Je wilt graag hybride werken invoeren voor jouw organisatie. Wat komt erbij kijken en hoe regel je het in een keer goed? De technologie is je duidelijk, maar wat maakt nu dat jouw werknemers zich gelukkig of ongelukkig gaan voelen in deze nieuwe werkomgeving? Hieronder vind je de 3 belangrijkste menselijke pijlers onder hybride werken.
1. Structuur
Het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid komt met het geven van structuur. Mensen moeten leren omgaan met de nieuwe autonomie en hebben kaders en handvatten nodig om te kunnen functioneren. Ook in een hybride werkomgeving hebben ze behoefte aan leiderschap.
Het bieden van een goede structuur dient verschillende doelen. Het zorgt ervoor dat:
- Mensen zich niet verloren voelen met al die nieuwe vrijheid
- Men betrokken blijft en zich onderdeel voelt van het grotere geheel
- Er informatie uitgewisseld blijft worden
- Het sociale aspect van de relaties in het team ondersteund wordt
- Je de voortgang kunt meten
Structuur bied je bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er:
- Wekelijks een teamoverleg is op een vast tijdstip, ongeacht op welke locatie de teamleden zijn. Zorg altijd voor een duidelijke agenda, een voorzitter en notulen. Hierin komt ook de koers en strategie van de organisatie ter sprake.
- Dagelijks een korte check-in en check-out is, bijvoorbeeld om 10 uur en 16 uur. Dit zijn momenten waarin er even ruimte is voor het virtuele ‘praatje bij de koffie-automaat’, maar waarin iedereen ook aangeeft wat hij of zij die dag gaat doen of gedaan heeft en waar diegene hulp of ondersteuning nodig heeft van de anderen.
- Vaste momenten samen op kantoor zijn, waarbij er ruimte is om specifiek de connectie, cultuur en creativiteit te voeden. Dat kunnen brainstormsessies of samenwerksessies in een andere werkvorm zijn, maar ook sociale evenementen, zoals een vrijdagmiddagborrel.
2. Heldere doelen en afspraken
Plaats- en tijdonafhankelijk werken draait om het loslaten van vaste werktijden en controle. Dus wordt iedereen zo goed mogelijk gefaciliteerd en stuur je op resultaat. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft en exact weet waar hij of zij naartoe moet werken?
- Visie & Missie. Medewerkers kunnen alleen bijdragen aan de doelen van de organisatie als ze het hoe, waarom en waarmee kennen. Het invoeren van een nieuwe vorm van werken is een uitstekend moment om weer eens te checken of iedereen op de hoogte is van de exacte visie, missie en koers van de organisatie. Ook als team heb je een heldere visie, missie en strategie. Pas als medewerkers precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen.
- Persoonlijk Ontwikkelplan. Een persoonlijk ontwikkelplan per medewerker is een goed instrument om op resultaat te sturen. Je legt erin vast wat de korte en langetermijndoelen zijn, wat beide partijen verwachten van elkaar en wat de behoeften van de medewerker zijn op het gebied van groei, ondersteuning en opleiding. Je neemt er ook in op hoe de werknemer de taak gaat uitvoeren.
- Agenda Een heldere maand-, jaar- of kwartaalagenda die voor iedereen toegankelijk is, is een prettige tool om bijvoorbeeld aan te geven wie wanneer waar verwacht wordt en welke sessies, trainingen en evenementen er zijn.
3. Werkgeluk
Werkgeluk ervaar je wanneer het geestelijk, lichamelijk en sociaal goed met je gaat. Geplaatst in de context van hybride werken, gaat het over het volgende:
- Geestelijk. Beschikken over eigen tijd is een kostbaar iets, maar kan ook onrust geven als je niet goed weet hoe deze tijd in te delen. Het is daarom prettig om structuur te hebben of aangereikt te krijgen (zie boven). Wil je je werk goed doen, maar heb je niet de juiste middelen of informatie, dan geeft dat stress. Het technologisch goed faciliteren van arbeidsprocessen is dan ook van essentieel belang.
- Lichamelijk. Sinds we meer thuiswerken zijn er meer klachten over rug-, schouder-, nek- of armpijn. Een beter bewijs voor het belang van een goede Arbo-proof werkplek is nog niet eerder geleverd! Het faciliteren van goede thuiswerkplekken is dan ook noodzaak. De investering voor de organisatie haalt het bij lange na niet bij de kosten van werknemers die – wellicht langere tijd – uitvallen door ziekte. Het voordeel van thuiswerken en daardoor minder reistijd is dat de werknemer meer tijd kan besteden aan lichamelijke beweging.
- Sociaal. Meer en vaker thuis werken heeft impact. Als iedereen altijd en overal kan werken, voelen sommige werknemers de verantwoordelijkheid om steeds maar beschikbaar te zijn toenemen. Hoewel het prettig is dat door het wegvallen van reistijd de werknemer meer tijd geeft voor gezin, houdt het ook in dat de grens tussen werk en privé vervaagt. Dit kan onrust geven. Het is daarom essentieel dat je als weggever hele duidelijke kaders stelt wanneer werknemers wel en niet beschikbaar hoeven te zijn. Verder is het belangrijk dat de sociale band met de collega’s blijft bestaan en gevoed wordt door vaste momenten van samenzijn op kantoor, of dit nu om samenwerken of ontspannen gaat.
Meer weten over hybride werken?
Download dan nu de reeks van drie whitepapers over hybride werken, waarin we zowel de menskant, de praktische kant als de technologische kant belichten.
Hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief
Hoe implementeer ik hybride werken
Check ook onze overige blogs over tevreden en productieve medewerkers die hybride werken: