Hybride werken: is jouw organisatie er klaar voor?

Als de coronapandemie iets heeft veranderd, dan is het wel de manier waarop we werken. Er is nog nooit zo massaal geëxperimenteerd met thuiswerken als de afgelopen twee jaar. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werknemers post-corona graag flexibele werkmogelijkheden willen behouden: deels op kantoor en deels thuis. Hybride werken dus. 

Maar hoe richt je dat praktisch in als organisatie? En hoe bewaak je het welzijn van je mensen, de sociale samenhang en productiviteit?

Nieuwe uitdagingen

Tijdens de lockdowns bleek werken op afstand ineens best goed te kunnen. Sterker nog, mensen waren thuis zelfs productiever dan op kantoor. Tegelijkertijd brengt thuiswerken nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie, leidinggeven, technologie en mobiliteit. 

Laten we dus eens beginnen bij het begin: waarom zou je hybride werkmogelijkheden überhaupt willen aanbieden als organisatie? Hieronder twee van de belangrijkste redenen.

Reden 1 | Werknemers vragen erom

In een recent artikel op LinkedIn (juni 2021) publiceerde men aan de hand van een enquête een top zeven van factoren die mensen belangrijk vinden wanneer ze zoeken naar een nieuwe baan. ‘Flexibele werkmogelijkheden’ steeg van plaats zeven naar vier:

1. Een goede balans werk/privé 

2. Uitstekende beloningen en benefits

3. Inspirerende collega’s en een dito cultuur

4. Flexibele werkmogelijkheden

5. Transparant en effectief management

6. Uitdagend werk

7. Werkzekerheid

Het aanbieden van goede hybride werkmogelijkheden maakt jouw organisatie dus aantrekkelijker om voor te werken en geven je op die manier een concurrentievoordeel. 

Quote ‘Laat toekomstgericht leiderschap zien”

Reden 2 | Vanuit maatschappelijk oogpunt

Het zijn niet alleen de werknemers, maar ook werkgevers die de omslag toejuichen. Vanuit de vraag ‘Hoe houden we Nederland mobiel zonder dat het klimaat daarvoor de rekening betaalt?’ bundelden 50 grote Nederlandse bedrijven hun krachten onder de naam ‘Coalitie Anders Reizen’, om hun CO2-uitstoot te verminderen. 

Deze coalitie – waaronder Unilever, DSM, Philips, ING en Aegon – stelde tien ‘koplopermaatregelen’ vast, waaronder minder reizen en meer vanuit huis werken. 

Ook de Rijksoverheid maakt deel uit van de coalitie. In onderstaand filmpje een interessant tafelgesprek tussen Cora van Nieuwenhuizen (minister van van Infrastructuur en Verkeer), Ingrid Thijssen (voorzitter VNO-NCW), Laurentien van Oranje (sociaal ondernemer & strateeg) en Hugo Houppermans (directeur Coalitie Anders Reizen) over hybride werken.

Het realiseren van hybride werkmogelijkheden is dus een uitstekende eerste stap om als organisatie je steentje bij te dragen aan de grote uitdagingen waar we als maatschappij mee te maken hebben.

Denk naast deze twee belangrijke redenen ook eens aan besparing op bijvoorbeeld kantoorruimte en reiskosten. En een hogere productiviteit betekent een beter bedrijfsresultaat!

Waar staat jouw organisatie momenteel?

Zoals gezegd gaan er veel nieuwe uitdagingen gepaard met hybride werken. In dit blog gaan we in op de technologie rondom de communicatie. Want hoe waarborg je een naadloze communicatie als niet iedereen zich meer in één gebouw bevindt, maar op verschillende locaties? Het antwoord is: door je communicatiesystemen te integreren. 

Om te bepalen waar jouw organisatie nu staat en te laten zien wat er mogelijk is, vind je hieronder de vier niveaus waarop jouw organisatie zich kan bevinden op het gebied van communicatietechnologie. Ga eens na waar jouw organisatie nu staat én waar je naartoe wilt.

Niveau 1 | Ad hoc

Locatie-onafhankelijk werken is (nog) niet standaard in jouw organisatie. Af en toe krijgt een medewerker toestemming om thuis te werken. Medewerkers kunnen vanuit huis inloggen in hun mailbox en gebruiken hun eigen telefoon om te communiceren.

Niveau 2 | Basis

Meer dan 50 procent van de medewerkers werkt dagelijks thuis en kan met een VPN-verbinding via de bedrijfslaptop inloggen op het bedrijfsnetwerk voor klantinformatie. Ze kunnen gesprekken – doorgeschakeld vanaf het directe telefoonnummer op kantoor – thuis beantwoorden met hun smartphone. 

Niveau 3 | Geïntegreerd

Onafhankelijk van de locatie waar ze werken, beschikken medewerkers over alle benodigde communicatiemiddelen en -tooling. Doordat hun smartphones volledig geïntegreerd zijn met de telefooncentrale, kunnen medewerkers telefoongesprekken ontvangen op hun directe telefoonnummer. Ook van groepsgesprekken waar ze aan deelnemen. 

Ze kunnen gesprekken aannemen, in de wacht zetten of doorverbinden. Ze hebben bovendien directe toegang tot klantgegevens op hun beeldscherm tijdens de telefoongesprekken. Binnen de organisatie is er iemand specifiek verantwoordelijk voor de communicatietechnologie, terwijl op de IT-afdeling systemen geïntegreerd worden en veiligheidsstandaarden verbeterd worden.

Niveau 4 | Geoptimaliseerd

Op dit niveau zijn alle elementen zoals beschreven in niveau 3 naadloos geoptimaliseerd. Hybride werken is volledig geïncorporeerd in het bedrijf. Door de aangeboden flexibiliteit in werkmogelijkheden ontstaat een groot concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers. 

Er is bovendien een flinke besparing te realiseren op kantoorruimte en reiskosten. Huidige medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek en kunnen daardoor wonen waar ze willen, wat bijdraagt aan hun welzijn. Nieuwe medewerkers kunnen in een grotere straal gezocht worden. Het kantoor krijgt een nieuwe functie en wordt meer een plek voor sociale interactie en kennisdeling. 

Waar staat jouw organisatie momenteel? Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat. 

In de volgende blogs gaan we in op hoe je thuiswerkers tevreden en productief houdt en hoe een goede thuiswerkplek er eigenlijk uitziet.

  • Blog 2: Gelukkige vs ongelukkige werknemers > thuiswerken 2.0
  • Blog 3: Is thuiswerken voor iedereen dé oplossing

Meer weten over de uitdagingen rondom hybride werken? Download dan nu de gratis whitepaper Hybride werken, hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief