Maken jullie al gebruik van een receptenlijn waarbij je individueel en online voice recordings kan beluisteren? Zo ja, dan hebben jullie het goed geregeld. Zo niet, dan mag je deze informatie niet missen.
Om een recept af te kunnen halen bij de apotheek, moeten patiënten kenbaar maken dat zij dit recept (opnieuw) willen ontvangen. Veelal wordt dit gedaan door te bellen naar de huisartsenpraktijk.
Het is in de huisartsenpraktijk ‘s ochtends erg hectisch. Mensen lopen binnen voor het spreekuur, de wachtkamer zit vol en de telefoon gaat voortdurend over. Ik kan begrijpen dat je als doktersassistente op zo’n moment niet zit te wachten op een telefoontje voor een herhaalrecept. Veel huisartsenpraktijken werken daarom met een bandje dat bellers kunnen inspreken om een herhaalrecept aan te vragen. Aan het eind van de ochtend luistert de assistent het bandje af en voert alvast de goedgekeurde recepten in de computer in.
Maar wat als ik je vertel dat dit nóg handiger kan? Dat jij, als doktersassistent, gewoon op de computer geluidsbestanden binnenkrijgt die je zo vaak kunt beluisteren als je wilt en als “afgerond” kunt markeren wanneer het recept definitief is doorgestuurd naar de apotheek?
Wij hebben daarom een receptenlijn ontwikkeld waarbij de assistenten online de gespreksopnames binnenkrijgen van de klanten die een herhaalrecept aangevraagd hebben. Naam en geboortedatum, het adres en het gevraagde recept zijn als 3 aparte geluidsbestanden online beschikbaar.
De oplossing
Online ingesproken herhaalrecepten beluisteren is veel eenvoudiger dan herhaalrecepten op de voicemail terug te luisteren. Je kunt tussen de werkzaamheden door een herhaalrecept voor een patiënt verwerken en hoeft niet een tijd uit te trekken om de voicemail af te luisteren. Heb je het bericht niet goed gehoord? Dan hoef je niet het gehele bericht opnieuw af te spelen, maar luister je gewoon het deel dat je niet hebt kunnen horen.
Deze receptenlijn is eenvoudig gelijktijdig aan te schaffen met de telefonie voor de dokterspraktijk. De receptenlijn wordt dan ingesteld zoals jullie dat graag willen.
Telefonie combineren met de receptenlijn
De receptenlijn wordt meestal in combinatie met telefonie aangeschaft. Sinds de opkomst van VoIP telefonie zijn vele instelmogelijkheden aan telefonie toegevoegd. Zo kan een telefoontje overgenomen worden door een andere assistent, kan er een “niet storen” modus aangemaakt worden wanneer bijvoorbeeld de assistente oren aan het uitspuiten is en kan de dokter eenvoudig aangeven of hij/zij telefonisch gestoord mag worden of niet.
Cloud of op locatie
Als dokterspraktijk sta je voor de keuze om de telefonie, inclusief receptenlijn, vanuit de cloud of op locatie te regelen. Aan beide opties zitten voor en nadelen. Telefonie vanuit de cloud is eenvoudiger te beheren omdat je zelf geen complexe infrastructuur hoeft aan te leggen op kantoor. Je plugt een internetkabel in de toestellen en alles werkt.
Er is ook een nadeel aan een cloudoplossing. Bij cloud telefonie heeft de telefonieaanbieder toegang tot data (bijvoorbeeld gespreksopnames) die de dokterspraktijk via de telefooncentrale verzamelt. Omdat een dokterspraktijk met gevoelige informatie omgaat moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de toegang en verantwoordelijkheid van de telefoonaanbieder. Daarom kan het verstandiger zijn om voor een oplossing op locatie te kiezen.
Een telefonieoplossing op locatie houdt in dat er een server op locatie wordt geïnstalleerd waarop de telefooncentrale software inclusief receptenlijn draait. Op deze manier blijft alle data binnen de dokterspraktijk en heeft de telefoonaanbieder geen toegang tot gevoelige data. Het nadeel van een oplossing op locatie is dat het beheer van de server door de dokterspraktijk zelf gedaan of uitbesteed moet worden.
Deze oplossing bij jullie?
Mocht je een oriënterend gesprek willen met één van onze specialisten, neem dan even contact met ons op.