Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor telefonie oplossingen op basis van VoIP, omdat deze flexibiliteit bieden, kosten besparen en geavanceerde functies leveren. Er zijn op dit moment tientallen VoIP providers – aanbieders actief op de Nederlandse markt. Dit maakt het moeilijk om een aanbieder die bij jouw bedrijf of organisatie past te kiezen.
Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een nieuwe VoIP aanbieder voor jouw bedrijf?
Technische mogelijkheden van VoIP
VoIP telefonie is meer dan alleen de mogelijkheid om te bellen of om gebeld te worden. VoIP telefonie gaat over de bereikbaarheid van jouw organisatie voor zakelijke klanten en voor medewerkers onderling.
Het is belangrijk dat de technische mogelijkheden van de provider van de VoIP telefooncentrale aansluiten bij de manier waarop jij wilt werken. Zeker als je nu een verouderd telefoniesysteem gebruikt, vereist het wat moeite om te bedenken hoe je de telefonie in zou willen zetten. Een goede aanbieder weet wat er allemaal mogelijk is en helpt je bij dit proces.
Belangrijk hierbij is om niet alleen te kijken naar de technische mogelijkheden van vandaag, maar ook naar die van morgen. De wereld om ons heen verandert en hier moet je als organisatie op kunnen inspelen. De keuzes die je vandaag maakt op het gebied van telefonie, moeten je morgen niet beperken.
Belangrijk hierbij is de openheid van het systeem. Sommige VoIP Providers hebben (zoals wij) een open telefonie platform die eenvoudig te koppelen is aan een hele reeks andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan:
Verder biedt niet iedere provider standaard vast mobiel integratie aan. Ook is het belangrijk dat een VoIP aanbieder het systeem niet gesloten houdt, want dan is het ook in de toekomst waarschijnlijk niet mogelijk om jouw telefonie te koppelen aan andere systemen.
VoIP Service en beheer
Een van de belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een VoIP provider is de service die een aanbieder verleent. Dit begint al bij het moment van overstappen. Welke taken neemt een leverancier uit handen en welke taken worden bij jouw organisatie belegd?
Het is echt niet nodig dat een telefonie aanbieder alle taken op zich neemt. Er zijn wel klussen die een telefoonaanbieder vele malen sneller en efficiënter kan doen, zoals het omzetten van telefoonnummers naar een nieuwe provider.
Ook als de telefonie eenmaal draait, is een goede service belangrijk. Een full-servicepakket is hierbij voor veel bedrijven een goede keuze. De leverancier neemt dan het volledige beheer van de telefonie op zich, van het aanmaken van extra lijnen tot en met het updaten van de telefooncentrale.
Je hebt dan ook gelijk een volledig dekkende ondersteuning bij storingen en calamiteiten. Tegelijkertijd hoef je hier in je eigen organisatie geen mensen voor te reserveren. Hierdoor is een full-servicepakket onder de streep vaak voordeliger.
Flexibiliteit van de aanbieder
Jouw organisatie verandert voortdurend en hiermee verandert ook de vraag naar telefonie. Je wilt hierbij graag een provider die meebeweegt. Een flexibele VoIP aanbieder denkt met jouw organisatie mee op het moment dat je wilt veranderen.
Je merkt op verschillende manieren of een aanbieder flexibel is. De medewerkers van de helpdesk van de telefonie zijn benaderbaar en denken mee over de oplossing voor een telefoon vraagstuk. Verder moet het niet zo zijn dat alles met contracten dichtgetimmerd is, waardoor kleine wijzigingen (bijvoorbeeld de opening van een nieuwe locatie) moeten leiden tot onderhandelingen op directieniveau.
Capaciteit en gesprekskwaliteit
VoIP telefoonverkeer komt binnen via een SIP trunk, een moderne variant van de telefoonlijn. Technisch gezien zijn de meeste VoIP aanbieders eigenlijk ook SIP providers. Deze SIP Providers leveren telefoonnummers en verzorgen het verkeer tussen de klant en jouw organisatie.
Belangrijk bij de keuze voor een SIP trunk is dat deze voldoende capaciteit biedt. Verder hebben niet alle SIP trunks dezelfde mogelijkheden. Zo kun je niet bij iedere aanbieder instellen welk telefoonnummer zichtbaar is bij uitgaande gesprekken.
Prijs
Voor sommige bedrijven zal prijs de belangrijkste factor zijn in het keuzeproces. Zeker, prijs is belangrijk. Let er alleen wel op dat dit niet ten koste gaat van service, kwaliteit en flexibiliteit. Haperende gesprekken kosten ook tijd en misschien wel geld als een klant daardoor een minder goed gevoel overhoudt aan een gesprek. En is die goedkope aanbieder ook nog zo goedkoop als er tien medewerkers bij komen of vertrekken?Ben jij van plan om voor jouw organisatie een VoIP provider te zoeken? Neem dan contact met ons op voor een gratis telefonie scan en ontdek hoe wij jouw communicatie kunnen optimaliseren.