VoIP Unified Communications verhoogt betrokkenheid thuiswerkers

De manier waarop we werken is structureel aan het veranderen. De trend dat we meer vanuit huis of vanuit andere plekken gaan werken, lijkt onomkeerbaar. VoIP gebaseerde Unified Communications is de oplossing.

Een van de grootste uitdagingen van het thuiswerken is het betrokken houden van medewerkers. Ook als we straks weer deels naar kantoor gaan, zien we onze collega’s minder vaak. De gevoelsafstand tussen de medewerker en het bedrijf wordt groter. Collega’s waar je niet direct mee samenwerkt, spreek je nauwelijks nog.

Essentieel daarbij is de plek die werken op afstand krijgt in de organisatie. Wordt thuiswerken de norm of kies je voor een meer hybride variant waarbij medewerkers nog wel een of twee dagen naar kantoor komen. De verbeterde mogelijkheden om op afstand te werken, maken het voor sommige bedrijven ook interessant om meerdere kleinere kantoren te openen.

Unified Communications technieken voor thuiswerken

Om de interactie tussen medewerkers te stimuleren, is het dan ook zaak om het communiceren zo makkelijk mogen te maken. Een oplossing die veel genoemd wordt is Unified Communication. Unified Communication is een integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. VoIP telefonie speelt hierin een belangrijke rol.

De meeste bedrijven beschikken over een eenvoudige telefooncentrale. Een-op-een gesprekken en groepsgesprekken lukken vaak nog wel, maar geavanceerde functies ontbreken. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een wachtrij of een belschema in te stellen. 

Koppeling met VoIP maakt Unified Communications mogelijk

Gelukkig is dit probleem te verhelpen door een koppeling te maken met een VoIP telefooncentrale. Voordeel van een dergelijke oplossing is dat de samenwerking tussen je medewerkers plaatsvindt in één omgeving. Omdat het volledige systeem in de cloud draait, is het overal te benaderen. Je medewerkers hebben alleen een inlog nodig om bij de bestanden te komen en te praten met collega’s.

Unified Communications maakt integratie van de volgende communicatiekanalen mogelijk (alle met een of meerdere personen): 

  • (Video)bellen
  • Videovergaderen
  • Chatten
  • Collaboration tools, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten te werken 

Eenvoudige koppeling met andere platforms

Bekende voorbeelden van Unified Communication platforms zijn Google Workspace en Microsoft Teams. Deze platforms zijn open, waardoor ze eenvoudig te koppelen zijn aan andere programma’s. Zo is het vaak mogelijk om een koppeling te realiseren met het CRM of het ERP systeem.

Interactie op verschillende manieren

Uiteraard gaat het behouden van betrokkenheid verder dan alleen een technische oplossing. Je hebt ook momenten nodig waarop collega’s elkaar ontmoeten. Unified Communications biedt hier tal van mogelijkheden voor, bijvoorbeeld via groepsgesprekken, chats of via een intern social medium. Als de interactie niet spontaan ontstaat, zijn er veel manieren om dit zelf te organiseren. Denk aan digitale vrijmibo’s, pubquizzen, en online escape rooms.

Goede technische faciliteiten, zoals Unified Communications in combinatie met VoIP, zorgen er niet alleen voor dat het werkproces gewoon doorgaat maar ook dat de medewerkers zich betrokken blijven voelen bij het bedrijf en hun collega’s.

Meer weten over VoIP telefonie?

VoIP en Microsoft Teams – de ideale combinatie voor zakelijke communicatie

Het is donderdag, de vaste thuiswerkdag van accountmanager Stephanie. Ze klapt haar laptop open. Het eerste dat opvalt is een e-mail van een van haar klanten. De klant is nogal in paniek en wil voor het eind van het week een offerte hebben voor een nieuwe klimaatinstallatie. 

Stephanie start Microsoft Teams op en belt met de expert op dit gebied, Sylvia. Stephanie weet niet dat zij op een conferentie in Berlijn is. De oproep wordt doorgeschakeld en Sylvia krijgt de Teams-oproep binnen op haar mobiele telefoon.

Ze bespreken de opdracht en besluiten dat Dwight, een van de controllers, ook aan moet haken om een juiste prijsberekening te kunnen maken. Stephanie kiest het verkorte doorkiesnummer van Dwight om hem bij de vergadering aan te laten sluiten.

Stephanie deelt gelijk een document in een chat met Sylvia en Dwight. De drie werken samen in een bestand en het team houdt dagelijks een videovergadering. Als blijkt dat er wat juridische expertise nodig is, kan Mehmet, een externe jurist ook snel aanhaken bij het gesprek.

Flexibel werken vraagt om flexibele oplossingen

De laatste jaren zijn bedrijven en medewerkers steeds flexibeler gaan werken. De medewerkers zitten al lang niet meer allemaal op kantoor. Steeds vaker ontstaan er ad-hoc samenwerkingen tussen mensen uit verschillende afdelingen, zoals het groepje waarmee Stephanie de offerte gaat maken. De samenwerking verloopt dan vaak via een collaboration tool als Microsoft Teams. In deze applicaties werken losse en vaste teams onderling samen. Communicatie vindt plaats via de chat, door te (video)bellen en te vergaderen. De applicatie is geïntegreerd in Microsoft Office 365, waar de teamleden bestanden bewerken, opslaan en met elkaar uitwisselen. De voortgang van het werk wordt veilig bijgehouden in gedeelde agenda’s en met tools als Microsoft Planner en SharePoint.

Het is mogelijk om Microsoft Teams te integreren met een bestaande VoIP telefooncentrale. Met deze integratie, Voclarion Teams genoemd, combineer je het gemak van Microsoft Teams met de voordelen van je telefooncentrale. 

Zo verloopt alle zakelijke communicatie via één systeem. Hierdoor maakt het niet meer uit waar je medewerkers op dat moment aan het werk zijn. Of zij nu op kantoor werken, in een koffiezaak, of in het buitenland, jouw medewerkers zijn altijd makkelijk op dezelfde manier bereikbaar.

De voordelen van VoIP en Microsoft Teams

De integratie van VoIP en Microsoft Teams heeft veel voordelen voor de bereikbaarheid in jouw bedrijf:

  • Je kunt het volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht integreren in Microsoft Teams. Denk dus aan wachtrijen, tijd- en belschema’s, BHV, conference groepen, ACD groepen en doorschakeling bij afwezigheid. Je kunt zelfs dezelfde verkorte doorkiesnummers gebruiken als voorheen.
  • Alle zakelijke communicatie en samenwerking vindt plaats in één omgeving. Deze omgeving is te bereiken via een computer of laptop, tablet of smartphone. Hierdoor kunnen jouw medewerkers werken waar zij maar willen. Vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd. Bij een uitgaand gesprek is alleen het vaste zakelijke nummer zichtbaar.
  • Je medewerkers hebben één adresboek voor al hun contacten. Dit scheelt een hoop zoekwerk naar telefoonnummers of e-mailadressen.
  • Met Voclarion Teams kun je elke gemiste oproep automatisch doorschakelen naar een ander nummer (bijv. naar een helpdesk of de receptie), of deze oproep nu binnenkomt via teams of een telefoon. 
  • Dankzij de koppeling met de agenda, kan je bij het doorverbinden of bellen zien of een collega telefonisch bereikbaar is.
  • Medewerkers kunnen hun eigen privé mobiele nummer behouden. Het enige dat nodig is om te bellen is een 4G of WiFi-verbinding. 
  • Is er op een locatie slechte mobiele dekking, dan is de medewerker via WiFi gewoon bereikbaar. 
  • Je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen of verwijderen via een webportaal.

Hoe werkt VoIP en Microsoft Teams integratie

Microsoft Teams beschikt standaard over een beperkte PBX-telefooncentrale met minimale mogelijkheden. Door jouw eigen telefooncentrale aan Microsoft Teams te koppelen, maak je van jouw telefonie en Microsoft Teams één geïntegreerd systeem. Hierbij behoudt je volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht. Dus alle doorkiesnummers, groepen, keuzemenu’s en andere telefoonfuncties blijven intact.  

Er is een veilige koppeling tussen de VoIP telefooncentrale en Microsoft Teams. Hosted VoIP telefooncentrales draaien in beveiligde datacenters en zijn altijd dubbel uitgevoerd. Zo is jouw bedrijf altijd bereikbaar.  

Flexibeler werken

In het bedrijf waar Stephanie en haar collega’s werken, heeft Voclarion Teams nieuwe mogelijkheden geopend. Het is nog makkelijker geworden om samenwerkingen op te zetten tussen collega’s verschillende afdelingen. Hierdoor kan het bedrijf sneller inspringen op veranderingen in de markt. Tegelijkertijd genieten de medewerkers van meer vrijheid en flexibiliteit. Zij kunnen immers werken waar en wanneer zij maar willen. 

Bekijk ons PDF brochure:

Microsoft teams – Voclarion 2020

Lees hier over onze VoIP aanbieding voor thuiswerken

 

Wil je weten welke mogelijkheden Voclarion Teams biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via 085 1119 119 of stuur een e-mail naar sales@voclarion.nl