VoIP software heeft ongekende mogelijkheden om te integreren met andere informatie-systemen. Een van de meest gevraagde koppelingen is met het CRM systeem. Logisch, alle contactinformatie wordt op deze wijze centraal bijgewerkt. Niet alleen contactmomenten als email, website bezoek of openstaande offertes en facturen maar ook het telefonisch contact tussen uw medewerkers en uw klant wilt u efficiënt kunnen registreren.
Click-to-dial
Medewerkers die dagelijks gebruik maken van het toegang hebben tot uw CRM systeem kunnen binnen het klantprofiel het telefoonnummer selecteren waarnaar de VoIP centrale belt. Dit wordt ook click-to-dail genoemd. Het voordeel is dat uw medewerkers niet meer handmatig een telefoonnummer hoeven in te toetsen, maar met één handeling de klant kunnen bellen. Het gesprek wordt dan automatisch opgezet en de duur van het gesprek gelogd. Bent u gewend om een rapportage op te maken waarin u de gesprekstijd per klant in kunt zien, dan worden ook deze gesprekken in de rapportage meegenomen. Zodoende kunt u op een handige wijze de productiviteit van uw call agents inzien en controleren.
Klantherkenning
Het voordeel bij inkomende gesprekken is dat als de centrale het telefoonnummer herkend van uw klant dat er bij de medewerker automatisch een klantkaart als pop-up verschijnt. Zodoende kan de medewerker in één oogopslag zien wie hij of zij aan de telefoon heeft en wat er als laatste besproken is. Ook kan de medewerker bijvoorbeeld zien of er nog openstaande facturen of offertes zijn.
Makkelijk koppelen via API of SOAP
Tegenwoordig kennen alle CRM software en VoIP software een open karakter. Via een API of SOAP is een koppeling relatief eenvoudig te realiseren. Wel is vrijwel elke koppeling uniek, een goede inventarisatie van welke gegevens er gekoppeld moeten worden is dus wel aan de orde.
Soft calling met VoIP
Bij soft calling is het gebruik van een fysieke telefoon niet nodig. U belt via een headset die aangesloten is op de computer en er wordt dus gebeld vanuit of de CRM interface (zoals hierboven beschreven) of via de interface van de VoIP software. Met name bij Callcenters en support afdelingen wordt dit veel gebruikt.
Voordelen
- U heeft geen fysieke telefoon meer nodig
- Bellen of gebeld worden via de headset betekent dat u beide handen vrij hebt
- Vanwege de integratie met uw CRM systeem wordt alle communicatie automatisch gelogd
Nadelen
- Wanneer uw PC uitvalt kunt u niet bellen
- Werking en de kwaliteit is vaak ook afhankelijk van de snelheid van de PC
- Wanneer u ZERO clients gebruikt moet de bandbreedte op het netwerk hiervan wel voldoende zijn
Veel van onze klanten kiezen voor VoIP telefonie juist ook vanwege de voordelen van deze integratie mogelijkheden. Het komt de productiviteit en de kwaliteit van de dienstverlening enorm ten goede. En daar houden onze klanten wel van!
Voordelen CRM en VoIP integratie
- Samenvoegen van communicatiekanalen tot 1 platform
- klantinformatie wordt bij inkomend gesprek direct getoond in een pop-up scherm
- 1 centrale beheer interface
- Click-to-dial: bellen vanuit de CRM applicatie met 1 klik op het telefoonnummer
- Presence informatie: zien wie van je collega’s bereikbaar zijn of bezet
- Element: alle klant contactinformatie centraal op 1 plek beschikbaar
Weten of u klaar bent voor de overstap naar VoIP telefonie?
Anno 2017 merken wij dat veel bedrijven de voordelen inzien van de VoIP techniek en gebruik van UC oplossingen. Om te bepalen of uw organisatie VoIP ready is, biedt Voclarion een vrijblijvende Quickscan aan.