10 tips voor efficiënt videovergaderen

Waar videovergaderingen vroeger bijzonder waren, is het nu dagelijkse kost. Video conferences zijn een uitstekend alternatief voor gewone vergaderingen, maar er zijn zeker wat verschillen. Met deze tips voor videovergaderen zorg je ervoor dat iedere conference call op rolletjes loopt en dat je op tijd klaar bent.

De techniek is de basis

Videovergaderen staat of valt met een goede technische basis. Het belangrijkste is goede software voor videobellen. In heel veel vergaderingen werken meerdere mensen samen aan documenten, dus het is belangrijk als medewerkers een scherm met elkaar kunnen delen. Daarnaast is het essentieel dat mensen ook mee kunnen doen vanaf een mobiel of een tablet. Hiervoor is een goede communicatie van bijvoorbeeld Microsoft Teams of de Google Suite met bellen (VoIP) onmisbaar. 

10 tips voor productief videovergaderen

Videovergaderen biedt andere mogelijkheden dan de traditionele vergaderingen op kantoor. Dit vraagt soms ook om een andere aanpak. De volgende tips helpen jou en jouw collega’s om effectieve videovergaderingen te houden. 

  • Begin met een introductie

Voordat de vergadering begint, is het handig om de horloges even gelijk te zetten. Dit doe je door een korte introductie te geven over het voortraject en het doel van de huidige vergadering. 

Vergeet ook niet om wat afspraken over het videobellen nogmaals te delen. Binnen veel organisaties is het gebruikelijk dat mensen hun microfoon dempen als ze niet aan het woord zijn. Herhaal dit soort ongeschreven regels nog even, om te voorkomen dat de vergadering wordt verstoord door omgevingsgeluid. 

  • Gebruik een duidelijke agenda

Het doel van de vergadering zie je ook duidelijk terug in de agenda. In de agenda leg je vast welke onderwerpen er besproken worden en hoe lang dit mag duren. Per onderwerp geef je aan wie een inleiding verzorgt. 

Vergeet niet om de agenda vooraf met de deelnemers te delen. Zo begint iedereen goed voorbereid aan de vergadering. 

  • Wijs een voorzitter aan

Een voorzitter is onmisbaar om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en organiseert eventueel stemmingen. Een van de belangrijkste taken is om de agenda in de gaten te houden. Hiermee zorgt de voorzitter er automatisch voor dat het doel van de vergadering bereikt wordt. 

Meestal is de organisator van een vergadering ook de voorzitter. Soms is het lastig voor de organisator om een dubbele rol te spelen. Kies in dat geval een ‘neutrale’ voorzitter. 

  • Bereid de vergadering goed voor

De tijd is schaars tijdens online vergaderingen. Dit maakt een goede voorbereiding des te belangrijker. Heb jij bestanden die je moet laten zien? Zet die alvast klaar, zodat je deze niet hoeft te openen tijdens te vergaderen. 

Een essentieel onderdeel van de voorbereiding is ook een technische test. Werken je camera, luidsprekers en microfoon goed? Niets is vervelender dan wanneer een van de hoofdrolspelers uit een vergadering niet mee kan doen door technische problemen.

  • Denk aan mensen met een klein scherm

Via de meeste vergaderapplicaties kun je bestanden delen op het scherm. Sommige mensen laten dan allerlei ingewikkelde spreadsheets zien. Soms geeft dit een hoop inzicht, maar vergeet niet dat er misschien mensen zijn die de vergadering op hun mobiele telefoon volgen.

Soms ontkom je er niet aan om een spreadsheet of een document te delen. Maak dit van tevoren kenbaar bij de deelnemers, zodat zij hier rekening mee kunnen houden door een groot scherm te gebruiken. Een andere oplossing is om van tevoren een afbeelding te maken die goed leesbaar is.  

  • Denk om je achtergrond

Een drukke achtergrond kan heel erg afleiden. Voor je het weet zitten je gesprekspartners te bekijken welke boeken je allemaal in de boekenkast hebt staan. Als er een huisgenoot of een huisdier door beeld loopt, is er vaak wel iemand die een opmerking maakt. 

Probeer waar het kan voor een rustige achtergrond te gaan zitten. Is dit niet mogelijk, dan hebben veel tools de mogelijkheid om een standaard achtergrond in te stellen, met bijvoorbeeld het logo van je bedrijf als je met klanten video belt. 

  • Ga niet multitasken

Het is verleidelijk om snel even wat e-mails weg te tikken als iemand anders aan het woord is. Je collega’s zien vaak aan je ogen wel dat je er niet helemaal bij bent. 

Je krijgt ook minder mee van de vergadering dan je zou denken. Het ergste dat er kan gebeuren is dat iemand je naam roept en dat jij geen idee hebt welk onderwerp aan de orde is. Zet de videovergadering op volledig scherm als jij snel afgeleid bent. Dit vergroot de drempel om iets anders te gaan doen.

  • Maak een samenvatting

Bij alle soorten afspraken is het essentieel dat je vastlegt wat afgesproken is. Maak daarom altijd een korte samenvatting van de vergadering. Deze kun je later raadplegen als er onduidelijkheid is. 

De notulen hoeven helemaal niet lang te zijn. Leg vast wat er besloten is en waarom. Zorg dat de samenvatting duidelijk is. Iemand die niet bij de vergadering was, moet kunnen begrijpen waar jullie het over gehad hebben. 

  • Maak je vergaderingen zo klein mogelijk

Tot op bepaalde hoogte kun je een onbeperkt aantal mensen in videovergaderingen uitnodigen. Je hoeft niet meer rekening te houden met de grootte van het zaaltje dat je hebt kunnen reserveren.

Juist bij videovergaderingen wil je liever wat minder mensen aan tafel hebben. Des te meer mensen er meedoen, des te meer er gesproken wordt over andere onderwerpen. Omdat je samenvattingen maakt (zie punt 8), hoeft ook niet iedereen aan te schuiven. 

  • Gebruik de chatfunctie

In iedere vergaderapp zit een chatfunctie. Deze kun je gebruiken voor allerlei doeleinden. Zo zijn er bedrijven die codes afspreken. Een ‘t’ betekent dat je technische problemen hebt en het gesprek niet kunt volgen. De voorzitter kan hier dan rekening mee houden. 

Je kunt allerlei codes toevoegen en zelfs stemmingen organiseren door deelnemers een plus- of een minteken te laten schrijven. Wat je ook doet, spreek het van tevoren af. 

Met deze tips laat je je videovergadering een stuk efficiënter verlopen. Let wel, sommige problemen zijn gewoon niet te voorkomen. Als je buurman besluit om te gaan boren terwijl jij een presentatie geeft, dan is er daar niet zoveel aan te doen. In dat geval is humor je beste wapen. 

Download hier onze Voclarion-Thuiswerken-Teams factsheet.

Financieel Dagblad Covid | Blyott

Vanaf begin maart heeft de coronacrisis hard om zich heen gegrepen. Voor veel mensen is het een moeilijke, lastige en ook verdrietige tijd. Vooral binnen de zorg wordt al lange tijd veel van de medewerkers gevraagd. 

Voclarion ontwikkelt voortdurend nieuwe technologische toepassingen waarmee je tijd en geld kunt besparen. Op deze manier kun je de zorg snel ontlasten en dit levert direct betere zorg op. 

Eenvoudig apparatuur vinden

Een gemiddeld ziekenhuis heeft vaak duizenden “mobiele assets”. Bedden, pompen en andere apparaten die continu verplaatst worden.

Het zorgpersoneel is veel tijd kwijt met het zoeken naar deze materialen. Waar is op dit moment de vacuümpomp? Er zijn ook andere vragen. Is het bed op kamer 7 bijvoorbeeld al klinisch gereinigd zodat deze weer ingezet kan worden? Dit geeft onnodige werkdruk. 

Voclarion biedt met haar partner Blyott een zeer betaalbare oplossing om deze problemen snel en eenvoudig op te lossen. Het Blyott platform is een cloudoplossing waarin alle locaties van de zorginstelling worden opgevoerd. Door een combinatie van slimme sensoren en een bluetooth enabled WiFi netwerk (deze is vaak al aanwezig of anders eenvoudig aan te leggen) is van elk instrument bekend waar deze zich bevindt en wat de actuele status is. 

Via een dashboard kunnen de medewerkers de materialen direct opzoeken. Ziekenhuizen die dit systeem gebruiken, geven een tijdsbesparing van 10 tot 20% aan. Deze tijdsbesparing komt direct ten goede van de patiënt.  

Is de situatie in jouw ziekenhuis of zorginstelling momenteel nijpend? Dan bieden wij de mogelijkheid om Blyott een periode gratis te testen. Je kunt je aanmelden via www.voclarion.nl/blyott

Optimale bereikbaarheid

Een groot probleem op dit moment is de bereikbaarheid van medewerkers. Juist in deze tijd is goede bereikbaarheid een topprioriteit, omdat het kantoorpersoneel vaak thuis werkt. 

Een manier om de bereikbaarheid te verbeteren is door de integratie van VoIP-telefonie met Microsoft Teams. Hierdoor komen alle functionaliteiten van de Voclarion telefooncentrale beschikbaar binnen Microsoft Teams. Voorbeelden hiervan zijn wachtrijen, tijd-en bel schema’s, doorschakelingen bij afwezigheid, doorverbinden, beschikbaarheid en verkort kiezen. Vanzelfsprekend kun je ook bellen met mensen die geen Teams gebruiken, zowel binnen als buiten de organisatie.

Door de integratie van Teams en telefonie, vindt alle zorg gerelateerde communicatie plaats in één omgeving. Het kantoorpersoneel kan zo nog makkelijker samenwerken. Zorgmedewerkers zijn ook beter bereikbaar vanwege het bellen via WiFi. 

Wil jij meer weten over hoe een integratie van Microsoft Teams en VoIP de bereikbaarheid binnen jouw zorginstelling kan vergroten, bel ons dan via 085 – 1119 119 of kijk op www.voclarion.nl

We zijn op een betere manier met elkaar gaan samenwerken

Sinds 2003 timmert Voclarion succesvol aan de weg met het in-house ontwikkelde zelfstandig VoIP-communicatieplatform. Het rekent instellingen als de Gemeente Amsterdam, GGD en Defensie tot zijn klanten en is ook actief in de zorgsector. Maar ook via een resellerkanaal in het MKB. Sinds maart staat managing director Ger Kors aan het roer. “Onze oplossingen zijn zeer functioneel en bevatten alles, behalve verrassingen.”

Vanaf 16 maart werd de Nederlandse bevolking dringend verzocht om thuis te gaan werken om zo te voorkomen dat COVID-19 verspreid zou worden. Een aantal dagen later startte Ger Kors bij Voclarion als managing director. “Als organisatie zijn we tijdens corona op een betere manier met elkaar gaan samenwerken. Het bleek mogelijk om klanten virtueel te bedienen en op te leveren. Dat was een leerzaam proces. Thuiswerken werd de norm en we kregen de ene na de andere aanvraag. Daarnaast was er een grote plus. Ik heb het over onze totaalintegratie met Microsoft Teams. Hiermee maken we de hele telefoniefunctionaliteit beschikbaar in dat programma. Denk aan wachtrijen, belschema’s, doorverbinden bij afwezigheid en het gebruik van verkorte kiesnummers. Een unieke propositie die nog interessanter wordt omdat dit plug & play is. Kors is daarnaast trots op de mogelijkheid om de telefonie-oplossingen te koppelen aan CRM-omgevingen. “Dit gebeurt ook op de makkelijke manier van plug & play. Meer dan 100 verschillende CRM-omgevingen kunnen geïntegreerd worden. Je moet dan denken aan bekende namen als AFAS, Salesforce, SAP en Microsoft.”

Altijd functioneel

Resellers waarderen de rechttoe-rechtaan-aanpak van Voclarion, stelt Kors. “We doen er alles aan om het hen zo makkelijk mogelijk te maken. Zo is er een website-’plugin’ die helemaal naar wens ingericht kan worden op de website van de reseller. De insteek is om de eindklant in een paar stappen door het proces te leiden om zo de telefonieomgeving op de beste en meest aantrekkelijke manier in te richten. Het grootste USP van ons bedrijf is dat onze oplossingen altijd functioneel zijn en alles bevatten, behalve verrassingen. Oplossingen die zowel bedoeld zijn voor kleine als complexe, grote klanten. Het proces is beheersbaar waardoor nieuwe bedrijven op een makkelijke manier aangesloten kunnen worden. Het is voor een reseller eenvoudig om onze oplossing bij een klant neer te zetten en te installeren. Dat kan bijna automatisch verlopen.”

De ambitie van Voclarion steekt Kors niet onder stoelen of banken. “Wij willen voorop blijven lopen als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. De eerder besproken integratie van VoIP binnen Microsoft Teams is daar een goed voorbeeld van. In het verlengde komen we binnenkort voor de zorgmarkt met AI-oplossingen op de markt die aansluiten op onze telefonie. Deze zullen de valse alarmen in de zorg met 90% verminderen. Je moet dan denken aan integratie van sensoren met AI en allerlei soorten IoT-oplossingen. Dit alles natuurlijk op de laagdrempelige en innovatieve manier die men van Voclarion verwacht.”

Voordelen Zorg VoiP communicatie uit de cloud (Zorg serie intro)

De voordelen van een modern, intelligent en geïntegreerd systeem voor personenalarmering en telefonie voor het zorgpersoneel zijn duidelijk. Medewerkers hebben nog maar één apparaat nodig voor telefoonoproepen, zorgalarmering en het stilalarm.  

Als gevolg van dit geïntegreerde systeem neemt de werkdruk af. Tegelijkertijd is het met behulp van de slimme alarmeringssystemen mogelijk om de cliënten beter te bedienen. Dit geldt vooral voor situaties waarin er sprake is van onvrijwillige zorg. 

Telefonie in de zorg: achter de schermen 

De voordelen zijn dus duidelijk. De vraag is alleen, hoe werkt dit achter de schermen? Hiervoor kijken we eerst kort naar de manier waarop de telefonie nu werkt in de meeste instellingen. 

De meeste zorginstellingen hebben op dit moment een eigen telefooncentrale, een eigen verpleegoproepsysteem en een losse stilalarminstallatie. Het geïntegreerde telefonie- en alarmeringssysteem van Voclarion werkt vanuit de cloud of een private (bedrijfs)cloud. Dit heeft grote voordelen, maar is tegelijkertijd ook noodzakelijk voor de werking van sommige onderdelen.  

Kunstmatige intelligentie in de zorg

Een van de belangrijkste onderdelen van het geïntegreerde telefonie- en alarmeringssysteem van Voclarion zijn de slimme sensoren. Deze kunnen op basis van de opgepikte signalen beoordelen of er sprake is van een alarmsituatie. Zo zien deze sensoren bijvoorbeeld of een cliënt al lange tijd op bed zit. Dit kan reden zijn om aan te nemen dat de cliënt niet makkelijk uit bed kan komen.  

Hierbij worden de signalen die de sensor oppikt vergeleken met signalen die eerder door computers zijn beoordeeld. Deze vergelijking vindt plaats in de cloud, omdat daar de database met al beoordeelde signalen staat.  

Een systeem op basis van kunstmatige intelligentie is zelflerend. De systemen verbeteren zichzelf continu aan de hand van feedback. Het is niet uitgesloten dat slimme sensoren in de toekomst in staat zijn om nieuwe signalen op te pikken die nu nog genegeerd worden. Dankzij de flexibiliteit van de cloud komen deze nieuwe functionaliteiten gelijk beschikbaar. 

Flexibiliteit van telefonie in de cloud

Als je het kort door de bocht beschrijft, is een telefoniecentrale in de cloud niets meer dan een stuk software. Dit biedt veel mogelijkheden om de inrichting van de telefonie aan te passen aan de wensen van het zorgpersoneel. De meeste wijzigingen zijn eenvoudig uit te voeren door de beheerders.   

Omdat er gebruik gemaakt kan worden van smartphones als ontvangsttoestellen, is het systeem erg flexibel. Nieuwe functionaliteiten kunnen eenvoudig beschikbaar gemaakt worden, bijvoorbeeld door de installatie van een nieuwe (versie van een) app. Omdat de smartphone een persoonlijk apparaat is, kan de gebruiker bepaalde instellingen, zoals het geluidsniveau van een telefoonoproep, ook persoonlijk bepalen.  

Tot slot is een systeem in de cloud beter schaalbaar. Bij een klassieke telefooncentrale kun je nog wel eens tegen beperkingen aanlopen in het aantal toestellen dat aangesloten kan worden. Een telefooncentrale in de cloud is in principe oneindig uit te breiden. Ook het afsluiten van een telefoon is relatief eenvoudig.  

Hogere up-time bij gebruik van de cloud

In eerste instantie lijkt het alsof je een met een systeem vanuit de cloud een minder veilig systeem hebt. Omdat de telefooncentrale niet meer in een afgesloten ruimte op locatie staat, is er een verbinding nodig met een datacenter.  

In de praktijk is er juist sprake van een hogere up-time bij gebruik van de cloud. Door de schaalvoordelen kan een cloudaanbieder betere voorzorgsmaatregelen nemen. Zo maakt Voclarion gebruik van meerdere datacenters op verschillende locaties. Stel dat het eerste datacenter door een grote ramp wordt getroffen, dan kan het tweede datacenter de taken moeiteloos overnemen. Voor de verbinding tussen het datacenter en de zorginstelling wordt gebruikgemaakt van een dubbele netwerkverbinding. Het is voor een individuele zorginstelling bijna ondoenlijk om dergelijke infrastructuur in te richten.  

Dit leidt ook tot een kostenbesparing. Omdat de alarmerings- en telefoonsystemen 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn, moeten veel systemen dubbel uitgevoerd worden. Voorbeelden hiervan zijn een noodstroomvoorziening of een dubbele verbinding tussen twee locaties. Door de schaalvoordelen is het voor de cloudaanbieder veel goedkoper om systemen dubbel uit te voeren.  

De up-time van een telefonie- en alarmeringssysteem vanuit de cloud is ook hoger, omdat het eenvoudiger is om het systeem te updaten. Bij een traditionele telefooncentrale kost een update vaak enkele uren. Een telefoniesysteem vanuit de cloud is binnen enkele minuten bijgewerkt. Deze update kan ook nog van tevoren worden gepland op een gunstig tijdstip.  

Kostenbesparing door een geïntegreerd systeem

Niet onbelangrijk is dat een geïntegreerd systeem ook kostenbesparingen oplevert. Als eerste nemen de lasten voor het beheer af. Veel werkzaamheden die nu nog bij de telefoniebeheerders of de helpdesk van de instelling toebehoren, gebeuren straks vanuit de cloud. Verborgen kosten voor stroomgebruik en downtime bij updates of storingen worden lager.  

Een ander belangrijk voordeel van een geïntegreerd systeem vanuit de cloud is dat je nog maar met een leverancier te maken hebt. Dit leidt tot lagere kosten en is makkelijker om het overzicht te bewaren. Het voorkomt ook dat verschillende leveranciers naar elkaar wijzen als er een storing is.  

Het omschakelen naar een nieuw geïntegreerd systeem kan betekenen dat je nieuwe apparatuur nodig hebt. Bij de alarmeringssystemen is dit sowieso noodzakelijk. Het is gelukkig mogelijk om apparaten te leasen, zodat er geen grote startinvesteringen nodig zijn.

Bezuinigen én een lagere werkdruk 

Het feit dat een telefoonsysteem vanuit de cloud kostenbesparend werkt, is goed nieuws. Ook al neemt de druk op de zorg toe en zal de zorgvraag eerder toe- dan afnemen, er is geen garantie dat er ook meer geld beschikbaar komt.  

In Den Haag groeit immers de onvrede over de alsmaar stijgende zorgkosten. Het is dus niet uitgesloten dat er in de toekomst nieuwe bezuinigingsrondes in de zorg komen. Zorginstellingen moeten nieuwe manieren verzinnen om de zorg efficiënter te organiseren.  

Met een modern en geïntegreerd communicatiesysteem vanuit de cloud, snijdt het mes aan meerdere kanten. Als zorginstelling kun je in de kosten snijden door over te stappen naar een systeem vanuit de cloud.  

Voclarion heeft zorgvuldig onderzoek gedaan naar hoe moderne VoiP telecommunicatie binnen Zorginstellingen aanzienlijk bij kan dragen aan niet alleen een hogere mate van efficiency maar ook betere zorg.

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

 

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? 

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang 

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

Kan een communicatieplatform de werkdruk in de Zorg verminderen?

Het is spitsuur vanochtend op de derde etage van verpleeghuis De Brink. Mevrouw Hilvers is net gevallen in de gang. Verpleegkundige Tamara heeft de val gehoord en snelt te hulp. Samen met een familielid dat toevallig aanwezig is, probeert zij mevrouw Hilvers te kalmeren. Mevrouw heeft zichtbaar last van de val en er moet een arts bij komen. 

Terwijl Tamara haar telefoon pakt om de arts te bellen, voelt ze de pieper in haar jaszak afgaan. Er komt voor de derde keer vandaag een alarmsignaal uit de kamer van meneer Berghuis. Tamara kijkt snel om zich heen. Er is geen collega die deze oproep over kan nemen. Eerder vandaag was er niets aan de hand, toch zal er iemand moeten kijken of dat dit keer ook zo is.  

Zodra zij de arts heeft gebeld, zal ze naar kamer 313 moeten om te kijken wat er met meneer Berghuis aan de hand is. Aan het eind van het gesprek vraagt de arts Tamara of zij medicijnen wil bestellen voor een andere bewoner. Hiervoor moet zij straks naar kantoor, omdat het telefoonnummer van de apotheek niet opgeslagen kan worden in het telefoontoestel van de afdeling. 

De zorg onder druk 

Situaties als hierboven beschreven zijn maar al te herkenbaar in de zorg. Het is een van de redenen dat de werkdruk in de zorg als hoog ervaren wordt. Deze werkdruk neemt nog altijd toe. Voor veel medewerkers is de werkdruk in de zorg reden om de overstap te maken naar een andere sector.  

Voor een deel is de grote werkdruk in de zorg een zichzelf versterkend proces. Door de hoge werkdruk kan het zorgpersoneel niet altijd de juiste zorg bieden. Dit leidt weer tot ontevreden familieleden en mantelzorgers. In sommige gevallen wordt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd er zelfs bijgehaald.   

Het ziet er niet naar uit dat we deze werkdruk op korte termijn kunnen verminderen. Er is een grote krapte op de arbeidsmarkt. Eind 2019 waren er volgens het CBS 39.000 onvervulde vacatures in de zorg. Daarbij is de zorg niet de enige sector met een tekort aan personeel.  

Op de lange termijn zijn de vooruitzichten niet beter. De vergrijzing neemt toe en dit heeft vanzelfsprekend ook een effect op de vraag naar zorg. De zorgvraag van verpleeghuiscliënten wordt alleen maar complexer. Omdat tegelijkertijd de onvrede over de hogere zorgkosten groeit, is het niet zeker dat er ook in de toekomst meer geld beschikbaar komt.  

Er is maar een manier om de werkdruk in de zorg te verlagen: door de efficiëntie van de zorg te verbeteren. Nieuwe vormen van communicatie spelen hierbij een belangrijke rol. We kijken hiervoor naar de mogelijkheden van nieuwe systemen voor telefonie en alarmering.   

Moderne telefonie in de zorg

In de inleiding werden er al een aantal problemen geschetst rondom de telefonie in verpleeghuis de Brink. Dit zijn lang niet de enige problemen. Zo is het vaak moeilijk om de juiste medewerkers te bereiken. Behandelaars, zoals artsen, psychologen en fysiotherapeuten, wisselen vaak van locatie en zijn hierdoor niet gemakkelijk te bereiken. Het gevolg is dat vragen vaak per e-mail gesteld worden, waardoor het (te) lang kan duren voordat er antwoord komt. 

Omgekeerd kunnen de behandelaars niet altijd de juiste persoon op de afdeling bellen. Als een fysiotherapeut een vraag heeft over een van de cliënten waarvoor Tamara verantwoordelijk is, dan is het vaak niet mogelijk om deze vraag rechtstreeks aan Tamara te stellen. In sommige gevallen moet de fysiotherapeut naar de receptie van De Brink bellen om vervolgens doorverbonden te worden naar de derde etage. Daar krijgt de fysiotherapeut pas te horen dat Tamara in bespreking is.

Geïntegreerd systeem 

De technische ontwikkelingen op het gebied van telefonie en draadloze communicatie gaan razendsnel. Slechte bereikbaarheid en valse alarmeringen, belangrijke oorzaken van de werkdruk voor de zorg, zijn hiermee grotendeels op te lossen.

Dankzij een modern telefoniesysteem op basis van VoIP is het mogelijk om de verschillende telefoontoestellen te vervangen door een apparaat. De medewerkers zijn eenvoudig via hun smartphone of tablet te bereiken, waar ze ook zijn. Als een behandelaar niet op zijn of haar werkplek zit, dan wordt een telefoontje automatisch doorgeschakeld naar de mobiele telefoon. De behandelaar kan de mobiele telefoon eventueel uitzetten als hij of zij niet aan het werk is. 

De alarmeringen komen, net als de telefoonoproepen, binnen op hetzelfde apparaat. Dit betekent dat het zorgpersoneel makkelijk het overzicht houdt. Met deze smartphone (of tablet) kan het zorgpersoneel ook het elektronisch cliëntendossier benaderen. Dit betekent dat de zorgmedewerkers maar een device mee hoeven te nemen. 

In een volgend artikel bespreken we de problemen rondom valse alarmeringen in de zorg. Moderne alarmeringssystemen zijn niet alleen stuk intelligenter dan ouderwetse systemen, ze zijn ook geïntegreerd met de telefoniesystemen.

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? (deze pagina)

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

 

 

Moderne alarmeringssystemen en de Wet Zorg en dwang

In het vorige artikel bespraken we de situatie in verpleeghuis de Brink. Een van de oorzaken van de hoge werkdruk op de afdeling van verpleegkundige Tamara is het hoge aantal valse alarmeringen. In hoeverre kunnen moderne systemen bijdragen aan de vermindering van het aantal valse alarmeringen? En hoe verhouden deze technieken zich tot de nieuwe Wet zorg en dwang.

Valse alarmeringen 

Een van de grootste problemen met de huidige manieren van alarmeren is dat veel meldingen vals zijn. Volgens onderzoek van Vilans is zo’n 75% van deze alarmeringen vals. 

Er zijn veel oorzaken van het hoge aantal valse alarmeringen. Bewegingssensoren gaan vaak ten onrechte af, bijvoorbeeld omdat de cliënt langs de sensor loopt. Als iemand een alarmknop heeft, dan komt het regelmatig voor dat deze alarmknop per ongeluk ingedrukt wordt. Een cliënt weet meestal niet dat dit is gebeurd en kan de alarmering ook niet ongedaan maken. Tot slot komt het in ongeveer 3% van de gevallen voor dat een cliënt zonder noodsituatie bewust de alarmknop indrukt, omdat hij er dan zeker van is dat er snel hulp komt.   

Tamara en haar collega’s ervaren een hoge werkdruk als gevolg van de vele valse alarmeringen. De valse alarme kosten veel tijd en zorgen voor stress. Tamara moet steeds onthouden waar zij mee bezig was. Tot slot merkt Tamara dat zij de alarmeringen minder serieus neemt. Dit is een risico, want het kan goed zijn dat het volgende alarm bij meneer Berghuis wel ernst is.  

Omgekeerd zijn er situaties denkbaar waarin er wel een alarmsituatie is, maar waarin een cliënt niet zelf in staat is om dit te melden. Denk aan een situatie waarin iemand destructief gedrag vertoont als gevolg van waanbeelden. In deze situaties is het belangrijk dat het zorgpersoneel gealarmeerd wordt, ook al kan de cliënt dit zelf niet doen. 

Minder valse alarmeringen dankzij slimme domotica 

De laatste jaren komen er steeds slimmere vormen van domotica op de markt. Een voorbeeld hiervan is een slimme sensor van Voclarion, die op basis van kunstmatige intelligentie herkent of er sprake is van een noodsituatie. Deze sensoren analyseren de beweging van de cliënt (of juist het gebrek daaraan) aan de hand van eerdere noodsituaties (vallen, niet uit bed kunnen komen, dwalen, aanwezigheid van andere persoon, etc.) die al door een computer zijn beoordeeld. Op deze manier kan dit systeem zonder tussenkomst van een mens alarm slaan, ook als de cliënt daar zelf niet toe in staat is. 

Een tweede voorbeeld is dwaaldetectie. Met een polsband is het mogelijk om te bepalen waar een bepaalde cliënt zich bevindt. Op het moment dat deze op een plek komt waar hij niet mag komen, bijvoorbeeld bij een andere bewoner op de kamer, wordt het zorgpersoneel gealarmeerd. Dezelfde polsband zorgt ervoor dat de deur naar de centrale hal opengaat voor een cliënt die wel naar buiten mag.   

Slimme domotica onder de Wet zorg en dwang 

Met de Wet zorg en dwang (ook wel bekend als Wzd) liggen alle vormen van onvrijwillige zorg onder het vergrootglas. Onvrijwillige zorg is een toepassing van zorg waarvoor de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger geen toestemming geeft. Als er geen toestemming is, valt apparatuur waarmee een cliënt geobserveerd kan worden ook onder deze vorm van zorg.  

Op het moment dat er sprake is van onvrijwillige zorg, treedt een stappenplan in werking. Bij onvrijwillige zorg staat dan voorop dat de overlast voor de cliënt zoveel mogelijk wordt beperkt. In het stappenplan wordt de onvrijwillige zorg voortdurend geëvalueerd. Dit gebeurt eerst intern, maar later worden hier ook externe deskundigen bij betrokken. Doel van deze evaluaties is om de overlast voor de cliënt zoveel mogelijk te beperken.  

Maatwerk leidt tot flexibiliteit 

Moderne zorgdomotica, zoals de systemen van Voclarion Zorg, zijn persoonlijk in te stellen voor iedere cliënt. De slimme systemen reageren alleen op die situaties waarvoor een grondslag is (toestemming of onvrijwillige zorg). Op het moment dat er een besluit ligt (al dan niet met toestemming) om bepaalde gedragingen te monitoren, dan kan deze monitoring simpel worden aangezet. Met deze moderne, flexibele systemen voorkom je dat je verschillende domotica aan moet schaffen voor verschillende vormen van onvrijwillige zorg. 

Cliënten krijgen eerder meer dan minder vrijheid door de toepassing van moderne domotica. Als een cliënt niet bij andere bewoners naar binnen mag, hoeft deze cliënt niet meer opgesloten te worden in zijn kamer. Dankzij de moderne dwaaldetectiesystemen kan deze cliënt zelfstandig naar de huiskamer lopen. Het zorgpersoneel wordt alleen gealarmeerd op het moment dat cliënt bij een andere bewoner naar binnen gaat.   

Patiëntgerichte zorg 

Het spreekt voor zich dat dit grote voordelen biedt voor de cliënt en de zorgverleners. Als je in staat bent om de voordelen van deze domotica uit te leggen aan jouw cliënten en hun vertegenwoordigers, dan zijn zij eerder bereid om toestemming te geven. De cliënt heeft dan meer vrijheid, terwijl de druk voor het zorgpersoneel lager wordt.  

Deze moderne technologieën maken de zorg meer patiëntgericht. Als er binnen jouw instelling alleen een plek vrij is op een gesloten afdeling, dan heeft een cliënt twee keuzes. Of vrijwillig akkoord gaan met strenge vrijheidsbeperkingen, of wachten op een plek in een andere locatie. De moderne domotica maken het mogelijk om de gesloten afdeling open te laten voor cliënten die met deze vrijheid kunnen omgaan. 

Één systeem voor alle alarmeringen

De alarmeringen komen net als de telefoonoproepen binnen op hetzelfde apparaat. Dit betekent dat het zorgpersoneel makkelijk overzicht houdt. Met deze smartphone (of tablet) kan het zorgpersoneel ook het elektronisch cliëntendossier benaderen. Dit betekent dat de zorgmedewerkers maar een device mee hoeven te nemen.

Hiermee blijft er nog maar een mobiel alarmeringssysteem over: de stilalarminstallatie bij brand. In het volgende artikel laten we zien hoe je dit systeem op een juiste manier kunt integreren in een moderne communicatieoplossing.  

Lees onze hele serie:

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen?

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang (deze pagina)

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

 

 

 

 

Een geïntegreerd Zorg stilalarm systeem en NEN 2575

Veel zorginstellingen hebben op de zorgafdelingen een stil ontruimingsalarm. In het geval van een noodsituatie wordt een beperkte groep mensen via een pieper gealarmeerd. Op deze manier kunnen zij mensen die hulp nodig hebben evacueren zonder dat er paniek of gevaarlijke situaties ontstaan. 

Eerder vertelden we dat de telefonie en alarmeringssystemen naadloos in elkaar kunnen integreren, doordat de meldingen op hetzelfde apparaat (een tablet of smartphone van de medewerker) binnenkomen. Dit systeem draait vanuit de cloud.  

Een logische stap is om het stilalarmsysteem ook naar de cloud te verplaatsen. Ontruimingsalarminstallaties in zorginstellingen en andere (openbare gebouwen) moeten echter voldoen aan de NEN 2575 norm. Deze norm stelt eisen aan de gebruikte apparatuur en infrastructuur. Is het wel mogelijk om hiermee te voldoen aan de NEN 2575? 

Wat is de NEN 2575 

De NEN 2575 is een norm waarin eisen voor ontruimingsinstallaties zijn vastgelegd. Deze norm bestaat uit vijf onderdelen. Het eerste onderdeel (2575-1) is van toepassing op alle typen alarminstallaties, zowel voor luid alarm als voor stil alarm. De overige vier onderdelen (2575-2 t/m 5) beschrijven de eisen voor specifieke alarminstallaties. Met name de NEN 2575-3 en 2575-4 zijn voor de meeste zorginstellingen van belang.  

NEN 2575-3 regelt de eisen voor een luidalarmsystemen met een slow whoop-signaal. Deze worden vaak toegepast in kantoorgebouwen of -gedeelten van zorginstellingen. De NEN 2575-4 bevat de eisen voor stilalarmsystemen zoals die gebruikt worden op de zorgafdelingen. Dit zijn draadloze systemen die van oudsher vaak werken met een pieper of een soort DECT-toestel.  

Eisen aan een stilalarmsysteem in de zorg

In de NEN 2575-4 staan tal van eisen waar een stilalarmsysteem in de zorg aan moet voldoen. De belangrijkste eis is dat een stilalarminstallatie binnen 20 seconden alle personen die deel uitmaken van de ontruimingsorganisatie kan bereiken, ongeacht waar zij zich bevinden in het ontruimingsgebied. Het stilalarmsysteem is gekoppeld aan de centrale brandmeldinstallatie, zodat het stilalarm automatisch geactiveerd wordt. 

Hiervoor worden belangrijke eisen gesteld aan de stilalarminstallatie. Zo moet er een goedwerkende noodstroomvoorziening aanwezig zijn. Ook de verbinding tussen de hoofdinstallatie en de ontvangsttoestellen moet van goede kwaliteit zijn. Belangrijk is dat deze verbinding minimaal 99.7% van de tijd werkt en dat deze bewaakt wordt.  

Tot slot moeten de ontvangsttoestellen aan bepaalde eisen voldoen. Zo moeten zij minimaal 12 uur kunnen werken zonder stroomvoorziening. Ook moet er een mogelijkheid zijn om tekstberichten te ontvangen, bijvoorbeeld een aanwijzing over de te gebruiken vluchtroute. 

Stilalarm vanuit de cloud 

De ontwikkeling rondom cloudtechnologie zijn de laatste jaren razendsnel gegaan. Hierdoor is het technisch mogelijk om een NEN 2575-4 gecertificeerde stilalarminstallatie in de cloud te laten draaien. In de datacenters van cloudaanbieders zijn systemen zoals de stroomvoorziening dubbel uitgevoerd. Het stilalarmsysteem is gekoppeld aan de brandmeldinstallatie (BMI), zodat deze systemen gelijktijdig geactiveerd worden.  

Vrijwel alle moderne mobiele telefoons voldoen aan de eisen die gesteld worden aan het ontvangsttoestel. Vaak zijn hier alleen kleine aanpassingen voor nodig, zoals de installatie van een applicatie op de telefoon. 

Minder stress en een lagere werkdruk 

Dankzij een modern telefoniesysteem op basis van VoIP, is het mogelijk om de verschillende telefoontoestellen te vervangen door één apparaat. Dit betekent dat het zorgpersoneel makkelijk het overzicht houdt. Met deze smartphone (of tablet) kan het zorgpersoneel desgewenst ook het elektronisch cliëntendossier benaderen.  

Afhankelijk van de wensen van de zorginstelling, kunnen er prioriteiten worden gegeven aan verschillende soorten alarmen. Ook is het mogelijk om een achterwacht in te stellen, in het geval dat een medewerker niet op een melding kan acteren. 

Alle medewerkers binnen de zorginstelling zijn eenvoudig via hun smartphone of tablet te bereiken – ongeacht waar ze zijn. Als een behandelaar niet op zijn of haar werkplek zit, dan wordt een telefoontje automatisch doorgeschakeld naar de mobiele telefoon. De behandelaar kan de mobiele telefoon eventueel uitzetten als hij of zij niet aan het werk is. Omgekeerd is het voor de behandelaar makkelijker om een specifieke medewerker op de werkvloer te bereiken.  

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? 

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang 

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575 (u bent op deze pagina)

 

De beste oplossing voor de receptenlijn

Maken jullie al gebruik van een receptenlijn waarbij je individueel en online voice recordings kan beluisteren? Zo ja, dan hebben jullie het goed geregeld. Zo niet, dan mag je deze informatie niet missen.

Om een recept af te kunnen halen bij de apotheek, moeten patiënten kenbaar maken dat zij dit recept (opnieuw) willen ontvangen. Veelal wordt dit gedaan door te bellen naar de huisartsenpraktijk.

Het is in de huisartsenpraktijk ‘s ochtends erg hectisch. Mensen lopen binnen voor het spreekuur, de wachtkamer zit vol en de telefoon gaat voortdurend over. Ik kan begrijpen dat je als doktersassistente op zo’n moment niet zit te wachten op een telefoontje voor een herhaalrecept. Veel huisartsenpraktijken werken daarom met een bandje dat bellers kunnen inspreken om een herhaalrecept aan te vragen. Aan het eind van de ochtend luistert de assistent het bandje af en voert alvast de goedgekeurde recepten in de computer in.

Maar wat als ik je vertel dat dit nóg handiger kan? Dat jij, als doktersassistent, gewoon op de computer geluidsbestanden binnenkrijgt die je zo vaak kunt beluisteren als je wilt en als “afgerond” kunt markeren wanneer het recept definitief is doorgestuurd naar de apotheek?

Wij hebben daarom een receptenlijn ontwikkeld waarbij de assistenten online de gespreksopnames binnenkrijgen van de klanten die een herhaalrecept aangevraagd hebben. Naam en geboortedatum, het adres en het gevraagde recept zijn als 3 aparte geluidsbestanden online beschikbaar.

De oplossing

Online ingesproken herhaalrecepten beluisteren is veel eenvoudiger dan herhaalrecepten op de voicemail terug te luisteren. Je kunt tussen de werkzaamheden door een herhaalrecept voor een patiënt verwerken en hoeft niet een tijd uit te trekken om de voicemail af te luisteren. Heb je het bericht niet goed gehoord? Dan hoef je niet het gehele bericht opnieuw af te spelen, maar luister je gewoon het deel dat je niet hebt kunnen horen.

Deze receptenlijn is eenvoudig gelijktijdig aan te schaffen met de telefonie voor de dokterspraktijk. De receptenlijn wordt dan ingesteld zoals jullie dat graag willen.

Telefonie combineren met de receptenlijn

De receptenlijn wordt meestal in combinatie met telefonie aangeschaft. Sinds de opkomst van VoIP telefonie zijn vele instelmogelijkheden aan telefonie toegevoegd. Zo kan een telefoontje overgenomen worden door een andere assistent, kan er een “niet storen” modus aangemaakt worden wanneer bijvoorbeeld de assistente oren aan het uitspuiten is en kan de dokter eenvoudig aangeven of hij/zij telefonisch gestoord mag worden of niet.

Cloud of op locatie

Als dokterspraktijk sta je voor de keuze om de telefonie, inclusief receptenlijn, vanuit de cloud of op locatie te regelen. Aan beide opties zitten voor en nadelen. Telefonie vanuit de cloud is eenvoudiger te beheren omdat je zelf geen complexe infrastructuur hoeft aan te leggen op kantoor. Je plugt een internetkabel in de toestellen en alles werkt.

Er is ook een nadeel aan een cloudoplossing. Bij cloud telefonie heeft de telefonieaanbieder toegang tot data (bijvoorbeeld gespreksopnames) die de dokterspraktijk via de telefooncentrale verzamelt. Omdat een dokterspraktijk met gevoelige informatie omgaat moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de toegang en verantwoordelijkheid van de telefoonaanbieder. Daarom kan het verstandiger zijn om voor een oplossing op locatie te kiezen.

Een telefonieoplossing op locatie houdt in dat er een server op locatie wordt geïnstalleerd waarop de telefooncentrale software inclusief receptenlijn draait. Op deze manier blijft alle data binnen de dokterspraktijk en heeft de telefoonaanbieder geen toegang tot gevoelige data. Het nadeel van een oplossing op locatie is dat het beheer van de server door de dokterspraktijk zelf gedaan of uitbesteed moet worden.


Deze oplossing bij jullie?

Mocht je een oriënterend gesprek willen met één van onze specialisten, neem dan even contact met ons op.

Private APN: Wat is het en wat kun je ermee in de zorg?

Zou het niet veel makkelijker werken als je buiten de deur toegang hebt tot het Elektronisch Patiëntendossier zonder tussenkomst van een token?

Wanneer je je bezighoudt met mobile device management binnen de zorginstelling ben je wellicht al eens in aanraking gekomen met APN’s. Het gebruik van een Private APN kan om verschillende redenen een verstandige keuze zijn voor een zorginstelling. Zo zie je bijvoorbeeld in de introductietekst dat Private APN een token buiten de deur vervangt.

In deze blog vertel ik van A tot Z wat een APN is, wat het verschil is tussen een Public en Private APN en wat je als zorginstelling met een Private APN kunt.

Wat is een APN?

APN betekent Access Point Name en is een toegangspunt voor een apparaat dat verbinding zoekt met het publieke netwerk (internet). Als je gebruik wilt maken van data (3G/4G) op je telefoon, heb je dus verbinding met een APN nodig.

Public en private APN?

Er zijn twee verschillende soorten APN’s: public APN en private APN. Een public APN is een APN waar iedereen gebruik van kan maken. Elke netwerk provider heeft een public APN. Wanneer de SIM-kaart data gebruik toestaat, wordt automatisch verbonden met de pubic APN. Als voorbeeld: Iedereen die bij provider X zit, maakt gebruik van de public APN van provider X.

Met private APN worden mobiele apparaten beveiligd verbonden met je eigen bedrijfsnetwerk. De private APN zorgt dat wanneer een mobiel apparaat het datanetwerk wil bereiken, deze gerouteerd kan worden naar het bedrijfsnetwerk. Hierdoor kan een mobiel apparaat, buiten kantoor, via een beveiligde verbinding gebruik maken van data. Enkel medewerkers van één organisatie zitten op de Private APN van de organisatie.

Voorbeeld van het gebruik van private APN’s in de zorg

Om de privacygevoelige gegevens van patiënten veilig te houden, mogen verpleegkundigen met zorgtoestellen enkel het Elektronische Patiëntendossier raadplegen vanaf een specifiek IP adres (het bedrijfs IP-adres). Dit is een beveiliging, zodat enkel medewerkers behorend bij zorginstelling X  de gegevens van patiënten kunnen raadplegen. Zijn deze medewerkers buiten de deur? Dan meldt het mobiele zorgtoestel zich aan op het Public APN (het publieke internet) en kunnen zij niet meer bij de patiëntendossiers komen.

Dit komt doordat  het zorgtoestel buitenshuis is verbonden met het publieke netwerk. Het mobiele zorgtoestel krijgt dan een ander IP-adres toegekend. Zorginstellingen lossen dit op door te werken met bijvoorbeeld een token die ervoor zorgt dat het mobiele toestel zich kan aanmelden op het bedrijfsnetwerk waardoor het patiëntendossier geraadpleegd kan worden. 

Met een Private APN is deze omweg niet meer nodig. Het mobiele zorgtoestel verbindt zich via een Private APN met het netwerk van de zorginstelling. Dit betekent dat hetzelfde IP adres toegekend kan worden aan het zorgtoestel zodat verpleegkundigen ook buiten de deur bij elektronische patiëntendossiers kunnen komen, zonder tussenkomst van tokens en andere apparaten.

Waarom zou je een private APN willen gebruiken?

Veiligheidsdiensten zouden met één druk op de knop toegang hebben tot privacygevoelige informatie. Zijn zij de enige die aan deze informatie kunnen komen? Of zijn er ook andere die bij gevoelige informatie kunnen komen? 

Een eng idee waar bedrijven zich zo goed mogelijk tegen proberen te verdedigen. Onder andere met een streng beveiligde ICT infrastructuur, afgebakende gebruikersrechten en beschermende software. Echter is dit niet voldoende als medewerkers ook mobiel werken. Mobiele apparaten maakt het bedrijf kwetsbaar. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van onbeveiligde mobiele verbindingen.  

Veiligheid

Een Private APN is de oplossing. Wanneer apparaten, bijvoorbeeld mobiele zorgtoestellen, verbinding maken met het publieke netwerk, gebeurt dit normaliter via een Public APN waarvan meerdere bedrijven gebruik maken. Wanneer je er voor zorgt dat een zorgtoestel met een Private APN verbindt, zorg je ervoor dat je mobiele toestel zich aanmeldt op het eigen beveiligde bedrijfsnetwerk. Hierdoor vindt dataverkeer niet plaats over het publieke kwetsbaardere netwerk, maar over het eigen beveiligde bedrijfsnetwerk.

Nieuwe wetgeving (AVG mei 2018)

Volgens de richtlijnen uit de AVG is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het nemen van beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om persoonsgegevens veilig te verzenden naar de juiste bestemming. Een Private APN die het verkeer naar het beveiligde bedrijfsnetwerk stuurt, voorkomt eventuele datalekken.

“Dit vereist communicatie via zowel vaste als mobiele devices en moet gebeuren over een beveiligd bedrijfsnetwerk, zoals door het gebruik van VPN’s en/of data-encryptie, en dat de data achter een firewall moet zitten.”  — Private Mobility

Efficiëntie

Zoals te lezen is in het voorbeeld over het benaderen van de Elektronische Patiëntendossiers, kan het gebruik van een private APN efficiëntie tijdens het werk verhogen. Door processen te automatiseren werkt de hele organisatie sneller en slimmer. De IT afdeling hoeft geen tokens te configureren en beheren en de medewerkers hoeven geen aparte apparatuur aan te sluiten voordat zij op een externe locatie bij het bedrijfsnetwerk kunnen.

Geen apart VPN beheer

Doordat de Private APN staat geconfigureerd op het toestel, is er geen aparte VPN configuratie voor de mobiel nodig. Een ander voordeel hiervan is dat de firewall minder wordt belast met een Private APN. Normaliter komt van elk toestel de VPN verbinding binnen op de firewall. Met Private APN komt er slechts één lijn binnen waardoor de firewall minder wordt belast.

Configuratiemogelijkheden

Met een private APN heb je de mogelijkheid om verschillende instellingen door te voeren zoals: IP-reeksen, statische of dynamische IP adressen en authenticatie technieken. Zelfs per medewerker kan een specifiek IP adres worden toegevoegd. Zo kan verkeer van en naar het device per medewerker inzichtelijk worden gemaakt.

Je hebt met een Private APN volledige controle over het mobiele datagebruik van medewerkers. Intern beleid kan nu ook extern doorgevoerd worden. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat  gebruikers van mobiele bedrijfstoestellen zich houden aan beveiligings- en gebruiksbeleid. Hiermee kan een zorginstelling hoge kosten voorkomen, omdat je misbruik kunt tegengaan. Je kunt bijvoorbeeld specifieke websites blokkeren. Spreek jij met jouw medewerkers af dat zij geen video mogen streamen om hoge datakosten te voorkomen, dan kun je met een Private APN ervoor zorgen dat streaming websites niet bezocht mogen worden.

Waarom zou je géén private APN willen gebruiken?

Kosten

Laten we vooropstellen dat een Private APN duurder is dan een Public APN. Dit komt omdat een Private APN specifiek voor één organisatie wordt ingericht.

Infrastructuur

De infrastructuur van je bedrijfsnetwerk moet veelal aangepast worden om gebruik te maken van een Private APN. Over het algemeen is een andere router/koppeling verplicht. Afhankelijk van de huidige infrastructuur kunnen daarnaast meerdere aanpassingen gedaan moeten worden.

Zelf verantwoordelijk voor de security

Hoewel een Public APN beschikt over een bepaald security niveau, moet een Private APN zelf geconfigureerd worden met betrekking tot security. Dit betekent dat de Private APN helemaal op maat ingesteld kan worden naar de veiligheidseisen van de organisatie, maar ook dat de organisatie hiervoor zelf verantwoordelijk is.

Verschillende opties voor Private APN

Er zijn verschillende mogelijkheden om met een Private APN toegang te krijgen tot het internet. De ene methode is veiliger dan de andere. In volgorde van minst naar meest veilig:

Private APN & Internet-VPN

Het verkeer van de SIM-kaart wordt gecodeerd doorgestuurd naar het back-end systeem. Op deze manier kan de server op een veilige manier via het publieke internet worden benaderd door mobiele apparaten. Dit komt doordat mobiele apparaten worden aangesloten op het Mobiel Radio netwerk van de Private APN. Het dataverkeer wordt door middel van een VPN verbinding over het publieke internet afgeleverd o[ jullie back-end server. 

Private APN & IP-VPN

Met deze combinatie heb je een directe, beveiligde en gesloten verbinding tussen een mobiel netwerk en het hostsysteem, geheel buiten internet om. Dit wordt gerealiseerd doordat het mobiele apparaat wordt aangesloten op het Mobiele Radio netwerk via een Private APN. Hierbij wordt het dataverkeer door middel van een IP-VPN verbinding over het privé (bedrijfs)netwerk verstuurd. 

Advies voor jullie zorginstelling?

Willen jullie dat jullie medewerkers eenvoudiger en daardoor efficiënter kunnen werken? Maak dan gebruik van ons (telefonisch) adviesgesprek waarin wij geheel vrijblijvend kijken naar wat Private APN voor jullie organisatie kan betekenen.

Lees onze serie over VoiP communicatie in de Zorg hier:

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? (deze pagina)

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang 

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

Woonzorg Flevoland en Voclarion bundelen krachten

22 juni 2018

Voclarion en Woonzorg Flevoland gaan een partnership aan voor de ondersteuning op het gebied van telefonie en zorgalarmering. Op 21 juni is de handtekening gezet onder een vijfjarig contract waarin voor alle locaties een nieuw telefonieplatform wordt opgezet, inclusief ondersteuning en waarborging voor goede zorgalarmering.

Drie jaar geleden is Woonzorg Flevoland gestart met de realisatie van een nieuwe ICT omgeving. Voor het onderdeel telefonie is in 2017 bewust gekozen voor prestatiegerichte inkoop en is gezocht naar een leverancier die vanuit partnership werkt. Na een intensief en uitdagend traject, is gekozen voor Voclarion. Voclarion biedt Woonzorg Flevoland een innovatieve hybride oplossing van cloud- en lokale systemen die niet alleen voldoet aan de doelstellingen, maar ook gecertificeerd is volgens de geldende NEN- normen. Met het opzetten van een nieuw telefonieplatform borgen Woonzorg Flevoland en Voclarion een optimale bereikbaarheid, zorgen zij voor maximale tevredenheid van klant en medewerker en wordt de flexibiliteit en doelmatigheid van werken verhoogt.

Interessant voor elkaar

Ronald Koppelman, directeur Voclarion: “Het is voor Voclarion een mooie uitdaging om in zee te gaan met Woonzorg Flevoland. De NEN-certificering die Woonzorg Flevoland gaat doen, maakt Woonzorg Flevoland een interessante klant. Verder vonden wij het uniek dat Woonzorg Flevoland tijdens het aanbestedingstraject uitgebreid de tijd nam om ons goed kennis te laten maken met de organisatie.” John Bos, bestuurder Woonzorg Flevoland: “Andersom is Voclarion voor ons een interessante partner, omdat telefonie vanzelfsprekend niet onze kerncompetentie is. We hebben daarvoor een partner nodig die meedenkt. Niet alleen over wat er op dit moment nodig is, maar die ook kijkt naar de toekomstige trends en ontwikkelingen. Wij hebben elkaar daarin goed gevonden.”

Teken van wederzijds vertrouwen

Er is inmiddels al een start gemaakt in de locatie Hanzeborg waar de huidige zorgalarmering is geüpgraded en de eerste smartphones uitgegeven gaan worden voor een pilot. Geert Heikamp, functioneel coördinator ICT Woonzorg Flevoland en vanaf het begin betrokken bij het project: “En dat is het mooie van deze samenwerking. We hebben samen al stappen gezet, voordat er überhaupt een handtekening was gezet. Dat is een teken van wederzijds vertrouwen.”

Weinig waardering voor de ondersteunende afdelingen

John Bos: “In de zorg gaat altijd alle aandacht naar de zorg voor de cliënt. En dat is ook heel terecht. De zorg voor de cliënt kan echter niet zonder goede technologische ondersteuning. Zonder dat kan er geen goede zorg geleverd worden. Dat wil ik gezegd hebben omdat vanuit de politiek en financiers te weinig waardering voor de afdelingen die de zorg ondersteunen.”

Over Woonzorg Flevoland

Woonzorg Flevoland is een zorgorganisatie met een breed aanbod van zorg, diensten en welzijnsactiviteiten. Deze zorg wordt geboden in de moderne woonzorglocaties en via thuiszorg. Woonzorg Flevoland is een innovatieve organisatie met een heldere en eigentijdse visie op zorg en welbevinden, waarbij altijd wordt gedacht in mogelijkheden.