Een VoIP telefooncentrale in de cloud is een stukje software. Dit betekent dat je het ook zo kunt behandelen. Je kunt je telefooncentrale, net als je boekhoud- en salarispakket, koppelen met andere systemen, zoals je CRM-pakket. Dit versnelt en verbetert veel processen binnen je bedrijf.
Er zijn veel verschillende CRM-systemen op de markt, allemaal met hun eigen voordelen. Voclarion koppelt met meer dan honderd verschillende CRM-systemen, waardoor er bijna altijd een integratie mogelijk is tussen jouw CRM en het telefoniesysteem.
Weten wie er belt
De telefoon gaat bij de servicelijn. Je medewerker neemt aan met ‘Goedemorgen meneer Hofstra’ alsof hij hem al jaren kent. Zodra de telefoon overgaat, vertelt een pop-up op het computerscherm dat Wim Hofstra belt, één van de contactpersonen bij een kleinere klant.
Met een druk op de knop achterhaalt de medewerker de laatste telefoongesprekken die er plaats hebben gevonden tussen jouw medewerkers en de heer Hofstra. Op deze manier kan jouw medewerker meneer Hofstra snel in contact brengen met de juiste persoon in jouw bedrijf.
De automatische koppeling tussen een telefoonnummer en de klantenkaart voorkomt fouten. Als de gegevens van de beller bekend zijn, komen deze in beeld. Een medewerker stelt een simpele controlevraag – spreek ik met Wim Hofstra van Hofstra BV? – om zeker te zijn dat hij de juiste persoon aan de lijn heeft.
Op deze manier bieden je medewerkers een persoonlijke benadering aan de klanten. Het is niet nodig om klantnummers of andere gegevens te vragen die de beller misschien niet bij de hand heeft. Tegelijkertijd voorkomt de identificatie op basis van telefoonnummer ook fouten bij vervolgacties, zoals het versturen van bestellingen of facturen.
Sneller en accurater bellen
De verbinding tussen het CRM en de telefoon maakt ook click-to-dial mogelijk. Jouw medewerkers kunnen met één druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit jouw CRM. Dit bespaart jouw medewerkers niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten bij de invoer van het telefoonnummer.
Click-to-dial is vooral handig voor medewerkers die een grote lijst met klanten moeten bellen. Is er een last-minute wijziging in het programma van de klantendag? Geen probleem. Jouw medewerkers draaien snel een overzicht met de gasten uit het CRM. Daarna kunnen ze razendsnel alle gasten bellen.
Betere gegevens
Jouw medewerkers slaan de gegevens van een nieuwe beller heel snel op in het CRM. Je medewerker krijgt een lege klantenkaart op zijn scherm waar hij tijdens het gesprek de gegevens van de klant eenvoudig kan invullen. Op deze manier komt er eenvoudig een complete klantenkaart van iedere beller in het CRM te staan. Het is uiteraard ook mogelijk om een nieuw telefoonnummer aan een bestaande relatie te koppelen.
De registratie van klantcontacten heeft verschillende voordelen:
- Betere service naar de klant
- Efficiëntere afhandeling van telefoongesprekken
- Inzicht in veelgestelde vragen en de mogelijkheid om bedrijfsprocessen aan te passen
- Beter inzicht in piekmomenten
- Bepalen van te factureren tijd bij telefonisch advies
Koppeling met Microsoft Teams
Steeds meer bedrijven gebruiken Microsoft Teams voor onderlinge communicatie. Door middel van een koppeling met een telefoniesysteem is het mogelijk om vanuit Microsoft Teams te bellen met collega’s en externen. Teams fungeert als een snelkiesmenu om collega’s door het hele bedrijf te bereiken.
Lees hier over de Voclarion VoiP koppeling met Microsoft Teams
Koppeling met andere communicatiesystemen
De telefooncentrale van Voclarion is een open systeem. Dit betekent dat het eenvoudig te koppelen is met allerlei andere communicatiesystemen, zoals alarmen en intercoms. Op deze manier kan de receptionist bijvoorbeeld via de telefoon de poort openen voor een leverancier.
Het is zelfs mogelijk om simpele applicaties te ontwikkelen die op basis van afspraken de juiste persoon alarmeert. Denk aan een bericht dat een storing in de software alleen meldt bij de medewerker die op dat moment bereikbaarheidsdienst heeft. Ook brand- en inbraakalarmen zijn te koppelen aan de telefooncentrale van Voclarion. Als laatste is het mogelijk om tracking and tracing van objecten te integreren in de telefonie.
Moderne telefoniesystemen danken hun flexibiliteit aan het feit dat het open systemen zijn. Juist deze openheid maakt het belangrijk dat de veiligheid gewaarborgd is. Minstens zo belangrijk is dat het systeem betrouwbaar is, zodat je medewerkers altijd bereikbaar zijn. In het volgend artikel lees je hoe de veiligheid en betrouwbaarheid van een modern telefoniesysteem in de cloud is gegarandeerd.
Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan
Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:
Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software
Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie
Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid
