Hybride werken implementeren: 7 valkuilen en 8 succesfactoren

Uiteraard wil jij dat het proces van overgaan naar hybride werken zo soepel mogelijk verloopt. Hoe behoed je jouw organisatie voor veelgemaakte fouten, zorg je dat je zowel je collega’s als het managementteam tevreden houdt én dat alles in een keer goed gaat? Wij zetten de valkuilen en succesfactoren van hybride werken voor je op een rij.

Veelgemaakte fouten bij hybride werken

Laten we beginnen met wat je niet moet doen. Sommige van deze valkuilen lijken misschien open deuren, maar het zijn daadwerkelijk veelgemaakte – en ook hele menselijke – fouten. 

De 7 valkuilen zijn: 

  1. Vooraf geen draagvlak creëren binnen alle lagen van de organisatie

Elke verandering binnen de organisatie heeft draagvlak nodig. Het klopt dat mensen de afgelopen jaren beter bekend zijn geraakt met thuiswerken. Maar het overgaan naar een echte hybride werkomgeving met bijbehorende nieuwe regels vergt meer van ze. Ga er dan ook niet van uit dat ze de verandering als zoete koek zullen slikken. 

  1. Door blijven gaan met houtje-touwtje oplossingen op het gebied van communicatie

Je kunt niet van werknemers verwachten dat ze optimaal productief en tevreden werken als ze daarvoor niet de juiste middelen hebben. Het is belangrijk dat technologie niet hapert, de communicatie soepel verloopt en collega’s bereikbaar zijn. Zie succesfactor 3 hieronder en de whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek.

  1. Nog te veel controle willen uitoefenen op werknemers

Hybride werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk werken. Ook betekent het geven van vertrouwen, verantwoordelijkheid en vrijheid aan je werknemers. Het thuiswerken tijdens de coronapandemie toonde aan dat de meeste werknemers uitstekend in staat zijn daarmee om te gaan en zelfs productiever zijn dan op kantoor. 

  1. Geen duidelijke nieuwe regels invoeren of te veel nieuwe regels in een keer willen invoeren

Gedragsverandering is een van de lastigste dingen die er bestaat. Het kost tijd. Wees helder over nieuwe regels en voer ze stap voor stap in, zodat mensen niet overweldigd raken. Meer leren over de menselijke kant van organisatieverandering? Zie de boekentip over hybride werken en leiderschap onderaan dit blog.

  1. Ervan uitgaan dat werknemers geen structuur meer nodig hebben

Iedereen heeft structuur nodig. Het is aan jou om de kaders te stellen, zeker als mensen nog moeten wennen aan hun nieuw verkregen autonomie. In de whitepaper Hybride werken: hoe houd ik mijn werknemers tevreden en productief vind je een aantal suggesties op het gebied van structuur geven aan de dag. 

  1. Weerstand afdoen als ‘lastig en onwenselijk’

Weerstand van mensen komt voort uit een onveilig gevoel, onzekerheid en onduidelijkheid over een verandering. Toon dus begrip door uit te spreken dat je hun onrust begrijpt en laat medewerkers zelf meedenken over oplossingen, zodat ze zich betrokken voelen.

Zo boek je wél succes!

Goed, je bent nu alert op de valkuilen. Maar wat moet je dan wél doen om iedereen mee te krijgen en te zorgen dat alles goed verloopt? Zie hier de 8 succesfactoren:

  1. Een heldere en inspirerende visie hebben

Zorg dat het waarom, hoe en wat goed duidelijk is bij alle werknemers. Pas als ze precies weten waaraan ze bijdragen, kunnen ze waarde toevoegen. 

  1. Een goed doortimmerd projectplan hebben

Een goed projectplan dat voor iedereen inzichtelijk is, met daarin tijd, kosten en einddoel vermeld, zorgt voor veiligheid, zekerheid en duidelijkheid.

  1. Een juiste integratie van vast-mobiel en koppeling met CRM-systeem en andere communicatiesystemen

Pas met de juiste koppeling van communicatiemiddelen zijn werknemers in staat optimaal productief en professioneel te werken. 

  1. Transparante en eenduidige communicatie

Zorg dat er transparant en eenduidig gecommuniceerd wordt naar werknemers. Vermijd verrassingen door heldere regels met elkaar op te stellen. Zet een duidelijke structuur en kaders neer.

  1. Medewerkers meer actief verbinden

Verbind medewerkers actief met elkaar om de sociale cohesie te blijven waarborgen. Moedig ze aan elkaar te bellen en af te spreken. Bijkomend voordeel: ze gaan meer dingen met elkaar oplossen!

  1. Ontmoetingen op kantoor ‘regisseren’ 

Je zult actiever mensen bij elkaar moeten brengen op kantoor om de verbinding in de organisatie te behouden. Ontwikkel nieuwe werkvormen om samen te werken, zoals brainstormsessies, samenwerksessies en dergelijke. 

  1. Begrip hebben voor weerstand

Heb begrip voor weerstand. Het is een roep om meer veiligheid, zekerheid en duidelijkheid. 

  1. Werknemers vertrouwen

Je kunt niet meer als een spin in het web controle uitoefenen op je werknemers als ze vanaf meerdere plekken werken. Dat hoeft ook niet. De meeste werknemers zijn prima in staat om te gaan met verantwoordelijkheid en vrijheid. De taak bepaalt de werkplek, de output het resultaat.

Boekentip hybride werken en leiderschap

Meer weten over de menselijke kant en leiderschap bij het overgaan naar een hybride werkomgeving? Dan tippen we je graag over het boek Werk heeft het gebouw verlaten – Over een hybride werkcultuur en leiderschap op afstand van Jitske Kramer, corporate antropoloog en een van de meest inspirerende sprekers van Nederland over organisatiecultuur en hoe deze vanuit de menskant te benaderen.

Meer info over hybride werken?

Download de gratis whitepaper Hybride werken: de ideale thuiswerkplek voor meer tips!

In de overige blogs gaan we in op de vraag waaraan een ideale (thuis)werkplek in een hybride omgeving moet voldoen en hoe je kunt omgaan wanneer je weerstand tegenkomt in de organisatie: