Vluchtelingenwerk Nederland

De afgelopen 4 jaar heeft Vluchtelingenwerk Nederland het Voclarion VoIP telefonie platform uitgerold. En met succes, de communicatiekosten zijn enorm gereduceerd en de kwaliteit van de organisatie is sterk verbeterd. Operationeel directeur Han Baartmans en ICT manager Tjabring van Echten zijn met recht trots op het resultaat. “de migratie naar een centraal georganiseerde VoIP architectuur heeft alleen maar winnaars opgeleverd” aldus Han Baartmans. “Er blijft veel meer over voor de kern van ons bestaan, vluchtelingen helpen. Daarmee hebben we onze doelstelling gehaald, we zijn trots op het resultaat dat we samen met Voclarion behaald hebben.

Van 36 telecomcontracten naar 1 mantelovereenkomst

In 2009 was er nog van een enorme telefonie wildgroei sprake. Het kwam de service en dienstverlening allemaal niet ten goede, de organisatie werd geremd en was niet in staat om verder te groeien. Telefonie was daardoor uitgegroeid tot een van de grootste kostenposten.

Dat er iets moest gebeuren was duidelijk. De oplossing was 1 telefonie netwerk met het liefst ook 1 contract. Een enorme uitdaging. Vluchtelingenwerk is een bijzonder dynamische organisatie met 1500 medewerkers en maar liefst 6500 vrijwilligers, verspreid over 200 locaties in Nederland. De organisatie is erg lokaal gericht georganiseerd.

Is het mogelijk een sterk lokaal georienteerde organisatie, met een centraal opgezet communicatie-platform, het dagelijks werk goed uit te laten voeren?

Hoog tijd voor een nieuw communicatieplatform
Het was duidelijk dat Vluchtelingwerk aan de slag moest. Maar hoe migreer je van een versnipperde lappendeken aan communicatieoplossingen naar een nieuw homogeen technologieplatform?

Het migratietraject kende op voorhand een aantal grote onzekerheden met veel vraagtekens:

  • Hoe gaat het nieuwe VoIP netwerk zich gedragen?
  • Hoe zit het met de beveiliging?
  • Kunnen gebruikers goed omgaan met de nieuwe technologie?
  • Gaat de kwaliteit van de dienstverlening daadwerkelijk verbeterd worden?

Vluchtelingenwerk heeft voor een ‘lean & mean’ aanpak gekozen door een pilot op te zetten bij een van de regio’s. Op deze wijze was men niet alleen in staat de risico’s beheersbaar te houden, maar ook het vertrouwen te winnen van de gebruikers intern. En dat is gelukt.

Het nieuwe VoIP platform is met succes stapsgewijs uitgerold zonder noemenswaardige problemen, regio voor regio groeide het enthousiasme, gevoed door grote kostenbesparingen en een sterk verbeterd gebruikersgemak.

Rol van Voclarion

Voclarion heeft veel geïnvesteerd in het project en in de relatie met Vluchtelingenwerk. De ambities waren groot en stelde alle partijen voor een uitdaging. Vluchtelingenwerk wilde de ICT en telecom centraliseren en de overige nationale vestigingen en partners vanuit de hoofdlocatie in Amsterdam voorzien van IT en telecom verbindingen.

Het begon in 2007 toen dhr. T. van Egten een van de Voclarion technische specialisten benaderde met de vraagstelling of Voclarion een vestiging in Groningen wilde aansluiten op hun interne telefoonnetwerk in Amsterdam.

Een van de belangrijkste wensen voor Vluchtelingenwerk was, dat de oplossing op basis van open-standaarden en open-source kon worden ingezet om gebruik te maken van de huidige infrastructuur. Het koppelen met de bestaande infrastructuur heeft een groot voordeel gehad met de uitrol van de centrale IT en Telecom omgeving. Met name op kosten basis en efficiency.

Doordat Voclarion een specialist is in open-standaarden en open-source, was het voor Voclarion geen onbekende ontwikkeling. Zodra de aansluiting was gerealiseerd had Vluchtelingenwerk een goed beeld van de werking die men voor ogen had. Gedurende de periode erna is het VoIP platform van Voclarion mee gegroeid met het aantal aansluitingen.

In 2010 is de tweede server erbij gekomen om de overige vestigingen te kunnen aansluiten op de centrale telecom omgeving. En binnen 4 jaar heeft Vluchtelingenwerk 1625 connecties kunnen onderbrengen op de centrale omgeving.

Dit proces is in samenwerking met Voclarion gegaan en de specialisten van Voclarion hebben Vluchtelingenwerk zo goed mogelijk ondersteund om de omgeving op te bouwen zoals deze nu is. Vanaf dit jaar (2014) is Vluchtelingenwerk toe om de telecom omgeving meer en meer te efficiencieren, te professionaliseren en een kwaliteit slag te behalen op de algehele werking. Het is tevens noodzakelijk om de huidige capaciteit te vergroten om het aantal aansluitingen in goede orde te kunnen verwerken.

Het resultaat: de organisatie is weer klaar voor de toekomst

Nu bijna vier jaar later is het eerste deel van het project met groot succes afgerond en zijn inmiddels 200 vestigingen op centrale omgeving aangesloten. De organisatie is niet alleen veel efficiënter en slagvaardiger geworden, ook de kosten zijn aanzienlijk gedaald. De besparing op ICT & telefonie (incl. mobiele telefonie) is maar liefst 1.865.000 EUR per jaar. 

De grootste besparing is behaald op de belkosten, doordat VoIP nu centraal opgezet en beheerd wordt, kon Vluchtelingenwerk een nieuwe mantelovereenkomst afsluiten. Dit heeft jaarlijks (incl. mobiel) een besparing van maar liefst 577.000 EUR opgeleverd.Maar ook de besparing op personeelskosten is aanzienlijk, doordat er nu efficiënter samengewerkt wordt.

Over Vluchtelingenwerk
VluchtelingenWerk Nederland (VWN) is de steun en toeverlaat van de circa 19.000 vluchtelingen die jaarlijks naar Nederland komen om asiel aan te vragen. Opgericht in de jaren 80 van de vorige eeuw begon VWN als een vrijwilligersorganisatie, met overal in het land steunpunten voor opvang en begeleiding. Gaandeweg kwamen daar meer taken bij. Al met al groeide VWN uit tot het huidige netwerk van 12 op zelfstandige basis opererende regiokantoren, ondersteund door een staf van circa 1500 professionals en 6500 vrijwilligers.