niet aan om een spreadsheet of een document te delen. Maak dit van tevoren kenbaar bij de deelnemers, zodat zij hier rekening mee kunnen houden door een groot scherm te gebruiken. Een andere oplossing is om van tevoren een afbeelding te maken die goed leesbaar is.  

  • Denk om je achtergrond

Een drukke achtergrond kan heel erg afleiden. Voor je het weet zitten je gesprekspartners te bekijken welke boeken je allemaal in de boekenkast hebt staan. Als er een huisgenoot of een huisdier door beeld loopt, is er vaak wel iemand die een opmerking maakt. 

Probeer waar het kan voor een rustige achtergrond te gaan zitten. Is dit niet mogelijk, dan hebben veel tools de mogelijkheid om een standaard achtergrond in te stellen, met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf als je met klanten video belt. 

  • Ga niet multitasken

Het is verleidelijk om snel even wat e-mails weg te tikken als iemand anders aan het woord is. Je collega’s zien vaak aan je ogen wel dat je er niet helemaal bij bent. 

Je krijgt ook minder mee van de vergadering dan je zou denken. Het ergste dat er kan gebeuren is dat iemand je naam roept en dat jij geen idee hebt welk onderwerp aan de orde is. Zet de videovergadering op volledig scherm als jij snel afgeleid bent. Dit vergroot de drempel om iets anders te gaan doen.

  • Maak een samenvatting

Bij alle soorten afspraken is het essentieel dat je vastlegt wat afgesproken is. Maak daarom altijd een korte samenvatting van de vergadering. Deze kun je later raadplegen als er onduidelijkheid is. 

De notulen hoeven helemaal niet lang te zijn. Leg vast wat er besloten is en waarom. Zorg dat de samenvatting duidelijk is. Iemand die niet bij de vergadering was, moet kunnen begrijpen waar jullie het over gehad hebben. 

  • Maak je vergaderingen zo klein mogelijk

Tot op bepaalde hoogte kun je een onbeperkt aantal mensen in videovergaderingen uitnodigen. Je hoeft niet meer rekening te houden met de grootte van het zaaltje dat je hebt kunnen reserveren.

Juist bij videovergaderingen wil je liever wat minder mensen aan tafel hebben. Des te meer mensen er meedoen, des te meer er gesproken wordt over andere onderwerpen. Omdat je samenvattingen maakt (zie punt 8), hoeft ook niet iedereen aan te schuiven. 

  • Gebruik de chatfunctie

In iedere vergaderapp zit een chatfunctie. Deze kun je gebruiken voor allerlei doeleinden. Zo zijn er bedrijven die codes afspreken. Een ‘t’ betekent dat je technische problemen hebt en het gesprek niet kunt volgen. De voorzitter kan hier dan rekening mee houden. 

Je kunt allerlei codes toevoegen en zelfs stemmingen organiseren door deelnemers een plus- of een minteken te laten schrijven. Wat je ook doet, spreek het van tevoren af. 

Met deze tips laat je je videovergadering een stuk efficiënter verlopen. Let wel, sommige problemen zijn gewoon niet te voorkomen. Als je buurman besluit om te gaan boren terwijl jij een presentatie geeft, dan is er daar niet zoveel aan te doen. In dat geval is humor je beste wapen. 

Download hier onze Voclarion-Thuiswerken-Teams factsheet.