Unified Communications – 6 onmisbare functies

Unified Communications is tegenwoordig de manier om medewerkers goed samen te laten werken. Mocht je overwegen om over te stappen naar een nieuwe VoIP provider bepaal dan van tevoren welke functies voor jou relevant zijn. Onderstaand 6 onmisbare functies om je alvast op weg te helpen.

De uitdagingen van moderne bedrijven

Moderne bedrijven kenmerken zich doordat ze voornamelijk focus hebben op productiviteit en op wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen. Er zijn meerdere teams die goed met elkaar moeten kunnen samenwerken. Zeker nu we grotendeels thuiswerken is het erg belangrijk dat de teams hierbij worden ondersteund.

Er wordt veelal gebruikgemaakt van meerdere applicaties voor chat, (video)vergaderen en voor het samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie dat wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.

Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende videovergadering. 

Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.

Welke Unified functies heb je nodig?

Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn voor je bedrijf. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?

  1. Makkelijk in het beheer

Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak om een pakket te kiezen waarmee je snel iemand toegang kunt geven tot je systemen. Dit is vooral handig als er iemand van buiten komt, zoals een accountant. Het is dan niet handig als je eerst een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat de accountant aan het werk kan. 

  1. Softphones

De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt achter ons. Een modern bedrijf heeft softphones met een headset/oortjes, zodat je medewerkers via elk device kunnen bellen. 

Dit is vooral ideaal voor medewerkers die veel op wisselende locaties werken. Zij hoeven niet meer eerst hun telefoon door te schakelen naar hun mobiel. Overal waar zij zijn, pakken zij de vaste telefoonlijn op. Dit kan heel eenvoudig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone.

  1. Optimale telefonische bereikbaarheid

De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.

Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer. 

  1. Makkelijk en snel videovergaderen

Een videovergadering is een uitstekende vervanger gebleken van een overleg in een zaaltje. Het starten van een videovergadering moet dan wel erg laagdrempelig zijn. Tot slot is het handig als mensen van buiten de organisatie ook zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden. 

Goed kunnen videovergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt ook veel samengewerkt via videovergaderingen. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden. 

  1. Veilig samenwerken in documenten 

Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken. 

Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack. 

  1. Koppelingen met andere applicaties

In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.

De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan. 

Kies de juiste oplossing voor je bedrijf

De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om te (video)vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken. 

Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar deze is te eenvoudig om de bereikbaarheid van het bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.

Door je telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.

Meer weten over Unified Communications en telefonie?

VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Lees hier ons blog: VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications 

10 tips voor efficiënt videovergaderen

Waar videovergaderingen vroeger bijzonder waren, is het nu dagelijkse kost. Video conferences zijn een uitstekend alternatief voor gewone vergaderingen, maar er zijn zeker wat verschillen. Met deze tips voor videovergaderen zorg je ervoor dat iedere conference call op rolletjes loopt en dat je op tijd klaar bent.

De techniek is de basis

Videovergaderen staat of valt met een goede technische basis. Het belangrijkste is goede software voor videobellen. In heel veel vergaderingen werken meerdere mensen samen aan documenten, dus het is belangrijk als medewerkers een scherm met elkaar kunnen delen. Daarnaast is het essentieel dat mensen ook mee kunnen doen vanaf een mobiel of een tablet. Hiervoor is een goede communicatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams of de Google Suite met bellen (VoIP) onmisbaar. 

10 tips voor productief videovergaderen

Videovergaderen biedt andere mogelijkheden dan de traditionele vergaderingen op kantoor. Dit vraagt soms ook om een andere aanpak. De volgende tips helpen jou en jouw collega’s om effectieve videovergaderingen te houden. 

  • Begin met een introductie

Voordat de vergadering begint, is het handig om de horloges even gelijk te zetten. Dit doe je door een korte introductie te geven over het voortraject en het doel van de huidige vergadering. 

Vergeet ook niet om wat afspraken over het videobellen nogmaals te delen. Binnen veel organisaties is het gebruikelijk dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. Herhaal dit soort ongeschreven regels nog even, om te voorkomen dat de vergadering wordt verstoord door omgevingsgeluid. 

  • Gebruik een duidelijke agenda

Het doel van de vergadering zie je ook duidelijk terug in de agenda. In de agenda leg je vast welke onderwerpen er besproken worden en hoe lang dit mag duren. Per onderwerp geef je aan wie een inleiding verzorgt. 

Vergeet niet om de agenda vooraf met de deelnemers te delen. Zo begint iedereen goed voorbereid aan de vergadering. 

  • Wijs een voorzitter aan

Een voorzitter is onmisbaar om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en organiseert eventueel stemmingen. Een van de belangrijkste taken is om de agenda in de gaten te houden. Hiermee zorgt de voorzitter er automatisch voor dat het doel van de vergadering bereikt wordt. 

Meestal is de organisator van een vergadering ook de voorzitter. Soms is het lastig voor de organisator om een dubbele rol te spelen. Kies in dat geval een ‘neutrale’ voorzitter. 

  • Bereid de vergadering goed voor

De tijd is schaars tijdens online vergaderingen. Dit maakt een goede voorbereiding des te belangrijker. Heb jij bestanden die je moet laten zien? Zet die alvast klaar, zodat je deze niet hoeft te openen tijdens te vergaderen. 

Een essentieel onderdeel van de voorbereiding is ook een technische test. Werken je camera, luidsprekers en microfoon goed? Niets is vervelender dan wanneer een van de hoofdrolspelers uit een vergadering niet mee kan doen door technische problemen.

  • Denk aan mensen met een klein scherm

Via de meeste vergaderapplicaties kun je bestanden delen op het scherm. Sommige mensen laten dan allerlei ingewikkelde spreadsheets zien. Soms geeft dit een hoop inzicht, maar vergeet niet dat er misschien mensen zijn die de vergadering op hun mobiele telefoon volgen.

Soms ontkom je er niet aan om een spreadsheet of een document te delen. Maak dit van tevoren kenbaar bij de deelnemers, zodat zij hier rekening mee kunnen houden door een groot scherm te gebruiken. Een andere oplossing is om van tevoren een afbeelding te maken die goed leesbaar is.  

  • Denk om je achtergrond

Een drukke achtergrond kan heel erg afleiden. Voor je het weet zitten je gesprekspartners te bekijken welke boeken je allemaal in de boekenkast hebt staan. Als er een huisgenoot of een huisdier door beeld loopt, is er vaak wel iemand die een opmerking maakt. 

Probeer waar het kan voor een rustige achtergrond te gaan zitten. Is dit niet mogelijk, dan hebben veel tools de mogelijkheid om een standaard achtergrond in te stellen, met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf als je met klanten video belt. 

  • Ga niet multitasken

Het is verleidelijk om snel even wat e-mails weg te tikken als iemand anders aan het woord is. Je collega’s zien vaak aan je ogen wel dat je er niet helemaal bij bent. 

Je krijgt ook minder mee van de vergadering dan je zou denken. Het ergste dat er kan gebeuren is dat iemand je naam roept en dat jij geen idee hebt welk onderwerp aan de orde is. Zet de videovergadering op volledig scherm als jij snel afgeleid bent. Dit vergroot de drempel om iets anders te gaan doen.

  • Maak een samenvatting

Bij alle soorten afspraken is het essentieel dat je vastlegt wat afgesproken is. Maak daarom altijd een korte samenvatting van de vergadering. Deze kun je later raadplegen als er onduidelijkheid is. 

De notulen hoeven helemaal niet lang te zijn. Leg vast wat er besloten is en waarom. Zorg dat de samenvatting duidelijk is. Iemand die niet bij de vergadering was, moet kunnen begrijpen waar jullie het over gehad hebben. 

  • Maak je vergaderingen zo klein mogelijk

Tot op bepaalde hoogte kun je een onbeperkt aantal mensen in videovergaderingen uitnodigen. Je hoeft niet meer rekening te houden met de grootte van het zaaltje dat je hebt kunnen reserveren.

Juist bij videovergaderingen wil je liever wat minder mensen aan tafel hebben. Des te meer mensen er meedoen, des te meer er gesproken wordt over andere onderwerpen. Omdat je samenvattingen maakt (zie punt 8), hoeft ook niet iedereen aan te schuiven. 

  • Gebruik de chatfunctie

In iedere vergaderapp zit een chatfunctie. Deze kun je gebruiken voor allerlei doeleinden. Zo zijn er bedrijven die codes afspreken. Een ‘t’ betekent dat je technische problemen hebt en het gesprek niet kunt volgen. De voorzitter kan hier dan rekening mee houden. 

Je kunt allerlei codes toevoegen en zelfs stemmingen organiseren door deelnemers een plus- of een minteken te laten schrijven. Wat je ook doet, spreek het van tevoren af. 

Met deze tips laat je je videovergadering een stuk efficiënter verlopen. Let wel, sommige problemen zijn gewoon niet te voorkomen. Als je buurman besluit om te gaan boren terwijl jij een presentatie geeft, dan is er daar niet zoveel aan te doen. In dat geval is humor je beste wapen. 

Download hier onze Voclarion-Thuiswerken-Teams factsheet.

VoIP Unified Communications verhoogt betrokkenheid thuiswerkers

De manier waarop we werken is structureel aan het veranderen. De trend dat we meer vanuit huis of vanuit andere plekken gaan werken, lijkt onomkeerbaar. VoIP gebaseerde Unified Communications is de oplossing.

Een van de grootste uitdagingen van het thuiswerken is het betrokken houden van medewerkers. Ook als we straks weer deels naar kantoor gaan, zien we onze collega’s minder vaak. De gevoelsafstand tussen de medewerker en het bedrijf wordt groter. Collega’s waar je niet direct mee samenwerkt, spreek je nauwelijks nog.

Essentieel daarbij is de plek die werken op afstand krijgt in de organisatie. Wordt thuiswerken de norm of kies je voor een meer hybride variant waarbij medewerkers nog wel een of twee dagen naar kantoor komen. De verbeterde mogelijkheden om op afstand te werken, maken het voor sommige bedrijven ook interessant om meerdere kleinere kantoren te openen.

Unified Communications technieken voor thuiswerken

Om de interactie tussen medewerkers te stimuleren, is het dan ook zaak om het communiceren zo makkelijk mogen te maken. Een oplossing die veel genoemd wordt is Unified Communication. Unified Communication is een integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. VoIP telefonie speelt hierin een belangrijke rol.

De meeste bedrijven beschikken over een eenvoudige telefooncentrale. Een-op-een gesprekken en groepsgesprekken lukken vaak nog wel, maar geavanceerde functies ontbreken. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een wachtrij of een belschema in te stellen. 

Koppeling met VoIP maakt Unified Communications mogelijk

Gelukkig is dit probleem te verhelpen door een koppeling te maken met een VoIP telefooncentrale. Voordeel van een dergelijke oplossing is dat de samenwerking tussen je medewerkers plaatsvindt in één omgeving. Omdat het volledige systeem in de cloud draait, is het overal te benaderen. Je medewerkers hebben alleen een inlog nodig om bij de bestanden te komen en te praten met collega’s.

Unified Communications maakt integratie van de volgende communicatiekanalen mogelijk (alle met een of meerdere personen): 

  • (Video)bellen
  • Videovergaderen
  • Chatten
  • Collaboration tools, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten te werken 

Eenvoudige koppeling met andere platforms

Bekende voorbeelden van Unified Communication platforms zijn Google Workspace en Microsoft Teams. Deze platforms zijn open, waardoor ze eenvoudig te koppelen zijn aan andere programma’s. Zo is het vaak mogelijk om een koppeling te realiseren met het CRM of het ERP systeem.

Interactie op verschillende manieren

Uiteraard gaat het behouden van betrokkenheid verder dan alleen een technische oplossing. Je hebt ook momenten nodig waarop collega’s elkaar ontmoeten. Unified Communications biedt hier tal van mogelijkheden voor, bijvoorbeeld via groepsgesprekken, chats of via een intern social medium. Als de interactie niet spontaan ontstaat, zijn er veel manieren om dit zelf te organiseren. Denk aan digitale vrijmibo’s, pubquizzen, en online escape rooms.

Goede technische faciliteiten, zoals Unified Communications in combinatie met VoIP, zorgen er niet alleen voor dat het werkproces gewoon doorgaat maar ook dat de medewerkers zich betrokken blijven voelen bij het bedrijf en hun collega’s.

Meer weten over VoIP telefonie?

VoIP technologie speelt centrale rol bij Unified Communications

Voorheen was VoIP een technologie die alleen gebruikt werd voor de telefonie. Tegenwoordig speelt de technologie van VoIP een centrale rol bij Unified communications; een nieuw business concept dat zorgt voor een naadloze integratie van allerlei communicatiekanalen en samenwerkingsdiensten. In dit artikel bespreken we wat unified communications is, wat de voordelen zijn en waarom het steeds meer aan populariteit wint.

Wat is unified communications?

Unified communications is een term die gebruikt wordt voor software, devices en diensten die verschillende communicatiekanalen naadloos met elkaar integreert. VoIP is de technologie die daarvoor nodig is. Unified communications biedt mogelijkheden voor:

  • (Video)bellen
  • Videovergaderen
  • Chat of instant messaging met groepen en personen
  • Collaboration tooling, oftewel mogelijkheden om bestanden uit te wisselen en samen aan documenten werken. 

Unified Communications

Al deze functies worden vanuit één omgeving aangeboden en je hebt dus maar één login nodig. Dit levert voor gebruikers in de praktijk veel voordelen op. 

Soms kom je de term Unified Communications as a Service (UCaaS) tegen. Deze term wordt gebruikt in situaties waarbij de communicatietools worden aangeboden vanuit de Cloud. 

De opkomst van Cloud

Unified communications is voor een groot deel mogelijk omdat steeds meer software in de Cloud draait. De laatste jaren verruilen steeds meer bedrijven software die op hun eigen servers draait voor oplossingen die draaien in het datacenter van de leverancier. 

De voordelen van de Cloud zijn groot. De kosten van applicaties zijn vaak een stuk lager. Systemen in de cloud zijn makkelijk schaalbaar en de datacenters voldoen vaak aan de hoogste eisen als het gaat om veiligheid en betrouwbaarheid.

Daarnaast is er geen noodzaak meer om lokaal allerlei technische infrastructuur aan te houden. Omdat alle techniek uit handen is gegeven aan een gespecialiseerde partij, heeft een organisatie minder ICT-personeel nodig en kan het bedrijf zich focussen op de core business. 

Koppelingen met Apps in de Cloud

Een andere belangrijke eigenschap van cloudapplicaties is dat deze over het algemeen meer open zijn. De meeste applicaties beschikken over koppelvlakken (API’s), waardoor het heel eenvoudig is om gegevens in een systeem toe te voegen of te wijzigen. Soms zijn dit open API’s, wat wil zeggen dat iedereen een nieuwe toepassing kan bouwen.  

Vaak gaat deze openheid nog een stuk verder en is er ook de mogelijkheid om extra functionaliteit toe te voegen. Dit kun je vergelijken met je browser, die je naar eigen smaak kunt aanpassen met allerlei extensies en plug-ins. 

Dit maakt het ook mogelijk om je communicatie te koppelen met andere applicaties. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan een belknop die in het CRM wordt toegevoegd, zodat je met een druk op de knop een gesprek kunt starten met de klant. Ook ERP- en boekhoudpakketten worden steeds vaker verbonden met de communicatiesoftware. 

De koppelvlakken en de mogelijkheid om functies toe te voegen, maakt het een stuk makkelijker om de sterke punten van applicaties te kunnen benutten. Deze ontwikkeling ligt aan de basis van de opkomst van unified communications. 

Wat heb je aan unified communications?

Er is op dit moment geen totaaloplossing voor unified communications. Programma’s als Microsoft Office (met daarin Teams) en Google Suite zijn uitstekend voor de digitale communicatie, zoals e-mail, videoconferencing en instant messaging. Deze oplossingen missen bepaalde mogelijkheden in de telefonie om een goede bereikbaarheid thuis of de zaak te garanderen.

Zoals de meeste cloudapplicaties zijn ook Microsoft Teams en Google suite open systemen. Het is eenvoudig mogelijk om je VoIP-telefonie te koppelen. Op deze manier kun je de volledige functionaliteit van een telefooncentrale integreren met de digitale communicatie. Functies als wachtrijen, tijd- en belschema’s, automatisch doorschakelen en keuzemenu’s komen dan beschikbaar binnen de Google of Microsoft omgeving. 

Door de combinatie van digitale collaboration tools en telefonie, wordt het een stuk eenvoudiger om medewerkers te bereiken. Als een medewerker afwezig is, dan kan een oproep automatisch worden doorgeschakeld naar een collega of de achterwacht. Een betere bereikbaarheid maakt het makkelijker om samen te werken en verkort de doorlooptijd van processen. 

Eerder stipten we al de mogelijkheid aan om rechtstreeks vanuit het CRM een telefoongesprek of een mailwisseling te starten. Deze koppeling werkt twee kanten uit. Als iemand contact opneemt met de helpdesk, herkent het CRM het telefoonnummer en toont deze automatisch de klantenkaart. Op deze manier kan unified communications ook bijdragen aan een betere dienstverlening richting de klant. 

Unified communications in de praktijk

Aan de hand van twee korte voorbeelden bespreken we de voordelen van unified communications in de praktijk.

Use case 1: In het callcenter van een verzekeringsmaatschappij

Medewerkers in het call center kunnen zowel vanuit huis als vanaf kantoor de telefonie gebruiken. Het enige dat zij hiervoor moeten doen is inloggen op het netwerk van het bedrijf. 

Dankzij de koppeling met het CRM-systeem worden de telefoongesprekken automatisch aan de juiste klant gekoppeld. Als een bekend telefoonnummer belt, zien de helpdeskmedewerkers gelijk wie er belt. Een of twee korte controlevragen zijn dan voldoende om te weten wie er belt. Als er een nieuwe klant belt, dan wordt er automatisch een klantenkaart aangemaakt.

Als de vraag doorgezet moet worden naar een van de specialisten, dan bellen de helpdeskmedewerkers het doorkiesnummer van de juiste afdeling. Het telefoongesprek komt automatisch terecht bij een van de specialisten. Het maakt hierbij niet uit of deze thuiswerkt of op kantoor aanwezig is. 

De specialisten van de verzekeringsmaatschappij werken op verschillende plaatsen vandaag. Zij kunnen eenvoudig een videovergadering starten om de offerte voor een grote woningbouwcorporatie te bespreken. Een accountmanager deelt de laatste versie van de offerte via zijn scherm. 

Use case 2: In een zorginstelling

Het zorgpersoneel gaat met een tablet bij de patiënten langs. De medewerkers gebruiken deze tablet niet alleen om te rapporteren, maar ook om te bellen. Als verpleegkundige Tamara een collega probeert te bellen voor assistentie, neemt deze niet op. Het gesprek wordt automatisch doorgeschakeld naar de zusterspost, waardoor er alsnog snel versterking komt.

Later vandaag heeft Tamara een videogesprek met de zoon van een cliënt. Hij woont in Canada en wil graag op de hoogte gehouden van de voortgang van de zorg. Ook dit gesprek vindt plaats via de tablet en via het scherm worden enkele bestanden gedeeld die de zoon als vertegenwoordiger moet ondertekenen. 

De zorginstelling heeft ook behandelaren die huisbezoeken afleggen. Deze behandelaren zijn altijd te bereiken via hetzelfde nummer, omdat gesprekken worden doorgeschakeld naar hun smartphone. Als de behandelaren tijdens een huisbezoek advies nodig hebben van een arts, kunnen zij hetzelfde doorkiesnummer gebruiken als wanneer zij op de afdeling zijn. 

Meer weten over unified communications en technologie?

VoIP van Voclarion is te koppelen met Microsoft Teams en Google suite. Daarnaast kan onze telefooncentrale gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Gaat Artificial Intelligence (AI) VoIP in 2021 definitief veranderen?

Je hoort de laatste tijd veel over artificial intelligence (AI) oftewel kunstmatige intelligentie. AI maakt allerlei nieuwe toepassingen mogelijk, zowel op de werkvloer als in het dagelijks leven. Wat gaat AI betekenen voor de manier waarop wij bellen met collega’s, klanten en leveranciers en in het bijzonder; hoe gaat AI een rol spelen binnen VoIP telefonie?

Wat is articifial intelligence?

Eerst is het verstandig om even kort uit te leggen wat AI precies is. Een simpele uitleg is dat systemen op basis van AI de menselijke intelligentie nabootsen. Deze systemen zijn dus in staat om zelf te leren op basis van feedback of informatie uit externe bronnen. 

De AI-systemen zoals we die nu kennen, hebben een ‘enkele’ toepassing. Deze kunnen voor een specifiek probleem worden gebruikt. De software uit je robotstofzuiger werkt niet op je maairobot, ook al lijkt de werking van beide apparaten wel op elkaar. Er wordt gewerkt een breder toepasbare vormen van AI, met zogeheten algemene intelligentie. Deze toepassingen zijn inzetbaar in meerdere situaties. 

De mogelijkheden van kunstmatige intelligentie zijn onvoorstelbaar groot. AI-systemen kunnen rijpe paprika’s herkennen of röntgenfoto’s interpreteren. Dit laatste doen ze soms al beter dan artsen. Spraakassistenten zoals Siri en Google Assistent gebruiken AI om te ‘horen’ wat jij zegt. 

AI en VoIP – wat zijn de mogelijkheden?

Kortom, de mogelijkheden van AI zijn onvoorstelbaar groot. In dit artikel beperken we ons daarom tot de invloed die AI gaat hebben op bellen via VoIP. Sommige van deze technieken staan nog in de kinderschoenen, anderen worden al in de praktijk getest. Hieronder vind je de belangrijkste ontwikkelingen.  

1. Slim routeren van gesprekken

AI-systemen gaan een belangrijke rol spelen bij het opzetten van telefoongesprekken. Deze telefoongesprekken gaan over verschillende netwerken. Op dit moment zitten er systemen achter die standaard de goedkoopste route zoeken. 

In veel gevallen is dit prima, maar er kunnen situaties zijn dat je liever optimaliseert op iets anders. Je wilt bijvoorbeeld zo min mogelijk vertraging of een zo goed mogelijke geluidskwaliteit. Maar je kunt er ook voor kiezen om netwerken in bepaalde landen te vermijden. Als je belt met een klant in Vietnam wil je wellicht voorkomen dat je gesprek via het Chinese netwerk gaat. 

AI-systemen kunnen heel snel gesprekken routeren op een manier die voor jou optimaal is. Als mobiele VoIP straks beter mogelijk wordt door 5G, dan is ieder gesprek maatwerk. AI gaat dan zijn waarde bewijzen. 

2. Mogelijkheden voor de klantenservice

AI gaat ook ondersteunen in je klantcontactcentrum. Een optie is om het keuzemenu te vervangen door een AI. Deze vraagt kort uit wat er aan de hand is en verbindt de klant dan door met de juiste persoon. Sommige simpele vragen kunnen mogelijk door de AI zelf worden afgehandeld.

Er zijn nog meer mogelijkheden te bedenken. De AI luistert mee bij gesprekken met de klant en analyseert de gemoedstoestand van de klant. Als de klant boos is, dan wordt deze doorverbonden met iemand die hier goed mee om kan gaan. Deze oplossingen kunnen de dienstverlening flink verbeteren. 

3. Videoconferencing

Er komen steeds betere systemen die real time vertaling mogelijk maken. Het zal niet zo lang meer duren voordat een klant uit Kenia in het Swahili praat en jij in het Nederlands. Een neutraal softwaresysteem verzorgt een accurate vertaling, waardoor jullie elkaar toch begrijpen. 

Internationaal zakendoen wordt zo een stuk makkelijker. Er is geen noodzaak meer voor een tolk. Gesprekken verlopen daarnaast vloeiender, zeker als het Engels (of een andere gemeenschappelijke taal) niet de moedertaal is van de deelnemers.

AI ondersteunt ook op andere manieren bij (video)vergaderingen. Deze kan bijvoorbeeld een samenvatting maken van datgene dat besproken is. Op deze manier is het niet meer nodig om een notulist aan te wijzen. 

4. Slimme assistenten bij gesprekken

‘Hey Siri’, wat is de hoofdstad van Gelderland?’ Slimme assistenten op basis van AI kunnen nu al simpele vragen beantwoorden. In de toekomst doet een slimme assistent mee met een conference call en roep je tijdens het gesprek de hulp in. Heeft iemand een vraag over de wettelijke termijn voor een bezwaarschrift? De slimme assistent zoekt deze gegevens even op en deelt het antwoord in de vergadering. 

Bij gesprekken tussen verschillende partijen, bijvoorbeeld klant en leverancier, zit de assistent aan één kant van de lijn. De accountmanager geeft de assistent opdracht om de offerte even opnieuw door te rekenen als blijkt dat de klant meer producten wil afnemen. 

De voordelen hiervan zijn groot. De slimme assistent is razendsnel en het voorkomt dat een relatief eenvoudig vraagstuk de besluitvorming vertraagt. Het zal nog wel even duren voordat de slimme assistent een volwaardige jurist of controller is. 

Kunstmatige intelligentie en de toekomst van VoIP telefonie

AI gaat veel veranderen en dit geldt ook voor de manier waarop wij bellen met klanten, leveranciers en collega’s. Er zijn heel veel toepassingen denkbaar voor VoIP en AI zoals Voclarion Nachtzuster. Een deel van deze ontwikkelingen kunnen we nu wellicht nog niet eens overzien. Uiteraard houden wij deze ontwikkelingen in de gaten.

AI lijkt het zakendoen via de telefoon een stuk makkelijker te maken. Om snel gebruik te kunnen maken van alle mogelijkheden die AI biedt, is het belangrijk dat je een VoIP-aanbieder kiest met een open platform. Het VoIP-platform van Voclarion kan nu al aan honderden verschillende applicaties worden gekoppeld. 

Meer weten over VoIP telefonie?

VoIP en 5G – welke mogelijkheden zijn er?

Op dit moment rollen de providers het 5G-netwerk in Nederland uit. De belofte is dat 5G vooral sneller mobiel internet betekent. Onder de motorkap verandert er veel meer dan alleen de snelheid. Dit betekent dat er allerlei nieuwe mogelijkheden ontstaan, ook voor mobiele VoIP.

Wat is 5G?

5G staat voor de vijfde generatie mobiel internet. Het is de opvolger van 4G dat in 2013 is geïntroduceerd in Nederland. Momenteel verloopt bijna al het mobiele internetverkeer via het 4G-netwerk.

Het belangrijkste probleem met 4G is dat er te weinig capaciteit is op het netwerk. Je merkt vaak dat het 4G-netwerk overbelast is op drukke plekken, bijvoorbeeld tijdens een voetbalwedstrijd of een ander groot evenement. De capaciteit van het 5G-netwerk is veel hoger. 

Door de hogere capaciteit van 5G zullen dit soort problemen tot het verleden behoren. Daarnaast komt er ruimte om apparaten op het mobiele netwerk aan te sluiten. Denk aan zelfrijdende auto’s of apparaten die verbonden zijn met het Internet of Things (IoT).

Op dit moment zijn nog niet alle smartphones geschikt voor 5G. Alleen de meest recente smartphones kunnen met 5G overweg. Daarnaast is het bereik op moment van schrijven (november 2020) nog beperkt tot locaties in stedelijke gebieden. Pas vanaf 2022 is er een volledige dekking van 5G internet. 

Wat betekent 5G voor mobiele telefonie?

Op dit moment is het nog niet altijd goed mogelijk om met een mobiele telefoon een goed gesprek over een VoIP netwerk te voeren. Dit komt door twee fenomenen, een hoge latency en packet loss. Technische termen die we graag even uitleggen:

Latency is een term die staat voor de tijd die verstrijkt tussen het verzenden van een signaal en de aankomst daarvan. Bij een 4G verbinding is deze latency ongeveer 50 milliseconden, oftewel 1/20ste van een seconde. Bij 5G gaat deze tijd naar beneden, naar ongeveer 10 milliseconden (1/100ste van een seconde) en mogelijk wordt deze later nog korter. Deze kortere reactietijd betekent dat gesprekken vloeiender (zonder haperingen) verlopen en sneller zijn opgezet.

Daarnaast is er soms sprake van packet loss. Ieder telefoongesprek wordt opgeknipt in kleine pakketjes met data. Deze pakketjes worden soms verkeerd gerouteerd in het netwerk en gaan dan verloren. Dit noemen we packet loss. Packet loss treedt vooral op als er veel verkeer is op het netwerk.

Het resultaat van packet loss is dat je een korte hapering hoort. Als dit sporadisch gebeurt, is het niet erg. Als het regelmatig voorkomt, vallen er gaten in een gesprek. Een gesprek is hierdoor moeilijk te volgen en soms wordt de verbinding helemaal verbroken. 

Door de lagere latency en minder packet loss, wordt de gesprekskwaliteit van VoIP-gesprekken over de dataverbinding vergelijkbaar met die over WiFI. Dit maakt mobiele toepassingen van VoIP een stuk interessanter.  

Nieuwe mogelijkheden 5G voor VoIP telefonie

Op het moment dat 5G breed is uitgerold, biedt dit veel mogelijkheden voor medewerkers die mobiel werken. Deze voordelen zijn het grootst voor bedrijfsonderdelen die op wisselende locaties werken. Medewerkers van deze bedrijven kunnen straks: 

  • Bellen en gebeld worden via VoIP
  • Telefoongesprekken voeren zonder haperingen
  • Video gesprekken voeren
  • Hogere kwaliteit videogesprekken zijn mogelijk

Vooral de betere mogelijkheden voor videogesprekken openen nieuwe mogelijkheden. Het meest voor de hand liggend is natuurlijk videoconferencing. Met een betere verbinding en een scherper beeld is het misschien zelfs mogelijk om een goede productdemo op afstand te geven. 

VoIP 5G mogelijkheden

VoIP 5G Augmented Reality voorbeeld

Door 5G ontstaan er ook betere mogelijkheden om augmented reality te gebruiken. Bij augmented reality worden extra elementen toegevoegd aan bestaand beeld. Als een monteur bij een reparatie op locatie vastloopt, kan een engineer helpen. De engineer kan met een pijl en een pictogram aangeven dat de monteur steeksleutel 13 moet gebruiken om een moer vast te draaien. Hetzelfde geldt voor virtual reality, waarbij wordt een virtuele werkelijkheid geprojecteerd op een bril. Hier zijn ook veel interessante toepassingen voor te bedenken. 

Voor de meeste bedrijven zal een bekabelde of wifiverbinding voor VoIP eerst de meest logische oplossing zijn. In sommige situaties kan een 5G-verbinding wel als back-up fungeren. Met een 5G-verbinding is de kwaliteit van de verbinding goed genoeg om in noodsituaties over te schakelen. 

5G en VoIP – is het de toekomst?

De meeste bedrijven zullen in eerste instantie gewoon een bekabelde verbinding blijven gebruiken op hun locaties. Medewerkers en bedrijfsonderdelen die mobiel zijn (denk aan storingsteams, bouwplaatsen en mobiele medische teams), zullen wel profiteren van een betere verbinding via 5G. Zij zijn bereikbaar via VoIP en dit biedt veel meer mogelijkheden om het telefoonverkeer te organiseren dan telefoonverkeer via het spraaknetwerk. 

5G zal mensen nog meer vrijheid geven om overal vandaan te werken. Ook op andere vlakken biedt 5G tal van andere mogelijkheden, zoals op het gebied van Internet of Things. Denk aan sensoren in gebouwen zoals scholen die de luchtkwaliteit meten. Als er te veel CO2 in de lucht zit, krijgt de docent een signaal via een app dat het raam even open moet. Omdat sensoren steeds goedkoper worden, zijn er steeds heel mogelijkheden om apparaten slimmer te maken.

Uiteraard houden wij bij Voclarion deze ontwikkelingen in de gaten. 

Weten wat VoIP voor uw organisatie kan betekenen?

VoIP en Microsoft Teams – de ideale combinatie voor zakelijke communicatie

Het is donderdag, de vaste thuiswerkdag van accountmanager Stephanie. Ze klapt haar laptop open. Het eerste dat opvalt is een e-mail van een van haar klanten. De klant is nogal in paniek en wil voor het eind van het week een offerte hebben voor een nieuwe klimaatinstallatie. 

Stephanie start Microsoft Teams op en belt met de expert op dit gebied, Sylvia. Stephanie weet niet dat zij op een conferentie in Berlijn is. De oproep wordt doorgeschakeld en Sylvia krijgt de Teams-oproep binnen op haar mobiele telefoon.

Ze bespreken de opdracht en besluiten dat Dwight, een van de controllers, ook aan moet haken om een juiste prijsberekening te kunnen maken. Stephanie kiest het verkorte doorkiesnummer van Dwight om hem bij de vergadering aan te laten sluiten.

Stephanie deelt gelijk een document in een chat met Sylvia en Dwight. De drie werken samen in een bestand en het team houdt dagelijks een videovergadering. Als blijkt dat er wat juridische expertise nodig is, kan Mehmet, een externe jurist ook snel aanhaken bij het gesprek.

Flexibel werken vraagt om flexibele oplossingen

De laatste jaren zijn bedrijven en medewerkers steeds flexibeler gaan werken. De medewerkers zitten al lang niet meer allemaal op kantoor. Steeds vaker ontstaan er ad-hoc samenwerkingen tussen mensen uit verschillende afdelingen, zoals het groepje waarmee Stephanie de offerte gaat maken. De samenwerking verloopt dan vaak via een collaboration tool als Microsoft Teams. In deze applicaties werken losse en vaste teams onderling samen. Communicatie vindt plaats via de chat, door te (video)bellen en te vergaderen. De applicatie is geïntegreerd in Microsoft Office 365, waar de teamleden bestanden bewerken, opslaan en met elkaar uitwisselen. De voortgang van het werk wordt veilig bijgehouden in gedeelde agenda’s en met tools als Microsoft Planner en SharePoint.

Het is mogelijk om Microsoft Teams te integreren met een bestaande VoIP telefooncentrale. Met deze integratie, Voclarion Teams genoemd, combineer je het gemak van Microsoft Teams met de voordelen van je telefooncentrale. 

Zo verloopt alle zakelijke communicatie via één systeem. Hierdoor maakt het niet meer uit waar je medewerkers op dat moment aan het werk zijn. Of zij nu op kantoor werken, in een koffiezaak, of in het buitenland, jouw medewerkers zijn altijd makkelijk op dezelfde manier bereikbaar.

De voordelen van VoIP en Microsoft Teams

De integratie van VoIP en Microsoft Teams heeft veel voordelen voor de bereikbaarheid in jouw bedrijf:

  • Je kunt het volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht integreren in Microsoft Teams. Denk dus aan wachtrijen, tijd- en belschema’s, BHV, conference groepen, ACD groepen en doorschakeling bij afwezigheid. Je kunt zelfs dezelfde verkorte doorkiesnummers gebruiken als voorheen.
  • Alle zakelijke communicatie en samenwerking vindt plaats in één omgeving. Deze omgeving is te bereiken via een computer of laptop, tablet of smartphone. Hierdoor kunnen jouw medewerkers werken waar zij maar willen. Vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd. Bij een uitgaand gesprek is alleen het vaste zakelijke nummer zichtbaar.
  • Je medewerkers hebben één adresboek voor al hun contacten. Dit scheelt een hoop zoekwerk naar telefoonnummers of e-mailadressen.
  • Met Voclarion Teams kun je elke gemiste oproep automatisch doorschakelen naar een ander nummer (bijv. naar een helpdesk of de receptie), of deze oproep nu binnenkomt via teams of een telefoon. 
  • Dankzij de koppeling met de agenda, kan je bij het doorverbinden of bellen zien of een collega telefonisch bereikbaar is.
  • Medewerkers kunnen hun eigen privé mobiele nummer behouden. Het enige dat nodig is om te bellen is een 4G of WiFi-verbinding. 
  • Is er op een locatie slechte mobiele dekking, dan is de medewerker via WiFi gewoon bereikbaar. 
  • Je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen of verwijderen via een webportaal.

Hoe werkt VoIP en Microsoft Teams integratie

Microsoft Teams beschikt standaard over een beperkte PBX-telefooncentrale met minimale mogelijkheden. Door jouw eigen telefooncentrale aan Microsoft Teams te koppelen, maak je van jouw telefonie en Microsoft Teams één geïntegreerd systeem. Hierbij behoudt je volledige telefoniesysteem zoals je dat nu hebt ingericht. Dus alle doorkiesnummers, groepen, keuzemenu’s en andere telefoonfuncties blijven intact.  

Er is een veilige koppeling tussen de VoIP telefooncentrale en Microsoft Teams. Hosted VoIP telefooncentrales draaien in beveiligde datacenters en zijn altijd dubbel uitgevoerd. Zo is jouw bedrijf altijd bereikbaar.  

Flexibeler werken

In het bedrijf waar Stephanie en haar collega’s werken, heeft Voclarion Teams nieuwe mogelijkheden geopend. Het is nog makkelijker geworden om samenwerkingen op te zetten tussen collega’s verschillende afdelingen. Hierdoor kan het bedrijf sneller inspringen op veranderingen in de markt. Tegelijkertijd genieten de medewerkers van meer vrijheid en flexibiliteit. Zij kunnen immers werken waar en wanneer zij maar willen. 

Bekijk ons PDF brochure:

Microsoft teams – Voclarion 2020

Lees hier over onze VoIP aanbieding voor thuiswerken

 

Wil je weten welke mogelijkheden Voclarion Teams biedt voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via 085 1119 119 of stuur een e-mail naar sales@voclarion.nl  

Hoe kies ik een nieuwe VoIP provider- aanbieder?

Nu de ondersteuning voor ISDN langzaam is beëindigd, is VoIP de nieuwe standaard op het gebied van telefonie. Er zijn op dit moment tientallen VoIP providers – aanbieders actief op de Nederlandse markt. Dit maakt het moeilijk om een aanbieder die bij jouw bedrijf of organisatie past te kiezen.

Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een nieuwe VoIP aanbieder voor jouw bedrijf?

Technische mogelijkheden van VoIP

VoIP telefonie is meer dan alleen de mogelijkheid om te bellen of om gebeld te worden. VoIP telefonie gaat over de bereikbaarheid van jouw organisatie voor zakelijke klanten en voor medewerkers onderling.

Het is belangrijk dat de technische mogelijkheden van de provider van de VoIP telefooncentrale aansluiten bij de manier waarop jij wilt werken. Zeker als je nu een verouderd telefoniesysteem gebruikt, vereist het wat moeite om te bedenken hoe je de telefonie in zou willen zetten. Een goede aanbieder weet wat er allemaal mogelijk is en helpt je bij dit proces.

Belangrijk hierbij is om niet alleen te kijken naar de technische mogelijkheden van vandaag, maar ook naar die van morgen. De wereld om ons heen verandert en hier moet je als organisatie op kunnen inspelen. De keuzes die je vandaag maakt op het gebied van telefonie, moeten je morgen niet beperken.

Belangrijk hierbij is de openheid van het systeem. Sommige VoIP Providers hebben (zoals wij) een open telefonie platform (PDF doc) die eenvoudig te koppelen is aan een hele reeks andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan:

Verder biedt niet iedere provider standaard vast mobiel integratie aan. Ook is het belangrijk dat een VoIP aanbieder het systeem niet gesloten houdt, want dan is het ook in de toekomst waarschijnlijk niet mogelijk om jouw telefonie te koppelen aan andere systemen.

VoIP Service en beheer

Een van de belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een VoIP provider is de service die een aanbieder verleent. Dit begint al bij het moment van overstappen. Welke taken neemt een leverancier uit handen en welke taken worden bij jouw organisatie belegd?

Het is echt niet nodig dat een telefonie aanbieder alle taken op zich neemt. Er zijn wel klussen die een telefoonaanbieder vele malen sneller en efficiënter kan doen, zoals het omzetten van telefoonnummers naar een nieuwe provider.

Ook als de telefonie eenmaal draait, is een goede service belangrijk. Een full-servicepakket is hierbij voor veel bedrijven een goede keuze. De leverancier neemt dan het volledige beheer van de telefonie op zich, van het aanmaken van extra lijnen tot en met het updaten van de telefooncentrale.

Je hebt dan ook gelijk een volledig dekkende ondersteuning bij storingen en calamiteiten. Tegelijkertijd hoef je hier in je eigen organisatie geen mensen voor te reserveren. Hierdoor is een full-servicepakket onder de streep vaak voordeliger.

Flexibiliteit van de aanbieder

Jouw organisatie verandert voortdurend en hiermee verandert ook de vraag naar telefonie. Je wilt hierbij graag een provider die meebeweegt. Een flexibele VoIP aanbieder denkt met jouw organisatie mee op het moment dat je wilt veranderen.

Je merkt op verschillende manieren of een aanbieder flexibel is. De medewerkers van de helpdesk van de telefonie zijn benaderbaar en denken mee over de oplossing voor een telefoon vraagstuk. Verder moet het niet zo zijn dat alles met contracten dichtgetimmerd is, waardoor kleine wijzigingen (bijvoorbeeld de opening van een nieuwe locatie) moeten leiden tot onderhandelingen op directieniveau.

Capaciteit en gesprekskwaliteit

VoIP telefoonverkeer komt binnen via een SIP trunk, een moderne variant van de telefoonlijn. Technisch gezien zijn de meeste VoIP aanbieders eigenlijk ook SIP providers. Deze SIP Providers leveren telefoonnummers en verzorgen het verkeer tussen de klant en jouw organisatie. 

Belangrijk bij de keuze voor een SIP trunk is dat deze voldoende capaciteit biedt. Verder hebben niet alle SIP trunks dezelfde mogelijkheden. Zo kun je niet bij iedere aanbieder instellen welk telefoonnummer zichtbaar is bij uitgaande gesprekken.

Prijs

Voor sommige bedrijven zal prijs de belangrijkste factor zijn in het keuzeproces. Zeker, prijs is belangrijk. Let er alleen wel op dat dit niet ten koste gaat van service, kwaliteit en flexibiliteit. Haperende gesprekken kosten ook tijd en misschien wel geld als een klant daardoor een minder goed gevoel overhoudt aan een gesprek. En is die goedkope aanbieder ook nog zo goedkoop als er tien medewerkers bij komen of vertrekken?

De belangrijkste factoren bij het kiezen van een VoIP Provider:

  • Technische mogelijkheden
    • Vast mobiel integratie
    • Mogelijkheid om telefonie te koppelen aan andere systemen
    • Hulp bij het bepalen van de mogelijkheden voor jouw organisatie
  • Service
    • Service bij implementatie
    • Service level agreement bij storingen
    • Mogelijkheid voor full-service telefonie
  • Flexibiliteit
    • Helpdeskmedewerkers die in oplossingen denken
    • Flexibiliteit binnen de contracten
  • Capaciteit en gesprekskwaliteit
    • Aantal gelijktijdige gesprekken
    • Goede gesprekskwaliteit
    • Functionaliteit van de SIP-trunk (telefoonlijn)
  • Prijs
    • Een goede prijs voor de juiste kwaliteit. 

Ben jij van plan om voor jouw organisatie een VoIP provider te zoeken? Lees dan onze VoIP White Papers.

Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoIP software

Accountmanager Robin verwacht vandaag een loodgieter en werkt daarom vanuit huis. Gisteren aan het eind van de dag heeft hij zijn vaste telefoon op kantoor doorgeschakeld naar zijn mobiel. De thuiswerkdag van Robin verloopt alles behalve vlekkeloos. Als Robin in gesprek is en een tweede oproep krijgt, dan krijgt de beller gelijk de voicemail ervoor. De meeste bellers denken dat Robin vandaag vrij is en bellen daarom naar de helpdesk. 

Van vast naar mobiel doorschakelen doe je zo

De medewerker van de helpdesk weet wel dat Robin vandaag thuis werkt, maar kan niet zien of hij in gesprek is of niet. Het gevolg is dat een klant wordt doorverbonden en voor de tweede keer in de voicemail van Robin terecht komt. 

Ook voor Robin zelf is het niet prettig werken. Hij moet tot twee keer toe haastig op zoek naar telefoonnummers van collega’s. Robin kan vanaf zijn mobiele toestel niet doorverbinden. Hij geeft daarom de rechtstreekse nummers van zijn collega’s aan de klanten. 

Als Robin naar buiten belt, moet hij per gesprek bepalen of hij wil dat zijn telefoonnummer wordt meegestuurd of niet. Bij veel klanten geldt immers de afspraak dat zij bij problemen eerst contact op moeten nemen met de helpdesk. 

Robin vergeet om zijn nummer af te schermen als hij belt met de veeleisende inkoopmanager van een veeleisende klant. Als hij pech heeft, kan hij vanaf nu telefoontjes verwachten op de meest vreemde tijdstippen. Herken je een dergelijk scenario?

Flexibel werken en telefonie

Verreweg de meeste bedrijven faciliteren medewerkers bij het flexibel werken met een laptop. De laptops zijn uitgerust met allerlei software om remote werken mogelijk te maken. Denk aan gegevensopslag in de cloud, chatdiensten als Microsoft Teams of Slack en VPNs voor de beveiliging.

Het resultaat hiervan is dat je medewerkers alle gegevens van het bedrijf altijd bij de hand hebben. Zij kunnen overal werken alsof zij op kantoor zijn. Het enige dat de medewerkers nodig hebben is een werkende internetverbinding.

Als oplossing voor de zakelijke telefonie wordt in veel gevallen alleen een mobiele telefoon geboden. Zoals uit het verhaal van Robin blijkt, is dit geen optimale oplossing. Het eerste probleem is dat veel medewerkers op meerdere plekken bereikbaar worden. Dit probleem speelt niet alleen als medewerkers thuis werken, maar ook als zij op kantoor zitten. Zij hebben immers een vaste en een mobiele telefoon. Soms hebben medewerkers ook nog een softphone geïnstalleerd op hun laptop. 

Een tweede probleem is dat veel bedrijven geen adequate oplossing hebben voor onbeantwoorde oproepen. Klanten krijgen geen gehoor of ze komen in de voicemail terecht. Omdat de klant toch antwoord wil, bellen ze naar telefoonnummers die daar niet voor bedoeld zijn. 

Altijd bereikbaar met vast mobiel integratie

Vast mobiel integratie is een oplossing om flexibel werken optimaal te ondersteunen. Met deze techniek zijn medewerkers altijd bereikbaar via hetzelfde nummer. Het maakt hierbij niet uit waar iemand zich op dat moment bevindt. Bij vast mobiel integratie is de mobiele telefoon onderdeel van het zakelijke telefoniesysteem binnen het bedrijf. 

Dit heeft verschillende voordelen: 

  • Een mobiele telefoon is op te nemen in een groepsnummer van de telefooncentrale. Dit maakt het ook voor de medewerkers van de servicedesk mogelijk om thuis te werken.
  • Medewerkers kunnen onderling verkorte doorkiesnummers gebruiken. 
  • Is een specifieke medewerker niet te bereiken, dan wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld, bijvoorbeeld naar een collega, de receptie of de servicedesk.
  • Bij het doorverbinden kan een receptionist of servicedeskmedewerker zien of een collega in gesprek is. Het maakt hierbij niet uit of deze medewerker zijn vaste of zijn mobiele telefoon gebruikt. 
  • Rapportages over het telefoonverkeer bevatten ook alle gesprekken van de mobiele telefoon.

Het spreekt voor zich dat dit de bereikbaarheid van je bedrijf vergroot. Een klant die belt wordt altijd te woord gestaan, ook als zijn contactpersoon afwezig is. Bovendien voorkom je dat de klant voor de tweede keer naar de voicemail wordt verwezen van een medewerker die in gesprek of afwezig is. 

Eenvoudig in gebruik

Er zijn verschillende voordelen aan vaste telefonie naar mobiel integratie via VoIP telefonie. De techniek voor vast mobiel integratie zit op de simkaart. Hierdoor is iedere mobiele telefoon eenvoudig te koppelen. Je hoeft geen app te installeren en er is daardoor geen noodzaak om een smartphone te gebruiken.

Een ander voordeel is dat je per medewerker maar één telefoonnummer hoeft te communiceren naar de buitenwereld. De medewerker is altijd op dit nummer bereikbaar.  Als iemand op een vaste werkplek gaat zitten, kan hij eenvoudig inloggen om de vaste telefoon te gebruiken. 

De meeste medewerkers verkiezen het gebruik van de mobiele telefoon. Als het bereik op een van jouw locaties niet goed is, dan biedt een picocell uitkomst. Dit is te vergelijken met een kleine zendmast die de dekking in het bedrijfspand verbetert. 

Lagere kosten

Het gebruik van vast mobiel integratie leidt in veel gevallen tot een kostenbesparing. Ook mobiele telefoongesprekken worden via de vaste telefoonlijn geleid. Bellen via de vaste telefoon is nog altijd goedkoper dan bellen via de mobiel, zeker als je internationaal belt. De kosten voor het interne telefoonverkeer vallen daarentegen helemaal weg, omdat deze zijn afgekocht. Hierdoor zijn de meeste bedrijven onder de streep voordeliger uit. 

Nieuwe manieren van werken mogelijk maken

Technologieën als de cloud, WiFi en mobiele apparaten hebben het mogelijk gemaakt dat medewerkers overal kunnen werken. Hierdoor ontstaat er ook vraag naar flexibele werkvormen. Veel jonge werknemers willen flexibel kunnen werken, zowel qua tijd als plaats. 

Ook klanten verwachten steeds vaker dat jouw medewerkers bij hen op locatie komen, bijvoorbeeld om mee te draaien in een ontwikkelingsproces. Met een modern telefoniesysteem met vast mobiel integratie maak je het voor je medewerkers mogelijk om overal te werken. Je klanten merken niet eens dat je medewerkers onderweg zijn. 

De telefonie speelt hierbij een cruciale rol in het mogelijk maken van flexibel werken. Ook op andere vlakken kan een modern telefoniesysteem je werkprocessen verbeteren, bijvoorbeeld door een koppeling met een CRM-systeem. In het volgende artikel in deze reeks lees je hoe een modern telefoniesysteem het middelpunt vormt van de communicatiesystemen binnen jouw bedrijf. 

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid

 

VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Een VoIP telefooncentrale in de cloud is een stukje software. Dit betekent dat je het ook zo kunt behandelen. Je kunt je telefooncentrale, net als je boekhoud- en salarispakket, koppelen met andere systemen, zoals je CRM-pakket. Dit versnelt en verbetert veel processen binnen je bedrijf.

Er zijn veel verschillende CRM-systemen op de markt, allemaal met hun eigen voordelen. Voclarion koppelt met meer dan honderd verschillende CRM-systemen, waardoor er bijna altijd een integratie mogelijk is tussen jouw CRM en het telefoniesysteem. 

Weten wie er belt

De telefoon gaat bij de servicelijn. Je medewerker neemt aan met ‘Goedemorgen meneer Hofstra’ alsof hij hem al jaren kent. Zodra de telefoon overgaat, vertelt een pop-up op het computerscherm dat Wim Hofstra belt, één van de contactpersonen bij een kleinere klant.

Met een druk op de knop achterhaalt de medewerker de laatste telefoongesprekken die er plaats hebben gevonden tussen jouw medewerkers en de heer Hofstra. Op deze manier kan jouw medewerker meneer Hofstra snel in contact brengen met de juiste persoon in jouw bedrijf.

De automatische koppeling tussen een telefoonnummer en de klantenkaart voorkomt fouten. Als de gegevens van de beller bekend zijn, komen deze in beeld. Een medewerker stelt een simpele controlevraag – spreek ik met Wim Hofstra van Hofstra BV? – om zeker te zijn dat hij de juiste persoon aan de lijn heeft.

Op deze manier bieden je medewerkers een persoonlijke benadering aan de klanten. Het is niet nodig om klantnummers of andere gegevens te vragen die de beller misschien niet bij de hand heeft. Tegelijkertijd voorkomt de identificatie op basis van telefoonnummer ook fouten bij vervolgacties, zoals het versturen van bestellingen of facturen.

Sneller en accurater bellen

De verbinding tussen het CRM en de telefoon maakt ook click-to-dial mogelijk. Jouw medewerkers kunnen met één druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit jouw CRM. Dit bespaart jouw medewerkers niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten bij de invoer van het telefoonnummer.

Click-to-dial is vooral handig voor medewerkers die een grote lijst met klanten moeten bellen. Is er een last-minute wijziging in het programma van de klantendag? Geen probleem. Jouw medewerkers draaien snel een overzicht met de gasten uit het CRM. Daarna kunnen ze razendsnel alle gasten bellen.  

Betere gegevens

Jouw medewerkers slaan de gegevens van een nieuwe beller heel snel op in het CRM. Je medewerker krijgt een lege klantenkaart op zijn scherm waar hij tijdens het gesprek de gegevens van de klant eenvoudig kan invullen. Op deze manier komt er eenvoudig een complete klantenkaart van iedere beller in het CRM te staan. Het is uiteraard ook mogelijk om een nieuw telefoonnummer aan een bestaande relatie te koppelen. 

De registratie van klantcontacten heeft verschillende voordelen:

  • Betere service naar de klant
  • Efficiëntere afhandeling van telefoongesprekken
  • Inzicht in veelgestelde vragen en de mogelijkheid om bedrijfsprocessen aan te passen
  • Beter inzicht in piekmomenten
  • Bepalen van te factureren tijd bij telefonisch advies

Koppeling met Microsoft Teams

Steeds meer bedrijven gebruiken Microsoft Teams voor onderlinge communicatie. Door middel van een koppeling met een telefoniesysteem is het mogelijk om vanuit Microsoft Teams te bellen met collega’s en externen. Teams fungeert als een snelkiesmenu om collega’s door het hele bedrijf te bereiken.  

Lees hier over de Voclarion VoiP koppeling met Microsoft Teams

Koppeling met andere communicatiesystemen

De telefooncentrale van Voclarion is een open systeem. Dit betekent dat het eenvoudig te koppelen is met allerlei andere communicatiesystemen, zoals alarmen en intercoms. Op deze manier kan de receptionist bijvoorbeeld via de telefoon de poort openen voor een leverancier. 

Het is zelfs mogelijk om simpele applicaties te ontwikkelen die op basis van afspraken de juiste persoon alarmeert. Denk aan een bericht dat een storing in de software alleen meldt bij de medewerker die op dat moment bereikbaarheidsdienst heeft. Ook brand- en inbraakalarmen zijn te koppelen aan de telefooncentrale van Voclarion. Als laatste is het mogelijk om tracking and tracing van objecten te integreren in de telefonie.  

Moderne telefoniesystemen danken hun flexibiliteit aan het feit dat het open systemen zijn. Juist deze openheid maakt het belangrijk dat de veiligheid gewaarborgd is. Minstens zo belangrijk is dat het systeem betrouwbaar is, zodat je medewerkers altijd bereikbaar zijn. In het volgend artikel lees je hoe de veiligheid en betrouwbaarheid van een modern telefoniesysteem in de cloud is gegarandeerd.  

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid