Moderne bedrijven kenmerken zich door een focus op productiviteit en wendbaarheid. Ze spelen sneller in op veranderingen en zijn daardoor succesvoller. Goed kunnen samenwerken binnen en tussen teams is een belangrijke vereiste voor Agile organisaties. Voldoende technische ondersteuning voor locatie onafhankelijk werken is hiervoor een belangrijke randvoorwaarde die nog niet overal vanzelfsprekend is.
Bedrijven maken nog te vaak gebruik van meerdere applicaties die niet connected zijn voor chat, online vergaderen en samenwerken aan documenten. Dit levert allerlei problemen op. Denk aan bedrijfsinformatie die wordt gedeeld tussen collega’s via onbeveiligde diensten.
Een ander probleem is dat het de bereikbaarheid niet ten goede komt. De collega’s van sales gebruiken WhatsApp om te communiceren, terwijl HR gebruikmaakt van de chatfunctie van de vergaderapp. Als de recruiter een vraag uitzet aan de manager van sales, dan ziet hij of zij dat pas bij de volgende online meeting.
Dankzij Unified Communications vanuit de cloud (ook wel UCaaS genoemd) kan ieder bedrijf nu een geïntegreerde oplossing voor communicatie en samenwerking aanschaffen zodat deze problemen tot het verleden behoren.
Welke Unified functies heb je nodig?
Maak je als bedrijf de overstap naar Unified Communications dan moet dit echt een verbetering zijn. Essentieel is dat het de samenwerking verbetert, maar dat is niet de enige eis. Het pakket moet ook losse applicaties overbodig maken, de veiligheid verbeteren en geld besparen. Waar moet je nu op letten bij het kiezen van een oplossing?
1. Makkelijk in het beheer
Niet alle bedrijven hebben iemand in dienst om hun ICT-systemen te beheren. Het is dus zaak een pakket te kiezen waarmee je snel toegang kunt geven tot jouw systemen. Bijvoorbeeld wanneer jouw accountant langskomt is het niet handig wanneer je een ingewikkelde procedure moet doorlopen voordat hij of zij aan het werk kan.
Idealiter wil je één oplossing voor bellen, chatten en videovergaderen. Medewerkers schakelen moeiteloos tussen videogesprekken en traditioneel bellen, waardoor verschillende communicatiebehoeften eenvoudig samenkomen.
2. Bellen met teams
De tijd dat iedereen een telefoontoestel op het bureau had staan, ligt ver achter ons. Bellen vanaf je werkplek doe je tegenwoordig via een applicatie op de laptop, tablet of smartphone. Een modern bedrijf belt direct vanuit bijvoorbeeld Teams. Maar je wilt niet onnodig dure microsoft phone licenties aanschaffen. Een slimme integratie met teams en internetbellen biedt uitkomst.
3. Optimale telefonische bereikbaarheid
De telefoon is binnen veel bedrijven essentieel voor de bereikbaarheid. Bij een noodsituatie willen mensen toch het liefst bellen. Het is dan wel belangrijk dat je medewerkers ook bereikbaar zijn, waar ze zich ook bevinden.
Een UCaaS gekoppeld met een telefooncentrale biedt uitgebreide mogelijkheden om de bereikbaarheid te vergroten. Je stelt eenvoudig groepsnummers in en je kunt wachtrijen en keuzemenu’s gebruiken. Is een van de collega’s niet in staat om een telefoontje aan te nemen, dan wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar een collega of een algemeen nummer.
4. Makkelijk en snel online vergaderen
Een online meeting is niet meer weg te denken bij zakelijke communicatie. Het is fijn als mensen van buiten de organisatie zonder al te veel moeite aan kunnen haken. Het is dan handig dat je kunt videobellen vanuit de browser en dat er niet allerlei applicaties geïnstalleerd moeten worden.
Online vergaderen gaat verder dan elkaar alleen kunnen zien tijdens het bellen. Er wordt veel samengewerkt. Dit gebeurt vaak door een scherm of een document te delen met alle deelnemers. Een goede vergaderapplicatie ondersteunt beide mogelijkheden.
5. Veilig samenwerken in documenten
Een van de grootste speerpunten van een goede UCaaS-oplossing is de mogelijkheid om samen te werken in bestanden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van het document en deze hoeft niet heen en weer gemaild te worden. Als er een deadline is, kan het zelfs handig zijn om met meerdere mensen tegelijk in een document te werken.
Een tweede aspect waar je op moet letten is de veiligheid van je bestanden. Dit begint bij versiebeheer waarmee je een oude versie van het document terug kunt halen. Uiteraard wil je ook graag back-ups in het geval er een groter probleem optreedt, zoals een hack.
6. Koppelingen met andere applicaties
In de meeste organisaties zijn nog een aantal andere cruciale applicaties in gebruik. Denk aan een CRM of een ERP. Het levert veel voordelen op als je deze systemen met je UCaaS kunt koppelen. Een simpel praktijkvoorbeeld is een koppeling met het CRM-systeem. Medewerkers kunnen hierdoor met een druk op de knop een telefoongesprek starten vanuit de CRM en zien welke klant belt.
De meeste UCaaS-oplossingen hebben een open ontwerp, waardoor je dergelijke koppelingen makkelijk kunt maken. Ook al zie je nu nog geen noodzaak voor een koppeling, het is handig als het in de toekomst wel kan.
Kies de juiste oplossing voor je bedrijf
De bekende UCaaS-pakketten als Microsoft Teams en Google Workspace zijn in de basis uitstekende oplossingen. Vanuit een portal is het mogelijk om online te vergaderen, te chatten en om samen aan bestanden te werken.
Beide applicaties bieden ook ondersteuning voor VoIP-telefonie, maar zoals ik al aangaf zijn deze duur en bovendien te eenvoudig om de bereikbaarheid van jouw bedrijf goed te kunnen garanderen. Zo is het niet mogelijk om een wachtrij in te stellen of om oproepen automatisch door te schakelen.
Door een internet telefooncentrale te koppelen met je UCaaS, beschik je over een volwaardige en moderne telefooncentrale met alle voordelen.
Meer weten over Unified Communications en telefonie?
VoIP van Voclarion is o.a. te koppelen met Microsoft Teams en Google Workspace. Daarnaast kan VoIP (en dus ook onze telefooncentrale) gekoppeld worden met honderden andere softwarepakketten, zoals CRM-, ERP-, en boekhoudsystemen.