ledereen heeft tijdens het verplichte thuiswerken in de corona pandemie kennisgemaakt met videobellen. Dat ging regelmatig gepaard met komische situaties, verstoringen of oponthoud. Denk maar aan het gebruik van filters en achtergronden, het muten en un-muten van microfoons of verbindingen die niet toereikend waren. Houtje-touwtje dus.
Nu hybride werken here to stay is, komt de vraag: hoe ziet een ideale, professionele (thuis)werkplek er dan uit? We zetten 5 onmisbare tools en tips voor je op een rij voor het inrichten van een moderne hybride werkplek.
1. Laptop, beeldscherm, toetsenbord en laptopstandaard
The bare minimum. De Arbowet kent een specifieke regelgeving rondom beeldschermwerk. Als je op een laptop werkt, moet je ook een los beeldscherm ernaast hebben dat je op de juiste hoogte kunt instellen, net als een los toetsenbord en muis. Sommige organisaties – zoals VodafoneZiggo – bieden dit gratis aan aan hun werknemers. Andere werkgevers – zoals KPN – bieden ook een Arbo-proof werkplek en bureaustoel aan.
2. Goed beeld en geluid
Alsof je met elkaar op kantoor zit: zo moet thuiswerken ervaren worden. De VPN-verbinding biedt een stabiele verbinding voor internet en videobellen. Voor dat laatste gebruiken de meeste werknemers nu nog de camera en microfoon die zijn ingebouwd in hun laptop, tablet of smartphone.
Overschakelen naar een relatief goedkope set (€ 130) met losse HD-camera met ingebouwde speakerphone plus een headset geeft – in combinatie met de stabiele VPN-verbinding – al een veel professionelere indruk. Het is met deze camera bovendien ook mogelijk om met z’n tweeën in beeld te zijn.
3. Een professionele achtergrond
In eerste instantie vonden we het wel grappig, een kijkje te nemen in andermans huizen tijdens het videobellen. Zoom ging al snel virtuele achtergronden ondersteunen, maar dit geeft een vreemd beeld wanneer iemand beweegt. Tijd dus om ook dit professioneler aan te pakken!
Voor slechts een paar tientjes geef je je werknemers een opvouwbaar scherm dat ze achter hun werkplek kunnen opstellen, mét logo van de organisatie. Geen afleiding meer, maar rust op de achtergrond. Voor andere huisgenoten is het bovendien helder dat je aan het werk bent en niet gestoord kunt worden.
4. Een goede omgeving om samen te werken
Tijdens het thuiswerken in de coronapandemie deden aanbieders van collaboration tools als MS Teams, Google Meet en Zoom hun maatschappelijke plicht om onderwijs en werk te laten doorgaan: ze stelden hun tools vaak gratis beschikbaar, ook voor grotere, professionele meetings. Nu we weer langzaamaan teruggaan naar kantoor, moet er weer gewoon betaald worden.
Voclarion biedt een geïntegreerde communicatie oplossing binnen MS Teams aan die gekoppeld kan worden met de VPN-verbinding en de CRM-tool van de organisatie. Deze Plug-in voor Teams kan uitgebreid worden met volledige callcenter-functionaliteit. Optimaal samenwerken vanaf elk apparaat, ongeacht of je op kantoor werkt, vanaf huis of van waar ook ter wereld.
5. Een smartphone als verlengde van de telefooncentrale
Als er alleen maar één-op-één telefoonverkeer zou plaatsvinden tussen kantoor en een werknemer, dan zouden telefoongesprekken gewoon doorgeschakeld kunnen worden van kantoor naar de thuiswerkplek. Maar er is ook behoefte aan doorverbinden, in de wacht zetten en toegang tot klantgegevens tijdens het bellen. En wat te denken van klanten die inbellen op een callcenter of helpdesk en normaal gesproken in een wachtrij terechtkomen tot het eerstvolgende toestel vrij is?
Hiervoor is vast-mobiel integratie de oplossing. Zowel de telefonie op kantoor als de smartphones van de werknemer worden gekoppeld aan de VoIP-telefooncentrale van Voclarion. Op deze manier kan de werknemer een telefoongesprek aannemen, doorverbinden en in de wacht zetten alsof hij of zij op kantoor is.
Bovendien kan er een onbeperkt aantal smartphones in een groep geplaatst worden en wordt er dus altijd doorgeschakeld naar de eerste medewerker die telefonisch beschikbaar is. De ideale oplossing om telefonistes, callcenter- en helpdeskmedewerkers thuis te laten werken.
Investering én besparingen
Uiteraard is omschakelen naar een hybride omgeving een behoorlijke omschakeling voor een organisatie. Dit gaat gepaard met investeringen, zowel in mensen als hardware en software. De investeringen zijn goed te overzien. Het betreft de eenmalige aanschaf van hardware en een aantrekkelijke prijs per maand voor de gebruikte softwaretools.
De besparingen die je realiseert met het creëren van een professionele hybride werkomgeving zijn echter zowel op korte als lange termijn tastbaar:
- Besparing op telefoniekosten
- Besparing op kantoorruimte en dus huur
- Besparing op reiskosten van medewerkers
- Concurrentievoordeel bij het werven van nieuwe medewerkers door aanbod professionele, flexibele werkomgeving
- Toegang tot meer goede potentiële medewerkers buiten vaste straal kantoor door aanbod thuiswerken
Meer info over hybride werken?
Waar staat jouw organisatie momenteel? Check de 4 maturity levels in de whitepaper ‘Hybride werken: De ideale thuiswerkplek’.
Voclarion helpt je graag om level 4 te realiseren, ongeacht waar jouw organisatie nu staat.
In de whitepaper tref je ook praktijkvoorbeelden aan.
In de onderstaande blogs gaan we in op hoe je de organisatie meekrijgt in een veranderende werkomgeving en wat de valkuilen en succesfactoren zijn bij het invoeren van een hybride werkomgeving.