Je wilt met jouw organisatie graag hybride werken invoeren. Goed voor de organisatie, want hogere productie, kostenbesparing en concurrentievoordeel. Goed ook voor de werknemer, want keuzevrijheid leidt namelijk tot groter werkgeluk. En je vermindert ook nog eens CO2-uitstoot.
Eyes on the price dus! Maar hoe regel je dit technologisch? Hoe blijf je veilig en bereikbaar? En vooral, hoe doe je het in één keer goed? Hieronder leggen we je uit hoe je dát voor elkaar krijgt. Op naar Unified Collaborated Communications (zoals het officieel heet)!
De basis
Wat je nodig hebt als technologische basis om op een professionele manier hybride werken in te voeren, is het volgende:
- VPN-verbinding
Veilig internetten, videobellen én bestanden uitwisselen doordat informatie versleuteld wordt. Vanaf minder dan € 10,- per maand. Heb je al een VPN-verbinding? Dan moet de bandbreedte wellicht verhoogd worden nu meer mensen thuis gaan werken.
- Camera met microfoon en speaker per werknemer
Professioneel beeld en geluid tijdens videovergaderingen.
De gehele set kost slechts € 130,-.
- Collaboration tool (samenwerkingssoftware, zoals MS Teams)
Online vergaderen en videobellen, veilig bestanden delen, realtime back-up en antivirusbescherming.
Uiteraard zorg je voor een Arboproof werkplek per werknemer en wellicht nog zo’n handig opvouwbaar scherm met het bedrijfslogo voor een professionele achtergrond tijdens het videobellen met klanten. Maar als je in bovenstaande drie zaken voorziet, dan heb je technologisch al een goede basis voor de volgende stap: aansluiting op een VoIP-telefooncentrale.
Aansluiting op een VoIP-telefooncentrale
Om communicatiesystemen te kunnen integreren, heb je een aansluiting van jouw organisatie nodig op een VoIP-telefooncentrale en een vast-mobielintegratie. Met dat laatste worden de smartphones – zoals gebruikt door jouw werknemers – onderdeel van de telefooncentrale. De grootste voordelen?
- Alle werknemers zijn overal bereikbaar onder één zakelijk nummer;
- Iedereen kan telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden, net als met een vast toestel op kantoor;
- Iedereen kan mobiel uitbellen met het vaste bedrijfsnummer;
- Mobiele gebruikers kunnen onderdeel zijn van een algemeen groepsnummer (mogelijkheid wachtrij bij inkomende gesprekken);
- Besparing op telefoonkosten (geen doorschakelkosten meer van vast naar mobiel, geen gesprekskosten meer voor onderlinge gesprekken met mobiele collega’s);
- Te koppelen met meer dan 100 CRM en ERP-pakketten;
- Grip op telefonie door monitoring & rapportage.
Een soepele en veilige migratie
Om te garanderen dat de migratie naar de VoIP-telefooncentrale in één keer goed verloopt, doorloopt Voclarion met jou en jouw mensen de volgende stappen:
- Projectteam. We vormen een projectteam met jouw telefonist(e), manager callcenter, manager helpdesk en manager ICT. Van Voclarion zitten er in het projectteam een projectmanager, een senior consultant, een wifi-specialist, een netwerkbeheerder, een AI-specialist en eventuele toeleveranciers van Voclarion.
- Instructie. Behalve dat we alle stappen met het projectteam doorlopen, instrueren we jouw mensen ook over de werking van de nieuwe telefooncentrale, zodat zij intern hun collega’s wegwijs kunnen maken;
- Invoer. De nummerreeks van vaste en mobiele toestellen wordt overgeheveld van jouw huidige telecomprovider naar Voclarion. Dit nummerplan voeren wij in ons datacenter in. We stellen ook de gewenste groepen van smartphones in;
- Testen. De twee telefooncentrales worden naast elkaar getest. Eerst aan de kant van Voclarion, daarna aan de kant van jouw organisatie. Pas als alles vlekkeloos verloopt met de nieuwe centrale wordt de oude centrale ontkoppeld;
- Migratie. De migratie naar de nieuwe telefooncentrale vindt altijd ‘s nachts plaats. Mocht er toch sprake zijn van downtime tijdens het overzetten van het systeem (maximaal een uur), dan is de impact minimaal;
- Aanwezig. Voclarion is altijd op jouw locatie aanwezig tijdens het live gaan van de nieuwe centrale en gaat pas weg wanneer het werkt;
- Puntjes op de i. In de twee weken na het live gaan houden de sleutelfiguren in jouw organisatie de ervaringen met de nieuwe telefooncentrale bij. Voclarion kan deze kleine zaken op afstand verhelpen.
Veilig, bereikbaar en professioneel: in 1 keer goed!
Je hebt nu technologisch gezien een volwaardige, hybride werkomgeving gecreëerd.
Jouw werknemers kunnen veilig communiceren en bestanden uitwisselen, goed afgeschermd tegen hackers en internetcriminelen. Ze kunnen op een professionele manier internetten en videobellen. Ze zijn optimaal bereikbaar, kunnen telefoongesprekken aannemen, in de wacht zetten en doorverbinden en hebben alle relevante (klant)gegevens op hun scherm terwijl ze aan het bellen zijn.
Meer info over het implementeren van hybride werken?
Download dan de gratis whitepaper Hybride werken: Hoe implementeer ik hybride werken? Voclarion helpt je graag om dit te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat.
In de volgende blogs gaan we in op hoe je security goed organiseert wanneer je een hybride werkomgeving implementeert en nemen we je mee langs vragen die wellicht ook bij jou spelen:
- Blog 8: Hybride werken: Security goed organiseren
- Blog 9: Hybride werken: De 11 meest gestelde vragen
Meer weten over het implementeren van Hybride werken in jouw organisatie? Download dan nu de gratis whitepaper Hoe implementeer ik hybride werken