De manier waarop we werken is structureel aan het veranderen. De trend dat we meer vanuit huis of vanuit andere plekken gaan werken, lijkt onomkeerbaar. VoIP gebaseerde Unified Communications is de oplossing.
Een van de grootste uitdagingen van het thuiswerken is het betrokken houden van medewerkers. Ook als we straks weer deels naar kantoor gaan, zien we onze collega’s minder vaak. De gevoelsafstand tussen de medewerker en het bedrijf wordt groter. Collega’s waar je niet direct mee samenwerkt, spreek je nauwelijks nog.
Essentieel daarbij is de plek die werken op afstand krijgt in de organisatie. Wordt thuiswerken de norm of kies je voor een meer hybride variant waarbij medewerkers nog wel een of twee dagen naar kantoor komen. De verbeterde mogelijkheden om op afstand te werken, maken het voor sommige bedrijven ook interessant om meerdere kleinere kantoren te openen.
Unified Communications technieken voor thuiswerken
Om de interactie tussen medewerkers te stimuleren, is het dan ook zaak om het communiceren zo makkelijk mogen te maken. Een oplossing die veel genoemd wordt is Unified Communication. Unified Communication is een integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. VoIP telefonie speelt hierin een belangrijke rol.
De meeste bedrijven beschikken over een eenvoudige telefooncentrale. Een-op-een gesprekken en groepsgesprekken lukken vaak nog wel, maar geavanceerde functies ontbreken. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een wachtrij of een belschema in te stellen.
Koppeling met VoIP maakt Unified Communications mogelijk
Gelukkig is dit probleem te verhelpen door een koppeling te maken met een VoIP telefooncentrale. Voordeel van een dergelijke oplossing is dat de samenwerking tussen je medewerkers plaatsvindt in één omgeving. Omdat het volledige systeem in de cloud draait, is het overal te benaderen. Je medewerkers hebben alleen een inlog nodig om bij de bestanden te komen en te praten met collega’s.
Unified Communications maakt integratie van de volgende communicatiekanalen mogelijk (alle met een of meerdere personen):
- (Video)bellen
- Videovergaderen
- Chatten
- Collaboration tools, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten te werken
Eenvoudige koppeling met andere platforms
Bekende voorbeelden van Unified Communication platforms zijn Google Workspace en Microsoft Teams. Deze platforms zijn open, waardoor ze eenvoudig te koppelen zijn aan andere programma’s. Zo is het vaak mogelijk om een koppeling te realiseren met het CRM of het ERP systeem.
Interactie op verschillende manieren
Uiteraard gaat het behouden van betrokkenheid verder dan alleen een technische oplossing. Je hebt ook momenten nodig waarop collega’s elkaar ontmoeten. Unified Communications biedt hier tal van mogelijkheden voor, bijvoorbeeld via groepsgesprekken, chats of via een intern social medium. Als de interactie niet spontaan ontstaat, zijn er veel manieren om dit zelf te organiseren. Denk aan digitale vrijmibo’s, pubquizzen, en online escape rooms.
Goede technische faciliteiten, zoals Unified Communications in combinatie met VoIP, zorgen er niet alleen voor dat het werkproces gewoon doorgaat maar ook dat de medewerkers zich betrokken blijven voelen bij het bedrijf en hun collega’s.
Meer weten over VoIP telefonie?
