VoIP en 5G – welke mogelijkheden zijn er?

Op dit moment rollen de providers het 5G-netwerk in Nederland uit. De belofte is dat 5G vooral sneller mobiel internet betekent. Onder de motorkap verandert er veel meer dan alleen de snelheid. Dit betekent dat er allerlei nieuwe mogelijkheden ontstaan, ook voor mobiele VoIP.

Wat is 5G?

5G staat voor de vijfde generatie mobiel internet. Het is de opvolger van 4G dat in 2013 is geïntroduceerd in Nederland. Momenteel verloopt bijna al het mobiele internetverkeer via het 4G-netwerk.

Het belangrijkste probleem met 4G is dat er te weinig capaciteit is op het netwerk. Je merkt vaak dat het 4G-netwerk overbelast is op drukke plekken, bijvoorbeeld tijdens een voetbalwedstrijd of een ander groot evenement. De capaciteit van het 5G-netwerk is veel hoger. 

Door de hogere capaciteit van 5G zullen dit soort problemen tot het verleden behoren. Daarnaast komt er ruimte om apparaten op het mobiele netwerk aan te sluiten. Denk aan zelfrijdende auto’s of apparaten die verbonden zijn met het Internet of Things (IoT).

Op dit moment zijn nog niet alle smartphones geschikt voor 5G. Alleen de meest recente smartphones kunnen met 5G overweg. Daarnaast is het bereik op moment van schrijven (november 2020) nog beperkt tot locaties in stedelijke gebieden. Pas vanaf 2022 is er een volledige dekking van 5G internet. 

Wat betekent 5G voor mobiele telefonie?

Op dit moment is het nog niet altijd goed mogelijk om met een mobiele telefoon een goed gesprek over een VoIP netwerk te voeren. Dit komt door twee fenomenen, een hoge latency en packet loss. Technische termen die we graag even uitleggen:

Latency is een term die staat voor de tijd die verstrijkt tussen het verzenden van een signaal en de aankomst daarvan. Bij een 4G verbinding is deze latency ongeveer 50 milliseconden, oftewel 1/20ste van een seconde. Bij 5G gaat deze tijd naar beneden, naar ongeveer 10 milliseconden (1/100ste van een seconde) en mogelijk wordt deze later nog korter. Deze kortere reactietijd betekent dat gesprekken vloeiender (zonder haperingen) verlopen en sneller zijn opgezet.

Daarnaast is er soms sprake van packet loss. Ieder telefoongesprek wordt opgeknipt in kleine pakketjes met data. Deze pakketjes worden soms verkeerd gerouteerd in het netwerk en gaan dan verloren. Dit noemen we packet loss. Packet loss treedt vooral op als er veel verkeer is op het netwerk.

Het resultaat van packet loss is dat je een korte hapering hoort. Als dit sporadisch gebeurt, is het niet erg. Als het regelmatig voorkomt, vallen er gaten in een gesprek. Een gesprek is hierdoor moeilijk te volgen en soms wordt de verbinding helemaal verbroken. 

Door de lagere latency en minder packet loss, wordt de gesprekskwaliteit van VoIP-gesprekken over de dataverbinding vergelijkbaar met die over WiFI. Dit maakt mobiele toepassingen van VoIP een stuk interessanter.  

Nieuwe mogelijkheden 5G voor VoIP telefonie

Op het moment dat 5G breed is uitgerold, biedt dit veel mogelijkheden voor medewerkers die mobiel werken. Deze voordelen zijn het grootst voor bedrijfsonderdelen die op wisselende locaties werken. Medewerkers van deze bedrijven kunnen straks: 

  • Bellen en gebeld worden via VoIP
  • Telefoongesprekken voeren zonder haperingen
  • Video gesprekken voeren
  • Hogere kwaliteit videogesprekken zijn mogelijk

Vooral de betere mogelijkheden voor videogesprekken openen nieuwe mogelijkheden. Het meest voor de hand liggend is natuurlijk videoconferencing. Met een betere verbinding en een scherper beeld is het misschien zelfs mogelijk om een goede productdemo op afstand te geven. 

VoIP 5G Augmented Reality voorbeeld

Door 5G ontstaan er ook betere mogelijkheden om augmented reality te gebruiken. Bij augmented reality worden extra elementen toegevoegd aan bestaand beeld. Als een monteur bij een reparatie op locatie vastloopt, kan een engineer helpen. De engineer kan met een pijl en een pictogram aangeven dat de monteur steeksleutel 13 moet gebruiken om een moer vast te draaien. Hetzelfde geldt voor virtual reality, waarbij wordt een virtuele werkelijkheid geprojecteerd op een bril. Hier zijn ook veel interessante toepassingen voor te bedenken. 

Voor de meeste bedrijven zal een bekabelde of wifiverbinding voor VoIP eerst de meest logische oplossing zijn. In sommige situaties kan een 5G-verbinding wel als back-up fungeren. Met een 5G-verbinding is de kwaliteit van de verbinding goed genoeg om in noodsituaties over te schakelen. 

5G en VoIP – is het de toekomst?

De meeste bedrijven zullen in eerste instantie gewoon een bekabelde verbinding blijven gebruiken op hun locaties. Medewerkers en bedrijfsonderdelen die mobiel zijn (denk aan storingsteams, bouwplaatsen en mobiele medische teams), zullen wel profiteren van een betere verbinding via 5G. Zij zijn bereikbaar via VoIP en dit biedt veel meer mogelijkheden om het telefoonverkeer te organiseren dan telefoonverkeer via het spraaknetwerk. 

5G zal mensen nog meer vrijheid geven om overal vandaan te werken. Ook op andere vlakken biedt 5G tal van andere mogelijkheden, zoals op het gebied van Internet of Things. Denk aan sensoren in gebouwen zoals scholen die de luchtkwaliteit meten. Als er te veel CO2 in de lucht zit, krijgt de docent een signaal via een app dat het raam even open moet. Omdat sensoren steeds goedkoper worden, zijn er steeds heel mogelijkheden om apparaten slimmer te maken.

Uiteraard houden wij bij Voclarion deze ontwikkelingen in de gaten. 

Weten wat VoIP voor uw organisatie kan betekenen?

Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoIP software

Accountmanager Robin verwacht vandaag een loodgieter en werkt daarom vanuit huis. Gisteren aan het eind van de dag heeft hij zijn vaste telefoon op kantoor doorgeschakeld naar zijn mobiel. De thuiswerkdag van Robin verloopt alles behalve vlekkeloos. Als Robin in gesprek is en een tweede oproep krijgt, dan krijgt de beller gelijk de voicemail ervoor. De meeste bellers denken dat Robin vandaag vrij is en bellen daarom naar de helpdesk. 

Van vast naar mobiel doorschakelen doe je zo

De medewerker van de helpdesk weet wel dat Robin vandaag thuis werkt, maar kan niet zien of hij in gesprek is of niet. Het gevolg is dat een klant wordt doorverbonden en voor de tweede keer in de voicemail van Robin terecht komt. 

Ook voor Robin zelf is het niet prettig werken. Hij moet tot twee keer toe haastig op zoek naar telefoonnummers van collega’s. Robin kan vanaf zijn mobiele toestel niet doorverbinden. Hij geeft daarom de rechtstreekse nummers van zijn collega’s aan de klanten. 

Als Robin naar buiten belt, moet hij per gesprek bepalen of hij wil dat zijn telefoonnummer wordt meegestuurd of niet. Bij veel klanten geldt immers de afspraak dat zij bij problemen eerst contact op moeten nemen met de helpdesk. 

Robin vergeet om zijn nummer af te schermen als hij belt met de veeleisende inkoopmanager van een veeleisende klant. Als hij pech heeft, kan hij vanaf nu telefoontjes verwachten op de meest vreemde tijdstippen. Herken je een dergelijk scenario?

Flexibel werken en telefonie

Verreweg de meeste bedrijven faciliteren medewerkers bij het flexibel werken met een laptop. De laptops zijn uitgerust met allerlei software om remote werken mogelijk te maken. Denk aan gegevensopslag in de cloud, chatdiensten als Microsoft Teams of Slack en VPNs voor de beveiliging.

Het resultaat hiervan is dat je medewerkers alle gegevens van het bedrijf altijd bij de hand hebben. Zij kunnen overal werken alsof zij op kantoor zijn. Het enige dat de medewerkers nodig hebben is een werkende internetverbinding.

Als oplossing voor de zakelijke telefonie wordt in veel gevallen alleen een mobiele telefoon geboden. Zoals uit het verhaal van Robin blijkt, is dit geen optimale oplossing. Het eerste probleem is dat veel medewerkers op meerdere plekken bereikbaar worden. Dit probleem speelt niet alleen als medewerkers thuis werken, maar ook als zij op kantoor zitten. Zij hebben immers een vaste en een mobiele telefoon. Soms hebben medewerkers ook nog een softphone geïnstalleerd op hun laptop. 

Een tweede probleem is dat veel bedrijven geen adequate oplossing hebben voor onbeantwoorde oproepen. Klanten krijgen geen gehoor of ze komen in de voicemail terecht. Omdat de klant toch antwoord wil, bellen ze naar telefoonnummers die daar niet voor bedoeld zijn. 

Altijd bereikbaar met vast mobiel integratie

Vast mobiel integratie is een oplossing om flexibel werken optimaal te ondersteunen. Met deze techniek zijn medewerkers altijd bereikbaar via hetzelfde nummer. Het maakt hierbij niet uit waar iemand zich op dat moment bevindt. Bij vast mobiel integratie is de mobiele telefoon onderdeel van het zakelijke telefoniesysteem binnen het bedrijf. 

Dit heeft verschillende voordelen: 

  • Een mobiele telefoon is op te nemen in een groepsnummer van de telefooncentrale. Dit maakt het ook voor de medewerkers van de servicedesk mogelijk om thuis te werken.
  • Medewerkers kunnen onderling verkorte doorkiesnummers gebruiken. 
  • Is een specifieke medewerker niet te bereiken, dan wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld, bijvoorbeeld naar een collega, de receptie of de servicedesk.
  • Bij het doorverbinden kan een receptionist of servicedeskmedewerker zien of een collega in gesprek is. Het maakt hierbij niet uit of deze medewerker zijn vaste of zijn mobiele telefoon gebruikt. 
  • Rapportages over het telefoonverkeer bevatten ook alle gesprekken van de mobiele telefoon.

Het spreekt voor zich dat dit de bereikbaarheid van je bedrijf vergroot. Een klant die belt wordt altijd te woord gestaan, ook als zijn contactpersoon afwezig is. Bovendien voorkom je dat de klant voor de tweede keer naar de voicemail wordt verwezen van een medewerker die in gesprek of afwezig is. 

Eenvoudig in gebruik

Er zijn verschillende voordelen aan vaste telefonie naar mobiel integratie via VoIP telefonie. De techniek voor vast mobiel integratie zit op de simkaart. Hierdoor is iedere mobiele telefoon eenvoudig te koppelen. Je hoeft geen app te installeren en er is daardoor geen noodzaak om een smartphone te gebruiken.

Een ander voordeel is dat je per medewerker maar één telefoonnummer hoeft te communiceren naar de buitenwereld. De medewerker is altijd op dit nummer bereikbaar.  Als iemand op een vaste werkplek gaat zitten, kan hij eenvoudig inloggen om de vaste telefoon te gebruiken. 

De meeste medewerkers verkiezen het gebruik van de mobiele telefoon. Als het bereik op een van jouw locaties niet goed is, dan biedt een picocell uitkomst. Dit is te vergelijken met een kleine zendmast die de dekking in het bedrijfspand verbetert. 

Lagere kosten

Het gebruik van vast mobiel integratie leidt in veel gevallen tot een kostenbesparing. Ook mobiele telefoongesprekken worden via de vaste telefoonlijn geleid. Bellen via de vaste telefoon is nog altijd goedkoper dan bellen via de mobiel, zeker als je internationaal belt. De kosten voor het interne telefoonverkeer vallen daarentegen helemaal weg, omdat deze zijn afgekocht. Hierdoor zijn de meeste bedrijven onder de streep voordeliger uit. 

Nieuwe manieren van werken mogelijk maken

Technologieën als de cloud, WiFi en mobiele apparaten hebben het mogelijk gemaakt dat medewerkers overal kunnen werken. Hierdoor ontstaat er ook vraag naar flexibele werkvormen. Veel jonge werknemers willen flexibel kunnen werken, zowel qua tijd als plaats. 

Ook klanten verwachten steeds vaker dat jouw medewerkers bij hen op locatie komen, bijvoorbeeld om mee te draaien in een ontwikkelingsproces. Met een modern telefoniesysteem met vast mobiel integratie maak je het voor je medewerkers mogelijk om overal te werken. Je klanten merken niet eens dat je medewerkers onderweg zijn. 

De telefonie speelt hierbij een cruciale rol in het mogelijk maken van flexibel werken. Ook op andere vlakken kan een modern telefoniesysteem je werkprocessen verbeteren, bijvoorbeeld door een koppeling met een CRM-systeem. In het volgende artikel in deze reeks lees je hoe een modern telefoniesysteem het middelpunt vormt van de communicatiesystemen binnen jouw bedrijf. 

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid

 

VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Een VoIP telefooncentrale in de cloud is een stukje software. Dit betekent dat je het ook zo kunt behandelen. Je kunt je telefooncentrale, net als je boekhoud- en salarispakket, koppelen met andere systemen, zoals je CRM-pakket. Dit versnelt en verbetert veel processen binnen je bedrijf.

Er zijn veel verschillende CRM-systemen op de markt, allemaal met hun eigen voordelen. Voclarion koppelt met meer dan honderd verschillende CRM-systemen, waardoor er bijna altijd een integratie mogelijk is tussen jouw CRM en het telefoniesysteem. 

Weten wie er belt

De telefoon gaat bij de servicelijn. Je medewerker neemt aan met ‘Goedemorgen meneer Hofstra’ alsof hij hem al jaren kent. Zodra de telefoon overgaat, vertelt een pop-up op het computerscherm dat Wim Hofstra belt, één van de contactpersonen bij een kleinere klant.

Met een druk op de knop achterhaalt de medewerker de laatste telefoongesprekken die er plaats hebben gevonden tussen jouw medewerkers en de heer Hofstra. Op deze manier kan jouw medewerker meneer Hofstra snel in contact brengen met de juiste persoon in jouw bedrijf.

De automatische koppeling tussen een telefoonnummer en de klantenkaart voorkomt fouten. Als de gegevens van de beller bekend zijn, komen deze in beeld. Een medewerker stelt een simpele controlevraag – spreek ik met Wim Hofstra van Hofstra BV? – om zeker te zijn dat hij de juiste persoon aan de lijn heeft.

Op deze manier bieden je medewerkers een persoonlijke benadering aan de klanten. Het is niet nodig om klantnummers of andere gegevens te vragen die de beller misschien niet bij de hand heeft. Tegelijkertijd voorkomt de identificatie op basis van telefoonnummer ook fouten bij vervolgacties, zoals het versturen van bestellingen of facturen.

Sneller en accurater bellen

De verbinding tussen het CRM en de telefoon maakt ook click-to-dial mogelijk. Jouw medewerkers kunnen met één druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit jouw CRM. Dit bespaart jouw medewerkers niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten bij de invoer van het telefoonnummer.

Click-to-dial is vooral handig voor medewerkers die een grote lijst met klanten moeten bellen. Is er een last-minute wijziging in het programma van de klantendag? Geen probleem. Jouw medewerkers draaien snel een overzicht met de gasten uit het CRM. Daarna kunnen ze razendsnel alle gasten bellen.  

Betere gegevens

Jouw medewerkers slaan de gegevens van een nieuwe beller heel snel op in het CRM. Je medewerker krijgt een lege klantenkaart op zijn scherm waar hij tijdens het gesprek de gegevens van de klant eenvoudig kan invullen. Op deze manier komt er eenvoudig een complete klantenkaart van iedere beller in het CRM te staan. Het is uiteraard ook mogelijk om een nieuw telefoonnummer aan een bestaande relatie te koppelen. 

De registratie van klantcontacten heeft verschillende voordelen:

  • Betere service naar de klant
  • Efficiëntere afhandeling van telefoongesprekken
  • Inzicht in veelgestelde vragen en de mogelijkheid om bedrijfsprocessen aan te passen
  • Beter inzicht in piekmomenten
  • Bepalen van te factureren tijd bij telefonisch advies

Koppeling met Microsoft Teams

Steeds meer bedrijven gebruiken Microsoft Teams voor onderlinge communicatie. Door middel van een koppeling met een telefoniesysteem is het mogelijk om vanuit Microsoft Teams te bellen met collega’s en externen. Teams fungeert als een snelkiesmenu om collega’s door het hele bedrijf te bereiken.  

Lees hier over de Voclarion VoiP koppeling met Microsoft Teams

Koppeling met andere communicatiesystemen

De telefooncentrale van Voclarion is een open systeem. Dit betekent dat het eenvoudig te koppelen is met allerlei andere communicatiesystemen, zoals alarmen en intercoms. Op deze manier kan de receptionist bijvoorbeeld via de telefoon de poort openen voor een leverancier. 

Het is zelfs mogelijk om simpele applicaties te ontwikkelen die op basis van afspraken de juiste persoon alarmeert. Denk aan een bericht dat een storing in de software alleen meldt bij de medewerker die op dat moment bereikbaarheidsdienst heeft. Ook brand- en inbraakalarmen zijn te koppelen aan de telefooncentrale van Voclarion. Als laatste is het mogelijk om tracking and tracing van objecten te integreren in de telefonie.  

Moderne telefoniesystemen danken hun flexibiliteit aan het feit dat het open systemen zijn. Juist deze openheid maakt het belangrijk dat de veiligheid gewaarborgd is. Minstens zo belangrijk is dat het systeem betrouwbaar is, zodat je medewerkers altijd bereikbaar zijn. In het volgend artikel lees je hoe de veiligheid en betrouwbaarheid van een modern telefoniesysteem in de cloud is gegarandeerd.  

Weten welke voordelen VoIP telefonie jou kan bieden? doe de gratis Quick Scan

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

Blog 1: Beter bereikbaar van vast naar mobiel met VoiP telefonie software

Blog 2: VoIP Telefonie als middelpunt van moderne communicatie

Blog 3: VoIP en de Cloud – betrouwbaarheid en veiligheid

Voordelen Zorg VoiP communicatie uit de cloud (Zorg serie intro)

De voordelen van een modern, intelligent en geïntegreerd systeem voor personenalarmering en telefonie voor het zorgpersoneel zijn duidelijk. Medewerkers hebben nog maar één apparaat nodig voor telefoonoproepen, zorgalarmering en het stilalarm.  

Als gevolg van dit geïntegreerde systeem neemt de werkdruk af. Tegelijkertijd is het met behulp van de slimme alarmeringssystemen mogelijk om de cliënten beter te bedienen. Dit geldt vooral voor situaties waarin er sprake is van onvrijwillige zorg. 

Telefonie in de zorg: achter de schermen 

De voordelen zijn dus duidelijk. De vraag is alleen, hoe werkt dit achter de schermen? Hiervoor kijken we eerst kort naar de manier waarop de telefonie nu werkt in de meeste instellingen. 

De meeste zorginstellingen hebben op dit moment een eigen telefooncentrale, een eigen verpleegoproepsysteem en een losse stilalarminstallatie. Het geïntegreerde telefonie- en alarmeringssysteem van Voclarion werkt vanuit de cloud of een private (bedrijfs)cloud. Dit heeft grote voordelen, maar is tegelijkertijd ook noodzakelijk voor de werking van sommige onderdelen.  

Kunstmatige intelligentie in de zorg

Een van de belangrijkste onderdelen van het geïntegreerde telefonie- en alarmeringssysteem van Voclarion zijn de slimme sensoren. Deze kunnen op basis van de opgepikte signalen beoordelen of er sprake is van een alarmsituatie. Zo zien deze sensoren bijvoorbeeld of een cliënt al lange tijd op bed zit. Dit kan reden zijn om aan te nemen dat de cliënt niet makkelijk uit bed kan komen.  

Hierbij worden de signalen die de sensor oppikt vergeleken met signalen die eerder door computers zijn beoordeeld. Deze vergelijking vindt plaats in de cloud, omdat daar de database met al beoordeelde signalen staat.  

Een systeem op basis van kunstmatige intelligentie is zelflerend. De systemen verbeteren zichzelf continu aan de hand van feedback. Het is niet uitgesloten dat slimme sensoren in de toekomst in staat zijn om nieuwe signalen op te pikken die nu nog genegeerd worden. Dankzij de flexibiliteit van de cloud komen deze nieuwe functionaliteiten gelijk beschikbaar. 

Flexibiliteit van telefonie in de cloud

Als je het kort door de bocht beschrijft, is een telefoniecentrale in de cloud niets meer dan een stuk software. Dit biedt veel mogelijkheden om de inrichting van de telefonie aan te passen aan de wensen van het zorgpersoneel. De meeste wijzigingen zijn eenvoudig uit te voeren door de beheerders.   

Omdat er gebruik gemaakt kan worden van smartphones als ontvangsttoestellen, is het systeem erg flexibel. Nieuwe functionaliteiten kunnen eenvoudig beschikbaar gemaakt worden, bijvoorbeeld door de installatie van een nieuwe (versie van een) app. Omdat de smartphone een persoonlijk apparaat is, kan de gebruiker bepaalde instellingen, zoals het geluidsniveau van een telefoonoproep, ook persoonlijk bepalen.  

Tot slot is een systeem in de cloud beter schaalbaar. Bij een klassieke telefooncentrale kun je nog wel eens tegen beperkingen aanlopen in het aantal toestellen dat aangesloten kan worden. Een telefooncentrale in de cloud is in principe oneindig uit te breiden. Ook het afsluiten van een telefoon is relatief eenvoudig.  

Hogere up-time bij gebruik van de cloud

In eerste instantie lijkt het alsof je een met een systeem vanuit de cloud een minder veilig systeem hebt. Omdat de telefooncentrale niet meer in een afgesloten ruimte op locatie staat, is er een verbinding nodig met een datacenter.  

In de praktijk is er juist sprake van een hogere up-time bij gebruik van de cloud. Door de schaalvoordelen kan een cloudaanbieder betere voorzorgsmaatregelen nemen. Zo maakt Voclarion gebruik van meerdere datacenters op verschillende locaties. Stel dat het eerste datacenter door een grote ramp wordt getroffen, dan kan het tweede datacenter de taken moeiteloos overnemen. Voor de verbinding tussen het datacenter en de zorginstelling wordt gebruikgemaakt van een dubbele netwerkverbinding. Het is voor een individuele zorginstelling bijna ondoenlijk om dergelijke infrastructuur in te richten.  

Dit leidt ook tot een kostenbesparing. Omdat de alarmerings- en telefoonsystemen 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn, moeten veel systemen dubbel uitgevoerd worden. Voorbeelden hiervan zijn een noodstroomvoorziening of een dubbele verbinding tussen twee locaties. Door de schaalvoordelen is het voor de cloudaanbieder veel goedkoper om systemen dubbel uit te voeren.  

De up-time van een telefonie- en alarmeringssysteem vanuit de cloud is ook hoger, omdat het eenvoudiger is om het systeem te updaten. Bij een traditionele telefooncentrale kost een update vaak enkele uren. Een telefoniesysteem vanuit de cloud is binnen enkele minuten bijgewerkt. Deze update kan ook nog van tevoren worden gepland op een gunstig tijdstip.  

Kostenbesparing door een geïntegreerd systeem

Niet onbelangrijk is dat een geïntegreerd systeem ook kostenbesparingen oplevert. Als eerste nemen de lasten voor het beheer af. Veel werkzaamheden die nu nog bij de telefoniebeheerders of de helpdesk van de instelling toebehoren, gebeuren straks vanuit de cloud. Verborgen kosten voor stroomgebruik en downtime bij updates of storingen worden lager.  

Een ander belangrijk voordeel van een geïntegreerd systeem vanuit de cloud is dat je nog maar met een leverancier te maken hebt. Dit leidt tot lagere kosten en is makkelijker om het overzicht te bewaren. Het voorkomt ook dat verschillende leveranciers naar elkaar wijzen als er een storing is.  

Het omschakelen naar een nieuw geïntegreerd systeem kan betekenen dat je nieuwe apparatuur nodig hebt. Bij de alarmeringssystemen is dit sowieso noodzakelijk. Het is gelukkig mogelijk om apparaten te leasen, zodat er geen grote startinvesteringen nodig zijn.

Bezuinigen én een lagere werkdruk 

Het feit dat een telefoonsysteem vanuit de cloud kostenbesparend werkt, is goed nieuws. Ook al neemt de druk op de zorg toe en zal de zorgvraag eerder toe- dan afnemen, er is geen garantie dat er ook meer geld beschikbaar komt.  

In Den Haag groeit immers de onvrede over de alsmaar stijgende zorgkosten. Het is dus niet uitgesloten dat er in de toekomst nieuwe bezuinigingsrondes in de zorg komen. Zorginstellingen moeten nieuwe manieren verzinnen om de zorg efficiënter te organiseren.  

Met een modern en geïntegreerd communicatiesysteem vanuit de cloud, snijdt het mes aan meerdere kanten. Als zorginstelling kun je in de kosten snijden door over te stappen naar een systeem vanuit de cloud.  

Voclarion heeft zorgvuldig onderzoek gedaan naar hoe moderne VoiP telecommunicatie binnen Zorginstellingen aanzienlijk bij kan dragen aan niet alleen een hogere mate van efficiency maar ook betere zorg.

Lees onze hele serie over dit onderwerp hier:

 

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? 

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang 

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

Cloud telefonie of VoIP op locatie? Wat is het beste?

Als je opzoek gaat naar een nieuwe oplossing voor vaste telefonie dan sta je voor de keuze: in de cloud of op locatie.

Laten we beginnen met de terminologie. Er worden verschillende termen gebruikt voor het uitdrukken van VoIP bellen vanuit de cloud. Cloud telefonie, Hosted telefonieHosted VoIP, Hosted Voice het is allemaal hetzelfde. Dus laten we voor het gemak in deze blog “Cloud telefonie” gebruiken om het bellen vanuit de cloud aan te duiden.

Voor VoIP telefonie op locatie wordt: on premise, op locatie en op kantoor gebruikt. Om het eenvoudig te houden, zal ik “op locatie” gebruiken.

Nu we het obstakel van terminologie uit de weg hebben geruimd, kunnen we verder met de blog.

Oja, weet je niet precies wat een telefooncentrale is of doet? Lees dan hier onze blog over VoIP telefonie.

Wat is Cloud telefonie?

Cloud telefonie is het bellen vanuit de cloud. De telefooncentrale is verhuisd van het kantoor naar een cloud-omgeving en wordt gehost door de telefonieaanbieder. Vaak neem je deze service van de aanbieder in abonnementsvorm af. Soms op basis van gebruikers, soms op basis van gelijktijdige gesprekken.

Wat is VoIP telefonie op locatie?

In dit geval staat de telefooncentrale op de bedrijfslocatie. Dit betekent dat er ofwel een server ofwel een fysieke telefooncentrale aanwezig is in het pand.

Wat is het verschil tussen Cloud telefonie en telefonie op locatie?

In beide gevallen wordt de telefooncentrale-software op een server geïnstalleerd. Wanneer dit bij de aanbieder het geval is, maak je gebruik van Cloud telefonie. Wanneer de software op de server bij jullie bedrijf geplaatst wordt, is het een “op locatie” oplossing.

Ken je deze nog? Zo begon het allemaal vroeger. Handmatig werd je doorverbonden naar de juiste persoon.

Inmiddels is de telefooncentrale veranderd. Deze wordt, in het geval van VoIP, geplaatst op een server. In feite is de telefooncentrale veranderd van hardware naar software. Het enige dat nodig is, is een server; ofwel van de aanbieder (cloud telefonie) ofwel op locatie (eigen beheer).

Wat kun je allemaal met een VoIP telefooncentrale?

Ongeacht voor welke manier je kiest, Cloud telefonie of telefonie op locatie, de functionaliteiten van de telefooncentrale wijzigen niet. De VoIP telefooncentrale kent ongelofelijk veel functionaliteiten. Doorschakelingen regelen, mobiele toestellen integreren, zien of je collega aan het bellen is of niet, een pop-up krijgen als een bekende klant belt en nog veel meer.

Wanneer moet ik kiezen voor Cloud telefonie?

Wij zien dat veel kleinere bedrijven (tot 150 medewerkers) op dit moment aan het overstappen zijn naar telefonie vanuit de cloud. De verwachting is dat de grotere bedrijven binnen enkele jaren ook over zullen stappen naar telefonie vanuit de cloud omdat dit een voordelige oplossing is waarbij zelfs de volledige telefonieomgeving uitbesteed kan worden.

De voordelen

Het beheer kan eenvoudig worden uitbesteed. De telefooncentrale is namelijk volledig te beheren vanuit de browser waarbij de telefonieaanbieder verantwoordelijk is voor de beveiliging en werking van de telefooncentrale. Hierdoor kan elke IT partij inloggen op jullie centrale en hierop wijzigingen uitvoeren (medewerkers aanmaken, afmelden, tijdschema’s wijzigen).

Omdat steeds meer bedrijven hun IT (deels) uitbesteden hebben wij bijvoorbeeld besloten klanten kosteloos te ondersteunen. Bedrijven zonder IT afdeling kunnen op deze manier optimaal gebruik maken van onze VoIP telefooncentrale zonder zelf de kennis in huis te hebben.

De VoIP aanbieder is verantwoordelijk voor een werkend systeem. Met Cloud telefonie heb je zelf dus geen zorgen over beveiliging of onderhoud van de server. Dit is natuurlijk heel fijn omdat de VoIP leverancier gespecialiseerd is in het onderhoud en de beveiliging. Dus laat de specialist doen waar hij goed in is!

Als je overstapt naar Cloud telefonie is het ontzettend eenvoudig om in te richten. Medewerkers en nummers worden aangemaakt, het belplan wordt ingesteld (dus keuzemenu’s, openingstijden enz) en de toestellen worden via plug and play aangesloten.

Misschien wel het grootste voordeel voor organisaties is: besparing. Met Cloud telefonie waarbij het beheer is uitbesteed kan een organisatie zomaar 20% besparen. Zeker omdat IT medewerkers meer doen dan alleen telefonie. Dit betekent dat zij moeten leren werken met de VoIP telefooncentrale software terwijl een specialist in no time een configuratiewijziging doorvoert.

Wanneer moet ik kiezen voor een telefooncentrale op locatie?

De meeste grote bedrijven kiezen voor VoIP telefonie op locatie omdat zij het beheer door hun eigen IT afdeling laten doen. Op deze manier heeft de IT afdeling volledige controle over alle data, de beveiliging en de infrastructuur. Het bedrijf is op deze manier volledig onafhankelijk van de VoIP aanbieder.

Dit kan voordelig zijn voor grote bedrijven met veel kennis en voor bedrijven die vanwege privacy redenen hun data volledig zelf willen beheren. Als voorbeeld; alle opgenomen telefoongesprekken zijn op deze manier alleen beschikbaar op de server van het bedrijf en niet bij de VoIP aanbieder zoals dat wel is wanneer er wordt gewerkt met een cloud omgeving.

De voordelen

Het grootste voordeel is dat alle data en de beveiliging van de telefonieomgeving in eigen beheer zijn. Dit betekent dat je volledig onafhankelijk bent van de VoIP aanbieder. Een voordeel is bijvoorbeeld dat onderhoud aan het systeem zelf bepaald kan worden. Hierdoor ben je niet afhankelijk van de VoIP aanbieder als deze op een ongunstig moment onderhoud gaat plegen.

 Hulp bij de keuze?

Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder op weg!

Private APN: Wat is het en wat kun je ermee in de zorg?

Zou het niet veel makkelijker werken als je buiten de deur toegang hebt tot het Elektronisch Patiëntendossier zonder tussenkomst van een token?

Wanneer je je bezighoudt met mobile device management binnen de zorginstelling ben je wellicht al eens in aanraking gekomen met APN’s. Het gebruik van een Private APN kan om verschillende redenen een verstandige keuze zijn voor een zorginstelling. Zo zie je bijvoorbeeld in de introductietekst dat Private APN een token buiten de deur vervangt.

In deze blog vertel ik van A tot Z wat een APN is, wat het verschil is tussen een Public en Private APN en wat je als zorginstelling met een Private APN kunt.

Wat is een APN?

APN betekent Access Point Name en is een toegangspunt voor een apparaat dat verbinding zoekt met het publieke netwerk (internet). Als je gebruik wilt maken van data (3G/4G) op je telefoon, heb je dus verbinding met een APN nodig.

Public en private APN?

Er zijn twee verschillende soorten APN’s: public APN en private APN. Een public APN is een APN waar iedereen gebruik van kan maken. Elke netwerk provider heeft een public APN. Wanneer de SIM-kaart data gebruik toestaat, wordt automatisch verbonden met de pubic APN. Als voorbeeld: Iedereen die bij provider X zit, maakt gebruik van de public APN van provider X.

Met private APN worden mobiele apparaten beveiligd verbonden met je eigen bedrijfsnetwerk. De private APN zorgt dat wanneer een mobiel apparaat het datanetwerk wil bereiken, deze gerouteerd kan worden naar het bedrijfsnetwerk. Hierdoor kan een mobiel apparaat, buiten kantoor, via een beveiligde verbinding gebruik maken van data. Enkel medewerkers van één organisatie zitten op de Private APN van de organisatie.

Voorbeeld van het gebruik van private APN’s in de zorg

Om de privacygevoelige gegevens van patiënten veilig te houden, mogen verpleegkundigen met zorgtoestellen enkel het Elektronische Patiëntendossier raadplegen vanaf een specifiek IP adres (het bedrijfs IP-adres). Dit is een beveiliging, zodat enkel medewerkers behorend bij zorginstelling X  de gegevens van patiënten kunnen raadplegen. Zijn deze medewerkers buiten de deur? Dan meldt het mobiele zorgtoestel zich aan op het Public APN (het publieke internet) en kunnen zij niet meer bij de patiëntendossiers komen.

Dit komt doordat  het zorgtoestel buitenshuis is verbonden met het publieke netwerk. Het mobiele zorgtoestel krijgt dan een ander IP-adres toegekend. Zorginstellingen lossen dit op door te werken met bijvoorbeeld een token die ervoor zorgt dat het mobiele toestel zich kan aanmelden op het bedrijfsnetwerk waardoor het patiëntendossier geraadpleegd kan worden. 

Met een Private APN is deze omweg niet meer nodig. Het mobiele zorgtoestel verbindt zich via een Private APN met het netwerk van de zorginstelling. Dit betekent dat hetzelfde IP adres toegekend kan worden aan het zorgtoestel zodat verpleegkundigen ook buiten de deur bij elektronische patiëntendossiers kunnen komen, zonder tussenkomst van tokens en andere apparaten.

Waarom zou je een private APN willen gebruiken?

Veiligheidsdiensten zouden met één druk op de knop toegang hebben tot privacygevoelige informatie. Zijn zij de enige die aan deze informatie kunnen komen? Of zijn er ook andere die bij gevoelige informatie kunnen komen? 

Een eng idee waar bedrijven zich zo goed mogelijk tegen proberen te verdedigen. Onder andere met een streng beveiligde ICT infrastructuur, afgebakende gebruikersrechten en beschermende software. Echter is dit niet voldoende als medewerkers ook mobiel werken. Mobiele apparaten maakt het bedrijf kwetsbaar. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van onbeveiligde mobiele verbindingen.  

Veiligheid

Een Private APN is de oplossing. Wanneer apparaten, bijvoorbeeld mobiele zorgtoestellen, verbinding maken met het publieke netwerk, gebeurt dit normaliter via een Public APN waarvan meerdere bedrijven gebruik maken. Wanneer je er voor zorgt dat een zorgtoestel met een Private APN verbindt, zorg je ervoor dat je mobiele toestel zich aanmeldt op het eigen beveiligde bedrijfsnetwerk. Hierdoor vindt dataverkeer niet plaats over het publieke kwetsbaardere netwerk, maar over het eigen beveiligde bedrijfsnetwerk.

Wetgeving (AVG mei 2018)

Volgens de richtlijnen uit de AVG is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het nemen van beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om persoonsgegevens veilig te verzenden naar de juiste bestemming. Een Private APN die het verkeer naar het beveiligde bedrijfsnetwerk stuurt, voorkomt eventuele datalekken.

“Dit vereist communicatie via zowel vaste als mobiele devices en moet gebeuren over een beveiligd bedrijfsnetwerk, zoals door het gebruik van VPN’s en/of data-encryptie, en dat de data achter een firewall moet zitten.”  — Private Mobility

Efficiëntie

Zoals te lezen is in het voorbeeld over het benaderen van de Elektronische Patiëntendossiers, kan het gebruik van een private APN efficiëntie tijdens het werk verhogen. Door processen te automatiseren werkt de hele organisatie sneller en slimmer. De IT afdeling hoeft geen tokens te configureren en beheren en de medewerkers hoeven geen aparte apparatuur aan te sluiten voordat zij op een externe locatie bij het bedrijfsnetwerk kunnen.

Geen apart VPN beheer

Doordat de Private APN staat geconfigureerd op het toestel, is er geen aparte VPN configuratie voor de mobiel nodig. Een ander voordeel hiervan is dat de firewall minder wordt belast met een Private APN. Normaliter komt van elk toestel de VPN verbinding binnen op de firewall. Met Private APN komt er slechts één lijn binnen waardoor de firewall minder wordt belast.

Configuratiemogelijkheden

Met een private APN heb je de mogelijkheid om verschillende instellingen door te voeren zoals: IP-reeksen, statische of dynamische IP adressen en authenticatie technieken. Zelfs per medewerker kan een specifiek IP adres worden toegevoegd. Zo kan verkeer van en naar het device per medewerker inzichtelijk worden gemaakt.

Je hebt met een Private APN volledige controle over het mobiele datagebruik van medewerkers. Intern beleid kan nu ook extern doorgevoerd worden. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat  gebruikers van mobiele bedrijfstoestellen zich houden aan beveiligings- en gebruiksbeleid. Hiermee kan een zorginstelling hoge kosten voorkomen, omdat je misbruik kunt tegengaan. Je kunt bijvoorbeeld specifieke websites blokkeren. Spreek jij met jouw medewerkers af dat zij geen video mogen streamen om hoge datakosten te voorkomen, dan kun je met een Private APN ervoor zorgen dat streaming websites niet bezocht mogen worden.

Waarom zou je géén private APN willen gebruiken?

Kosten

Laten we vooropstellen dat een Private APN duurder is dan een Public APN. Dit komt omdat een Private APN specifiek voor één organisatie wordt ingericht.

Infrastructuur

De infrastructuur van je bedrijfsnetwerk moet veelal aangepast worden om gebruik te maken van een Private APN. Over het algemeen is een andere router/koppeling verplicht. Afhankelijk van de huidige infrastructuur kunnen daarnaast meerdere aanpassingen gedaan moeten worden.

Zelf verantwoordelijk voor de security

Hoewel een Public APN beschikt over een bepaald security niveau, moet een Private APN zelf geconfigureerd worden met betrekking tot security. Dit betekent dat de Private APN helemaal op maat ingesteld kan worden naar de veiligheidseisen van de organisatie, maar ook dat de organisatie hiervoor zelf verantwoordelijk is.

Verschillende opties voor Private APN

Er zijn verschillende mogelijkheden om met een Private APN toegang te krijgen tot het internet. De ene methode is veiliger dan de andere. In volgorde van minst naar meest veilig:

Private APN & Internet-VPN

Het verkeer van de SIM-kaart wordt gecodeerd doorgestuurd naar het back-end systeem. Op deze manier kan de server op een veilige manier via het publieke internet worden benaderd door mobiele apparaten. Dit komt doordat mobiele apparaten worden aangesloten op het Mobiel Radio netwerk van de Private APN. Het dataverkeer wordt door middel van een VPN verbinding over het publieke internet afgeleverd o[ jullie back-end server. 

Private APN & IP-VPN

Met deze combinatie heb je een directe, beveiligde en gesloten verbinding tussen een mobiel netwerk en het hostsysteem, geheel buiten internet om. Dit wordt gerealiseerd doordat het mobiele apparaat wordt aangesloten op het Mobiele Radio netwerk via een Private APN. Hierbij wordt het dataverkeer door middel van een IP-VPN verbinding over het privé (bedrijfs)netwerk verstuurd. 

Advies voor jullie zorginstelling?

Willen jullie dat jullie medewerkers eenvoudiger en daardoor efficiënter kunnen werken? Maak dan gebruik van ons (telefonisch) adviesgesprek waarin wij geheel vrijblijvend kijken naar wat Private APN voor jullie organisatie kan betekenen.

Lees onze serie over ons communicatieplatform in de Zorg hier:

Blog 1: Kan een communicatieplatform de werkdruk in de zorg verminderen? (deze pagina)

Blog 2: Moderne alarmeringssystemen en de Wet zorg en dwang 

Blog 3: Een geïntegreerd stilalarm systeem en de NEN 2575

Wat is VoIP? Alles wat je moet weten over VoIP telefonie

VoIP telefonie staat voor Voice over Internet Protocol en zorgt ervoor dat spraak kan worden getransporteerd over een datverbinding. Bij VoIP telefonie bel je dus via het internet. Wie gaat zoeken naar VoIP komt allerlei termen tegen zoals Hosted VoIP, Cloud telefonie en VoIP telefonie. Deze wirwar aan termen zorgt voor verwarring. Het is dan ook niet voor niets dat de zoekresultaten in google zoekwoorden tonen die totaal niets met elkaar te maken hebben.

Omdat er nog veel onduidelijkheid bestaat over VoIP telefonie, zal ik in deze blog de basis van VoIP uitleggen.

Wat is een VoIP centrale?

Laten we beginnen bij de basis; de VoIP telefooncentrale. Een VoIP telefooncentrale is een softwarematig programma dat regels instelt voor inkomende en uitgaande oproepen.

In de VoIP telefooncentrale kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat wanneer nummer 085 1119 119 gebeld wordt, eerst een welkomstbericht en vervolgens een keuzemenu afgespeeld moet worden. Deze regels worden ingesteld in het belplan.

Kijk hieronder naar een mooi filmpje waarin VoIP telefonie wordt uitgelegd.

Cloud telefonie of on premise

Als VoIP telefonie wordt aangeschaft zijn er twee smaken; in de Cloud of on Premise (bij jou intern op kantoor). Bij Cloud telefonie wordt de telefooncentrale software gehost door de aanbieder. De aanbieder is dan ook volledig verantwoordelijk voor de telefooncentrale, beveiliging en onderhoud van de server. Het enige dat je betaalt zijn de vaste kosten per gebruiker per maand en de belkosten.

Wat is dan Hosted VoIP? Cloud telefonie wordt ook wel Hosted VoIP of Hosted telefonie genoemd. Deze termen duiden dus hetzelfde begrip aan.

Bij een on Premise oplossing wordt alleen de telefooncentrale software geleverd die je vervolgens op een eigen server kan installeren. Grote bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing omdat het functioneren van de telefonieomgeving volledig in eigen hand hebben.

Cloud of Private Cloud

Bij Cloud wordt er daarnaast nog onderscheid gemaakt tussen Cloud en Private Cloud. Bij Cloud wordt de server gedeeld met meerdere bedrijven. Bij Private Cloud krijg je je eigen virtuele server die wordt gehost door de VoIP aanbieder.

Voordelen van VoIP

Waarom kiezen zoveel bedrijven voor VoIP telefonie? Een van de redenen is kostenbesparing. Bellen via VoIP is vele malen voordeliger dan bellen via ISDN, zeker naar het buitenland, maar er zijn er meer:

  • Werken waar je maar wilt
    Thuis of op kantoor of vanuit de auto, inloggen kan op elk bedrijfstoestel (lees hier over onze VoIP thuiswerken oplossing)
  • 32 nieuwe medewerkers en nu?
    Met VoIP telefonie kun je maandelijks op- en afschalen. Hierdoor betaal je altijd voor het daadwerkelijke aantal medewerkers.
  • Ik wil een keuzemenu, wachtrij en een doorschakeling… vandaag nog!
    Met VoIP kan de telefooncentrale vanuit de browser beheerd worden. Je logt gewoon in via internet en wijzigt het belplan met een paar klikken op de knop.

Nadelen van VoIP

Ik heb 300 toestellen staan
Een nadeel van de overstap naar VoIP is dat de toestellen geschikt moeten zijn voor VoIP. Heb je 300 toestellen die niet geschikt zijn voor VoIP? Dan moeten er 300 nieuwe toestellen komen.

Ik kan u slecht verstaan mevrouw
Een goede internetverbinding is noodzakelijk voor bellen via VoIP. Is een stabiele internetverbinding niet mogelijk op jouw locatie? Begin er dan maar niet aan. Niets is zo vervelend als een gesprek voeren waarvan slechts de helft van de zinnen de andere kant van het gesprek bereikt.

Bandbreedte VoIP berekenen

Oké, dit is een belangrijke bij VoIP telefonie. Als je zeker wilt zijn van een goede spraakkwaliteit, zul je een datalijn specifiek voor spraak moeten hebben of één datalijn hebben met ruim voldoende bandbreedte. Zo kan je collega die een groot bestand aan het downloaden is de telefoonlijn niet platleggen.

Bandbreedte berekenen?

Doe het maximaal aantal gelijktijdige gesprekken maal 0,1 MB/s. De uitkomst is de bandbreedte die je minimaal nodig hebt voor de spraak datalijn.

Quality of service

Als je gebruik maakt van één datalijn, kun je Quality of Service inrichten. Je bepaalt dan vooraf welk deel van de datalijn wordt gebruikt voor spraak en welk deel voor data. Je reserveert als het ware een deel van de datalijn voor spraak.

SIP trunk

Naast een datalijn is er ook een SIP trunk nodig voor het bellen via VoIP. Een SIP trunk is te vergelijken met een “traditionele” telefoonlijn. De SIP (Session Initiation Protocol) trunk zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande gesprekken via het datanetwerk kunnen verlopen.

SIP trunk aanbieders

Er zijn verschillende aanbieders van SIP trunks. Ik kan zeggen dat je de SIP aanbieder moet kiezen met de beste kwaliteit, maar dat is nog niet zo makkelijk te vergelijken. Het is in ieder geval handig om te letten op de volgende zaken:

Spraakkanalen
Net zoals bij ISDN kan een SIP aanbieder het aantal gelijktijdige gesprekken limiteren. Hoewel de meeste SIP aanbieders een onbeperkt aantal spraakkanalen aanbieden is er een aantal die per spraakkanaal rekenen.

Beltarieven
Vergelijk de tarieven van verschillende SIP aanbieders. Hoewel de duurste aanbieder niet de beste kwaliteit hoeft te leveren zit er wel een kern van waarheid in “goedkoop is duurkoop”.

Bellen naar het buitenland
Als je veel naar het buitenland belt, kan het handig zijn om meerdere SIP trunks, met de goedkoopste tarieven voor je doel, af te nemen bij verschillende leveranciers. In de VoIP telefooncentrale kan namelijk ingesteld worden dat automatisch over de goedkoopste SIP trunk wordt gebeld.

Je huidige (ISDN) abonnement
Heb je nu bijvoorbeeld een ISDN abonnement dat nog niet contractvrij is, houd er dan rekening mee dat je jouw abonnement moet afkopen of moet wachten tot je contractvrij bent.

Telefoonnummers

Je kunt met VoIP gewoon je huidige nummer(s) meenemen, maar je kunt uiteraard ook kiezen voor een nieuw nummer. Je kunt kiezen uit regionale of uit 088 en 085 nummers.

Je kunt daarnaast een keuze maken voor een enkel nummer of voor een nummerblok. Een nummerblok is noodzakelijk als je meerdere medewerkers hebt. Zo heb je 10 en 100 nummerblokken. Een extensie als 123 kan dan gehangen worden aan een nummer uit het nummerblok 085 1111 1xx. Zo is medewerker 123 bereikbaar onder 085 1111 123.

VoIP telefoons

En dan nu het meest tastbare onderdeel van VoIP telefonie; de telefoons. Heb je nog oude telefoons staan? Niet alle telefoons werken namelijk met VoIP. Er zijn drie manieren waarop je kunt bellen via VoIP:

  1. VoIP deskphone
  2. VoIP softphone
  3. Vast-mobiel integratie

Softphone, Deskphone vast-mobiel integratie

De deskphone ken je waarschijnlijk wel, maar een softphone? Dit is een telefoon op je pc of via een app op je smartphone. Hij werkt precies hetzelfde als je deskphone alleen heb je een headset nodig in plaats van een telefoonhoorn.

Een andere optie is om het belverkeer volledig via je smartphone te laten verlopen (vast-mobiel integratie). Je hebt hiervoor je eigen toestel nodig (dual-sim) of een bedrijfstoestel. Je mobiel wordt met een speciale simkaart geïntegreerd in de telefonieomgeving waardoor alle functies van je deskphone beschikbaar zijn op je mobiel.

Vast-mobiel integratie

Bellen met je vaste 085, 020, 010 bedrijfsnummer vanaf je smartphone? Een droom die werkelijkheid is geworden dankzij VoIP. Wat zo handig is van deze integratie is dat je bereikbaar bent waar je ook bent; onderweg, op kantoor of thuis.

Je deskphone in je broekzak

Alle functies die je op je deskphone kunt uitvoeren werken nu ook op je smartphone. Je kunt je collega op 156 rechtstreeks bellen zonder gedoe met lange nummers. Een beller doorverbinden werkt net zo makkelijk.

De financiële afdeling blij

Alle telefonie bij één leverancier en op één overzichtelijke factuur. Daarnaast bespaar je met de vast-mobiel integratie ook nog eens op onderling bellen met collega’s; dat is namelijk kosteloos.

VoIP functionaliteiten

Één van de mooiste dingen van de VoIP telefooncentrale software zijn alle functionaliteiten. Van keuzemenu’s tot belgroepen en geavanceerde doorschakelingen; alles is mogelijk. Een voorbeeld:

Wij hebben een algemeen nummer met een keuzemenu. De beller kiest bijvoorbeeld de afdeling sales. De telefoon gaat vervolgens over op deze afdeling (3 toestellen) neemt niemand binnen 15 seconden op? Dan schakelt de oproep automatisch door naar drie andere groepen medewerkers zodat wij altijd weten dat de telefoon zo snel mogelijk wordt opgenomen. Een greep uit de functionaliteiten;

Welkomstbericht
“Bedankt voor het bellen naar Voclarion”. Er kan een geluidsbestand afgespeeld worden wanneer een bepaald nummer wordt gebeld.

Openingstijden
Openingstijden kunnen eenvoudig ingesteld worden en er kan een bericht buiten openingstijden afgespeeld worden.

Voicemail naar email
Hiermee ontvang je al je voicemails als geluidsbestanden in je email.

Wachtrijen
Bellers kunnen in de wachtrij geplaatst worden als alle medewerkers in gesprek zijn.

Doorschakelen
Je kunt eenvoudig je doorschakelingen regelen naar een ander nummer of naar de voicemail

Beschikbaarheidsstatus
Zie eenvoudig welke medewerker bereikbaar is en welke niet. Dit geldt ook voor mobiele gebruikers met een vast-mobiel integratie.

Nummerweergave
Zie op het display van je toestel de naam van de beller, het gebelde nummer, de gebelde afdeling en de wachtrij waaruit de beller komt.

CRM integratie

Met de VoIP telefooncentrales zijn veel meer mogelijkheden om communicatie te integreren. Een voorbeeld is de integratie met het CRM systeem.

CRM integratie klantenkaart pop-up

Als een bekend telefoonnummer belt wordt direct de klantenkaart getoond. Je zou dus je beller persoonlijk kunnen aanspreken tijdens het opnemen van het telefoontje.

Daarnaast kunnen medewerkers met één klik op een nummer bellen (click-to-dial). Dat scheelt weer de nodige fouten tijdens het handmatig intypen van een nummer.

VoIP voor bedrijven met meerdere vestigingen

Zowel VoIP vanuit de Cloud als on premise heeft een groot voordeel voor bedrijven met meerdere vestigingen. Met de VoIP telefooncentrale worden alle vestigingen beheerd onder één omgeving. Dit betekent dat alle vestigingen centraal beheerd kunnen worden en dat medewerkers onderling kosteloos bellen, zowel in binnen als buitenland.

Handig voor bedrijven waar nog papieren telefoonlijsten rondslingeren. Medewerkers hebben online toegang tot het telefoonboek dat altijd up to date is. Nieuwe of gewijzigde telefoonnummers zijn direct inzichtelijk voor collega’s.

Tot slot

Er is veel onduidelijkheid in VoIP-land. Er zijn vele benamingen voor hetzelfde product, maar één ding is duidelijk. Welk naampje je VoIP telefonie ook geeft, het heeft vele voordelen voor bedrijven.

De SIP trunk, datalijn en telefoonnummers zijn de basis voor VoIP telefonie. De keuze voor de VoIP telefooncentrale software ligt bij jou.

Wil je een nóg uitgebreider document over de implementatie van VoIP?

 

Tips bij slechte mobiele dekking in kantoorgebouw

Misschien ken je het wel. Op je werk zijn maar een aantal plekken waar je goed mobiele ontvangst hebt. Heel irritant als je juist goed bereikbaar moet zijn. Hoe kan je toch zorgen dat je binnen een kantoorgebouw goed mobiel bereik hebt? Zeker als je weet dat 40% tot 60% van mobiele gesprekken gebeurt vanuit gebouwen.

Oorzaken slecht bereik

De belangrijkste veroorzaker van slecht bereik zijn de steeds strenger wordende isolatie-eisen die nieuwe kantoorgebouwen bijna ondoordringbare vestingen maken voor mobiele signalen. Bij de bouw van nieuwe kantoorgebouwen wordt vaak te weinig rekening gehouden met dit probleem. Goede mobiele communicatie binnen een kantoorgebouw staat bij de vastgoedontwikkelaars (nog) niet hoog op de agenda.

Daarnaast hebben de moderne smartphones, zoals iPhone, vaak een minder goed bereik dan de oude mobiele GSM’s. Door alle technische snufjes heeft de smartphone aan signaalsterkte ingeboet.

Oplossingen slecht bereik

Er zijn gelukkig een aantal oplossingen om het slecht bereik binnen een gebouw op te lossen.

Ga op onderzoek uit

De meest simpele manier is om binnen het gebouw op speurtocht te gaan. Houd je smartphone rechtop en onderzoek aan de hand van de dekking streepjes waar de verbinding het beste is. Probeer vervolgens de plekken met een zwak signaal te vermijden.

Andere telefoon of provider

Heeft het onderzoek weinig opgeleverd of alleen plekken waar je nu niet de hele dag wil of kan werken. Dan is het een optie om eens te kijken naar een andere smartphone die een sterkere antenne heeft. Of onderzoek onder je collega’s of er een provider is die een betere verbinding oplevert op de plaatsen waar je je telefoon het meest gebruikt.

Neem een signaal versterker (Femtocell)

Er zijn ook signaalversterkers te koop waarmee je het bereik binnen het gebouw kunt verbeteren. Zo’n versterker bestaat uit een hoofd/buiten antenne en 1 of meerdere binnen antennes. Vergelijk het met de wifi repeaters. De hoofdantenne plaats je op een plek met goed bereik. De andere antennes plaats je op plekken waar juist bereik nodig is. Door de koppeling van de twee antennes is er nu ook op de plekken met zwak bereik een goede ontvangst. Er zijn verschillende webshops waar je een signaal versterker kan kopen.

Distributed Antenna System

Een signaal versterker kan een oplossing zijn, maar wanneer het mobiele signaal echt te wensen overlaat of zelfs niet aanwezig is dan zal er naar een meer professionele oplossing gezocht moeten worden. Denk hierbij aan een zogeheten DAS systeem. DAS staat voor ‘Distributed Antenna System’, waarbij alle mobiele signalen van verschillende providers via één intern antennesysteem wordt verspreid. Met een DAS systeem is het in elk gebouw mogelijk om een optimaal signaal te verzekeren voor de aanwezige communicatie-apparatuur. Veel ziekenhuizen, stations en heel Schiphol zijn voorzien van een DAS systeem.

Zo’n traject start altijd met een meting die inzichtelijk maakt wat het bereik is binnen het gebouw. Het resultaat is een plattegrond waarop de 3G en/of 4G signaalsterkte en kwaliteit is aangegeven voor elke gewenste provider. Hou rekening met een kostenplaatje vanaf 1500 euro.

De toekomst? Voice of Wifi!

De nieuwste techniek om slecht bereik te voorkomen is afkomstig van telecomproviders zelf en heet ‘Voice over Wi-Fi‘ of kortweg ‘VoWIFI’. Met deze techniek wordt, bij slecht bereik, de smartphone van een mobiele beller automatisch overgeschakeld naar het Wi-Fi netwerk om een telefoongesprek af te handelen. Je moet wel een smartphone hebben die deze techniek ondersteunt.

Vodafone heeft als enige provider VoWiFi reeds geactiveerd in haar netwerk. KPN volgt vermoedelijk eerste helft 2017.

Daarnaast zie je ook veel gebruikte smartphone Apps uitgerust worden met belfuncties. Zo kan je bellen en gebeld worden via WhatsApp, Skype, Facebook Messenger. Apps waarvoor je alleen een data/WiFi verbinding nodig hebt.

Verhoog nu je telefonische bereikbaarheid!

Voclarion heeft flink wat klanten geholpen met het inzichtelijk maken en letterlijk en figuurlijk verbeteren van de telefonische bereikbaarheid. Heb je vragen of wil je meer weten of de de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact op met ons.

Wat is SIP trunking voor VoIP telefonie?

Voor het tot stand brengen van de spraakverbinding via de datalijn voor VoIP telefonie is het SIP Protocol nodig. SIP is een protocol om multimediacommunicatie (audio-, video- en andere datacommunicatie) mogelijk te maken en vervangt de traditionele analoge en ISDN lijnen.

Wat is SIP trunking?

SIP oftewel Session Initiation Protocol is een protocol wat gebruikt wordt om onder andere VoIP / spraakverbindingen tot stand te brengen. Een SIP trunk is te vergelijken met een “traditionele” telefoonlijn. Het verschil is dat inkomende en uitgaande gesprekken via het datanetwerk verlopen. Vaak gaan hierbij spraak en data over één netwerk, in plaats van over twee gescheiden netwerken.

U behoudt alle functies van de huidige telefooncentrale, maar omdat de uitgaande telefoontjes (zowel nationaal als internationaal) via het internet verlopen bespaart u flink in de kosten. Deze besparing kan oplopen tot wel 55%.

Voordelen SIP trunking

Wat zijn de voordelen van een SIP trunk?

  • Met SIP trunking bespaart u fors op uw maandelijkse kosten.
  • Uw organisatie krijgt een onbeperkt aantal gesprekskanalen.
  • Belkosten – met name internationaal – zijn een stuk goedkoper via een SIP trunk.
  • Medewerkers van verschillende vestigingen kunnen gratis met elkaar bellen.

Waarom kiezen voor SIP Trunk?

Kosten spelen uiteraard een grote rol bij de beslissing om over te schakelen naar SIP Trunking. Maar niet alleen de initiële kostenbesparing is voor bedrijven interessant. Denk ook aan de volgende voordelen:

  • Lagere belkosten – SIP Trunk heeft over het algemeen lagere kosten bij interlokale en internationale gesprekken.
  • Convergentie – in plaats van stem- en datadiensten apart te belasten, geeft SIP Trunking bedrijven de mogelijkheid om deze te consolideren op een gezamenlijk IP netwerk. Dus als u meerdere vestigingen heeft waar al een data verbinding tussen ligt dan kan telefonie in de meeste gevallen over dezelfde data verbinding.
  • Schaalbaarheid – bij SIP Trunking wordt het heel gemakkelijk om qua capaciteit bij te schalen naar boven of naar beneden, zodat uw bedrijf altijd alleen betaalt voor wat het nodig heeft.
  • De kostenbesparing op de infrastructuur, data en spraak gaan over 1 verbinding, dus als u meerdere vestigingen heeft waar al een data verbinding tussen ligt dan kan telefonie in de meeste gevallen over dezelfde data verbinding.
  • Mogelijk maken van andere diensten zoals Unified Communications (UC) toepassingen, zodat bedrijven hun communicatie verder kunnen stroomlijnen en hun klanten beter kunnen bedienen.

 Eisen en keuzes bij SIP Trunk

Elke VoIP telefooncentrale is te koppelen aan een SIP trunk. Wel moet u goed nadenken of u de SIP Trunk over een speciaal toegewezen dataverbinding laat lopen of over een reguliere internetverbinding. De eerste optie is weliswaar duurder, maar levert betere kwaliteit op en is veiliger.

Net zoals ISDN in gradaties komt, zoals ISDN2 of ISDN20, is dat bij SIP Trunk niet anders. Met het verschil dat SIP nog veel meer keuzes en flexibiliteit biedt in het aantal lijnen. Het is daarom belangrijk dat u weet hoeveel simultane gesprekken er in de piekuren plaatsvinden, zodat u zeker weet dat alle gesprekken afgehandeld kunnen worden met de beste gesprekskwaliteit.

Waar moet u op letten bij SIP Trunking?

Wanneer u organisatie de overstap wil maken naar SIP trunks, let dan goed op de volgende punten:

  • Hoeveel gelijktijdige gesprekken wilt u kunnen faciliteren? Zorg ervoor dat u de benodigde capaciteit zo berekent, zodat de kans klein is op een ingesprektoon, maar ook weer dat u niet teveel capaciteit inkoopt. Bepaal hoeveel lijnen op piekmomenten tegelijkertijd bezet zijn.
  • Moet ik mijn dataverbinding upgraden? “Wij hebben geen datalijnen die SIP ondersteunen,” horen wij vaak. Dat is in principe geen probleem. Via een eenvoudige ingreep kunnen uw zakelijk ADSL, VDSL internet of glasvezel kabel de verbinding maken met het openbare telefoonnetwerk waar SIP op draait. SIP Trunk over een speciaal toegewezen dataverbinding is weliswaar duurder, maar levert betere kwaliteit op en is veiliger.
  • Wat als ik vastzit aan een regulier telefoniecontract? Afhankelijk van de duur van het contract levert dit meestal geen problemen op. Per 1 oktober 2016 kunt u uw zakelijke telefooncontracten maandelijkse en kosteloos opzeggen.

Groot verschil in tarieven per SIP provider

De keuze voor een goede SIP Provider is belangrijk. Bijna elke VoIP aanbieder werkt samen met een SIP provider. De grote telecom bedrijven zoals KPN, Ziggo en Vodafone bieden SIP Trunk aan, maar veelal tegen hoge tarieven. Inmiddels leveren ook kleinere partijen SIP trunk oplossingen. Deanconnect, UPC Business en Tele2 zijn slechts enkele voorbeelden van goede SIP Trunk providers met scherp afgekochte tarieven op de belkosten.

SIP Trunk en internationaal telefoonverkeer

Via SIP Trunk kunt u internationaal tegen veel lagere tarieven bellen. Hoewel elke provider andere tarieven hanteert, levert het over het algemeen besparingen op van 40% tot 70% op de totale belkosten.

Wanneer uw internationale of lokale vestigingen nog niet over VoIP beschikken en ook nog niet gelinkt zijn via datalijnen, dan is SIP Trunk voor u de oplossing. Door de lage tarieven op de internationale en lokale belkosten via SIP gaat u hoe dan ook besparen.

Wil je een nóg uitgebreider document over de implementatie van VoIP?