De bereikbaarheid van medewerkers is ontzettend belangrijk. Niet alleen om bellers snel te woord te staan, maar ook om frustraties van medewerkers onderling te voorkomen. “Een moment geduld, ik ga u doorverbinden met mijn collega” …. “Ik kan mijn collega niet bereiken, ik ga u proberen met een andere collega doorverbinden”. Of de medewerker even op een andere afdeling was of in vergadering zat, het herhaaldelijk doorverbinden had voorkomen kunnen worden door slim gebruik te maken van de telefooncentrale.
Sinds de komst van VoIP is er een keuze uit verschillende telefooncentrale-software die het mogelijk maakt geavanceerde functionaliteiten te implementeren. Via een online beheerinterface kunnen deze functionaliteiten eenvoudig ingesteld worden.
In een eerdere blog gaven wij 8 tips voor het verbeteren van de bereikbaarheid van een organisatie. In deze blog schrijf ik over de 5 meest belangrijke functionaliteiten die de bereikbaarheid van medewerkers maximaliseert.
1) Beschikbaarheidsstatus
Nooit meer onnodig lang doorverbinden van medewerker naar medewerker. Bekijk eenvoudig of een collega beschikbaar is of niet. U kunt zien:
Welke collega’s zijn ingelogd
Als collega’s zijn ingelogd, zijn deze beschikbaar om een gesprek aan te nemen.
Welke collega’s in gesprek zijn en met wie
Is een collega met een andere collega in gesprek en heeft u een belangrijke klant die doorverbonden moet worden? Dan kan via een wisselgesprek gevraagd worden of de medewerker het gesprek kan beëindigen en de klant te woord kan staan.
Welke collega’s hun “niet storen” modus aan hebben staan
Door direct inzicht te hebben in deze status, weet een receptionist of collega direct dat deze persoon geen telefoon kan aannemen. De medewerker kan een terugbelverzoek voorstellen of de medewerker zet de beller door naar een beschikbare collega.
2) Twinning
Koppel twee toestellen aan elkaar en laat het vaste toestel gelijk overgaan met het mobiele (privé) toestel van de medewerker. Op deze manier zijn medewerkers overal in het gebouw bereikbaar. Of zij nu achter hun bureau zitten of bij een collega op een andere afdeling staan.
3) Inloggen op elk toestel
Op de 1e of 3e verdieping werken of gewoon thuis? Elke medewerker kan inloggen op elk bedrijfstoestel en is bereikbaar waar hij of zij ook is. Dit kan omdat het telefoonnummer van de medewerker is gekoppeld aan hem of haar zelf en niet aan het toestel. Met een gebruikersnaam en wachtwoord kan de medewerker op elk bedrijfstoestel inloggen.
4) Automatisch doorschakelen
Een medewerker kan voor zichzelf instellen wat er met interne of externe oproepen moet gebeuren als:
- De medewerker in gesprek is
- De medewerker de telefoon in “niet storen” modus heeft staan
- De medewerker is uitgelogd
De volgende acties kunnen vervolgens uitgevoerd worden:
De oproep wordt doorgeschakeld naar de
- mobiel
- receptionist
- collega
Maar nog klantvriendelijker is het om de beller zelf de keuze te geven of deze wil worden doorverbonden met:
- De receptie
- De mobiel van de medewerker
- De voicemail
- Een collega
5) Belgroep met meerdere lagen
Een belgroep zorgt ervoor dat bepaalde telefoons gaan rinkelen zodra een bepaald nummer wordt gebeld. Medewerkers van afdelingen kunnen op deze manier gegroepeerd worden waardoor zij bereikbaar zijn onder één nummer. Belgroepen kunnen in verschillende niveaus ingesteld worden. Eerst gaat de telefoon over bij belgroep 1, neemt belgroep 1 niet binnen X aantal seconden op, dan gaat de telefoon over bij belgroep 2 en zo verder. Door het instellen van deze groepen, wordt er voor gezorgd dat er altijd opgenomen wordt door één van de medewerkers.
Met deze vijf functionaliteiten weet u zeker dat u optimaal bereikbaar bent voor klanten en collega’s.
- De beschikbaarheidsstatus geeft direct inzicht in welke collega’s online zijn en welke niet.
- Met twinning kunnen telefoons tegelijkertijd over gaan.
- De IP telefoons in combinatie met de VoIP centrale maakt het mogelijk om op elk toestel in te loggen.
- Met automatische doorschakel-acties bepaalt de medewerker wat er met een inkomende oproep moet gebeuren.
- Belgroepen zorgen ervoor dat de telefoon altijd wordt opgenomen.
De VoIP telefooncentrale software heeft legio mogelijkheden voor het instellen van het belplan.
Wilt u meer informatie over alle functionaliteiten van de telefooncentrale klik dan hier > https://voclarion.nl/grootzakelijk/mogelijkheden/
Of neem contact op via 085 1119 119