Doelstelling(en) omtrent vernieuwingen en overstap naar VoIP:
Het uitgangspunt voor de gemeenten was het onderling verbinden van de communicatie kanalen en devices via het eigen glasvezelnetwerk op basis van VoIP. Het voordeel die we wilden behalen met de verbinding via VoIP was meer efficiency en een kosten besparing op de belkosten, omdat er onderling veel gebeld werd.
Naast deze voordelen zochten we naar een oplossing waarbij we de omgeving makkelijk zelf konden beheren en waarbij de vier gemeentes vanuit één centrale omgeving gebruik konden maken van de centrale IT en de telecom omgeving.
Waarom Voclarion?
Voclarion, was een van de weinige VoIP aanbieders die een betaalbare oplossing kon bieden met alle functionaliteit en efficiency die we als wens hadden. Een betaalbare oplossing was toentertijd nog één van de leidende uitgangspunten voor een nieuwe oplossing. Nu is kostenbesparing nog steeds belangrijk, maar we kijken nu ook meer naar functionaliteit en flexibiliteit. De VoIP oplossing bood destijds eenvoudig beheer en een integratie op de bestaande infrastructuur in het datacenter van het Westerkwartier.
Een andere wens was destijds dat de oplossing op basis van open-source en open-standaarden werd aangeboden. Door het open-karakter van de Voclarion VoIP software is de telecomvoorziening eenvoudig te beheren en makkelijk te integreren met de bestaande infrastructuur door het koppelen van legacy en standalone systemen.
Nieuwe Wensen en toekomst
Dit jaar hebben we nieuwe wensen bij Voclarion neergelegd om de telecomvoorziening in zijn volledigheid te koppelen aan onze backoffice pakketten zodat we bij een inkomende gesprek informatie van de beller op het scherm kunnen krijgen met laatste actuele informatie. Tevens hebben we de wens voor een iets overzichtelijker interface om de actuele bel statussen, wachtrijen en beheer nog meer inzichtelijk te krijgen.
Besparingen
De huidige kosten voor onderhoud bedragen nu 25% in vergelijking met de onderhoudskosten van de oude omgeving. In totaal hebben we een gemiddelde besparing van 85% weten te behalen door gebruik te maken van VoIP, virtualisatie en het centraliseren van de omgevingen van de vier gemeentes.
Conclusie
We zijn zeker tevreden over de gehele werking, flexibiliteit en efficiency die Voclarion biedt. Nu hebben we de wens om communicatie nog meer te vereenvoudigen door een CRM koppeling met telefonie te bouwen zodat het voor de gebruikers nog makkelijker wordt om vanuit 1 programma contact te maken met collega’s, maar ook met de inwoners van Gemeente Grootegast.
Vanuit de gemeentes horen we niet meer dan positieve geluiden. We bellen nu onderling via verkorte kiescodes en de virtuele omgeving geeft een betere beschikbaarheid van de telecomvoorziening in vergelijking met de vier fysieke telefooncentrales. Vanuit één gemeente is de opmerking dat de VoIP telefoontoestellen niet meer zo eenvoudig zijn als de traditionele toestellen die zij gebruikten.
Op functionaliteit en efficiency is een ander groot voordeel behaalt en dat is click-to-dail. Wij kunnen nu met één klik op een telefoonnummer vanuit ons systeem een gesprek opzetten en hoeven niet meer handmatig het telefoonnummer in te toetsen.