VoIP Cloud telefonie betrouwbaarheid en veiligheid

Bij iedere nieuwe technologie leven vragen over de betrouwbaarheid en de veiligheid. Dit geldt ook voor moderne telefonie met VoIP. In dit artikel lees je waarom een moderne VoIP Cloud oplossingen veiliger en betrouwbaarder is dan een telefooncentrale in eigen beheer. 

Betere bereikbaarheid

Het telefoniesysteem binnen jouw bedrijf heeft maar één doel en dat is zorgen dat jouw medewerkers bereikbaar zijn op de momenten dat dat nodig is. Cruciaal hierbij is de telefooncentrale.

De meeste bedrijven hebben een eigen telefooncentrale die zij zelf in beheer hebben. Dit brengt twee problemen met zich mee. Het eerste probleem is dat de gehele telefonie afhangt van één apparaat. Op het moment dat de telefooncentrale defect is, is het bedrijf telefonisch niet bereikbaar. 

Een tweede probleem is het beheer van de telefooncentrale. Deze moet van tijd tot tijd bijgewerkt worden, bijvoorbeeld om beveiligingsproblemen op te lossen. Doe je dit niet, dan is je centrale kwetsbaar voor criminelen. Zodra zij toegang hebben tot jouw centrale, bellen ze naar dure buitenlandse nummers of plegen zij fraude. Zij bellen dan uit naam van jouw bedrijf met klanten om zo gevoelige gegevens te achterhalen. 

Updates 

Veel bedrijven moeten rond de klok bereikbaar zijn. Het doorvoeren van een update aan de telefonie is dan een behoorlijke klus. Er moeten dan allerlei systemen opgezet worden om de bereikbaarheid tijdens deze uren te garanderen. 

Een moderne VoIP centrale in de cloud is heel eenvoudig te updaten. Doordat de telefooncentrale dubbel is uitgevoerd, kan een update worden uitgevoerd zonder dat dit leidt tot een verstoring.

Hoe werkt een update aan een telefooncentrale in de cloud?

  1. Jouw telefonie wordt overgenomen door het backupsysteem.
  2. Het hoofdsysteem wordt bijgewerkt en getest.
  3. Jouw telefonie wordt teruggezet naar het hoofdsysteem.
  4. Het backupsysteem wordt geüpdatet en getest. 

Beveiliging tegen meeluisteren

Veel bedrijven bezitten gevoelige informatie. Als jouw bedrijf een technologisch vooruitstrevend product heeft ontwikkeld, dan wil je niet dat een gesprek tussen iemand van sales en een van de engineers wordt afgeluisterd. Als er geheimen over jouw product op straat komen te liggen, dan ben je volgende week out of business.

Telefoongesprekken via het netwerk van Voclarion worden volledig versleuteld verzonden. Het maakt hierbij niet uit of je medewerkers met een vaste of een mobiele telefoon bellen. Ook gesprekken naar buiten zijn beveiligd tegen aanvallen waarbij iemand de lijn aftapt. 

Verlies of diefstal

In Nederland worden jaarlijks ongeveer 50.000 mobiele telefoons gestolen. De kans is dus groot dat dit een keer gaat gebeuren bij een van jouw medewerkers. Het slechtst denkbare scenario voor een bedrijf is dat een dief toegang krijgt tot de telefoniesystemen van jouw bedrijf en zo uit naam van jouw medewerker kan gaan bellen.  

Gelukkig zijn de telefoniesystemen van Voclarion eenvoudig van afstand uit te zetten. De vast mobiel integratie werkt via een technologie die aanwezig is op de SIM-kaart. Een telefoontje naar Voclarion is genoeg om alle functies op de simkaart te blokkeren. 

Het spreekt voor zich dat er dan niet meer met het toestel gebeld kan worden. Ook bijzondere gegevens uit het bedrijf, zoals speciale interne telefoonnummers, zijn niet meer zichtbaar. Als de telefoon door jouw bedrijf of via Voclarion beheerd wordt, dan kunnen ook alle apps van het apparaat worden verwijderd. 

Toestel defect

Of medewerkers nu hun eigen mobiele telefoon gebruiken of een van de zaak, het komt wel eens voor dat een toestel defect gaat. Omdat de vast mobiel integratie van Voclarion via de SIM-kaart werkt, is een medewerker snel weer bereikbaar.

Het enige dat de medewerker hoeft te doen is de SIM-kaart in een andere telefoon stoppen en jouw medewerker is weer volledig bereikbaar. Is ook de SIM-kaart defect, dan is een verzoek aan de helpdesk van Voclarion voldoende om een nieuwe SIM-kaart toe te wijzen aan een medewerker. 

Betrouwbaar en veilig

Een telefoniesysteem is zo sterk als de zwakste schakel. Een moderne telefoonoplossing vanuit de cloud is over de gehele linie betrouwbaar. Dit begint al in de datacenters van de aanbieder. Deze is ISO 27001 gecertificeerd en heeft alle belangrijke systemen dubbel uitgevoerd. Zo draait een moderne telefooncentrale in twee verschillende datacenters en zijn in alle datacenters noodstroomvoorzieningen aanwezig.

De tweede schakel in de keten is de verbinding. Ook de verbinding van het datacenter naar de klant is dubbel uitgevoerd. De gesprekken worden bovendien versleuteld verzonden. Een derde factor is het beheer van de smartphones. Een simkaart van één van jouw medewerkers is eenvoudig te blokkeren.

Als we dit vergelijken met een klassiek systeem met een centrale op locatie en losse mobiele toestellen, dan merken we dat deze systemen om verschillende redenen minder veilig en betrouwbaar zijn. De telefooncentrale is vaak een single point of failure – als deze een storing heeft, is jouw bedrijf niet meer bereikbaar. 

Hoe houd je je telefonie veilig en up to date?

Een belangrijke verantwoordelijkheid voor veilige telefonie ligt uiteraard bij jouw medewerkers. Het is belangrijk dat zij geen wachtwoorden delen en snel de telefoon blokkeren bij verlies of diefstal.

Een ander deel van de verantwoordelijkheid ligt bij de beheerder van het telefonieplatform. Voclarion biedt een gratis full-service pakket aan, waardoor de verantwoordelijkheid voor de technische beveiliging volledig bij Voclarion ligt. 

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid

Cloud telefonie of VoIP op locatie? Wat is het beste?

Als je opzoek gaat naar een nieuwe oplossing voor vaste telefonie dan sta je voor de keuze: in de cloud of op locatie.

Laten we beginnen met de terminologie. Er worden verschillende termen gebruikt voor het uitdrukken van VoIP bellen vanuit de cloud. Cloud telefonie, Hosted telefonieHosted VoIP, Hosted Voice het is allemaal hetzelfde. Dus laten we voor het gemak in deze blog “Cloud telefonie” gebruiken om het bellen vanuit de cloud aan te duiden.

Voor VoIP telefonie op locatie wordt: on premise, op locatie en op kantoor gebruikt. Om het eenvoudig te houden, zal ik “op locatie” gebruiken.

Nu we het obstakel van terminologie uit de weg hebben geruimd, kunnen we verder met de blog.

Oja, weet je niet precies wat een telefooncentrale is of doet? Lees dan hier onze blog over VoIP telefonie.

Wat is Cloud telefonie?

Cloud telefonie is het bellen vanuit de cloud. De telefooncentrale is verhuisd van het kantoor naar een cloud-omgeving en wordt gehost door de telefonieaanbieder. Vaak neem je deze service van de aanbieder in abonnementsvorm af. Soms op basis van gebruikers, soms op basis van gelijktijdige gesprekken.

Wat is VoIP telefonie op locatie?

In dit geval staat de telefooncentrale op de bedrijfslocatie. Dit betekent dat er ofwel een server ofwel een fysieke telefooncentrale aanwezig is in het pand.

Wat is het verschil tussen Cloud telefonie en telefonie op locatie?

In beide gevallen wordt de telefooncentrale-software op een server geïnstalleerd. Wanneer dit bij de aanbieder het geval is, maak je gebruik van Cloud telefonie. Wanneer de software op de server bij jullie bedrijf geplaatst wordt, is het een “op locatie” oplossing.

Ken je deze nog? Zo begon het allemaal vroeger. Handmatig werd je doorverbonden naar de juiste persoon.

Inmiddels is de telefooncentrale veranderd. Deze wordt, in het geval van VoIP, geplaatst op een server. In feite is de telefooncentrale veranderd van hardware naar software. Het enige dat nodig is, is een server; ofwel van de aanbieder (cloud telefonie) ofwel op locatie (eigen beheer).

Wat kun je allemaal met een VoIP telefooncentrale?

Ongeacht voor welke manier je kiest, Cloud telefonie of telefonie op locatie, de functionaliteiten van de telefooncentrale wijzigen niet. De VoIP telefooncentrale kent ongelofelijk veel functionaliteiten. Doorschakelingen regelen, mobiele toestellen integreren, zien of je collega aan het bellen is of niet, een pop-up krijgen als een bekende klant belt en nog veel meer.

Wanneer moet ik kiezen voor Cloud telefonie?

Wij zien dat veel kleinere bedrijven (tot 150 medewerkers) op dit moment aan het overstappen zijn naar telefonie vanuit de cloud. De verwachting is dat de grotere bedrijven binnen enkele jaren ook over zullen stappen naar telefonie vanuit de cloud omdat dit een voordelige oplossing is waarbij zelfs de volledige telefonieomgeving uitbesteed kan worden.

De voordelen

Het beheer kan eenvoudig worden uitbesteed. De telefooncentrale is namelijk volledig te beheren vanuit de browser waarbij de telefonieaanbieder verantwoordelijk is voor de beveiliging en werking van de telefooncentrale. Hierdoor kan elke IT partij inloggen op jullie centrale en hierop wijzigingen uitvoeren (medewerkers aanmaken, afmelden, tijdschema’s wijzigen).

Omdat steeds meer bedrijven hun IT (deels) uitbesteden hebben wij bijvoorbeeld besloten klanten kosteloos te ondersteunen. Bedrijven zonder IT afdeling kunnen op deze manier optimaal gebruik maken van onze VoIP telefooncentrale zonder zelf de kennis in huis te hebben.

De VoIP aanbieder is verantwoordelijk voor een werkend systeem. Met Cloud telefonie heb je zelf dus geen zorgen over beveiliging of onderhoud van de server. Dit is natuurlijk heel fijn omdat de VoIP leverancier gespecialiseerd is in het onderhoud en de beveiliging. Dus laat de specialist doen waar hij goed in is!

Als je overstapt naar Cloud telefonie is het ontzettend eenvoudig om in te richten. Medewerkers en nummers worden aangemaakt, het belplan wordt ingesteld (dus keuzemenu’s, openingstijden enz) en de toestellen worden via plug and play aangesloten.

Misschien wel het grootste voordeel voor organisaties is: besparing. Met Cloud telefonie waarbij het beheer is uitbesteed kan een organisatie zomaar 20% besparen. Zeker omdat IT medewerkers meer doen dan alleen telefonie. Dit betekent dat zij moeten leren werken met de VoIP telefooncentrale software terwijl een specialist in no time een configuratiewijziging doorvoert.

Wanneer moet ik kiezen voor een telefooncentrale op locatie?

De meeste grote bedrijven kiezen voor VoIP telefonie op locatie omdat zij het beheer door hun eigen IT afdeling laten doen. Op deze manier heeft de IT afdeling volledige controle over alle data, de beveiliging en de infrastructuur. Het bedrijf is op deze manier volledig onafhankelijk van de VoIP aanbieder.

Dit kan voordelig zijn voor grote bedrijven met veel kennis en voor bedrijven die vanwege privacy redenen hun data volledig zelf willen beheren. Als voorbeeld; alle opgenomen telefoongesprekken zijn op deze manier alleen beschikbaar op de server van het bedrijf en niet bij de VoIP aanbieder zoals dat wel is wanneer er wordt gewerkt met een cloud omgeving.

De voordelen

Het grootste voordeel is dat alle data en de beveiliging van de telefonieomgeving in eigen beheer zijn. Dit betekent dat je volledig onafhankelijk bent van de VoIP aanbieder. Een voordeel is bijvoorbeeld dat onderhoud aan het systeem zelf bepaald kan worden. Hierdoor ben je niet afhankelijk van de VoIP aanbieder als deze op een ongunstig moment onderhoud gaat plegen.

 Hulp bij de keuze?

Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder op weg!

Goedemorgen, goedemiddag: een telefoniste voor je telefooncentrale

Geen potentiële klanten mislopen? Denk dan eens aan een antwoordservice, een externe telefoniste die de telefoon voor jouw bedrijf beantwoordt. 

Er zijn veel bedrijven die gebruik maken van een telefonische antwoordservice. Sommige bedrijven gebruiken deze antwoordservice structureel, andere gebruiken de service tijdelijk; bijvoorbeeld tijdens de vakantie of tijdens een bedrijfsuitje. Er zijn heel veel bedrijven die de telefonische antwoordservice aanbieden, maar hoe maak je een goede keuze? 

Met deze blog help ik je op weg om een goede keuze te kunnen maken. Ik heb hierbij hulp ingeschakeld van expert Dennis Spaan, eigenaar van goedemorgen, goedemiddag en al jaren werkzaam in de antwoordservice branche. 

Jouw doel

Het is belangrijk om het doel dat je hebt voor ogen te houden. Ga je voor goedkoop of ga je voor kwaliteit. Neem één ding van mij aan, deze twee gaan nooit hand in hand. Elk bedrijf wil geld verdienen. Een lagere prijs betekent dat er ergens op bespaard moet worden. Meestal is dit op personeelskosten wat dan weer invloed heeft op de kwaliteit van de afhandeling van jouw gesprekken.

De voordelen van een antwoordservice

Laten we beginnen met de voordelen van een antwoordservice. Wellicht heb je voor jezelf al bepaald wat de voordelen zijn, maar twijfel je over het gebruik van zo’n service? Bekijk dan eens naar de volgende voordelen.

Tijdsbesparing
Sommige klanten willen een verhaal doen terwijl jij bijvoorbeeld enkel hoeft te weten wat de kernboodschap is. De antwoordservice functioneert op dat moment als filter en stuurt alleen de belangrijke informatie aan je door. 

Professionaliteit
Zeker voor de kleinere bedrijven komt het gebruik van een antwoordservice professioneel over. Ten eerste omdat de beller belt naar een 085 of ander vast nummer (niet naar een 06 nummer) en daarnaast omdat de telefoon wordt opgenomen door een receptioniste. Hiermee oogt een klein bedrijf groter en komt daardoor professioneler over. 

Goedkoper
Een telefonische antwoordservice is meestal goedkoper dan het in dienst nemen van een receptioniste. Bij sommige telefonische antwoordservices betaal je enkel per gesprek, een soort no-cure no-pay principe. Hierbij betaal je dus alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren.

Elke partij is goed, toch?

Je zou misschien denken dat het niet uitmaakt welke partij je kiest, alle telefonistes zijn toch goed? Helaas is dat niet zo, er zijn veel negatieve berichten over de praktijken van sommige antwoordservices in omloop.

Sommige antwoordservices trekken klanten met lage prijzen, maar dit gaat altijd ten koste van de kwaliteit. Of het nu uit de lengte of breedte komt, er moet geld verdiend worden en dat moet ergens vandaan komen. Daarom bezuinigen deze partijen meestal op personeel. Zij werken met goedkope krachten zoals stagiaires, studenten of jonge mensen. Deze groep werknemers heeft meestal weinig ervaring en wordt minder goed getraind. De kwaliteit van de gesprekken ligt daardoor lager dan antwoordservices die werken met doorgewinterde krachten afkomstig uit de secretariële wereld bijvoorbeeld. Het is daarom belangrijk dat je een passende keuze voor jouw bedrijf kunt maken. Daarom heb ik hieronder beschreven waar je allemaal op moet letten bij het zoeken naar een telefonische antwoordservice.

Hoe selecteer je de juiste antwoordservice?

Waar moet je nou op letten als je in zee gaat met een telefonische antwoordservice? Hieronder staan zeven belangrijke punten waarop je antwoordservices kunt vergelijken.

  1. Vraag naar de achtergrond van de telefonistes. Welke ervaring hebben zij? Hoe lang doen zij al soortgelijk werk?
  2. Wat is de servicegraad? Hoe snel wordt de telefoon aangenomen? Wordt bijvoorbeeld in 80% van de gevallen de telefoon binnen 4 keer rinkelen opgenomen?
  3. Heeft de antwoordservice positieve reviews? Let hierbij op dat de reviews op een onafhankelijke site zoals bijvoorbeeld Trustpilot geschreven zijn. Op deze sites kunnen negatieve reviews niet verwijderd worden. 
  4. Hoe worden notities verzonden? Wordt dit vanuit een geautomatiseerd systeem gedaan of wordt dit handmatig uitgevoerd via bijvoorbeeld outlook mail? Bij handmatige acties komen altijd fouten kijken, fouten zijn immers menselijk. Een geautomatiseerde werkwijze is minder foutgevoelig. 
  5. Kunnen gesprekken worden teruggeluisterd? Goede antwoordservices hebben niets te verbergen en hebben daarom geen probleem om gesprekken met je te delen. 
  6. De werktijden van de telefonische antwoordservice. Sommige bedrijven willen 24/7 bereikbaar zijn, niet alle antwoordservices bieden deze mogelijkheid.
  7. Bonuspunt: Kan de telefoniste direct een afspraak inplannen in jouw agenda? Tegenwoordig kun je jouw google agenda delen met de receptioniste. Zij ziet niets van jouw (privé)afspraken, maar kan wel zien wanneer jij beschikbaar bent om direct een afspraak in te plannen. Zo heeft de beller direct resultaat van zijn belletje en zo minimaliseer je de kans dat de beller tussen het gesprek en het terugbel-moment verder kijkt bij concurrenten.
Tip van Dennis: Let goed op welke servicegraad gehanteerd wordt. Wat gebeurt er met bellers die moeten wachten? Gaat de telefoon eindeloos over? Krijgen zij een bandje te horen met een vriendelijke tekst om nog even te wachten? Het laatste is veel klantvriendelijker, maar eigenlijk wil je niet eens dat de beller hoeft te wachten.

Wat kost een telefoonservice?

De prijs van een telefonische antwoordservice varieert per aanbieder. Het is daardoor lastig om een goede vergelijking te maken. Daarom zal ik hieronder opsommen met welke kosten je rekening moet houden.  

Maandelijkse abonnementskosten  

Rekent de antwoordservice een vast bedrag per maand of zijn er geen maandelijkse kosten? Zit je maandelijks vast aan een abonnement of kun je elk moment opzeggen? 

Een vergoeding per aangenomen gesprek

Deze ligt bij de meeste aanbieders tussen de €1,50 en €2,50 per gesprek.

Kosten voor doorverbinden

Wanneer de telefonische antwoordservice een gesprek naar jou moet doorverbinden, moet de antwoordservice hiervoor doorverbind-kosten betalen. Deze worden in de meeste gevallen doorbelast aan jou, veelal in de vorm van een vast bedrag per gesprek of een bedrag per seconden. 

Kosten voor overschrijding maximale gespreksduur

Deze kosten zijn belangrijk om rekening mee te houden omdat elke partij deze berekent. Alle partijen rekenen een maximale gespreksduur, bij overschrijding hiervan wordt een vergoeding per seconden gevraagd. Op deze manier kan je voor onaangename verrassingen komen te staan. Bijvoorbeeld: Er wordt een gesprek gevoerd van 120 seconden. De kosten bedragen €1,75 per gesprek met een maximum gesprekstijd van 90 seconden en daarna €0,02 per seconde. De kosten voor dit gesprek zijn dan €1,75 + 30 * 0,02 = €2,35.

Gesprekstijd in seconden

Wij hebben 12.328 gesprekken van de telefonische antwoordservice geanalyseerd. Hieruit komt naar voren dat een minderheid van de gesprekken korter is dan 100 seconden. Het overgrote deel van de gesprekken vindt plaats tussen de 50 en 300 seconden met een gemiddelde gesprekstijd van 216 seconden. Met deze informatie kun je een goede inschatting maken van de bijkomende kosten wanneer een telefonische antwoordservice een maximale gesprekstijd rekent.

Tip van Dennis: Vraag duidelijk wat de maximale gespreksduur is en welke kosten worden berekend voor overschrijding hiervan. De meeste antwoordservices rekenen een maximale gespreksduur van 90 seconden wat in zeer veel gevallen te kort zal zijn. Bij sommige aanbieders betaal je daardoor ruimschoots meer dan waarmee geadverteerd wordt.

Wat levert het je op?

Een misschien veel belangrijkere vraag is: wat levert de telefonische antwoordservice je op? Veel bedrijven vinden de telefonische antwoordservice duur, maar stel nou dat het je meer op zal leveren dan dat het je kost?

“Klanten vragen wat een telefonische antwoordservice kost, maar de focus zou moeten liggen op wat het de telefonische antwoordservice oplevert.” 

Je denkt misschien dat je het allemaal zelf wel kunt en dat je altijd je telefoon op kan nemen, maar is dat wel zo? Neem je bijvoorbeeld je telefoon aan als je bij een klant zit of als je een wisselgesprek krijgt? Er zijn vast momenten waarop jij telefoontjes van potentiële klanten misloopt. Je weet nooit wat de potentie is van een misgelopen telefoongesprek.

Tip van Dennis: Vraag eens een proefmaand aan bij een antwoordservice en kijk hoeveel belletjes hebben geleid tot een verkoop. Pas dan kun je beoordelen of een antwoordservice meer oplevert dan het kost.

Hoe schrijf je een goede instructie voor de antwoordservice?

Wanneer je aan een telefonische antwoordservice begint zul je de antwoordservice een aantal belangrijke zaken moeten laten weten. Je moet bijvoorbeeld laten weten wat jouw bedrijf doet, wie de contactpersonen zijn of er doorverbonden mag worden enzovoort.  

Het begint bij een korte introductie. Vertel iets over jouw bedrijf, wat je core business is en wat je met jouw bedrijf in de toekomst wilt bereiken. Op deze manier krijgt de telefoniste feeling met je bedrijf en kan zij klanten zo goed mogelijk te woord staan. 

Geef aan binnen welke termijn je bellers terugbelt (bijvoorbeeld binnen 24 uur). De telefoniste zal veelal een terugbel notitie bij je achterlaten. De meeste bellers vinden het fijn om te weten hoe snel zij worden teruggebeld.

Laat weten welke belletjes doorverbonden mogen worden. Mogen bijvoorbeeld alle bellers worden doorverbonden of alleen in spoedgevallen? 

Geef duidelijk aan wie de contactpersonen zijn en welke functie zij hebben. Op deze manier weet de telefoniste naar wie een terugbelnotitie verzonden moet worden. 

Acquisitie-filterVerkopers worden standaard tegengehouden, maar geef dit voor de zekerheid aan tijdens het schrijven van je instructie.   

Tip van Dennis: Doe een aantal mystery calls door zelf naar je bedrijfsnummer te bellen om de kwaliteit van de antwoordservice te meten. Je kunt dan gelijk controleren of de telefoniste jouw bedrijf goed vertegenwoordigt.

Wat moet je technisch regelen voor een antwoordservice?

Jouw nummer moet kunnen worden doorgeschakeld naar de antwoordservice zodat zij voor je op kunnen nemen. Dit kan je telefonieprovider voor je regelen. Je wilt tenslotte dat op bepaalde momenten de telefoon wordt doorgeschakeld naar de antwoordservice. 

Elke telefoonaanbieder kan jouw nummer doorschakelen naar die van de antwoordservice, maar met een intelligente telefooncentrale kun je veel nauwkeuriger aangeven wanneer de telefoniste jouw telefoon moet aannemen.

Hoe regel je dit met een intelligente telefooncentrale?

In de telefooncentrale zijn diverse mogelijkheden om aan te geven wanneer een belletje naar de telefoniste van de antwoordservice moet doorschakelen. Je kunt bijvoorbeeld elke maandag tussen 10 en 12 je bellers doorschakelen of er voor kiezen om na 5 keer overgaan het telefoontje door te schakelen zodat er altijd iemand opneemt. Hieronder staat beschreven op welke manieren doorgeschakeld kan worden.

  • Automatisch doorschakelen als je in gesprek bent
  • Na een aantal keer rinkelen automatisch doorschakelen
  • Doorschakelen wanneer je jouw telefoon in “niet storen” modus hebt staan
  • Als je bent uitgelogd 
  • Op bepaalde tijdstippen en dagen
  • Zelf handmatig doorschakelen  

Al deze opties kunnen onafhankelijk of samen met elkaar gebruikt worden. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat er automatisch doorgeschakeld wordt als je in gesprek bent en daarnaast ook als je bent uitgelogd bijvoorbeeld.

Het beste van beide werelden

De combinatie van een intelligente telefooncentrale en een telefonische antwoordservice is ideaal voor bedrijven die niet beschikken over voldoende mankracht om altijd bereikbaar te zijn. Met de uitgebreide instelopties van de Voclarion telefooncentrale betaal je nooit voor je antwoordservice terwijl het eigenlijk niet nodig is. Op de momenten dat je zelf de telefoon aan kunt nemen, neem je deze zelf aan. Op de momenten dat het even niet uitkomt, schakelt jouw nummer door. Zo ben je optimaal bereikbaar, waardoor je geen omzet misloopt en betaal je alleen wanneer het écht nodig is.

Conclusie

Er zitten veel voordelen aan het gebruik van een telefonische antwoordservice. Het verschil in kwaliteit van antwoordservices maakt het vinden van een juiste partij lastig. In deze blog heb ik daarom uitgebreid geschreven over de mogelijkheden en aandachtspunten voor het selecteren van jouw telefonische antwoordservice. 

Ook heb ik het voordeel van een intelligente telefooncentrale uitgelegd en weet je nu precies welke instelmogelijkheden er zijn voor het doorschakelen van je nummer. Wil jij ook jouw nummer op een eenvoudige manier kunnen doorschakelen? Ben je ZZP’er dan kun je gebruik maken van de intelligente ZZP telefooncentrale. Heb je werknemers in dienst, dan kun je gebruik maken van de intelligente telefooncentrale van Voclarion. 

Ik hoop dat ik je een beetje op weg heb kunnen helpen met deze blog. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, dan hoor ik het uiteraard graag. Ook ideeën over het aanvullen van deze blog worden zeer gewaardeerd. Hiervoor kun je mailen naar info@voclarion.nl

Nicole van Beek – auteur
Nicole is marketing manager bij Voclarion en helpt bedrijven graag op weg bij het kiezen van de juiste communicatiemiddelen.
Dennis Spaan – antwoordservice specialist
Dennis is mede-eigenaar van goedemorgen-goedemiddag.nl. Met jarenlange ervaring in de antwoordservice branche mag hij zich met recht een specialist noemen.

Gooi je deskphone het raam uit!

Deskphones zijn als karnemelk over de houdbaarheidsdatum. Het is nog steeds te drinken, maar lekker is het niet. 

Oké, het is misschien niet zo zwart-wit zoals hierboven beschreven, maar de komst van “het Nieuwe Werken” en daarmee flexplekken heeft voor veel bedrijven een omslag teweeg gebracht. Medewerkers werken afwisselend thuis en op kantoor waardoor de vaste werkplek is komen te vervallen. Gelukkig is deze manier van werken al een tijdje de standaard waardoor niet-flexibele werknemers voldoende tijd hebben gehad om te wennen aan verandering.

Er is dus weer ruimte voor wat nieuws!

Veel bedrijven ontdekken op dit moment de vast mobiel integratie. Het aantal vast-mobiel aansluitingen groeit ontzettend snel, de afgelopen jaren met 300% naar 2 miljoen!

Wat houdt een vast mobiel integratie in?
Met de vast mobiel integratie wordt de smartphone — of eigenlijk elke mobiel, zolang er maar een SIM-kaart in past– als volwaardig deskphone gezien.

Abracadabra? Een klein beetje; de SIM-kaart is zo geprogrammeerd dat de VoIP telefooncentrale (de software die er voor zorgt dat het belletje voor jou ook daadwerkelijk bij jou binnenkomt) de mobiel ziet als vast toestel. Dit betekent dat alles wat je met je deskphone kan, je nu kunt met je mobiel.

Vast mobiel integratie voclarion voip app

Steeds meer bedrijven worden mobieler

De verwachting is dat deskphones op de lange termijn worden vervangen voor mobiele toestellen. De technieken gaan steeds verder en de meeste medewerkers vinden een mobiel prettiger werken dan een deskphone. Sommige bedrijven werken 100% mobiel, maar de meeste bedrijven maken nog gebruik van deskphones.

De deskphone zal echter nooit helemaal verdwijnen. De receptie heeft bijvoorbeeld een veel beter overzicht met een uitgebreide deskphone.

Hoe krijg je medewerkers hierin mee?

Sommige medewerkers zijn flexibeler dan andere medewerkers. Afhankelijk van leeftijd en diverse genetische factoren gaan mensen op een bepaalde manier om met veranderingen. Een mooi stuk vond ik in het AD.

“Ik denk dan aan al die managers die tegen hun mensen zeggen: ‘We gaan het helemaal anders doen’. Deden we het dan tot nu toe verkeerd? Waarom moet er steeds worden geïnnoveerd, gekanteld en getransformeerd? Hou op zeg. Desastreus voor de motivatie. En als je dan toch iets gaat veranderen, zorg er dan voor dat je een goed verhaal hebt voor je mensen.” – Japke-d Bouma

Niet uitleggen waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, is een van de meest gemaakte fouten op de werkvloer. Ooit zei mijn manager tegen mij “Je kunt geen begrip hebben voor een situatie als je niet weet wat de motivatie erachter is.” en dat klopt als een bus.

Daarom is het van groot belang om aan je medewerkers uit te leggen waarom je de keuze maakt om alle deskphones van driehoog naar beneden te laten vliegen. Wat zou een goede motivatie kunnen zijn?

  1. Elke medewerker heeft slechts één zakelijk nummer nodig. Medewerkers hoeven niet meer met meerdere toestellen rond te lopen. Zij ontvangen alle telefoontjes op hun mobiel. Als medewerkers uitbellen, dan ziet de klant gewoon het vaste nummer in plaats van het 06-nummer staan.
  2. Alle functies van de deskphone zijn beschikbaar op de mobiel. Medewerkers kunnen gesprekken eenvoudig doorverbinden, zij kunnen bijvoorbeeld met *26 de mobiel eenvoudig in “niet storen” modus zetten en zijn zij onderdeel van een groepsnummer? Dan rinkelt de mobiel gewoon gelijktijdig met die van de rest. Daarnaast kunnen gesprekken worden opgenomen en kunnen de voicemails als audiobestand naar e-mail verzonden worden.
  3. Medewerkers hoeven zich nooit af te vragen of Jantje van locatie X vandaag aan het werk is. Collega’s zien eenvoudig van elkaar wie bereikbaar, en dus aan het werk, is en wie niet. Tevens een hele belangrijke functie voor de receptioniste. Hij of zij hoeft niet eindeloos door te verbinden, maar ziet direct wie wel en wie niet bereikbaar is.
  4. Dat ene telefoontje missen van een belangrijke klant is verleden tijd. Medewerkers zijn overal bereikbaar voor klanten en collega’s. Of iemand nu op de derde etage aan het bureau van een collega staat, onderweg is naar het toilet of de snoepkast in de keuken aan het leegeten is… Je bent overal bereikbaar onder je vaste nummer.
  5. Gebruik van een headset veel eenvoudiger. Geen hoorn meer tussen je oor en schouder geklemd, maar gewoon je oortjes in en bellen maar.

Een soepele overgang

Ooit gehoord van twinning? Dit is het gelijktijdig laten overgaan van je deskphone en de (privé) mobiele telefoon. Laat medewerkers alvast wennen aan het gebruik van mobiel door twinning aan te zetten. Zo kunnen zij zelf bepalen of ze de deskphone of hun mobiel opnemen wanneer iemand hen belt.

Meer weten?

Specifiek advies voor jullie communicatie oplossing? Neem even contact met ons op voor de uitgebreide mogelijkheden. In deze blog staat de vast mobiel integratie beschreven. Echter kan een gedeeltelijke vast mobiel integratie ook verzorgd worden door een speciale app. Bel ons even voor meer informatie 085 1119 119

Alles wat je moet weten over vast mobiel integratie

Vast mobiel integratie is een welbekende integratie onder telecomaanbieders. Hoewel de vraag naar vast mobiel integratie snel toeneemt, weten veel bedrijven niet precies wat deze integratie inhoudt.

In deze blog neem ik je mee in de wereld van vast mobiel integratie en leg ik alles uit dat je moet weten.

Wat is vast mobiel integratie?

Vast mobiel integratie is het integreren van mobiele toestellen in de vaste telefonie omgeving. Het mobiele toestel gedraagt zich vanaf dat moment als vast toestel. Dit betekent bijvoorbeeld dat je vanaf je mobiel eenvoudig kunt doorverbinden, alle functietoetsen van je deskphone kunt gebruiken en uitbelt met het bedrijfsnummer.

Echter zit er een groot verschil tussen de vast mobiel integratie die door verschillende partijen wordt aangeboden. Zo biedt een overgroot deel van de aanbieders slechts een gedeeltelijke vast mobiel integratie aan.

Hoe werkt vast mobiel integratie?

Om te begrijpen hoe de vast mobiel integratie werkt heb je wat kennis nodig over de VoIP telefooncentrale. Mocht je nog niet weten wat een VoIP telefooncentrale is, lees dan even dit artikel over VoIP telefonie.

De vast mobiel integratie werkt met een speciale SIM-kaart die gekoppeld wordt aan je eigen VoIP telefooncentrale. Omdat deze SIM-kaart verbinding via het GSM netwerk maakt met de telefooncentrale, kan het mobiele toestel vervolgens gebruikmaken van alle functionaliteiten die de telefooncentrale biedt.

Wat kan ik met de vast mobiel integratie?

De vast mobiel integratie zorgt er dus voor dat het mobiele toestel zich gedraagt als vast toestel. Dit betekent dat je net zo veel kan op je mobiel als op je vaste toestel. Je hebt zelfs geen vast toestel meer nodig. Omdat de integratie werkt op basis van een SIM-kaart, maakt het niet uit welk toestel je gebruikt: een Nokia 3310 of een iPhone 10.

Je vaste nummer op je smartphone
Je belt uit met je vaste bedrijfsnummer (bijvoorbeeld 085 1119 119) via je mobiel. Word je gebeld op je vaste nummer, dan komt het gesprek gewoon binnen op je mobiel.

Eenvoudig doorverbinden
Je kunt bellers eenvoudig doorverbinden naar bijvoorbeeld een collega, net zo makkelijk als op je vaste toestel.

Presence
Jouw collega’s kunnen zien of je in gesprek bent of niet. Zo hoeft bijvoorbeeld de receptioniste nooit meer eindeloos door te verbinden, maar ziet zij direct of een medewerker beschikbaar is of niet.

Opnemen van telefoongesprekken
Alle gesprekken die worden gevoerd kunnen worden opgenomen. Dit is handig om gemaakte afspraken later terug te luisteren of om personeel te trainen aan de hand van gevoerde gesprekken.

Mobiele gesprekken onderdeel van de bedrijfsrapportages
Alle mobiele gesprekken worden opgenomen in de rapportages. Hoe lang is iemand ingelogd geweest, hoeveel gesprekken zijn gevoerd, en hoe lang hebben klanten gemiddeld in de wacht gestaan?

Telefonie bij één leverancier en op één factuur
Als je voor de vast mobiel integratie kiest, kun je de bedrijfstelefonie eenvoudig en bij één leverancier regelen. Zo heb je de SIP trunk, de telefooncentrale en de vast mobiel integratie binnen één omgeving.

Waarom is vast mobiel een verbetering?

Op dit moment werken bedrijven heel vaak met een vast nummer en met een mobiel nummer. Soms staat het vaste nummer doorgeschakeld naar de mobiel, maar als een medewerker vervolgens een klant moet bellen, belt deze met zijn of haar (privé) 06 nummer.

De vast mobiel integratie is een mooie oplossing omdat al het zakelijke verkeer op één plek terecht komt onafhankelijk van de locatie van de medewerker. Hierdoor kan iedereen werken waar hij of zij wil.

Let op!

Er zit een groot verschil in “vast mobiel integratie” bij verschillende providers.
De meeste grote providers zien het doorschakelen van je vaste nummer naar mobiel en het bellen met een vast nummer als vast mobiel integratie. Op dit moment zijn de mogelijkheden bij de grote providers beperkt. Zij bieden slechts een klein deel van de functionaliteiten van de vast mobiel integratie aan.

Omdat de SIM-kaart registreert op de VoIP telefooncentrale, kunnen VoIP aanbieders die een zeer kostbare integratie hebben gemaakt met meerdere providers een echte vast mobiel integratie leveren. Alleen partijen die werken met een aanbieder die rechtstreeks op het netwerk van een operator SIM-kaarten kan registreren, kunnen zeggen dat zij échte vast-mobiel integratie leveren.

Hieronder zie je hoe de vast mobiel integratie werkt.

Informeer dus goed naar wat wordt verstaan onder de vast mobiel integratie. Kan de presence status van medewerkers bijvoorbeeld ingezien worden (in gesprek ja of nee). Kunnen gesprekken worden opgenomen of niet?

De implementatie binnen een bestaande telefonie-omgeving

Wanneer een vast mobiel integratie wordt aangeschaft gaat dit in samenwerking met een VoIP telefooncentrale. Veelal van één leverancier, dus wanneer je een vast mobiel integratie van een bepaalde leverancier wilt aanschaffen, zal tevens de telefooncentrale van die specifieke leverancier gebruikt moeten worden omdat de SIM-kaarten zich aanmelden op de telefooncentrale.

Dit betekent echter niet dat je niet kunt kiezen voor Vodafone of T-Mobile. Wij werken bijvoorbeeld met beide en hebben onze SIM-kaarten zo geprogrammeerd dat deze werken in samenwerking met onze telefooncentrale. Je ontvangt van ons dan een Voclarion SIM-kaart die werkt op het Vodafone of T-Mobile netwerk.

Klantvriendelijkheid

Vanuit het oogpunt van de klant is het fijn om direct geholpen te worden. Klanten kunnen je nu overal bereiken; of je nu in de auto, in de vergaderruimte of achter je bureau zit. Heb je even geen tijd om te antwoorden? Dan kun je eenvoudig instellen dat als je je telefoon weigert of niet opneemt, de beller wordt doorgeschakeld met jouw collega of met de receptie.

Vast mobiel integratie met een VoIP app

Tegenwoordig zijn er apps op de markt waarbij je een deel van de vast mobiel integratie functies via een app, Met de app bel je uit met het zakelijke vaste nummer, zie je de beschikbaarheidsstatus en kunnen gesprekken opgenomen worden.

Anders dan bij de SIM-kaart integratie kan met de vast mobiel integratie via een app:

  • Een status boodschap worden ingevoerd
  • Met één klik op de knop je nummer doorschakelen
  • Collega’s of klanten opzoeken in het bedrijfstelefoonboek

De app is handig voor medewerkers die af en toe moeten bellen met hun mobiele telefoon of als jullie veel flexwerkers/tijdelijk personeel in dienst hebben. Het enige dat moet worden gedaan, is de app downloaden, het technische team inloggegevens laten aanmaken en de (tijdelijke)medewerker kan direct bellen en is direct opgenomen in het telefoonboek.

Financieel

De prijs voor oproepen is bij vast-mobiel integratie gebaseerd op mobiele verbruikskosten en ligt over het algemeen hoger dan het gebruik van een vast toestel. Echter, het intern bellen tussen vast-mobiel gebruikers en vaste telefoongebruikers (zowel onderling als kruislings) is afgekocht, en dus volledig en onbeperkt kosteloos. Bij een organisatie waarin veel intern gebeld wordt, is vast-mobiel integratie dus een voordelige oplossing met veel functionaliteit.

Conclusie

Vast mobiel integratie is het integreren van mobiele toestellen in de vaste telefonie omgeving. Er zijn verschillende manieren waarop dit wordt gedaan. Sommige aanbieders noemen het doorschakelen van het vaste nummer naar de mobiele telefoon al een vast mobiel integratie terwijl de volledige vast mobiel integratie alle functionaliteiten biedt die je op je deskphone kunt uitvoeren.

Medewerkers plaats onafhankelijk kunnen laten werken is de basisbehoefte als bedrijven zoeken naar een vast mobiel integratie. Bedrijven die voorlopen zoeken daarnaast meerdere functionaliteiten zoals het opnemen van gesprekken, het doorverbinden naar interne en externe nummers via de mobiel en de presence status van medewerkers.

Medewerkers die zakelijk gebruik willen maken van hun privé smartphone, kiezen voor de vast mobiel app. Deze app zorgt ervoor dat medewerkers uit kunnen bellen met het zakelijke nummer en eenvoudig nummers van collega’s op kunnen zoeken in het telefoonboek.

Laat je goed voorlichten over de mogelijkheden voor het integreren van de mobiele toestellen in de vaste telefonie-omgeving. Er zijn verschillende wegen naar Rome met elk zijn voor en nadelen.

Meer informatie over de implementatie van VoIP en de vast mobiel integratie?

Download onze whitepaper en lees alles over de implementatie van VoIP telefonie.

Wat is VoIP? Alles wat je moet weten over VoIP telefonie

VoIP telefonie staat voor Voice over Internet Protocol en zorgt ervoor dat spraak kan worden getransporteerd over een datverbinding. Bij VoIP telefonie bel je dus via het internet. Wie gaat zoeken naar VoIP komt allerlei termen tegen zoals Hosted VoIP, Cloud telefonie en VoIP telefonie. Deze wirwar aan termen zorgt voor verwarring. Het is dan ook niet voor niets dat de zoekresultaten in google zoekwoorden tonen die totaal niets met elkaar te maken hebben.

Omdat er nog veel onduidelijkheid bestaat over VoIP telefonie, zal ik in deze blog de basis van VoIP uitleggen.

Wat is een VoIP centrale?

Laten we beginnen bij de basis; de VoIP telefooncentrale. Een VoIP telefooncentrale is een softwarematig programma dat regels instelt voor inkomende en uitgaande oproepen.

In de VoIP telefooncentrale kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat wanneer nummer 085 1119 119 gebeld wordt, eerst een welkomstbericht en vervolgens een keuzemenu afgespeeld moet worden. Deze regels worden ingesteld in het belplan.

Kijk hieronder naar een mooi filmpje waarin VoIP telefonie wordt uitgelegd.

Cloud telefonie of on premise

Als VoIP telefonie wordt aangeschaft zijn er twee smaken; in de Cloud of on Premise (bij jou intern op kantoor). Bij Cloud telefonie wordt de telefooncentrale software gehost door de aanbieder. De aanbieder is dan ook volledig verantwoordelijk voor de telefooncentrale, beveiliging en onderhoud van de server. Het enige dat je betaalt zijn de vaste kosten per gebruiker per maand en de belkosten.

Wat is dan Hosted VoIP? Cloud telefonie wordt ook wel Hosted VoIP of Hosted telefonie genoemd. Deze termen duiden dus hetzelfde begrip aan.

Bij een on Premise oplossing wordt alleen de telefooncentrale software geleverd die je vervolgens op een eigen server kan installeren. Grote bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing omdat het functioneren van de telefonieomgeving volledig in eigen hand hebben.

Cloud of Private Cloud

Bij Cloud wordt er daarnaast nog onderscheid gemaakt tussen Cloud en Private Cloud. Bij Cloud wordt de server gedeeld met meerdere bedrijven. Bij Private Cloud krijg je je eigen virtuele server die wordt gehost door de VoIP aanbieder.

Voordelen van VoIP

Waarom kiezen zoveel bedrijven voor VoIP telefonie? Een van de redenen is kostenbesparing. Bellen via VoIP is vele malen voordeliger dan bellen via ISDN, zeker naar het buitenland, maar er zijn er meer:

  • Werken waar je maar wilt
    Thuis of op kantoor of vanuit de auto, inloggen kan op elk bedrijfstoestel (lees hier over onze VoIP thuiswerken oplossing)
  • 32 nieuwe medewerkers en nu?
    Met VoIP telefonie kun je maandelijks op- en afschalen. Hierdoor betaal je altijd voor het daadwerkelijke aantal medewerkers.
  • Ik wil een keuzemenu, wachtrij en een doorschakeling… vandaag nog!
    Met VoIP kan de telefooncentrale vanuit de browser beheerd worden. Je logt gewoon in via internet en wijzigt het belplan met een paar klikken op de knop.

Nadelen van VoIP

Ik heb 300 toestellen staan
Een nadeel van de overstap naar VoIP is dat de toestellen geschikt moeten zijn voor VoIP. Heb je 300 toestellen die niet geschikt zijn voor VoIP? Dan moeten er 300 nieuwe toestellen komen.

Ik kan u slecht verstaan mevrouw
Een goede internetverbinding is noodzakelijk voor bellen via VoIP. Is een stabiele internetverbinding niet mogelijk op jouw locatie? Begin er dan maar niet aan. Niets is zo vervelend als een gesprek voeren waarvan slechts de helft van de zinnen de andere kant van het gesprek bereikt.

Bandbreedte VoIP berekenen

Oké, dit is een belangrijke bij VoIP telefonie. Als je zeker wilt zijn van een goede spraakkwaliteit, zul je een datalijn specifiek voor spraak moeten hebben of één datalijn hebben met ruim voldoende bandbreedte. Zo kan je collega die een groot bestand aan het downloaden is de telefoonlijn niet platleggen.

Bandbreedte berekenen?

Doe het maximaal aantal gelijktijdige gesprekken maal 0,1 MB/s. De uitkomst is de bandbreedte die je minimaal nodig hebt voor de spraak datalijn.

Quality of service

Als je gebruik maakt van één datalijn, kun je Quality of Service inrichten. Je bepaalt dan vooraf welk deel van de datalijn wordt gebruikt voor spraak en welk deel voor data. Je reserveert als het ware een deel van de datalijn voor spraak.

SIP trunk

Naast een datalijn is er ook een SIP trunk nodig voor het bellen via VoIP. Een SIP trunk is te vergelijken met een “traditionele” telefoonlijn. De SIP (Session Initiation Protocol) trunk zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande gesprekken via het datanetwerk kunnen verlopen.

SIP trunk aanbieders

Er zijn verschillende aanbieders van SIP trunks. Ik kan zeggen dat je de SIP aanbieder moet kiezen met de beste kwaliteit, maar dat is nog niet zo makkelijk te vergelijken. Het is in ieder geval handig om te letten op de volgende zaken:

Spraakkanalen
Net zoals bij ISDN kan een SIP aanbieder het aantal gelijktijdige gesprekken limiteren. Hoewel de meeste SIP aanbieders een onbeperkt aantal spraakkanalen aanbieden is er een aantal die per spraakkanaal rekenen.

Beltarieven
Vergelijk de tarieven van verschillende SIP aanbieders. Hoewel de duurste aanbieder niet de beste kwaliteit hoeft te leveren zit er wel een kern van waarheid in “goedkoop is duurkoop”.

Bellen naar het buitenland
Als je veel naar het buitenland belt, kan het handig zijn om meerdere SIP trunks, met de goedkoopste tarieven voor je doel, af te nemen bij verschillende leveranciers. In de VoIP telefooncentrale kan namelijk ingesteld worden dat automatisch over de goedkoopste SIP trunk wordt gebeld.

Je huidige (ISDN) abonnement
Heb je nu bijvoorbeeld een ISDN abonnement dat nog niet contractvrij is, houd er dan rekening mee dat je jouw abonnement moet afkopen of moet wachten tot je contractvrij bent.

Telefoonnummers

Je kunt met VoIP gewoon je huidige nummer(s) meenemen, maar je kunt uiteraard ook kiezen voor een nieuw nummer. Je kunt kiezen uit regionale of uit 088 en 085 nummers.

Je kunt daarnaast een keuze maken voor een enkel nummer of voor een nummerblok. Een nummerblok is noodzakelijk als je meerdere medewerkers hebt. Zo heb je 10 en 100 nummerblokken. Een extensie als 123 kan dan gehangen worden aan een nummer uit het nummerblok 085 1111 1xx. Zo is medewerker 123 bereikbaar onder 085 1111 123.

VoIP telefoons

En dan nu het meest tastbare onderdeel van VoIP telefonie; de telefoons. Heb je nog oude telefoons staan? Niet alle telefoons werken namelijk met VoIP. Er zijn drie manieren waarop je kunt bellen via VoIP:

  1. VoIP deskphone
  2. VoIP softphone
  3. Vast-mobiel integratie

Softphone, Deskphone vast-mobiel integratie

De deskphone ken je waarschijnlijk wel, maar een softphone? Dit is een telefoon op je pc of via een app op je smartphone. Hij werkt precies hetzelfde als je deskphone alleen heb je een headset nodig in plaats van een telefoonhoorn.

Een andere optie is om het belverkeer volledig via je smartphone te laten verlopen (vast-mobiel integratie). Je hebt hiervoor je eigen toestel nodig (dual-sim) of een bedrijfstoestel. Je mobiel wordt met een speciale simkaart geïntegreerd in de telefonieomgeving waardoor alle functies van je deskphone beschikbaar zijn op je mobiel.

Vast-mobiel integratie

Bellen met je vaste 085, 020, 010 bedrijfsnummer vanaf je smartphone? Een droom die werkelijkheid is geworden dankzij VoIP. Wat zo handig is van deze integratie is dat je bereikbaar bent waar je ook bent; onderweg, op kantoor of thuis.

Je deskphone in je broekzak

Alle functies die je op je deskphone kunt uitvoeren werken nu ook op je smartphone. Je kunt je collega op 156 rechtstreeks bellen zonder gedoe met lange nummers. Een beller doorverbinden werkt net zo makkelijk.

De financiële afdeling blij

Alle telefonie bij één leverancier en op één overzichtelijke factuur. Daarnaast bespaar je met de vast-mobiel integratie ook nog eens op onderling bellen met collega’s; dat is namelijk kosteloos.

VoIP functionaliteiten

Één van de mooiste dingen van de VoIP telefooncentrale software zijn alle functionaliteiten. Van keuzemenu’s tot belgroepen en geavanceerde doorschakelingen; alles is mogelijk. Een voorbeeld:

Wij hebben een algemeen nummer met een keuzemenu. De beller kiest bijvoorbeeld de afdeling sales. De telefoon gaat vervolgens over op deze afdeling (3 toestellen) neemt niemand binnen 15 seconden op? Dan schakelt de oproep automatisch door naar drie andere groepen medewerkers zodat wij altijd weten dat de telefoon zo snel mogelijk wordt opgenomen. Een greep uit de functionaliteiten;

Welkomstbericht
“Bedankt voor het bellen naar Voclarion”. Er kan een geluidsbestand afgespeeld worden wanneer een bepaald nummer wordt gebeld.

Openingstijden
Openingstijden kunnen eenvoudig ingesteld worden en er kan een bericht buiten openingstijden afgespeeld worden.

Voicemail naar email
Hiermee ontvang je al je voicemails als geluidsbestanden in je email.

Wachtrijen
Bellers kunnen in de wachtrij geplaatst worden als alle medewerkers in gesprek zijn.

Doorschakelen
Je kunt eenvoudig je doorschakelingen regelen naar een ander nummer of naar de voicemail

Beschikbaarheidsstatus
Zie eenvoudig welke medewerker bereikbaar is en welke niet. Dit geldt ook voor mobiele gebruikers met een vast-mobiel integratie.

Nummerweergave
Zie op het display van je toestel de naam van de beller, het gebelde nummer, de gebelde afdeling en de wachtrij waaruit de beller komt.

CRM integratie

Met de VoIP telefooncentrales zijn veel meer mogelijkheden om communicatie te integreren. Een voorbeeld is de integratie met het CRM systeem.

CRM integratie klantenkaart pop-up

Als een bekend telefoonnummer belt wordt direct de klantenkaart getoond. Je zou dus je beller persoonlijk kunnen aanspreken tijdens het opnemen van het telefoontje.

Daarnaast kunnen medewerkers met één klik op een nummer bellen (click-to-dial). Dat scheelt weer de nodige fouten tijdens het handmatig intypen van een nummer.

VoIP voor bedrijven met meerdere vestigingen

Zowel VoIP vanuit de Cloud als on premise heeft een groot voordeel voor bedrijven met meerdere vestigingen. Met de VoIP telefooncentrale worden alle vestigingen beheerd onder één omgeving. Dit betekent dat alle vestigingen centraal beheerd kunnen worden en dat medewerkers onderling kosteloos bellen, zowel in binnen als buitenland.

Handig voor bedrijven waar nog papieren telefoonlijsten rondslingeren. Medewerkers hebben online toegang tot het telefoonboek dat altijd up to date is. Nieuwe of gewijzigde telefoonnummers zijn direct inzichtelijk voor collega’s.

Tot slot

Er is veel onduidelijkheid in VoIP-land. Er zijn vele benamingen voor hetzelfde product, maar één ding is duidelijk. Welk naampje je VoIP telefonie ook geeft, het heeft vele voordelen voor bedrijven.

De SIP trunk, datalijn en telefoonnummers zijn de basis voor VoIP telefonie. De keuze voor de VoIP telefooncentrale software ligt bij jou.

Wil je een nóg uitgebreider document over de implementatie van VoIP?

 

De 5 VoIP functionaliteiten die de bereikbaarheid van medewerkers maximaliseert

De bereikbaarheid van medewerkers is ontzettend belangrijk. Niet alleen om bellers snel te woord te staan, maar ook om frustraties van medewerkers onderling te voorkomen. “Een moment geduld, ik ga u doorverbinden met mijn collega” …. “Ik kan mijn collega niet bereiken, ik ga u proberen met een andere collega doorverbinden”. Of de medewerker even op een andere afdeling was of in vergadering zat, het herhaaldelijk doorverbinden had voorkomen kunnen worden door slim gebruik te maken van de telefooncentrale.

Sinds de komst van VoIP is er een keuze uit verschillende telefooncentrale-software die het mogelijk maakt geavanceerde functionaliteiten te implementeren. Via een online beheerinterface kunnen deze functionaliteiten eenvoudig ingesteld worden.

In een eerdere blog gaven wij 8 tips voor het verbeteren van de bereikbaarheid van een organisatie. In deze blog schrijf ik over de 5 meest belangrijke functionaliteiten die de bereikbaarheid van medewerkers maximaliseert.

1) Beschikbaarheidsstatus

Nooit meer onnodig lang doorverbinden van medewerker naar medewerker. Bekijk eenvoudig of een collega beschikbaar is of niet. U kunt zien:

Welke collega’s zijn ingelogd
Als collega’s zijn ingelogd, zijn deze beschikbaar om een gesprek aan te nemen.

Welke collega’s in gesprek zijn en met wie
Is een collega met een andere collega in gesprek en heeft u een belangrijke klant die doorverbonden moet worden? Dan kan via een wisselgesprek gevraagd worden of de medewerker het gesprek kan beëindigen en de klant te woord kan staan.

Welke collega’s hun “niet storen” modus aan hebben staan
Door direct inzicht te hebben in deze status, weet een receptionist of collega direct dat deze persoon geen telefoon kan aannemen. De medewerker kan een terugbelverzoek voorstellen of de medewerker zet de beller door naar een beschikbare collega.

2) Twinning

Koppel twee toestellen aan elkaar en laat het vaste toestel gelijk overgaan met het mobiele (privé) toestel van de medewerker. Op deze manier zijn medewerkers overal in het gebouw bereikbaar. Of zij nu achter hun bureau zitten of bij een collega op een andere afdeling staan.

3) Inloggen op elk toestel

Op de 1e of 3e verdieping werken of gewoon thuis? Elke medewerker kan inloggen op elk bedrijfstoestel en is bereikbaar waar hij of zij ook is. Dit kan omdat het telefoonnummer van de medewerker is gekoppeld aan hem of haar zelf en niet aan het toestel. Met een gebruikersnaam en wachtwoord kan de medewerker op elk bedrijfstoestel inloggen.

4) Automatisch doorschakelen

Een medewerker kan voor zichzelf instellen wat er met interne of externe oproepen moet gebeuren als:

  • De medewerker in gesprek is
  • De medewerker de telefoon in “niet storen” modus heeft staan
  • De medewerker is uitgelogd

De volgende acties kunnen vervolgens uitgevoerd worden:

De oproep wordt doorgeschakeld naar de

  • mobiel
  • receptionist
  • collega

Maar nog klantvriendelijker is het om de beller zelf de keuze te geven of deze wil worden doorverbonden met: 

  • De receptie
  • De mobiel van de medewerker
  • De voicemail
  • Een collega

5) Belgroep met meerdere lagen

Een belgroep zorgt ervoor dat bepaalde telefoons gaan rinkelen zodra een bepaald nummer wordt gebeld. Medewerkers van afdelingen kunnen op deze manier gegroepeerd worden waardoor zij bereikbaar zijn onder één nummer. Belgroepen kunnen in verschillende niveaus ingesteld worden. Eerst gaat de telefoon over bij belgroep 1, neemt belgroep 1 niet binnen X aantal seconden op, dan gaat de telefoon over bij belgroep 2 en zo verder. Door het instellen van deze groepen, wordt er voor gezorgd dat er altijd opgenomen wordt door één van de medewerkers.

Met deze vijf functionaliteiten weet u zeker dat u optimaal bereikbaar bent voor klanten en collega’s.

  1. De beschikbaarheidsstatus geeft direct inzicht in welke collega’s online zijn en welke niet.
  2. Met twinning kunnen telefoons tegelijkertijd over gaan.
  3. De IP telefoons in combinatie met de VoIP centrale maakt het mogelijk om op elk toestel in te loggen.
  4. Met automatische doorschakel-acties bepaalt de medewerker wat er met een inkomende oproep moet gebeuren.
  5. Belgroepen zorgen ervoor dat de telefoon altijd wordt opgenomen.

De VoIP telefooncentrale software heeft legio mogelijkheden voor het instellen van het belplan.

Wilt u meer informatie over alle functionaliteiten van de telefooncentrale klik dan hier > https://voclarion.nl/grootzakelijk/mogelijkheden/ 

Of neem contact op via 085 1119 119

ISDN stopt, VoIP vervangt

SDN gaat zijn laatste levensfase in. Ruim 30 jaar na de introductie verdwijnt de ISDN lijn. KPN heeft onlangs aangekondigd dat per 1 september 2019 ISDN1/2 zal worden uitgefaseerd. ISDN zal volledig worden overgenomen door VoIP.

“De zakelijke telecommarkt zit midden in de transitie van koperen aansluitingen naar volledig plaats- en netwerkonafhankelijke Voice over IP-verbindingen (VoIP).”

– Steven Peters ABN AMRO

Waarom verdwijnt ISDN?

Het aantal gebruikers van ISDN loopt de laatste jaren sterk terug. De snelheid van technologische ontwikkelingen heeft voor een verschuiving in de telecommarkt gezorgd. Door stabiele en betrouwbare internetverbindingen neemt VoIP (het bellen via internet) de leiding in de markt.

SIP trunk

De eigenlijke vervanger van ISDN is de SIP trunk. De SIP trunk laat het telefoonverkeer via het datanetwerk verlopen in plaats van via een traditionele telefoonlijn.

Wat zijn de voordelen van VoIP?

Voordelige beltarieven
Bellen via VoIP is vele male goedkoper dan via een ISDN verbinding. De gemiddelde beltarieven voor VoIP liggen 35% tot 55% lager.
Flexibiliteit en meer functionaliteiten
VoIP geeft meer mogelijkheden, bijvoorbeeld een koppeling met een CRM en/of ERP pakket, het instellen van diverse keuzemenu’s met verschillende lagen behorend bij verschillende groepen gebruikers. Een VoIP oplossing is daarnaast zeer flexibel. Medewerkers toevoegen of verwijderen is nog nooit zo makkelijk geweest. Handig als er in het hoogseizoen meer medewerkers zijn dan in het laagseizoen.
Bellen via een App
Een leven zonder smartphone is voor de meeste mensen ondenkbaar. Altijd bereikbaar zijn en zelf bellen waar en wanneer je dit wilt. VoIP maakt het mogelijk om elke medewerker naast een vast toestel ook een app te geven waarmee gebeld kan worden naar klanten. Klanten zien het bedrijfsnummer terwijl gebeld wordt met de (privé) smartphone van de medewerker.

Moet ik nu al overstappen?

Het is verstandig om nu over te stappen op een volledige VoIP omgeving omdat de ISDN-verbindingen per 2019 niet meer worden ondersteund. Denk op tijd na over een volledige VoIP omgeving voor uw bedrijf en zoek goed uit welke leverancier de beste oplossing kan bieden. Denk hierbij aan uw infrastructuur en kies een betrouwbare SIP trunk leverancier.

Advies voor uw organisatie

Onze adviseur geeft graag een eerlijk advies voor VoIP telefonie voor uw organisatie.

Bel 085 1119 119            

of vul het contactformulier in

Roam like at home – zakelijke abonnementen

Dure buitenlandbundels, hoge prijzen voor internetgebruik en betalen voor het ontvangen van telefoongesprekken? Vanaf 15 juni 2017 is dat verleden tijd. De tarieven voor roamen binnen de Europese Unie worden gelijkgetrokken. Dit betekent dat u overal in de EU belt, sms’t en internet uit uw bundel, gewoon zoals u in Nederland gewend bent.

Om welke landen gaat het?

België; Bulgarije; Cyprus; Denemarken; Duitsland; Estland; Finland; Frankrijk; Griekenland; Hongarije; Ierland; Italië; Kroatië; Letland; Litouwen; Luxemburg; Malta; Oostenrijk; Polen; Portugal; Roemenië; Slovenië; Slowakije; Spanje; Tsjechië; Verenigd Koninkrijk (Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland) en Zweden. Ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein gaan de regels voor mobiel gebruik in de EU overnemen. Let op wanneer u naar een overzees gebied gaat. Bij overzeese gebieden die buiten de EU-regelgeving vallen mogen aanbieders zelf de prijzen bepalen. 

Spelregels

Telecomaanbieders mogen een fair use policy toepassen om misbruik te voorkomen. De aanbieder moet u vooraf informeren over de fair use policy en moet een waarschuwing geven als u uw limiet bereikt. Als u uw limiet heeft bereikt, mogen aanbieders maximaal de volgende bedragen in rekening brengen: € 0,032 per minuut voor bellen, € 0,01 per sms voor sms’en en € 7,70 per gigabyte voor internetten (exclusief BTW). 

Onbeperkt data abonnement

Als u een onbeperkt internet abonnement heeft, mag de aanbieder de hoeveelheid data voor roaming beperken tot een redelijke hoeveelheid. Als redelijk wordt 2 GB per € 7,70 aan abonnementskosten gezien. Voor elke € 7,70 die u maandelijks aan uw aanbieder betaalt, krijgt u 2 GB aan data in het buitenland.

Rekenvoorbeeld: als u een onbeperkt internetten abonnement hebt voor € 20 (exclusief BTW) per maand, heeft u in ieder geval recht op (20 : 7,70) x 2 = 5 GB binnen de EU. Als u meer dan 5 GB verbruikt, mag de aanbieder een toeslag van € 7,70 (exclusief BTW) per GB rekenen. De aanbieder moet u hierover vooraf informeren en een waarschuwing geven als u uw limiet bereikt.

Abonnement met databundel 

Als u een goedkoop abonnement heeft mag de aanbieder de hoeveelheid data voor roaming beperken tot een redelijke hoeveelheid. Voor elke € 7,70 die u maandelijks aan uw aanbieder betaalt, krijgt u 2 GB aan data in het buitenland. Maar u krijgt maximaal de hoeveelheid data die u in Nederland ook hebt. Als goedkoop abonnement wordt gezien, een abonnement waarbij de kosten per GB lager zijn dan € 7,70. U kunt dit berekenen door de maandelijkse abonnementskosten (exclusief BTW) te delen door het aantal GB’s dat u daarvoor krijgt.  

Bellen en sms’en vanuit Nederland naar een EU land

Bellen of sms-en vanuit Nederland naar een ander EU-land valt niet onder roaming. Voor het bellen en sms’en vanuit Nederland naar een EU land kunnen andere tarieven van toepassing zijn. Vraag dit na bij uw aanbieder.

Langer dan vier maanden in het buitenland?

De regel is dat zolang u uw telefoon meer thuis gebruikt dan in het buitenland, u kunt roamen tegen landelijke tarieven. De aanbieder kijkt hierbij steeds vier maanden terug.  Als de aanbieder constateert dat u uw telefoon meer in het buitenland dan thuis gebruikt  krijgt u een waarschuwing. Vanaf dat moment mag de aanbieder een toeslag rekenen van maximaal € 0,032 per minuut voor bellen, € 0,01 per sms voor sms’en en € 7,70 per gigabyte voor internetten (exclusief BTW). Woont u in een grensgebied en maakt uw telefoon contact met het netwerk in Nederland en een buurland, dan moet u er voor zorgen dat uw mobiel ten minste één keer per dag contact heeft met het thuisnetwerk. Op die manier wordt de dag niet gerekend als roaming dag.

Voclarion faciliteert “Robocalling” voor SP als laatste boodschap voor verkiezingen

De afgelopen dagen heeft Emile Roemer van de Socialistische Partij (SP) meer dan 200.000 sympathisanten van de SP en het Nationaal Zorgfonds met Robocalling opgeroepen om te gaan stemmen en zich extra voor de partij in te zetten.

Eén van de berichten bevat de boodschap voor SP sympathisanten om te stemmen voor de SP en zich extra voor de partij in te zetten. Een ander bericht vraagt aandacht voor verwezenlijking van het Nationaal Zorgfonds, dat voorziet in een zorgsysteem zonder eigen risico. Beide berichten zijn te beluisteren via de website van Voclarion. Er werd voor de berichten gebruikgemaakt van keuzemenu’s. Als mensen niet op hadden genomen en het nummer terugbelden, werd er ook een bericht afgespeeld. Op die manier werd de doelgroep maximaal bereikt.

Over Robocalling

Robocalling is het geautomatiseerd telefonisch benaderen van een grote doelgroep en een vorm van telemarketing. Mits toegepast bij de juiste doelgroep kan robocalling veel positief effect hebben. Er is namelijk veel mogelijk met robocalling; het wordt naast de Tweede Kamer verkiezingen ook veel gebruikt voor scholen om leerlingen en ouders snel op de hoogte te stellen, bij non-profit organisaties om hun donateurs op de hoogte te houden, gesproken AMBER Alerts te versturen, opiniepeilingen te houden of groepen patiënten te informeren. In het telefoongesprek kan er een aankondiging worden afgespeeld of kan er bijvoorbeeld een keuzemenu met actiemogelijkheden worden afgespeeld. Het systeem kan op honderden lijnen tegelijkertijd bellen en is erg geavanceerd. Zo houdt het systeem precies bij welk nummer op welk tijdstip en voor welke campagne werd bereikt, waardoor het de volgende keer meteen op het juiste of ander tijdstip kan bellen. Robocalling wordt in de Verenigde Staten enorm veel toegepast en wordt in Nederland ook steeds populairder.

Over Voclarion

Voclarion biedt telefonie oplossing aan voor grote ondernemingen, overheid, non-profit en resellers. Het bedrijf heeft een zeer uitgebreide telefooncentrale ontwikkeld die zowel in de cloud als op eigen servers kan worden uitgevoerd. Het platform is gebouwd op open source standaarden en daardoor is het eenvoudig om koppelingen te realiseren met andere platformen.

Voclarion is gevestigd in Amsterdam-Duivendrecht en te bereiken via www.voclarion.nl.

Contact

Voor inlichtingen kunt u contact opnemen met onze sales afdeling, bereikbaar via

<script type=”text/javascript”>
/*<![CDATA[*/

/***********************************************
* Encrypt Email script- Please keep notice intact
* Tool URL: http://www.dynamicdrive.com/emailriddler/
* **********************************************/
<!– Encrypted version of: sales [at] *********.** //–>

var emailriddlerarray=[115,97,108,101,115,64,118,111,99,108,97,114,105,111,110,46,110,108]
var encryptedemail_id96=” //variable to contain encrypted email
for (var i=0; i<emailriddlerarray.length; i++)
encryptedemail_id96+=String.fromCharCode(emailriddlerarray[i])

document.write(‘<a href=”mailto:’+encryptedemail_id96+'”>’+encryptedemail_id96+'</a>’)

/*]]>*/
</script>

of via 085 1 119 119.